Data certa sui documenti: quali sono i metodi per ottenerla?
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7 Apr 2016
 
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Redazione
 


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Data certa sui documenti: quali sono i metodi per ottenerla?

Come possiamo dare una data certa ai nostri documenti: ii spieghiamo i metodi più comuni tra raccomandate, posta elettronica certificata, notaio, ecc.

 

Poste Italiane dal 1 aprile 2016 non eroga più il servizio “Data Certa”, vale a dire il servizio che consentiva di apporre un timbro postale su un documento al fine di attestarne la data (giorno, mese e anno) della sua formazione e renderlo così opponibile a terzi, superando qualsiasi contestazione in ordine al momento di formazione del documento stesso (ne abbiamo parlato in “Addio al servizio “Data Ceta”)”.

Tuttavia, esistono ulteriori metodi ai quali si può ricorrere per ottenere la data certa su un documento. In questo articolo vi indicheremo alcuni dei più comuni.

 

 

PEC

La posta elettronica certificata garantisce la data certa. Quindi, se volete apporre la data certa ad una comunicazione potete spedirla via PEC a voi stessi oppure ad un altro account di posta elettronica certificata.

Il consiglio è quello di apporre nel corpo dell’email certificata il testo del documento e di non limitarvi a spedire solo l’allegato. Questo per evitare possibili contestazioni in merito al contenuto stesso dell’allegato, che dalla ricevuta generata dal Gestore non può essere evinto.

Una volta effettuato l’invio, dovete conservare le due mail certificate inviatevi dal gestore, con cui si certifica l’avvenuta presa in consegna del messaggio e il suo recapito: sono queste che infatti certificano la data certa del documento spedito. Inoltre, è importante che il documento venga spedito ad un account di posta elettronica certificata (da PEC a PEC), altrimenti, il sistema non genererà la mail di avvenuta consegna.

 

Vantaggi: è un servizio gratuito, facile, immediato, non richiede la necessità di alzarsi dalla propria scrivania.

Svantaggi: è necessario che il mittente e il destinatario abbiano un indirizzo PEC. Bisogna inoltre essere ordinati nella conservazione delle due ricevute generate dal gestore e non limitarsi a stamparle su carta. Questo perché la stampa è un supporto analogico, una riproduzione meccanica facilmente contestabile perché alterabile: è quindi importante conservare le due email in una cartella del computer ed effettuare il backup.

 

 

POSTA

Se, invece, siete tradizionalisti, potete ottenere la data certa su un documento inviandolo a voi stessi attraverso il servizio postale. L’invio può essere curato con posta raccomandata. In pratica, ciò che dovete fare è:

 

– prendere il documento e piegarlo su sé stesso (secondo quanto spiegato in “Come spedire una raccomandata senza busta”;

– scrivere il proprio indirizzo su una delle facciate del plico;

– affrancare e indirizzare al proprio indirizzo di residenza;

– conservare la raccomandata nel vostro archivio non appena vi sarà arrivata.

 

Vi ricordiamo che, nel caso di una raccomandata, Poste Italiane non appone più il timbro postale sulla busta da lettere all’atto di consegnarla al destinatario. Oggi tutto avviene telematicamente. Ve ne abbiamo parlato in questo articolo “Il timbro del postino con la data sulla lettera non c’è più”. Ma non abbiate paura, sulla busta viene comunque apposto un codice a barre attraverso il quale è possibile risalire alla spedizione anche mediante il servizio “Dove Quando” di Poste Italiane. Altra accortezza che vi consigliamo è quella di spedire il documento piegandolo su sé stesso, senza inserirlo in una busta, di modo che il timbro postale o il codice a barre vadano a finire direttamente sul documento. Abbiamo spiegato come si fa in questo articolo “Come spedire una raccomandata senza busta”.

 

Vantaggi: il sistema è economico (il costo della raccomandata) e piuttosto veloce.

Svantaggi: è necessario archiviare con ordine la raccomandata non appena vi sarà recapitata poiché, in caso di smarrimento, si sarà persa la prova.

 

 

NOTAIO

Se siete diffidenti rispetto ai metodi che vi abbiamo sin qui descritto, potete depositare il documento presso un notaio il quale provvederà a redigere un verbale di deposito. Nel verbale di deposito il notaio prende atto della data, del luogo e della vostra identità, dando, seppure indirettamente, data certa al documento depositato.

In alternativa, potete richiedere al notaio o in Comune, l’autentica della vostra firma da apporre sul documento. Anche in questa ipotesi il notaio o altro pubblico ufficiale conferirà indirettamente data certa al documento in quanto, dopo aver verificato la vostra identità personale, certificherà la data e l’apposizione della firma alla sua presenza. L’autentica della firma fatta dal notaio ha un costo molto ragionevole (poche decine di euro) e vi si può ricorrere qualcosa in Comune non venga espletato tale servizio.

 

Vantaggi: si tratta di un sistema sicuro e valido, incontestabile.

Svantaggi: è certamente quello più costoso tra i sistemi qui elencati (sebbene, nel caso dell’autentica di firma, il costo non sia così elevato).

 

 

ANNULLAMENTO DELLA MARCA DA BOLLO

Qualsiasi pubblico ufficiale è legittimato a fornire una data certa a un documento mediante un semplice timbro. Per esempio, il deposito di un documento in Comune, in Tribunale o presso qualsiasi altro ufficio pubblico viene attestato con un timbro che, appunto, certifica la data. Pertanto, si potrebbe anche optare per l’acquisto di una marca da bollo su cui poi il pubblico dipendente appone il timbro per “annullarla”. La fattibilità, tuttavia, va verificata in base alla disponibilità del Comune. Anche il costo dell’acquisto della marca potrebbe rendere non conveniente questa opzione.

 

Vantaggi: si tratta di un sistema sicuro e incontestabile.

Svantaggi: non tutti i Comuni potrebbero essere disposti ad annullare una marca senza una finalità ben precisa. Occorre quindi documentarsi in anticipo. Anche in questo caso, poi, si è obbligato a conservare con ordine il documento cartaceo.

 

 

MARCA TEMPORALE

Se, invece, siete amanti del digitale, potete optare per l’acquisto di una marca temporale. La marca temporale è il servizio a pagamento fornito dai certificatori accreditati che consente, attraverso una procedura informatica, di apporre una marca virtuale su un documento informatico associando ad esso una data ed un’ora certe e legalmente valide. Per apporre una marca temporale ad un documento non è necessario essere dotati della firma digitale. Attenzione, però, a non confondere la marca temporale con la marca da bollo che si acquista presso i tabacchini. Quest’ultima di per sé non è sufficiente a fornire di data certa un documento in quanto potrebbe essere acquistata anche in un momento anteriore rispetto a quello della sua apposizione.

 

Vantaggi: è un sistema certo.

Svantaggi: richiede un apposito servizio che potrebbe essere a pagamento e, in più, necessita di una certa praticità con gli strumenti telematici.

 

 

DATA CERTA DIGITALE

Infine, se non siete ancora soddisfatti potete acquistare il servizio Data Certa Digitale di Postel il quale vi consente di certificare la data di un documento mediante l’apposizione di una marca postale elettronica (EPCM).

Il nostro consiglio è quello di dare data certa ai vostri documenti utilizzando metodi veloci ed economici. In qualunque caso, vi suggeriamo di verificare che il metodo scelto sia legalmente valido, anche rivolgendovi ad un professionista, altrimenti correte il rischio di incorrere in brutte sorprese.

 

Vantaggi: è un sistema sicuro, nuovo, garantito ed elimina il problema di dover archiviare la prova in formato cartaceo, in quanto l’attestazione viene conservata per almeno 10 anni da Postel.

Svantaggi: richiede un abbonamento annuale e, pertanto, potrebbe essere poco conveniente per chi ha un’esigenza occasionale. Sicuramente è conveniente per i professionisti che hanno esigenze non sporadiche di “datacertare” i propri documenti o quelli dei clienti.


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Commenti
9 Mag 2016 Andrea Brucalassi

grazie per le delucidazioni, fino ad ora nessuno mi aveva saputo rispondere