Come avere una copia di un atto notarile?
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16 Giu 2016
 
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Come avere una copia di un atto notarile?

Atti pubblici: come avere copia di un contratto o un atto firmato davanti al notaio come una vendita di immobile, l’apertura di una successione, una donazione, la costituzione di una società, ecc.

 

Hai perso l’originale di un contratto stipulato davanti al notaio o hai bisogno di un atto notarile fatto da altri soggetti? Non si tratta di documenti segreti, né coperti da privacy: la legge consente di avere sempre la copia di qualsiasi documento rogato dal notaio. Non a caso, infatti, esso viene detto atto pubblico, proprio perché tale forma serve per dare “pubblicità” all’atto stesso e, quindi, far in modo che possa avere effetti anche nei confronti di terzi (si pensi all’opponibilità di una compravendita trascritta nei pubblici registri immobiliari).

Ad esempio, sono atti notarili (e, come tali, se ne può sempre chiedere un copia) le compravendite immobiliari (case, terreni, appartamenti, ecc.), la donazione di non modico valore, la costituzione di una società, l’apertura di una successione, un contratto di mutuo, la concessione di una ipoteca, ecc.

 

Conservare un atto notarile è fondamentale perché, in gran parte dei casi, la legge consente di dimostrare l’esistenza di un contratto o di un atto solo esibendo l’originale dell’atto stipulato dal notaio (in gergo tecnico si dice “rogato”). Non sono consentite quindi altre forme di prova (ad esempio, è impossibile dimostrare per testimoni la proprietà di una casa). Anche la fotocopia, peraltro, può essere facilmente contestata e, pertanto, chi ne è in possesso farebbe bene a procurarsi l’originale dell’atto.

 

Pertanto, qualsiasi interessato può chiedere la copia di un atto notarile seguendo le istruzioni qui sotto illustrate.

 

 

Come richiedere copia di atti notarili: a chi rivolgersi?

La richiesta della copia va presentata presso lo studio del notaio che ha materialmente rogato l’atto. Pertanto, è importante (ma non fondamentale), per prima cosa, conoscere il nome e il cognome di tale professionista. Per legge i notai devono infatti conservare, nei propri archivi di studio, gli atti da essi stipulati, almeno fino alla cessazione dell’attività o al trasferimento in altro distretto notarile.

Se però il notaio ha cessato la sua attività, si è trasferito in altro distretto notarile, è andato in pensione o è deceduto, la richiesta della copia dell’atto va prestata all’Archivio notarile del distretto ove il notaio operava all’epoca della stipula dell’atto.

 

Andrà specificato l’uso a cui è destinata la copia, al fine di ottenere il duplicato in bollo o in carta libera.

 

Su internet è disponibile un sistema gratuito, gestito dal Ministero della giustizia, che consente di sapere presso quale archivio notarile è stato depositato l’atto di un determinato notaio. Il servizio si chiama Archinota ed è disponibile al seguente link: www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_1.wp

La mascherina di ricerca chiede di inserire il nome e cognome del notaio, la sede, la provincia, l’anno in cui è stato stipulato l’atto. Se si dispone solo della Provincia è possibile effettuare la consultazione compilando solo tale campo.

La richiesta di copia di un atto depositato presso un archivio notarile può essere presentata:

  • con fax
  • recandosi personalmente presso la sede dell’archivio notarile;
  • con raccomandata a.r.
  • in via telematica.

 

Se l’interessato vuole il rilascio della copia per posta, fax o via telematica, il servizio è a pagamento: il rilascio è infatti subordinato al pagamento del costo della ricerca dell’atto e della copia e al rimborso delle eventuali spese di spedizione.

 

L’archivio effettua la ricerca e ne comunica i risultati al richiedente: nel caso in cui trovi l’atto, comunica l’importo dovuto per il rilascio della copia (costo della copia ed eventuali spese di spedizione) e le modalità di pagamento.

 

Se il richiedente conosce il nome del notaio che ha rogato l’atto e gli estremi dell’atto stesso (data e numero di repertorio o di raccolta) può chiedere per telefono o via email o pec all’archivio notarile. Il richiedente deve inoltre indicare se vuol ricevere la copia:

– su supporto cartaceo o informatico;

– in bollo o in carta libera (in questo caso deve essere indicato l’uso cui la copia è destinata, uso che preveda il rilascio di copia in esenzione dal bollo);

– le modalità di consegna della copia.

 

Se il richiedente non conosce il nome del notaio o non dispone degli estremi dell’atto può chiedere, sulla base dei dati di cui dispone, per corrispondenza, a mezzo fax o via e-mail o pec (utilizzando l’apposito modello) all’archivio notarile nel quale l’atto è depositato di ricercare l’atto che interessa. In tal caso andrà corrisposto un contributo fisso di 6 euro come costo del servizio di ricerca. Copia dell’attestazione del versamento/bonifico deve essere trasmessa all’Archivio, anche per e-mail.

 

Anche in questo caso, il richiedente deve precisare se:

– la copia deve essere su supporto cartaceo o informatico;

– la copia deve essere in bollo o in carta libera (in questo caso deve essere indicato l’uso cui la copia è destinata, uso che preveda il rilascio di copia in esenzione dal bollo);

– le modalità di consegna della copia.

 

 

Quanto costa la richiesta di copia di un atto notarile?

Gli importi (fissi e proporzionali) da versare all’Archivio sono i seguenti:

 

– per ogni richiesta è dovuto il diritto di 1 euro;

– diritto complessivo di 6 euro;

– per la lettura e l’ispezione di un atto, quando di esso non è richiesta la copia, l’estratto o il certificato, è dovuto il diritto complessivo di 10 euro;

– per il rilascio di copie autentiche eseguite su supporto informatico o cartaceo di atto redatto su originale cartaceo, è dovuto il diritto fisso di 18 euro per il rilascio della copia autentica e di 27 euro per il rilascio della copia esecutiva, oltre Euro 6,00 per la richiesta e la ricerca e i diritti di scritturazione e l’eventuale imposta di bollo. Per esempio: per una copia autentica, da rilasciarsi in carta libera, di un atto composto da quattro facciate è dovuta la somma complessiva di Euro 30,00 (€ 18,00 + € 6,00 + € 1,50 x 4).

 

Dopo che l’Archivio ha specificato al richiedente la somma da pagare, quest’ultimo la deve versare con bollettino di conto corrente postale/bonifico bancario o postale.


 


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