Che valore ha un’email semplice?
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28 Giu 2016
 
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Che valore ha un’email semplice?

Non vale come prova una mail semplice, anche se ha la ricevuta di lettura: per documentare l’invio e l’accettazione, e quindi la conclusione dell’accordo, è necessaria la posta elettronica certificata (PEC).

 

Nessun valore di prova alle email ordinarie, anche se il mittente ha predisposto un sistema di avviso di lettura che invia al mittente una conferma all’apertura della mail medesima: se, infatti, il presunto destinatario del messaggio di posta elettronica ne contesta il ricevimento, esso non assume alcuna efficacia e non è in grado di dimostrare un accordo, un contratto, una diffida, ecc. È quanto chiarito dal Tribunale di Roma in una recente sentenza [1].

 

 

La vicenda

Oggetto della vicenda è una contestazione tra un avvocato e il proprio cliente. Quest’ultimo, dinanzi alla richiesta di pagamento avanzata dal professionista, aveva esibito una mail ordinaria con cui lo stesso aveva quantificato un corrispettivo inferiore. Tuttavia, tale comunicazione è stata ritenuta una prova insufficiente proprio per il mezzo con cui essa era stata spedita. Solo la posta elettronica certificata (PEC), infatti, consente di parlare di un documento scritto, vero e proprio, al pari di un scrittura cartaceo firmata di proprio pugno. Pertanto, in mancanza di un valido accordo scritto fra il difensore e l’assistito, dunque, la prestazione del legale non può che essere remunerata sulla base dei parametri forensi.

 

 

Che valore ha un’email ordinaria?

La mail ordinaria è, secondo il nostro codice di procedura civile, una “riproduzione meccanica”: essa, cioè, fa prova solo se colui contro il quale è prodotta non la contesta. In pratica, la parte che voglia togliere il valore di prova al messaggio di posta elettronica standard esibito in processo contro di lei può limitarsi a dichiarare di non aver mai ricevuto detta mail o che il contenuto della stessa era differente. Tale contestazione, però, deve avvenire immediatamente, ossia alla stessa udienza alla quale viene prodotta la mail o con il successivo scritto difensivo; diversamente, in caso di mancata contestazione o di contestazione fuori dai termini, la mail ordinaria assume valore di prova documentale e non può più essere contestata. Vige, infatti, all’interno del nostro processo civile, un principio in forza del quale tutto ciò che non è oggetto di tempestiva ed espressa contestazione si considera ammesso.

 

Così stando le cose, chi voglia ad esempio dimostrare di aver inviato la disdetta di un contratto, una richiesta di pagamento o di aver stabilito un accordo scritto con un altro soggetto non potrà valersi di uno scambio di email ordinarie per dimostrare tali fatti. Per superare l’ostacolo si può, tutt’al più, ricorrere a un doppio passaggio: dopo aver inviato la mail ordinaria al destinatario, si può chiedere a quest’ultimo di stampare il messaggio, firmarlo per accettazione e rispedirlo per posta tradizionale o tramite fax, in modo tale che al mittente giunga la firma in originale.

 

Esiste, comunque, un orientamento (minoritario e poco seguito) secondo cui anche l’email ordinaria avrebbe valore di prova. Tale tesi fa leva sul fatto che il mittente, per poter creare ed inviare il messaggio, deve eseguire una operazione di validazione, inserendo il proprio username e la propria password: ne conseguirebbe che la mail potrebbe dunque essere impiegata in tutti i contratti cosiddetti “a forma libera” e in tutte le ipotesi in cui, parlando di forma scritta e prova scritta, non si intende la scrittura privata, necessaria per la validità e la esistenza stessa dell’atto. Il valore probatorio del documento informatico con firma elettronica “debole” sarebbe liberamente valutabile dal giudice.

 

 

Quali email hanno valore di prova documentale?

La mail ordinaria, dunque, qualora non contestata, non può essere considerata una “prova documentale” così come invece lo è un contratto firmato, una raccomandata a.r., una lettera, un fax, ecc. Chi vuol utilizzare il computer e internet, e nello stesso tempo avere una prova documentale certa di uno scambio di comunicazioni, è tenuto ad utilizzare la cosiddetta PEC, ossia la posta elettronica certificata. La PEC offre la prova certa sia dell’invio, sia del giorno o ora del ricevimento (cosiddetta “data certa”), sia del suo contenuto testuale. A tal fine, però, è indispensabile che:

  • tanto il mittente quanto il destinatario siano titolari di una PEC rinnovata e quindi valida;
  • il mittente abbia inviato, dal proprio indirizzo PEC, una mail all’indirizzo PEC del destinatario;
  • il mittente conservi le due email certificate che il gestore del servizio PEC gli ha inviato per comunicargli rispettivamente: con la prima, l’avvenuta presa in consegna dell’incarico di spedire il messaggio e, con la seconda, l’avvenuta consegna del messaggio nella casella di posta elettronica certificata del destinatario.

ATTENZIONE: non è sufficiente conservare una stampa di tali due PEC su foglio di carta comune, ma è necessario archiviare con cura il messaggio stesso in originale; difatti il testo stampato non avrebbe anch’esso, se contestato, alcun valore di prova documentale, trattandosi di una semplice riproduzione meccanica. Sono quindi necessari i due file nel formato email, da conservare all’interno del computer, di una chiavetta USB o di altra memoria.

 

 

La firma digitale

In alternativa alla PEC c’è la possibilità di inviare un documento firmato digitalmente: la firma digitale, infatti, ha lo stesso valore di quella fatta su carta e con la penna. Per questo, però, è necessario aver sottoscritto un contratto con un gestore apposito di servizi telematici ed essere in possesso di un dispositivo hardware simile a una chiavetta usb.


[1] Trib. Roma, sent. del 27.06.2016.

 


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