Professionisti Pubblicato il 9 aprile 2016

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Professionisti Le scritture contabili

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Tipologie, generalità e efficacia probatoria delle scritture contabili; il registro delle imprese, la comunicazione unica per la nascita di una nuova impresa.

Generalità e tipi

La tenuta delle scritture contabili è elemento indispensabile per ogni impresa commerciale: infatti, ogni imprenditore commerciale (sono esclusi, quindi, sia il piccolo imprenditore che l’imprenditore agricolo) deve tenere obbligatoriamente:

– il libro giornale, nel quale vanno annotate giorno per giorno tutte le operazioni, nell’ordine in cui sono compiute, secondo i criteri di: cronologicità (ogni «affare» va iscritto in ordine cronologico); immediatezza (ogni «affare» va iscritto appena compiuto);

– il libro degli inventari, in cui va redatto l’inventario all’inizio dell’attività e poi ogni anno per indicare lo stato patrimoniale dell’impresa. L’inventario contiene l’elencazione e la valutazione delle attività e delle passività relative all’impresa, nonché le attività e le passività dell’imprenditore estranee alla medesima (art. 2217 c.c.). Esso si chiude con il bilancio e con il conto dei profitti e delle perdite.

Mentre il bilancio è un conto patrimoniale costituito dalla contrapposizione tra attività e passività, il conto profitti e perdite è semplicemente un conto economico nel quale sono indicate le fonti dei ricavi e delle spese inerenti ad ogni esercizio;

– l’imprenditore deve, altresì, conservare tutta la corrispondenza, i contratti e le fatture (nonché i libri contabili) per 10 anni.

Il D.L. 112/2008, conv. in L. 133/2008 ha introdotto il libro unico del lavoro, con la funzione di documentare ad ogni singolo lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell’impresa.

Sono obbligati all’istituzione del libro tutti i datori di lavoro privati di qualsiasi settore, compresi i datori di lavoro agricoli, quelli dello spettacolo, dell’autotrasporto e marittimi, con la sola eccezione dei datori di lavoro domestici.

Le scritture contabili sono soggette ad alcune formalità estrinseche (art. 2215 c.c., in particolare numerazione e, per alcune di esse, bollatura e vidimazione) ed intrinseche (modo in cui devono essere tenuti tali libri).

In particolare, è previsto che i libri, prima di essere messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina, recanti la dichiarazione nell’ultima pagina del numero di fogli di cui il registro si compone. È previsto, ancora, che le scritture devono essere tenute secondo le norme di una ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e trasporti in margine. Non si possono fare abrasioni e qualche eventuale cancellazione deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili.

Il legislatore accanto a tali scritture obbligatorie prevede la tenuta di scritture facoltative (un esempio è dato dal libro mastro in cui vengono riassunte le operazioni trascritte sul libro giornale).

Il D.L. 185/2008, conv. in L. 2/2009, ha introdotto nel codice civile l’art. 2215bis che prevede la possibilità di tenuta informatica delle scritture contabili. Tale documentazione informatica, i cui obblighi di tenuta, vidimazione e numerazione sono assolti dalla marcatura temporale e dalla firma digitale dell’imprenditore, va sempre resa consultabile e di essa può essere fatta copia per gli usi consentiti dalla legge. La documentazione informatizzata ha la stessa efficacia probatoria di quella ordinaria.

La norma è stata da ultimo modificata dal D.L. 70/2011 (cd. decreto sviluppo), conv. in L. 106/2011, che al fine di semplificare ulteriormente la tenuta dei libri, repertori e scritture ha previsto che gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione almeno una volta all’anno (e non più ogni 3 mesi come previsto in precedenza), della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.

 

Efficacia probatoria delle scritture contabili

Le scritture contabili, in generale, costituiscono un mezzo di prova, fatta eccezione per i contratti per i quali sia richiesta la forma scritta.

Due sono le regole fondamentali in materia:

– le scritture contabili fanno sempre prova contro l’imprenditore, anche se non tenute regolarmente; tuttavia, chi vuole trarne vantaggio non può scinderne il contenuto (art. 2709 c.c.);

– possono, invece, costituire prova a favore dell’imprenditore, soltanto nei rapporti tra imprenditori inerenti all’esercizio dell’impresa e solo qualora si tratti di: libri bollati e numerati nelle forme di legge, libri tenuti secondo le modalità prescritte dalla legge, libri riguardanti rapporti fra imprenditori ed inerenti all’esercizio dell’impresa (art. 2710 c.c.).

Il d.l. 10-6-1994, n. 357 convertito in L. 8-8-1994, n. 489 ha eliminato le formalità di vidimazione (annuale).

Registro delle imprese

Coloro che operano sul mercato e gli stessi imprenditori avvertono da sempre la necessità di ricevere e nel contempo di dare informazioni di carattere organizzativo, rilevanti per il sicuro svolgimento delle relazioni di affari ed idonee a conferire certezza alle contrattazioni. Tale esigenza è soddisfatta atttraverso il registro delle imprese, che è lo strumento di pubblicità legale disposto all’art. 2188 c.c., attraverso il quale il legislatore ha inteso fornire la possibilità di acquisire informazioni sui dati e i fatti salienti delle imprese a quanti vengono in contatto con esse (fornitori, banche, consumatori etc.). Si tratta di un pubblico registro, tenuto da apposito ufficio — l’ufficio del registro delle imprese presso la camera di commercio — e posto sotto la vigilanza di un giudice delegato dal presidente del tribunale del capoluogo di provincia. È definita la seguente disciplina:

modalità d’iscrizione: l’iscrizione avviene su domanda dell’interessato (art. 2189, 1° comma, c.c.) ovvero di ufficio, se obbligatoria (art. 2190 c.c.). In entrambi i casi è subordinata all’accertamento, da parte dell’ufficio del registro, della regolarità dei fatti o atti da iscrivere (art. 2189, 2° comma, c.c.);

oggetto dell’iscrizione: i principali atti e i fatti e le loro successive modificazioni, concernenti la vita dell’impresa (artt. 2196-2198 c.c.);

soggetti obbligati all’iscrizione: l’imprenditore commerciale (art. 2195 c.c.); le società, anche se non hanno ad oggetto un’impresa commerciale (art. 2200 c.c.); gli enti pubblici aventi come oggetto esclusivo o principale un’attività commerciale (art. 2201 c.c.); i consorzi con attività esterna (art. 2612 c.c.);

efficacia dell’iscrizione: è immediata e dichiarativa nel senso che, attraverso l’assolvimento degli obblighi pubblicitari, l’imprenditore potrà opporre ai terzi tutti i fatti che hanno costituito oggetto di iscrizione, indipendentemente dall’effettiva conoscenza che i terzi abbiano avuto dei fatti iscritti.

Viceversa, l’omessa iscrizione del fatto impedisce che lo stesso possa essere opposto ai terzi (efficacia negativa). In caso di omessa iscrizione, comunque, l’imprenditore non è del tutto privo di tutela, in quanto gli è consentito di provare che i terzi hanno avuto comunque conoscenza dell’atto o fatto.

Dal 1° settembre 2014, quando l’iscrizione è richiesta sulla base di un atto pubblico o di una scrittura privata autenticata, il conservatore del registro procede all’iscrizione immediata dell’atto, limitandosi alla verifica dei requisiti di ricevibilità dell’atto in relazione, ad esempio, alla competenza territoriale della Camera di Commercio o all’autenticità della sottoscrizione della domanda. L’accertamento delle condizioni richieste dalla legge per l’iscrizione rientra nella esclusiva responsabilità del pubblico ufficiale che ha ricevuto o autenticato l’atto.

Tutto ciò a seguito della nuova disciplina introdotta in sede di conversione in L. 116/2014 del D.L. 91/2014, con lo scopo di facilitare e di accelerare ulteriormente le procedure finalizzate all’avvio delle attività economiche nonché le procedure di iscrizione nel registro delle imprese, rafforzando il grado di conoscibilità delle vicende relative all’attività dell’impresa. L’ufficio del registro delle imprese interverrà in un secondo momento, ad iscrizione avvenuta, provvedendo eventualmente alla cancellazione d’ufficio degli atti che non rispettano le condizioni di legge (art. 2191 c.c.).

È questa la corretta interpretazione dell’espressione «immediata iscrizione», di cui all’articolo 20, comma 7bis del D.L. 91/2014, conv. in L. 116/2014, secondo quanto chiarito dal Consiglio nazionale del Notariato il 25 settembre 2014, in commento alla circolare n. 3673 diffusa dal Ministero dello Sviluppo Economico il 19 settembre 2014. Con la nuova norma si velocizzano dunque le procedure di iscrizione degli atti costitutivi e modificativi di società di capitali (escluse le s.p.a.) e di persone. La circolare, infine, chiarisce che la norma sull’immediata iscrizione non trova applicazione («è derogabile») per le richieste relative a imprese che non abbiano comunicato il proprio indirizzo Pec.

In alcuni casi particolari, tassativamente previsti, l’efficacia dell’iscrizione è costitutiva. Si parla di efficacia costitutiva totale quando l’iscrizione è presupposto perché l’atto sia produttivo di effetti sia tra le parti che per i terzi; si parla di efficacia costitutiva parziale quando l’iscrizione è presupposto per l’efficacia dell’atto solo nei confronti dei terzi.

Ha efficacia costitutiva totale l’iscrizione nel registro delle imprese dell’atto costitutivo delle società di capitali e cooperative, le quali, prima dell’iscrizione, non esistono giuridicamente come società né per gli aspiranti soci né per i terzi.

Ha efficacia costitutiva parziale, invece, ad esempio, la registrazione della deliberazione di riduzione del capitale sociale per esuberanza di una s.p.a. L’omissione della registrazione impedisce il decorso del termine di tre mesi entro il quale i creditori possono proporre opposizione e perciò la riduzione del capitale, anche se attuata, è per loro improduttiva di effetti.

L’art. 8 della L. 29 dicembre 1993, n. 580 (da ultimo sostituito dal D.Lgs. 23/2010) ha disposto l’istituzione di appositi uffici del registro presso le Camere di commercio ed ha, altresì, esteso l’obbligo di iscrizione nel registro agli imprenditori agricoli, alle società semplici, ai piccoli imprenditori ed agli artigiani iscritti al relativo albo, soggetti precedentemente esonerati da tale adempimento. L’iscrizione per questi soggetti però ha solo funzione di certificazione anagrafica e di pubblicità notizia (l’iscrizione consente solo di prendere conoscenza dell’atto o del fatto trascritto, ma non lo rende di per sé opponibile ai terzi dovendosi a tal fine sempre provare l’effettiva conoscenza), eccetto che per gli imprenditori agricoli per i quali, come si è già detto, il D.Lgs. 228/2001 ha previsto l’efficacia di opponibilità ai terzi (dichiarativa).

La predisposizione, la tenuta, la conservazione e la gestione, secondo tecniche informatiche, del registro delle imprese ed il funzionamento dell’ufficio sono realizzati in modo da assicurare completezza ed organicità di pubblicità per tutte le imprese soggette ad iscrizione, garantendo la tempestività dell’informazione su tutto il territorio nazionale.

Il D.L. 185/2008 (cd. decreto anticrisi), conv. in L. 2/2009, al fine di ridurre i costi amministrativi sostenuti dalle imprese, ha previsto che le società, al momento dell’iscrizione nel Registro delle imprese, dovranno dotarsi obbligatoriamente di un indirizzo di posta elettronica certificata (Pec) prevedendo, quindi, modalità di comunicazione e consultazione dei dati ad esse relativi in forma elettronica.

L’obbligo di depositare presso il registro delle imprese il proprio indirizzo Pec è stato esteso, a partire da giugno 2013, anche alle imprese individuali.

 

Comunicazione unica per la nascita di un’impresa

Il D.L. 7/2007, conv. in L. 40/2007, ha introdotto la comunicazione unica per la nascita e l’avvio di un’impresa, procedura le cui regole tecniche di attuazione sono state definite con D.P.C.M. 6 maggio 2009 e che, dal 1° aprile 2010, è divenuta obbligatoria. Tale comunicazione, da presentare all’ufficio del registro delle imprese presso le camere di commercio competenti utilizzando la via telematica, vale come assolvimento della maggior parte degli adempimenti amministrativi previsti per l’iscrizione al registro delle imprese e, se sussistono i presupposti di legge, vale anche ai fini previdenziali, assistenziali, fiscali e per l’ottenimento del codice fiscale e della partita Iva.

Tale semplificazione è affidata, dunque, ad una procedura informatica attraverso la quale le imprese possono diventare operative in un giorno e assolvere gli adempimenti dichiarativi verso il registro delle imprese, l’Inps, l’Inail e l’Agenzia delle entrate mediante la presentazione di un modello informatico unificato.

La suddetta comunicazione diventa unico adempimento anche per le modifiche e le cessazioni delle imprese.

Il D.L. 112/2008, conv. in L. 133/2008 (cd. manovra d’estate), inoltre, ha introdotto la possibilità di avviare un’impresa in un giorno presentando una semplice autocertificazione e semplificando la disciplina dello sportello unico. Quest’ultimo, infatti, sarà l’unico organismo competente a fornire una risposta unica e tempestiva per conto di tutte le amministrazioni pubbliche coinvolte nell’iter autorizzatorio per l’esercizio delle attività imprenditoriali.

È previsto che l’attestazione della sussistenza dei requisiti contemplati dalla normativa per la realizzazione, la trasformazione, il trasferimento e la cessazione dell’esercizio dell’attività di impresa potrà essere affidata a soggetti privati accreditati, denominati «agenzie per le imprese». Questi, una volta conclusa positivamente la loro istruttoria, rilasceranno alle imprese richiedenti una dichiarazione di conformità che costituisce titolo autorizzatorio per l’esercizio dell’attività. Diversamente, nei casi che prevedono un regime discrezionale da parte dell’amministrazione, le agenzie per le imprese potranno unicamente espletare le attività istruttorie in luogo e a supporto dello sportello unico.

Il D.P.R. 7-9-2010, n. 160 ha disposto la semplificazione e il riordino della disciplina relativa allo Sportello unico delle attività produttive (SUAP), che deve essere l’unico punto di accesso per le pratiche amministrative relative allo svolgimento dell’attività imprenditoriale. Il decreto identifica nello SUAP il soggetto pubblico di riferimento territoriale per tutti i procedimenti che abbiano ad oggetto l’esercizio di attività produttive e di prestazione di servizi, per quelli relativi alle azioni di localizzazione, realizzazione, trasformazione, ristrutturazione o riconversione, ampliamento o trasferimento nonché cessazione o riattivazione delle suddette attività.

È previsto che al richiedente sia assicurata una risposta telematica unica e tempestiva in luogo degli altri uffici comunali e di tutte le amministrazioni pubbliche comunque coinvolte nel procedimento. I Comuni possono esercitare le funzioni inerenti al SUAP in forma singola o associata tra loro, o in convenzione con le Camere di Commercio.

Tra le novità che permettono di velocizzare l’avvio di un’impresa vi è la possibilità di una contestuale presentazione della segnalazione certificata di inizio attività (Scia) e della comunicazione unica per la nascita d’impresa presso il registro delle imprese, che quindi trasmette la Scia allo Sportello unico. Quest’ultimo rilascia ricevuta e in seguito di ciò il richiedente può avviare immediatamente l’attività.

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