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Lo sai che? Pubblicato il 14 giugno 2016

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Lo sai che? Come richiedere la copia autentica di un documento?

> Lo sai che? Pubblicato il 14 giugno 2016

Autenticazione di una copia di documento: la richiesta di copia conforme va presentata al pubblico ufficiale che ha redatto l’atto o a un notaio.

Molto spesso, alcuni documenti risultano essenziali per poter districarsi nel marasma della burocrazia italiana sicché di essi sono necessarie più copie da esibire e produrre ai vari uffici. Tuttavia, la semplice fotocopia dell’originale dell’atto o del documento, poiché facilmente “alterabile”, non è sufficiente, ma viene spesso richiesta la cosiddetta copia autentica (anche detta copia conforme) ossia una copia che abbia lo stesso valore dell’originale. Per ottenerla è necessario un particolare procedimento chiamato “autenticazione della copia”: si tratta di una attività che può porre in essere non certo il cittadino, ma solo determinati soggetti autorizzati dalla legge. Proprio di questo ci questo ci occuperemo nel seguente articolo, ossia di come richiedere una copia autentica.

Cos’è la copia autentica e cosa significa?

La copia autentica (o anche copia conforme) è una fotocopia di un documento o di un atto originale sulla quale viene apposta una specifica attestazione da parte di un pubblico ufficiale; quest’ultimo, in particolare, dichiara che la copia è identica all’originale e che, pertanto, fa fede al pari di esso. In tal modo, la copia assume, ai fini di legge, lo stesso valore giuridico dell’originale e nessuno potrà pretendere l’esibizione o la produzione di quest’ultimo.

Insomma, possiamo dire che la copia autentica è un “nuovo originale” che, benché nato come copia, ha poi ottenuto – grazie a una attestazione di un pubblico ufficiale – il riconoscimento dello stesso valore dell’originale.

L’autenticazione di una copia si realizza quindi grazie all’attestazione di conformità all’originale (proprio per questo viene chiamata “copia conforme”).

Come stabilire se una copia è conforme o no?

Per stabilire se siamo in presenza di una copia o meno bisogna verificare se, alla fine del documento, vi è l’attestazione del pubblico ufficiale, che generalmente consiste in un timbro con una firma e una data apposte a penna, quindi manualmente. Se tali dati non sono in originale ma in fotocopia, quel che avremo davanti è solo la fotocopia di una copia conforme, che pertanto non ha alcun valore legale.

Come ottenere un copia autentica (o conforme) di un documento?

La prima cosa da fare per ottenere una copia conforme è fotocopiare il documento originale. Tale attività può essere eseguita indifferentemente dal cittadino interessato o dall’ufficio.

Tale documento andrà poi autenticato da un pubblico ufficiale. A tal fine è necessario consegnare la fotocopia da autenticare a uno dei seguenti soggetti:

– al pubblico ufficiale dal quale è stato emesso il documento originale o presso il quale è depositato l’originale: si pensi all’ufficio del Comune, la scuola pubblica, il tribunale (per le sentenze e i provvedimenti del giudice), ecc.

– dal pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il documento;

– dal segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco;

– da un notaio;

– da un cancelliere;

– dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione: nei casi in cui l’interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l’autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione su esibizione dell’originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l’amministrazione procedente, in tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

Essi attestano la conformità della copia all’originale, indicando la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, la propria firma per esteso ed il timbro dell’ufficio.

I soggetti appartenenti a società private (tanto per fare un esempio, anche Equitalia viene considerata privata) non hanno il potere di autentica.

L’autocertificazione

In alcuni casi (in verità eccezionali) la legge consente allo stesso cittadino, possessore dell’originale, di autenticare la copia. In tal caso è necessario che quest’ultimo rilasci la cosiddetta dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà: tale dichiarazione sostitutiva può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all’originale. La dichiarazione può essere apposta in calce alla copia stessa.

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