Data certa: come funziona il servizio di Postel
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19 Apr 2016
 
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Data certa: come funziona il servizio di Postel

Come apporre la data certa su un contratto o un’altra scrittura privata senza la necessità di conservare documenti nei propri archivi.

 

Dopo la cancellazione, da parte di Poste Italiane, del servizio Data Certa, abbiamo individuato in “Data certa sui documenti: quali sono i metodi per ottenerla?” tutti i metodi alternativi per fornire, ai documenti, un riferimento temporale certo e incontestabile da parte di terzi (fisco, creditori, ecc.).  In tale elencazione abbiamo sinteticamente fatto riferimento al servizio di “data certa digitale” offerto da Postel, società del Gruppo “Poste Italiane”. Si tratta di uno strumento innovativo, semplice da utilizzare e che offre numerosi vantaggi. Vediamo come funziona in questa breve scheda.

 

 

Cos’è il servizio Data Certa di Postel?

Il servizio Data Certa Digitale di Postel è pensato per professionisti e per tutte quelle aziende, pubbliche e private, che hanno la necessità di associare un riferimento temporale certo ad un documento, aspetto questo che viene garantito da Postel attraverso l’apposizione della cosiddetta EPCM (Electronic Postal Certification Mark rilasciata da Poste Italiane secondo quanto previsto dall’Universal Postal Union) al documento informatico.

Il servizio fornisce al documento una duplice garanzia: oltre a quella della certezza della sua esistenza in una data e un’ora opponibile a terzi, anche quella della sua autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità nel tempo, aspetti questi assicurati dalla memorizzazione del documento nel sistema di conservazione digitale Postel accreditato dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

I documenti possono essere trasmessi a Postel attraverso l’utilizzo di un portale web accedendo al quale è possibile in qualsiasi momento ricercare e visualizzare il documento “datacertato”, cosi come verificarne immediatamente la sua validità.

 

 

Come funziona la data certa digitale di Postel?

Volendo semplificare, il servizio sfrutta un portale web liberamente accessibile dall’utente che sia stato accreditato e abbia acquistato un abbonamento (per i costi vedi sotto). Non è necessario possedere particolari dispositivi di autenticazione (come chiavette USB) o firme digitali.

L’utente si limita a “caricare” (fare cioè l’upload) del documento che intende “datacertare” e a indicare dei metadati (per esempio: oggetto, parti, importo, ecc.) in modo da poter indicizzare meglio il contenuto e renderlo più facilmente reperibile con successive ricerche.

A questo punto, con un comando, l’utente chiede l’apposizione dell’EPCM, una marca temporale a tutti gli effetti, non emessa dalle comuni Certification Authority, ma dall’Ente Poste Italiane. Questa attività sostituisce l’applicazione del bollo tradizionale sul foglio di carta. In pratica, sul pdf viene applicata detta marca per poi essere destinato al sistema di conservazione digitale da 10 a 40 anni.

L’utente potrà successivamente reperire il documento senza bisogno di stamparlo, semplicemente accedendo alla piattaforma e visualizzandolo sia in PDF che nella rappresentazione con l’EPCM.

 

Nel momento in cui l’utente avrà necessità di reperire il documento per provare la data certa di formazione potrà chiedere la stampa del pdf con una rappresentazione grafica della marca. Questo, per diversi giudici, è stato ritenuto sufficiente a dimostrare il momento di formazione del documento e, quindi, la data certa. Se ciò non dovesse bastare, Postel può sempre consegnare il documento informatico completo ed eventualmente un’attestazione che la copia è conforme all’originale digitale conservato.

 

 

Quanto costa?

È prevista una attivazione gratuita e, come entry level, un canone fisso semestrale di 245 € (490 €/anno), comprensivo di 500 documenti annui ed anche della conservazione digitale del documento per 10 anni .

 

 


Immagine tratta dal sito di Postel

 


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