La notula spese: cos’è e come compilarla
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3 Giu 2016
 
L'autore
Maura Corrado
 


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La notula spese: cos’è e come compilarla

Pagamento dell’onorario del dipendente e del libero professionista: la notula spese, come si scrive e che valore ha.

 

 

Notula spese: cos’è?

A ogni lavoratore – che sia dipendente, libero professionista o autonomo – può capitare di sostenere nello svolgimento della propria attività spese di cui chiedere il rimborso alla propria azienda o ai committenti del lavoro. La notula spese ha proprio questa funzione: si tratta di un documento che, debitamente compilato, serve per chiedere il rimborso di spese affrontate per svolgere una mansione che ci è stata affidata.

L’esempio classico è quello del dipendente che viene mandato in trasferta dalla propria azienda e che può chiedere il rimborso di quanto pagato per vitto e alloggio.

All’interno del documento possono essere inserite vari tipi di spese, sia documentabili (vitto e alloggio, viaggio…) che forfettarie (indennità di trasferta).

 

 

Notula spese: come rendicontare le spese?

È importante che la nota spese sia più precisa possibile, inserendo una serie di dati che non può assolutamente mancare:

  • i dati anagrafici del lavoratore (o professionista);
  • il giorno e il luogo in cui è stata effettuata la spesa;
  • l’entità della spesa e la sua natura.

È poi possibile corredare la domanda con annotazioni varie ed eventuali che servano a motivare la richiesta di rimborso. Fondamentale allegare ricevute e scontrini che comprovino i pagamenti effettuati: per provare l’inerenza della spesa, infatti, non è sufficiente il riconoscimento e la contabilizzazione da parte dell’imprenditore, ma è necessaria un’idonea documentazione di supporto dalla quale possano ricavarsi oltre all’importo anche le ragioni della stessa [1].

 

A tal proposito, per quanto riguarda il risarcimento degli spostamenti, tutto dipende dal mezzo di trasporto utilizzato: se, per esempio, si sceglie treno o aereo, basta consegnare la ricevuta dei biglietti acquistati, mentre, se si adopera la propria vettura, si possono calcolare i costi complessivi sulla base delle tariffe chilometriche disponibili nel online.

 

 

Notula spese: come funzionano i rimborsi?

Sono tre le strade che i datori di lavoro possono seguire per procedere al rimborso: il rimborso a piè di lista, il rimborso forfettario e il rimborso in forma mista.

Il rimborso a piè di lista è la modalità per cui è previsto che la lista spese sia dettagliata il più possibile. In tale sistema, infatti, al lavoratore vengono rimborsate esattamente tutte le spese sostenute per l’esecuzione del lavoro effettuato fuori dalla sede abituale, a patto che sia fornita una nota analitica completa di tutti i giustificativi di spesa e che le spese sostenute rientrino nella policy aziendale (siano, cioè, conformi alle politiche sostenute e seguite dall’azienda).

Il sistema di rimborso forfettario prevede la corresponsione al lavoratore di una cifra fissa di indennità di trasferta giornaliera, mentre il rimborso in forma mista si ha quando vitto e alloggio vengono rimborsati a piè di lista, ma è prevista anche la corresponsione dell’indennità di trasferta.

 

Di seguito un fac simile di notula.

 


 

Dott. Agr. Mario Rossi

Via Roma 1

Milano

C.F. ………… P.IVA ……….

Fattura n. ….. del …..

 

 

Spett.le Ditta ………………

Indirizzo…………………

P.VA IVA. ……………….

 

Onorari

Descrizione delle prestazioni (A)            € 1.000,00

Spese di viaggio (B)                                    € 120,00

Contributo previdenziale 2%

(ex art. 8, d.lgs n. 103/96) su (A+B)           € 22,40

_____________________

 

Imponibile IVA (C)                              € 1.142,40

IVA 21% su (C)                                     € 239,90

______________________

 

Totale fattura                                    € 1.382,30

Spese escluse

(art. 15, D.P.R. n. 633/72) € 50,00

Ritenuta d’acconto 20% su (A+B)               € 224,00

Netto da pagare                                     € 1.208,30

 

 

 

Si prega di versare l’importo sul C/C n° 00000000 ABI 00000 CAB 00000 della Banca XXXXX.

Si ricorda di versare la ritenuta di acconto entro il 15 del mese successivo a quello del

pagamento ed inviare allo scrivente la relativa certificazione.


[1] Cass., sent. n. 6650, del 24.03.2006.

 


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