Atti notarili: come fare l’accesso e richiedere copia
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23 Mar 2016
 
L'autore
Maria Monteleone
 


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Atti notarili: come fare l’accesso e richiedere copia

Se il notaio ha cessato l’attività o ha cambiato distretto, è possibile accedere agli atti notarli presso l’archivio notarile competente, individuabile tramite il motore di ricerca gratuito “Archinota”.

 

Le copie degli atti notarili sono rilasciate dal notaio presso il quale l’atto è stato stipulato. Ma può accadere, specie per atti risalenti nel tempo (si pensi ai contratti di compravendita di immobili) che il notaio ha cessato l’attività o si è trasferito in altro distretto: come fare allora ad accedere agli atti notarili?
In questi casi le copie possono essere rilasciate solo dall’archivio notarile del distretto ove il notaio operava all’epoca della stipula. Ma come si fa a conoscere l’archivio notarile utile per l’accesso agli atti?
Per conoscere presso quale archivio notarile è stato depositato l’atto si può consultare Archinota. Si tratta di un sistema di ricerca gratuito che consente di individuare dove sono conservati gli atti notarili in caso di cessazione di attività da parte del notaio o di suo trasferimento in altro distretto a far data dal 1° gennaio 1980, o di conoscere le coordinate di un notaio tuttora in esercizio.

 

Nel primo caso, di cessata attività o di trasferimento del notaio a partire dal 1° gennaio 1980, si ottengono le informazioni relative alla sede dell’Archivio notarile che conserva gli atti.

 

Nel secondo caso, di notaio ancora in esercizio, il motore di ricerca segnala presso quale notaio si trovano gli atti, indicando anche l’indirizzo dello studio.

 

Il motore di ricerca Archinota è disponibile sul sito del Ministero della Giustizia al seguente link.

 

 

 Come chiedere la copia di un atto notarile

La copia di un atto depositato presso un archivio notarile può essere richiesta:

 

– recandosi presso la sede dell’archivio;

– per posta ordinaria;

– a mezzo fax;

– in via telematica.

 

Se il richiedente vuole richiedere la copia autentica per corrispondenza, a mezzo fax o in via telematica, deve preliminarmente contattare l’Archivio per conoscere il costo della copia, poiché il rilascio è subordinato al pagamento del costo della ricerca dell’atto e della copia e al rimborso delle eventuali spese di spedizione.

 

Se il richiedente conosce il nome del notaio che ha ricevuto l’atto e gli estremi dell’atto stesso (data e numero di repertorio o di raccolta) può chiedere per telefono o via e-mail o pec – utilizzando l’apposito modello – all’archivio notarile ove l’atto è depositato il costo della copia, precisando:

 

– se la copia deve essere rilasciata su supporto cartaceo o informatico;

 

– se la copia deve essere in bollo o in carta libera (in questo caso deve essere indicato l’uso cui la copia è destinata, uso che preveda il rilascio di copia in esenzione dal bollo);

 

– le modalità di consegna della copia. La copia può essere ritirata presso l’ufficio ovvero trasmessa per corrispondenza; in quest’ultimo caso l’utente specificherà il tipo di servizio postale che vuole sia utilizzato dall’amministrazione (si consiglia la scelta della raccomandata che offre la certificazione legale dell’avvenuta spedizione). Le copie rilasciate su supporto informatico possono essere consegnate per posta elettronica.

 

L’archivio comunica per e-mail al richiedente l’importo dovuto per il rilascio della copia (costo della copia ed eventuali spese di spedizione) e le modalità di pagamento.

 

Se il richiedente non dispone degli estremi dell’atto può chiedere, sulla base dei dati di cui dispone, per corrispondenza, a mezzo fax o via e-mail o pec (utilizzando l’apposito modello) all’archivio notarile nel quale l’atto è depositato di ricercare l’atto che interessa. La richiesta in questo caso deve essere accompagnata:

 

– dal versamento/bonifico bancario o postale sul conto corrente postale dell’archivio notarile della somma di euro 6,00 (costo della ricerca);

 

– copia dell’attestazione del versamento/bonifico deve essere trasmessa all’Archivio, anche per e-mail.

 

Anche in questo caso, il richiedente deve precisare se la copia deve essere su supporto cartaceo o informatico, in bollo o in carta libera e quali sono le modalità di consegna.

 

L’archivio effettua la ricerca e ne comunica per e-mail i risultati al richiedente; nel caso in cui trovi l’atto, comunica l’importo dovuto per il rilascio della copia (costo della copia ed eventuali spese di spedizione) e le modalità di pagamento.


 


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