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Lo sai che? Pubblicato il 5 maggio 2016

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Lo sai che? Deposito telematico: quale PEC vale per il rispetto dei termini?

> Lo sai che? Pubblicato il 5 maggio 2016

PCT: l’atto processuale si considera depositato nei termini all’esito positivo della terza PEC.

Solo la terza ricevuta relativa all’esito dei controlli automatici rileva ai fini della valutazione della tempestività o meno del deposito con il PCT. A dirlo è il Tribunale di Milano con una recente ordinanza [1].

La vicenda

Nel riassumere telematicamente un giudizio, l’avvocato riceveva le due mail con la conferma di accettazione e consegna ed, infine, anche la terza ricevuta di esito positivo dei controlli automatici. A distanza di 40 giorni da quest’ultima, la Cancelleria invece rifiutava l’atto, contestando la mancata indicazione del numero di Rg. Il legale ridepositava l’atto, questa volta però non potendo più rispettare il termine.

I passaggi del PCT

Ricordiamo i passaggi che avvengono nel momento in cui si deposita un atto per via telematica:

1) il depositante predispone il messaggio con destinatario l’indirizzo di PEC dell’ufficio giudiziario;

2) il messaggio viene inviato al gestore di PEC del depositante stesso;

3) il gestore di PEC del depositante restituisce la Ricevuta di Accettazione (RdA);

4) il gestore di PEC del depositante invia il messaggio al gestore di PEC del Ministero;

5) il gestore di PEC del Ministero restituisce la Ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC);

6) la RdAC viene resa disponibile nella casella di PEC del depositante;

7) il gestore dei servizi telematici effettua gli opportuni controlli automatici (formali) sulla busta telematica;

8) l’esito è inviato con un messaggio di PEC al depositante;

9) il gestore di PEC del depositante rende disponibile l’esito dei controlli automatici nella casella di PEC del depositante;

10) il gestore di PEC del depositante invia al gestore di PEC del Ministero la Ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC);

11) l’operatore di cancelleria, attraverso il sistema di gestione dei registri, accetta l’atto, che viene così inserito nel fascicolo informatico.

La Pec della cancelleria è necessaria ai fini del termine?

Esistono due orientamenti giurisprudenziali in materia di tempestività del deposito telematico di un atto. Il primo e più consolidato indirizzo considera tempestivo il deposito nel momento in cui la parte riceve le prime due notifiche PEC (RAC e RdAC). Il secondo invece ritiene che si possa verificare la tempestività e la ritualità del deposito telematico solo all’esito positivo dell’intera procedura e, quindi, anche con la PEC di conferma inviata dalla cancelleria.

Il problema è quando l’atto non viene accettato non per un errore tecnico, ma per una valutazione discrezionale del cancelliere che, però, così facendo, si sostituisce al giudice e impedirebbe a quest’ultimo la valutazione ultima che invece gli spetterebbe.

Sul punto si erano già espressi il tribunale di Milano e di Pescara (leggi “Processo civile telematico: la rimessioni in termini”) al cui articolo di approfondimento si rinvia per una più completa trattazione.

Di fatto, una circolare del Ministero di Giustizia [2] opera una distinzione, stabilendo che:

  • in caso di errore WARN o ERROR, la Cancelleria deve forzare il deposito, segnalando al giudice, unico soggetto competente a decidere in merito alla tempestività e ritualità del deposito, l’eventuale problema riscontrato;
  • in caso di errori FATAL la Cancelleria può rifiutare l’atto.

Il tribunale di Milano

Secondo la sentenza in commento, nel processo civile telematico, ai fini della valutazione della tempestività del deposito degli atti processuali, rileva la ricevuta rilasciata, a seguito di controllo formale sulla busta telematica, da parte del Gestore di Pec del dominio Giustizia. Per cui una volta che l’esito dei controlli automatici sia positivo, la Cancelleria non può rifiutare l’atto, se non nei casi più gravi di errori c.d. FATAL

Di conseguenza, il Tribunale di Milano ritiene che, pur essendo corretto l’orientamento giurisprudenziale che sostiene la necessità di ottenere tutte e quattro le ricevute ai fini della tempestività del deposito, soltanto la terza ricevuta relativa agli esiti dei controlli automatici può essere valutata come causa di deposito tardivo. Qualora l’esito di tali controlli, invece, risulti positivo, la Cancelleria non potrà più rifiutare l’atto se non nei casi più gravi di errori FATAL.

Le anomalie nel deposito

Le anomalie sono riconducibili a tre categorie: WARN, ERROR e FATAL; di queste però solo l’ultima inibisce materialmente l’accettazione e dunque autorizza il rifiuto dell’atto da parte della cancelleria. Negli altri due casi invece le cancellerie dovranno «forzare l’accettazione del deposito», segnalando comunque l’anomalia al giudice.

note

[1] Trib. Milano, ord. del 23.04.2016.

TRIBUNALE ORDINARIO di MILANO

QUARTA SEZIONE CIVILE Nella causa civile iscritta al n. r.g. promossa da:

contro

Il Giudice dott. Nicola Fascilla,
a scioglimento della riserva assunta all’udienza del 13/04/2016, letti gli atti e i documenti;
sentiti i procuratori delle parti;
ha pronunciato la seguente

ORDINANZA

Occorre preliminarmente svolgere alcune osservazioni sul piano normativo e applicativo dei depositi telematici.
Il deposito telematico è in realtà costituito da una serie di passaggi logicamente e temporalmente susseguenti che, partendo dall’invio effettuato dal procuratore di una parte, si esaurisce con l’ultimo atto compiuto dalla cancelleria di accettazione dell’atto.

Come è noto, la fonte principale per i depositi telematici è il DM 44/2011, che all’art. 1 testualmente afferma come “Il presente decreto stabilisce le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione ai sensi dell’articolo 4, comma 1, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n. 24, recante «Interventi urgenti in materia di funzionalita’ del sistema giudiziario» ed in attuazione del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante «Codice dell’amministrazione digitale» e successive modificazioni.”

Alla suddetta fonte normativa devono essere aggiunte le specifiche tecniche emanate con provvedimento del Direttore Generale SIA; detto provvedimento individua anche i soggetti esterni abilitati al deposito.
Per comprendere i termini del problema che lo scrivente deve affrontare, occorre però evidenziare i singoli passaggi che ogni difensore deve verificare al fine del completo e positivo deposito degli atti per via telematica, ai sensi dell’art. 13 del DM 44/2011 nonché del’art. 16 bis del D.L. 179/2012, e quindi:

a) Il depositante predispone l’atto e gli allegati, tipicamente utilizzando un apposito software applicativo;
b) Il software applicativo produce la busta telematica;
c) Il depositante predispone il messaggio di PEC (eventualmente attraverso lo stesso software utilizzato per la predisposizione della busta telematica), con destinatario l’indirizzo di PEC dell’ufficio giudiziario o dell’UNEP destinatario;

d) Il messaggio viene inviato al gestore di PEC del depositante stesso;
e) Il gestore di PEC del depositante restituisce la Ricevuta di Accettazione (RdA), che viene resa disponibile nella casella di PEC del depositante;
f) Il gestore di PEC del depositante invia il messaggio al gestore di PEC del Ministero della giustizia;
g) Il gestore di PEC del Ministero della giustizia restituisce la Ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC); la busta si intende ricevuta nel momento in cui viene generata la RdAC;
h) La RdAC viene resa disponibile nella casella di PEC del depositante;
i) Il gestore dei servizi telematici effettua gli opportuni controlli automatici (formali) sulla busta telematica;
l) L’esito dei suddetti controlli è inviato con un messaggio di PEC al depositante, mediante un collegamento con il gestore di PEC del Ministero della giustizia;
m) Il gestore di PEC del depositante provvede a rendere disponibile l’esito dei controlli automatici nella casella di PEC del depositante;
n) Il gestore di PEC del depositante invia al gestore di PEC del Ministero la Ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC);
o) L’operatore di cancelleria o dell’ufficio NEP, attraverso il sistema di gestione dei registri, accetta l’atto, che viene così inserito nel fascicolo informatico.
Ora, la giurisprudenza di merito è concorde nel ritenere tempestivo il deposito nel momento in cui la parte riceve le prime due notifiche PEC, ossia le ricevute di accettazione e consegna.
Nel senso che, se le ulteriori due ricevute dovessero arrivare successivamente alla scadenza del termine previsto, comunque il deposito verrà ritenuto tempestivo.
Ma, allo stesso tempo, sta emergendo un ulteriore orientamento secondo cui la tempestività e la ritualità del deposito telematico è sospensivamente condizionato dall’esito positivo dell’intera procedura.
Ad esempio, il Tribunale di Milano ha statuito come non sia sufficiente, ai fini della verifica della tempestività del deposito, la produzione in giudizio delle prime due ricevute, essendo invece necessaria la produzione anche delle “ulteriori due ricevute previste dal comma 7 dell’art. 13 del D.M. 44/2011, ovvero quelle che il gestore dei servizi telematici restituisce al mittente e nelle quali viene dato atto dell’esito dei controlli effettuati dal dominio giustizia, nonché dagli operatori della cancelleria o della segreteria. Può verificarsi, infatti, che il file trasmesso in via telematica non venga accettato dalla cancelleria perché non firmato, o perché, ad esempio, affetto da errore verificatosi nella compilazione del file DatiAtto in formato XML che deve corredare l’atto da depositare e che deve contenere “le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo” (art. 12 delle Specifiche tecniche emanate dal Ministero della Giustizia con decreto 16.4.2014), ivi compresi dunque numero di ruolo generale e parti.”1.

Lo scrivente ritiene di condividere il suddetto orientamento, occorrendo tuttavia approfondire la tematica.
Invero, nel caso sottoposto allo scrivente, i passaggi cronologici possono essere così riassunti:
– in data 22 settembre 2015 vi è stata l’interruzione del giudizio ex art. 300 c.p.c.;

– in data 15 dicembre 2015 risultano generate le ricevute di accettazione e consegna, con quindi tempestività del deposito del ricorso in riassunzione;
– in data 15 dicembre 2015 viene generata la terza ricevuta, con esito positivo;
– in data 25 gennaio 2016, l’atto viene rifiutato dalla cancelleria. Come motivazione viene riportata la seguente dicitura: “Altro. Inviare collegando a numero rg e sezione della relativa causa interrotta. Atti rifiutati il 25/01/2016”.

Con la conseguenza che il procuratore di parte ricorrente ha ridepositato il ricorso in data 26 gennaio 2016 e quindi, astrattamente, in ritardo, con consequenziale richiesta della parte convenuta di estinzione del giudizio.
Tuttavia, il Tribunale non può non osservare che:

– la decisione in merito a tardività, nullità e irregolarità degli atti e dei relativi depositi, una volta superati i controlli automatici previsti dal Ministero, debbono essere riservati all’autorità giudiziaria;
– invero, nel caso di rifiuto dell’atto da parte del cancelliere, il Giudice è nella totale impossibilità di verificare la correttezza della decisione del cancelliere, pregiudicando totalmente la parte nel proprio diritto costituzionale alla difesa, in quanto la decisione del cancelliere diventa, sostanzialmente, irrevocabile;

– la assenza del numero di r.g. collegato alla busta poteva essere semplicemente superato dall’apertura del file contenente il ricorso, ove sono evidenziati la sezione, il Giudice e il numero di r.g.;

– il notevole ritardo (in questo caso 40 giorni) tra la data di deposito dell’atto e la ricezione della quarta ricevuta appare compromettere qualsivoglia possibilità di rimediare ad ogni tipologia di errore commesso, anche non grave.

Inoltre, non appare inutile evidenziare che la circolare del Ministero del 28 ottobre 2014 ha statuito che:

– art. 5: “Dall’esclusività, o anche dalla mera facoltà del deposito telematico deriva l’esigenza, assolutamente prioritaria, di garantire la tempestiva accettazione degli atti e documenti depositati dalle parti. L’urgenza di provvedere a tale incombente è massima, poiché solo con l’accettazione del deposito da parte del cancelliere l’atto entra nel fascicolo processuale e diviene visibile dalla controparte e dal giudice. Laddove, poi, i termini per il deposito di atti siano scaglionati (per disposizione o per scelta del giudice), in maniera tale che alla scadenza di un primo termine si ricolleghi la decorrenza del secondo (è il caso dei termini di cui agli artt. 183 e 190 cpc) é evidente come il ritardo nell’accettazione del deposito eseguito nel primo termine comporti un’automatica decurtazione del secondo termine, a detrimento dei diritti di difesa (ferma restando la salvezza del termine per la parte che abbia visto generata la ricevuta di avvenuta consegna prima della scadenza). É, dunque, assolutamente da escludersi che possano trascorrere diversi giorni tra la data della ricezione di atti o documenti e quella di accettazione degli stessi da parte della Cancelleria.

Si ritiene, pertanto, consigliabile che l’accettazione del deposito di atti e documenti provenienti dai soggetti abilitati all’invio telematico sia eseguita entro il giorno successivo a quello di ricezione da parte dei sistemi del dominio giustizia. A tale scopo gli Uffici giudiziari dovranno adottare ogni soluzione organizzativa idonea a garantire in via prioritaria la tempestività della lavorazione degli atti processuali ricevuti, se del caso anche ricorrendo ad una riorganizzazione del lavoro, tale da privilegiare le attività di ‘back office’ rispetto a quelle di ‘front office’, in modo da consentire una tempestiva accettazione del deposito di atti e documenti telematici. In tale contesto si colloca la modifica dell’art. 162 primo comma, della legge 23 ottobre 1960 n.1196, ad opera dell’art. 51 D.l. n.90/2014. Per effetto della modifica da ultimo introdotta, infatti, l’orario di apertura giornaliera delle cancellerie può essere ridotto da 5 a 3 ore. La riduzione dell’orario di apertura al pubblico – a cui i dirigenti avranno cura di ricorrere esclusivamente laddove ciò non determini disservizi per l’utenza – consentirà alle cancellerie di riservare una parte rilevante del proprio lavoro alla ricezione degli atti inviati telematicamente. In particolare, laddove venga in concreto attuata la riduzione dell’orario di apertura al pubblico, sarebbe opportuno che le cancellerie, in via tendenziale, incrementassero la quantità di tempo dedicata all’accettazione degli atti telematici in misura almeno pari a quella della riduzione dell’orario di apertura.”;

– art. 7: Anomalie del deposito eseguito mediante invio telematico.

“L’art. 14 del provvedimento 16 aprile 2014 del Responsabile DGSIA (Specifiche tecniche di cui all’art. 34 DM 44/2011) prevede che, all’esito della trasmissione ad un ufficio giudiziario di un atto o documento processuale, il gestore dei servizi telematici esegua automaticamente taluni controlli formali sulla c.d. Busta ricevuta dal sistema. Le possibili anomalie riscontrabili sono riconducibili a tre categorie : WARN, ERROR e FATAL.

Errori appartenenti alle prime due categorie consentono alla cancelleria di forzare l’accettazione del deposito. Errori appartenenti alla terza categoria, viceversa, inibiscono materialmente l’accettazione,e, dunque, l’entrata dell’atto/documento nel fascicolo processuale.
Le cancellerie, in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR, dovranno sempre accettare il deposito, avendo cura, tuttavia, di segnalare al giudicante ogni informazione utile in ordine all’anomalia riscontrata. A tal fine è fortemente auspicabile che i capi di ciascun ufficio e i dirigenti di cancelleria concordino tra loro modalità di segnalazione degli errori il più possibile efficaci e complete.”

Ora, nel caso di specie, nessuna anomalia di sistema era stata rilevata, in quanto la terza ricevuta aveva avuto esito positivo.
Ma anche nel caso di errori denominati Warn o Error (tra cui rientra peraltro proprio l’eventuale omissione del n. di r.g.) il Ministero ha disposto che le Cancellerie accettino il deposito, forzando l’errore e segnalando al Giudice, unico soggetto che dovrà decidere in merito alla tempestività e ritualità del deposito, l’eventuale problema riscontrato.

Soltanto in presenza di errori c.d. FATAL (concernenti ad esempio la impossibilità di elaborazione delle buste, la totale assenza dell’atto nella busta ecc.) allora la Cancelleria è facoltizzata a rifiutare il deposito.
Alla luce di tutto quanto sopra esposto, pertanto, lo scrivente ritiene che, pur essendo corretto l’orientamento in merito alla necessità, ai fini della tempestività del deposito, di ottenere tutte e quattro le ricevute, soltanto la terza ricevuta, ossia gli esiti di controllo automatici, possano essere valutati come causa di non tempestivo deposito.

Una volta, invece, che sia positivo l’esito dei controlli automatici, si ritiene che la Cancelleria non possa rifiutare l’atto, se non nei casi più gravi di errori c.d. FATAL.
Pertanto, il Tribunale ritenuta la non legittimità del rifiuto del deposito avvenuto in data 25 gennaio 2016 da parte della cancelleria; ritenuta pertanto la tempestività del deposito del ricorso in riassunzione;

P.Q.M.

dispone la prosecuzione del giudizio fissando nuova udienza per il 19 maggio 2016 ore 11,15. Pagina 5

Si comunichi.
Milano, 23 aprile 2016

Il Giudice
dott. Nicola FASCILLA

[1] Cfr. Ordinanza del Tribunale di Milano, 8 ottobre 2015, sezione XIII, estensore Giudice A. Chiarentin.

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