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Lo sai che? Pubblicato il 13 giugno 2016

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Lo sai che? PCT: errori scusabili dell’avvocato

> Lo sai che? Pubblicato il 13 giugno 2016

Processo civile telematico: l’errore materiale che non impedisce all’atto di raggiungere il proprio scopo, come nel caso di digitazione non corretta di un R.G., è scusabile.

Quando l’errore di digitazione, commesso dall’avvocato con il Processo Civile Telematico (PCT), non impedisce all’atto di raggiungere il proprio scopo ed essere ricevuto dalla cancelleria, non è causa di invalidità della comunicazione; essa pertanto deve considerarsi ugualmente valida nonostante l’errore materiale. È questa la linea che va affermandosi in giurisprudenza, una linea che lascia maggiore respiro agli avvocati in caso di omissioni o sviste negli adempimenti telematici. Le buone notizie per i professionisti alle prese con il PCT vengono da due ordinanza rispettivamente del Tribunale di Milano e di Torino. Eccole qui di seguito.

 

L’errore nel numero di ruolo (RG)

Secondo il tribunale di Milano, l’errore nella digitazione del numero di RG (o la sua completa omissione) non può considerarsi una svista tale da pregiudicare la validità dell’iscrizione a ruolo, benché quest’ultima sia stata rifiutata dalla cancelleria. Infatti, pur essendo corretto l’orientamento in merito alla necessità, ai fini della tempestività del deposito in cancelleria dell’atto tramite PCT, di ottenere tutte e quattro le ricevute, soltanto la terza ricevuta, ossia gli esiti di controllo automatici, possono essere valutati come causa di non tempestivo deposito. Una volta, invece, che sia positivo l’esito dei controlli automatici, si ritiene che la Cancelleria non possa rifiutare l’atto, se non nei casi più gravi di errori cosiddetto FATAL.

Per approfondimenti su questa tematica leggi il testo originale dell’ordinanza e il commento in “Deposito telematico: quale PEC vale per il rispetto dei termini?”.

Secondo il Tribunale, l’assenza o l’errata indicazione del numero di ruolo può essere superata con l’apertura del file contenente il ricorso (inviato attraverso il software applicativo), a condizione però che in tale documento siano evidenziati, oltre che sezione e nome del giudice, anche l’R.G.. Peraltro, l’errore non rientra tra quelli che impediscono materialmente l’accettazione dell’atto. Il giudice, in questi casi, deve dunque disporre la prosecuzione della causa.

Nella vicenda in esame, un avvocato aveva riassunto una causa con deposito tramite PCT, omettendo però il numero di ruolo. L’atto veniva perciò rifiutato dal cancelliere. Quando il legale si accorgeva di ciò, provvedeva a depositare un nuovo ricorso, ma a termini già scaduti. Il tribunale, nonostante l’errore materiale, disponeva la prosecuzione della causa.

L’errore nell’anno di iscrizione

Simile la conclusione cui è approdato il tribunale di Torino [2]. Nel caso di specie, la cancelleria rigettava il deposito di una comparsa di costituzione e risposta in quando l’anno di iscrizione a ruolo della causa veniva riportato in modo errato (era indicato il 2016 anziché il 2015). Il giudice ha comunque ritenuto valido il deposito, trattandosi di un errore “non grave” (o, se si preferisce, di un “mero errore materiale” o di una svista). Un errore che, in caso di deposito nelle forme tradizionali, non determina “alcuna conseguenza, se non quella di una rettifica (“correzione a mano”) dell’atto in fase di deposito” quando il cancelliere rileva e segnala l’imprecisione.

Il cancelliere non può rifiutare il deposito

L’ordinanza ricorda il contenuto della Circolare del Ministero della Giustizia del 23 ottobre 2015 (Adempimenti di cancelleria relativi al Processo Civile Telematico) la quale prevede che “Le cancellerie, in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR, dovranno dunque, ove possibile, accettare il deposito, avendo tuttavia cura di segnalare al giudice ogni informazione utile in ordine all’anomalia riscontrata. Resta quindi il fatto che il deposito con modalità telematiche si ha per avvenuto al momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della giustizia. L’accettazione da parte della cancelleria non costituisce, infatti, deposito ma mero inserimento dell’atto nel fascicolo telematico. In generale quindi non pare legittimo condizionare la validità e tempestività del deposito al buon esito dell’operazione di inserimento nel fascicolo digitale. Né può ammettersi che anomalie che bloccano l’inserimento nel fascicolo sortiscano l’effetto di travolgere retroattivamente il deposito.

Nel caso quindi di errore materiale non grave è possibile accettare il deposito (“forzando” l’accettazione e superando l’errore di tipo ERROR); la soluzione più adeguata è proprio quella di ordinare alla cancelleria di accettare e inserire nel fascicolo telematico l’atto processuale.

La casella PEC deve essere sempre libera

Con una terza ordinanza, il tribunale di Milano [3] ha ritenuto valida la notifica di cancelleria, effettuata sulla Pec dell’avvocato, benché la comunicazione sia tornata indietro per via della “casella piena” (il titolare dell’account, nel caso di specie, aveva dimenticato di scaricare i messaggi dall’account di posta elettronica).

Il legale è tenuto alla corretta e diligente gestione della propria casella di posta elettronica certificata. Tutte le volte in cui la notifica della cancelleria non può avvenire sul Pec per “causa non imputabile all’avvocato”, essa può essere eseguita nelle forme tradizionali e con deposito in cancelleria. Tuttavia, il fatto che la casella di posta certificata non sia stata svuotata è un fatto ascrivibile all’incuria del professionista e, pertanto, la notifica si considera ugualmente valida. Per approfondimenti sul tema e per leggere il provvedimento per esteso consulta l’articolo “PCT: casella PEC dell’avvocato piena, notifica valida”.

note

[1] Trib. Milano, ord. del 23.04.2016.

[2] Trib. Torino, ord. del 13.05.2016.

[3] Trib. Milano, ord. del 27.04.2016.

Autore immagine: 123rf com

R.G. 32325/2015

Il Giudice dott. Marco Ciccarelli, nella causa n. r.g. 32325/2015,

premesso

– la convenuta C. M. in data 25.3.16 ha depositato per via telematica comparsa

di costituzione e risposta contenente domanda riconvenzionale nel procedimento RG 32325/2015, ricevendo alle ore 18:21, ricevute di accettazione e di avvenuta consegna;

– alle ore 22:33 dello stesso giorno, la convenuta riceveva PEC avente ad oggetto “Esito controlli automatici deposito” dal testo “allegato non riconosciuto. Sono necessarie verifiche tecniche …”;

– alle ore 10:33 del 29.3.16 (dopo la scadenza del termine di costituzione, spirato il 26.3.16), la convenuta riceveva PEC avente ad oggetto “Accettazione deposito”, del seguente tenore: “Allegato non riconosciuto. Deposito su fascicolo errato. Atti rifiutati il 29/03/2016”;

– la ragione del rifiuto è da ricercare nel fatto che la M. ha indicato, sia nel file xlm, sia nell’allegato principale (comparsa di risposta), un errato numero di ruolo anziché 32325/2015);

– la convenuta, con istanza depositata il 29.3.2016, chiede, in via gradatamente subordinata:

o di ritenere valido e tempestivo il deposito effettuato in data 25 marzo 2016;

o di essere rimessa in termini, ex art. 153 c.p.c., per il deposito della comparsa di

costituzione;

osserva

In base all’art. 14 comma 7° delle specifiche tecniche previste dall’art. 34 DM Giustizia 44/2011 (da ultimo modificate con provvedimento ministeriale del 28 dicembre 2015), l’indicazione da parte del depositante di un numero di ruolo errato è configurato come errore di tipo “ERROR”, dunque come anomalia bloccante che lascia alla determinazione dell’ufficio ricevente la scelta fra intervenire forzando l’accettazione ovvero rifiutare il deposito.

La Circolare del Ministero della Giustizia del 23 ottobre 2015 (Adempimenti di cancelleria relativi al Processo Civile Telematico) prevede (art. 7) che “Le cancellerie, in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR, dovranno dunque, ove possibile, accettare il deposito, avendo tuttavia cura di segnalare al giudice ogni informazione utile in ordine all’anomalia riscontrata. A tal fine è fortemente auspicabile che i capi di ciascun ufficio e i dirigenti di cancelleria concordino tra loro modalità di segnalazione degli errori il più possibile efficaci e complete”. Sotto questo profilo, la circolare di ottobre 2015 modifica l’analoga disposizione della Circolare 27 giugno 2014, che prevedeva che “Le cancellerie, in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR, dovranno sempre accettare il deposito”. Questa modifica tuttavia (contenuta in una circolare ministeriale) non può avere conseguenze sul regime di deposito degli atti processuali, che è disciplinato dall’art. 16-bis comma 7 d.l. 179/2012, secondo cui “Il deposito con modalità telematiche si ha per avvenuto al momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della giustizia”. L’accettazione da parte della cancelleria non costituisce, infatti, deposito ma mero inserimento dell’atto nel fascicolo telematico. In generale quindi non pare legittimo condizionare la validità e tempestività del deposito al buon esito dell’operazione di inserimento nel fascicolo digitale. Né può ammettersi che anomalie che bloccano l’inserimento nel fascicolo sortiscano l’effetto di travolgere retroattivamente il deposito.

Sotto diverso profilo occorre tuttavia considerare che l’accettazione dell’atto da parte della cancelleria sortisce l’effetto di rendere l’atto visibile alle controparti e al giudice. Si tratta quindi di una incombenza indispensabile per consentire all’atto di raggiungere lo scopo che gli è proprio. In questa prospettiva va interpretata la norma della Circolare 23 ottobre 2015, che impone alle cancellerie di “accettare il deposito ove possibile”. E questa condizione (“ove possibile”) deve essere intesa in senso stretto, di possibilità materiale, indipendentemente da valutazioni di opportunità o organizzative. Alla accettazione dovrà accompagnarsi una efficace e adeguata attività di “segnalazione degli errori”, che consenta, alla controparte e al giudice, di conoscere le anomalie contenute nell’atto. Questa attività potrà anche comportare una richiesta di nuovo invio dell’atto, depurato delle anomalie che generavano l’errore. Dovrà però trattarsi di un’attività (il nuovo invio) tale da consentire sempre al giudice di verificare la piena conformità fra i due atti depositati; e che presuppone quindi la accettazione (e quindi l’inserimento nel fascicolo e la messa a disposizione) dell’atto depositato per primo, anche se contenente la “anomalia”.

Si ritiene, invece, inappropriata l’applicazione, in questi casi, dell’art. 153 comma 2° c.p.c. In primo luogo perché l’errore che ha generato l’anomalia è imputabile alla parte. Si tratta, certamente, di un errore “non grave” (o, se si preferisce, di un “mero errore materiale” o di una “svista”); ma è indiscutibile che esso sia ascrivibile alla parte che l’ha commesso, che ha sbagliato a indicare il numero di ruolo. Se si trattasse di deposito in forma cartacea, un tale errore non ingenererebbe alcuna conseguenza, se non quella di una rettifica (“correzione a mano”) dell’atto in fase di deposito, qualora il cancelliere registri e segnali la svista. Nel regime dei depositi telematici invece, qualora il cancelliere non intervenga per forzare l’accettazione, questo errore lieve può produrre effetti rilevanti, perché l’atto, non essendo inserito nel fascicolo telematico, rimane non visibile alla controparte e al giudice. In secondo luogo, si osserva che la rimessione in termini comporta l’autorizzazione alla parte a depositare nuovamente l’atto non accettato; e l’atto nuovamente depositato – che “sostituisce” il primo non accettato – potrebbe avere contenuto diverso da quello per primo depositato telematicamente.

Per queste ragioni, rilevato che nel caso di specie è materialmente possibile accettare il deposito (“forzando” l’accettazione e superando l’errore di tipo ERROR), la soluzione più adeguata è quella di ordinare alla cancelleria di accettare e inserire nel fascicolo telematico la comparsa di risposta depositata da C. M. il 25.3.2016, indicando quale data di accettazione quella in cui il depositante ha ottenuto la ricevuta di avvenuta consegna. Tale operazione – sulla base delle indicazioni fornite dalla cancelleria su richiesta di questo giudice – è materialmente possibile, facendo “mutare lo stato del deposito da rigettato ad attesa di accettazione mediante apposita richiesta al servizio di assistenza del CISIA per poi procedere all’acquisizione nel relativo procedimento secondo le indicazioni del giudice”.

Nel caso in esame, questa “accettazione tardiva” non comporta effetti pregiudizievoli per la controparte poiché, essendo stata differita per esigenze d’ufficio l’udienza di prima comparizione all’8 giugno 2016, l’accettazione del deposito (a cui consegue la visibilità dell’atto per la controparte) può avvenire entro 20 giorni prima della udienza di prima comparizione. In termini generali comunque, qualora l’accettazione tardiva comporti un pregiudizio per la controparte, sarà possibile disporre la rimessione in termini della parte “pregiudicata” o, più semplicemente, “ri-allineare” la decorrenza dei termini di deposito.

p.q.m.

ordina alla Cancelleria di accettare il deposito telematico della comparsa di risposta effettuato da C. M. in data 25 marzo 2016 alle ore 18,21, con inserimento della comparsa nel fascicolo R.G. 32325/15;

dispone la comunicazione del presente provvedimento anche alla parte istante (C. M.) che allo stato non risulta costituita nella presente causa.

Si comunichi.

Torino, 13 maggio 2016

Il Giudice Marco Ciccarelli

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