Che succede se non apro la posta elettronica certificata?
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2 Ago 2016
 
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Che succede se non apro la posta elettronica certificata?

Email, chi non legge la PEC, posta elettronica certificata, ne risponde e la notifica si considera come avvenuta regolarmente.

 

Che succede se non apro la posta elettronica certificata (Pec)? Una domanda alla quale si può dare la stessa risposta di quella, più tradizionale, quale “che succede se non apro la porta di casa al postino e non controllo la casella delle lettere?” Succede, in buona sostanza, proprio quello che il destinatario vorrebbe evitare che si realizzasse: la consegna della raccomandata si considera avvenuta e il destinatario messo nelle condizioni di conoscerne il contenuto.

 

Con una recente sentenza la Cassazione [1] è tornata sul tema delle notifiche tramite Pec, ossia la posta elettronica certificata che, da qualche anno, è diventata obbligatoria per chi ha una ditta individuale, per chi è un professionista iscritto a uno degli albi regolamentati, per chi è imprenditore e ha una società (anche unipersonale). Un tema delicato perché in molti – complice anche la carenza di “istruzione informatica” – si sono subito chiesti “che succede se non apro la mia casella Pec?”. In buona sostanza, se dovesse arrivare una email di posta certificata e il titolare della casella non dovesse accorgersene e non dovesse aprirla, cosa rischierebbe? E quali sarebbero invece le conseguenze nel caso in cui la casella dovesse essere “piena”, perché i messaggi non sono stati scaricati dal server e, pertanto, hanno raggiunto i limiti di spazio concessi dal gestore? Ed ancora quali rischi corre il titolare della Pec che abbia affidato la gestione del suo account al commercialista e quest’ultimo non lo abbia curato in modo diligente o abbia smarrito le password per l’accesso? La risposta a tutti questi interrogativi è sempre la stessa: la notifica – ossia la comunicazione arrivata con email all’indirizzo di posta elettronico certificata del destinatario – si considera completa, perfettamente valida e conosciuta dal suo destinatario. Che non potrà trovare – anche se in buona fede – alcuna scusa per lamentare la mancata apertura della propria casella. Insomma, è come dire che la legge non si è limitata a stabilire un obbligo di attivare un account di posta elettronica certificata, ma anche di aprirlo periodicamente (meglio una volta al giorno), controllare e leggere le email, gestire il proprio indirizzo Pec con diligenza in modo da scaricare i messaggi e liberare lo spazio.

 

Questo, in altre parole, significa che tutti i termini per eventuali risposte, repliche, ricorsi, impugnazioni e contestazioni decorrono dalla data in cui la Pec è pervenuta nell’indirizzo del destinatario e non da quello in cui quest’ultimo ha aperto la posta certificata.

 

È bene quindi controllare, di tanto in tanto, nella homepage del proprio servizio, il box che indica “Dati del tuo account” dove è possibile trovare la percentuale di completamento dello spazio libero messo a disposizione dal gestore di posta elettronica certificata. Qualora questo dovesse essere prossimo al completamento, sarà bene:

  • salvare e archiviare tutte le email di posta certificata più importati all’interno di un supporto fisso (ad esempio una pennetta usb, un hard disk esterno o quello interno al pc, avendo cura anche di farne un backup);
  • procedere alla cancellazione dello spazio occupato, mediante svuotamento del cestino ed eliminazione delle email non più necessarie (ad esempio quelle inviate).

 

Che succede se l’account è stato hackerato o vi è stata un’altra illegittima intrusione da parte di un collaboratore di studio o della segretaria che abbia cancellato un messaggio? Anche in questo caso il titolare dell’indirizzo di posta certificata è responsabile della tenuta del proprio account e ne subisce tutte le conseguenze di una cattiva gestione. La notifica quindi si considera eseguita. Così come si considera eseguita nel caso in cui il destinatario non abbia aperto il messaggio temendo che si trattasse di un virus o di spam pubblicitario o malevolo.

 

Le cose non cambiano neanche se la Pec finisce, per errore, nella casella di “posta indesiderata” (o anche detta “spam”). Il titolare dell’account è tenuto a controllare periodicamente anche in tale sottocartella per accertarsi che non vi sia finita qualche email Pec importante. La Corte di cassazione ha detto che è compito dell’imprenditore o del professionista non solo munirsi di un indirizzo Pec, ma anche assicurarsi del corretto funzionamento dello stesso, senza che si possa ritenere questo un onere che richieda una diligenza straordinaria.

 

 

La notifica con PEC delle cartelle di pagamento di Equitalia

Anche Equitalia invia ormai le cartelle di pagamento solo con la posta elettronica certificata ai soggetti tenuti ad averla. Per distinguere le email “originali” di Equitalia dal tanti virus che si nascondono con questo nome, si può innanzitutto verificare l’estensione dell’indirizzo email del mittente. In secondo luogo, Equitalia non invita mai a scaricare la cartella di pagamento da un link esterno, ma la allega al messaggio di posta elettronica certificata.

Qualora la mail sia “piena”, la notifica si considera eseguita. Se la mail è invece inattiva perché l’utente non ha rinnovato il servizio. Equitalia invia al destinatario una raccomandata a.r. con cui lo invita a ritirare la cartella presso la Camera di Commercio dove essa stessa l’ha depositata.

 

 

La notifica con PEC dal tribunale

Anche il tribunale può inviare una Pec, come nel caso in cui venga presentato un ricorso per la dichiarazione di fallimento e l’udienza cosiddetta “prefallimentare” debba essere comunicata, dalla cancelleria, all’imprenditore titolare della Pec.

 

 

FAQ

Cosa può essere notificato con Pec?

Non ci sono limiti alla possibilità di utilizzare la Pec. La quale può essere usata per inviare semplici diffide, contestazioni, disdette di contratti, richieste di pagamento.

La Pec viene usata ormai anche da Equitalia per notificare le cartelle di pagamento. Allo stesso modo la può utilizzare il Comune per inviare le multe di violazione del codice della strada.

Anche il Tribunale può utilizzare la Pec per dialogare con aziende e professionisti: si pensi al decreto di fissazione di udienza per un ricorso per fallimento.

Non in ultimo, gli avvocati possono notificare con la posta elettronica certificata eventuali atti di citazione, atti di precetto, decreti ingiuntivi, ecc.

 

 

Che succede se ho smarrito la password della Pec?

Il titolare dell’indirizzo Pec è responsabile della gestione dell’account e, quindi, della tenuta delle password. Lo smarrimento dei dati per accedere al servizio Pec non consente di giustificarsi per la mancata apertura dell’email. L’utente tuttavia può denunciare lo smarrimento al gestore e seguire la procedura per il recupero della password e la creazione di nuove credenziali.

 

 

Che succede se un collaboratore di studio o la segretaria ha cancellato per errore le mie PEC?

Anche in questo caso, il titolare dell’account di posta elettronica certificata è responsabile dell’utilizzo del proprio spazio internet da parte dei collaboratori; pertanto, se questi hanno aperto il suo indirizzo Pec, hanno letto le relative email e, per errore, le hanno cancellate, i messaggi si considerano comunque regolarmente notificati e conosciuti dal destinatario.

 

 

Che significa che la notifica con Pec si considera avvenuta?

Significa che eventuali termini per risposte o impugnare l’atto comunicato iniziano a decorrere dal giorno in cui la Pec è arrivata nella casella del destinatario e non da quando quest’ultimo ha aperto la mail.

 

 

Come fa il mittente a dimostrare di avermi inviato l’email di posta certificata?

Il gestore del servizio Pec invia al mittente, dopo la spedizione della Pec, due messaggi (anch’essi con Pec) i quali attestano:

  • la presa in consegna della richiesta di invio della mail;
  • il recapito della Pec nella casella di posta elettronica certificata del destinatario.

 

Producendo queste due Pec, il mittente dimostra di aver spedito correttamente la Pec al destinatario e, automaticamente, scatta una presunzione di conoscenza del suo contenuto da parte del destinatario stesso. Salvo che questo dimostri la mancata conoscenza per causa a lui non addebitabile (ad esempio un errore del server o del mittente, o un errore di decodifica del messaggio che lo abbia reso illeggibile).

Il mittente deve conservare le due Pec (contenenti le suddette attestazioni) in originale, ossia il relativo file: la semplice stampa, su foglio di carta, delle due Pec inviate dal gestore non sono prova documentale.

 

 

Che succede se un virus ha contagiato il mio computer e non riesco ad accedere alla Pec?

Il proprietario del computer è tenuto a proteggere il proprio sistema con firewall e antivirus in modo da evitare il pericolo di intrusioni illegittime. Così, se un hacker è riuscito ad accedere all’account di posta elettronica certificata di un utente, quest’ultimo resta comunque responsabile e le notifiche inviate al suo indirizzo Pec si considerano valide. In buona sostanza, l’illegittima intrusione di un pirata informatico all’interno dell’indirizzo di posta elettronica certificata non è una valida scusa per far ritenere la comunicazione come mai pervenuta.

 

 

Che succede se il mio indirizzo Pec è “pieno” e l’email certificata torna al mittente?

La notifica si considera come effettuata regolarmente anche se l’email torna al mittente in quanto la casella del destinatario è piena per insufficienza di spazio.

 

 

Che succede se non rinnovo il mio account di posta certificata?

In tal caso la notifica non si considera andata a buon fine. Nel caso di notifica di cartelle di pagamento, in tali ipotesi Equitalia deposita una copia della cartella alla Camera di Commercio (non più al Comune) e ne dà comunicazione al destinatario con raccomandata a.r.

 

 

Che succede se non ho aperto il messaggio perché l’ho scambiato per spam o un virus?

Anche in questo caso non c’è via di uscita per il titolare dell’account, che ne subisce le conseguenze: la notifica si considera ugualmente valida ed efficace.

In ogni caso, per distinguere un’email “originale” dallo spam o dai virus è bene verificare l’indirizzo email del mittente, dalla cui estensione è facile intuire l’indirizzo di partenza.

 

 

Non ho un indirizzo di posta certificata: mi possono fare delle notifiche tramite Pec?

Le notifiche tramite Pec si possono fare solo nei confronti di chi ha attivato un indirizzo di posta certificata. Anche il mittente deve essere munito di un account PEC, altrimenti la notifica non può avvenire. Una Pec non può mai arrivare a un indirizzo di posta ordinaria.

 

 

Ho ricevuto una cartella di pagamento per una multa con Pec, ma l’ho aperta dopo due giorni: da quando decorre il termine di 30 giorni per impugnarla?

La notifica si considera avvenuta alla data di consegna della Pec all’indirizzo del destinatario e non a quella in cui quest’ultimo ha materialmente aperto la posta certificata. La responsabilità per la mancata lettura di una comunicazione o notifica ricevuta a mezzo Pec (Posta elettronica certificata) è da attribuire all’imprenditore, se conseguente ad una sua carenza relativamente alla manutenzione e controllo della casella di posta.

 

 

Non ho letto la Pec perché finita nello spam: la notifica si considera corretta?

Si, la notifica si considera eseguita correttamente – e i termini per l’impugnazione decorrono ugualmente dalla data di consegna nell’indirizzo di posta del destinatario – anche se la Pec è finita nella sottocartella dello spam o della posta indesiderata. È da considerarsi normale diligenza e norma di prudenza verificare tutti i messaggi, anche quelli archiviati come indesiderati, e dotarsi di adeguati sistemi anti intrusione.


[1] Cass. sent. n. 13917/16 del 7.07.2016.

 


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Commenti
2 Ago 2016 ANNALISA PANZAVOLTA

IN CASO DI CHIUSURA AZIENDALE PER FERIE, CHIUNQUE PUO’ INVIARE UNA PEC E DA QUEL MOMENTO FAR PARTIRE I TERMINI DI UNA EVENTUALE DIFFIDA.
E’ CORRETTO ?
IN CASO DI RACCOMANDATA, QUESTA RESTEREBBE IN GIACENZA ED I TERMINI DECORREREBBERO O DALLA CONSEGNA O DAL DECORRERE DEI TERMINI DELLA GIACENZA.
TUTTO QUESTO SIGNIFICA CHE L’AMMINISTRATORE E’ OBBLIGATO A CONTROLLARE LA PEC ANCHE IN CASO DI CHIUSURA AZIENDALE PER FERIE GENERALI.