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Le Guide Pubblicato il 10 agosto 2016

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Le Guide Assemblea di condominio: l’avviso di convocazione

> Le Guide Pubblicato il 10 agosto 2016

Chi può inviare l’avviso di convocazione, l’ordine del giorno, la spedizione e il ricevimento 5 giorni prima dell’assemblea.

Quando, in condominio, si deve discutere di una questione che riguardi l’interesse di tuti i proprietari, lo si deve necessariamente fare in assemblea e quest’ultima deve essere regolarmente convocata con il cosiddetto avviso di convocazione. La correttezza dell’avviso di convocazione è anche condizione per la validità dell’assemblea stessa e delle decisioni assunte. Ecco quindi questa rapida guida su come si scrive un avviso di convocazione dell’assemblea, chi ha il potere di convocare l’assemblea e qual è la procedura richiesta dalla legge.

Chi convoca l’assemblea?

Di norma è l’amministratore che convoca, di propria iniziativa, l’assemblea di condominio. Ha l’obbligo di farlo almeno una volta all’anno, al fine di far approvare il rendiconto entro 180 giorni dalla chiusura dell’anno gestorio.

Anche i condomini possono sollecitare l’amministrazione alla convocazione dell’assemblea stabilendo loro stessi l’ordine del giorno, ma devono essere almeno due e rappresentare 1/6 del valore dell’edificio.

Se l’amministratore non la convoca entro 10 giorni dalla richiesta, gli stessi condomini possono procedere all’autoconvocazione secondo le modalità di legge o con quelle specificamente stabilite dal regolamento di condominio.

Anche un solo condomino può chiedere all’amministratore la convocazione dell’assemblea nei casi di violazione della destinazione d’uso delle parti comuni da parte di un condòmino e quando vuole far realizzare una innovazione di interesse sociale.

Se manca l’amministratore (perché non è stato nominato, deceduto o decaduto), ciascun condomino può convocare l’assemblea ordinaria o straordinaria.

Non rientra in questa ipotesi il caso dell’amministratore dimissionario: questi, infatti, resta in carica fino alla nomina del nuovo amministratore.

Il contenuto dell’avviso di convocazione

Per convocare regolarmente l’assemblea, l’amministratore deve predisporre un apposito avviso di convocazione e comunicarlo a tutti i condomini nelle forme che a breve vedremo.

L’avviso di convocazione deve contenere il giorno, l’ora ed il luogo fissati per lo svolgimento della riunione, nonché l’ordine del giorno.

Di norma l’avviso di convocazione riporta in calce la delega per la partecipazione all’assemblea e ad esso sono allegati alcuni documenti utili per la votazione (come ad esempio il bilancio su cui i condomini dovranno pronunciarsi per l’approvazione).

Il giorno e l’ora della convocazione

Nell’avviso di convocazione deve essere indicato il giorno della prima convocazione dell’assemblea. Di norma, l’avviso indica anche una seconda convocazione, da tenersi nel caso in cui la prima vada deserta o comunque non possa deliberare per un numero insufficiente di partecipanti. La seconda convocazione non può tenersi nello stesso giorno solare della prima, ma almeno il giorno successivo, e in ogni caso non oltre 10 giorni dalla prima.

Il lasso di tempo tra la prima e la seconda convocazione deve essere almeno di una giornata solare (a pena di annullabilità della relativa delibera): è quindi rispettato il termine legale se, ad esempio, la prima assemblea viene convocata per le ore 23 del giorno 10 maggio 2013 e la seconda per le ore 19 del giorno successivo.

Per la data si fa riferimento al calendario civile. Pertanto, se l’assemblea è fissata in un giorno non festivo, ma coincidente con una festa religiosa di uno dei condomini (per es. Ramadam, Pasqua ebraica, ecc.), l’assemblea si considera comunque convocata regolarmente in quanto la partecipazione del condomino, impossibilitato per ragioni di credo religioso, può comunque avvenire a mezzo di persona delegata [1].

La scelta dell’orario deve essere ispirata a criteri di opportunità, evitando, ad esempio, la convocazione in orari lavorativi che non consentirebbero la massima partecipazione ed il raggiungimento delle maggioranze.

Luogo della convocazione

L’avviso di convocazione deve inoltre indicare il luogo della riunione. Se la sede non è stabilita dal regolamento di condominio, essa può essere scelta liberamente dall’amministratore, ma a condizione che si tratti di:

  • una sede situata all’interno del Comune (o nelle immediate vicinanze) in cui si trova l’edificio condominiale e quindi raggiungibile agevolmente da tutti i partecipanti;
  • di una sede che consenta a tutti i condomini di essere presenti e di partecipare ordinatamente alla discussione.

L’assemblea non può svolgersi in un luogo diverso rispetto a quello indicato nell’avviso di convocazione, altrimenti è annullabile.

Ordine del giorno

L’avviso di convocazione deve contenere l’elenco delle materie e degli argomenti che saranno oggetto di discussione in assemblea e sui quali si dovranno adottare le conseguenti decisioni.

L’ordine del giorno non può essere indicato con una dizione generica, ma deve contenere in modo chiaro, specifico, anche se sintetico e non analitico, tutte le materie che saranno trattate, per consentire agli interessati di comprenderne esattamente il tenore e l’importanza, valutare l’opportunità o meno di intervenire alla riunione, le indicazioni da dare a chi eventualmente li rappresenta, le obiezioni o i suggerimenti da poter sollevare [2].

L’eventuale genericità dell’ordine del giorno o la sua incompletezza non comporta necessariamente l’invalidità della delibera condominiale: se il condomino è stato compiutamente informato, seppur in modo diverso dalla comunicazione ufficiale, la convocazione è valida.

Spesso nell’ordine del giorno è inserito il punto “varie ed eventuali“: con questa voce vengono indicate le materie che l’amministratore o i partecipanti intendono trattare a titolo informativo senza però comportare alcuna decisione o votazione. Se, a seguito della discussione scaturita da un argomento ricompreso nella voce “varie ed eventuali”, sorge la necessità di assumere una delibera, l’assemblea deve rimandarne la decisione ad altra successiva riunione.

Entro quando va inviato l’avviso di convocazione?

L’avviso di convocazione deve essere portato a conoscenza di tutti i condomini almeno 5 giorni prima della data fissata per la riunione assembleare, altrimenti l’assemblea può essere annullata.

Il termine dei cinque giorni è inderogabile e va calcolato non contando il giorno stabilito per la riunione, che non viene incluso e conteggiando i 5 giorni all’indietro fino ad arrivare al quinto che viene invece incluso.

L’avviso di convocazione può essere inviato con:

  • raccomandata a.r.,
  • posta elettronica certificata (PEC),
  • fax
  • tramite consegna a mano controfirmata dal ricevente.

Non è valida la mail ordinaria, l’avviso lasciato sotto la porta o nella cassetta delle lettere.

Nella prassi corrente molti amministratori inviano semplici e-mail chiedendo al condòmino di dare l’avviso di ricevimento; in mancanza, scatta la raccomandata.

Come si dimostra il ricevimento dell’avviso di convocazione?

Per la raccomandata vale la data indicata nell’avviso di ricevimento; per la consegna a mani chiedendo di firmare una sottoscrizione di ricevuta; il fax e la PEC invece contengono già, nella ricevuta, la data della consegna.

Se il condomino destinatario della lettera raccomandata è assente, l’avviso si considera validamente consegnato e conosciuto a partire dal momento del rilascio dell’avviso di giacenza.

Se il destinatario della raccomandata è assente da casa la convocazione è valida nel momento del rilascio del relativo avviso di giacenza del plico raccomandato presso l’abitazione del condomino o nella casella di posta.

Se la casa è in comproprietà è sufficiente la consegna dell’avviso ad uno solo dei comproprietari, come in caso di coniugi conviventi e non in contrasto di interessi.

La prova della ricezione non può considerarsi invece raggiunta tramite la semplice affissione dell’avviso nella portineria o tramite la consegna di tutti gli avvisi al portiere incaricandolo di recapitarli a ciascun condomino.

Secondo il Tribunale di Milano [3], il condomìnio ha l’onere di dimostrare che l’avviso di convocazione dell’assemblea sia pervenuto al condòmino in tempo utile per l’assemblea, ovvero nei fatidici cinque giorni. L’avviso di convocazione produce infatti i propri effetti solo a seguito della materiale ricezione da parte del destinatario. A nulla rileva la circostanza che le comunicazioni siano in giacenza presso il portiere. È il condomìnio, ossia l’amministratore, a doversi fare carico di provvedere alle relative comunicazioni in tempo utile.

La norma prevede che l’avviso «deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione». In realtà, secondo la giurisprudenza maturata, non è sufficiente che l’amministratore si limiti a “comunicare” (ovvero ad inviare) l’avviso nel termine indicato, ma è necessario verificare che esso sia effettivamente pervenuto al condòmino, o meglio, nella sfera di conoscibilità del destinatario, nei fatidici cinque giorni.

Anche la cassazione è di questo parere. In una recente sentenza [4], infatti, si chiarisce che grava sull’amministratore l’onere «di provare non solo la spedizione, ma anche che l’avviso di giacenza (adempimento che consente di acquisire conoscenza dell’invio della comunicazione e la conoscibilità del suo contenuto) fosse stato immesso nella cassetta postale del destinatario».

Che succede se i termini previsti per la convocazione dell’assemblea non vengono rispettati?

In tale ipotesi la delibera diventa annullabile il che si traduce nell’obbligo del condòmino di provvedere all’impugnazione del deliberato assembleare facendosi carico di dimostrare la mancata tempestiva e regolare convocazione.

Sotto altro profilo, parallelamente, per evitare brutte sorprese, sarà opportuno attendere che i termini per l’impugnazione siano decorsi prima di dare esecuzione al deliberato assembleare.

note

[1] Trib. Roma sent. n. 10229/2009.

[2] Cass. sent. n. 2999/2010, n. 14560/2004, n. 3634/2000, n. 1511/1997.

[3] Trib. Milano sent. n. 5195/2016 del 27.03.2016.

[4] Cass. sent. n. 13015/2015.

Tribunale di Milano, sez. XIII Civile, sentenza 26 – 27 aprile 2016, n. 5195
Giudice Rota

Ragioni di fatto e di diritto della decisione

Con il presente giudizio A.M.L., sul presupposto di essere proprietaria di alcune unità immobiliari site nello stabile di Via Silvio Pellico n. 1 in Cesano Boscone, ha impugnato la delibera assunta dall’assemblea ordinaria e straordinaria del Condominio di Via Silvio Pellico n. 1 in Cesano Boscone in data 24 febbraio 2014 (per reperire la delibera vedi il doc. n. 2 fascicolo parte attrice) facendo valere i seguenti profili di doglianza:
1) violazione degli artt. 1136 c.c. e 66 delle disposizioni di attuazioni al c.c. per il fatto che l’avviso di convocazione dell’assemblea del Condominio di Via Silvio Pellico n. 1 in Cesano Boscone, tenutasi in prima convocazione in data 22 febbraio 2014, le è stato comunicato per il tramite del custode del predetto Condominio in data 18 febbraio 2014 senza il rispetto del termine minimo di cinque giorni a far data dall’adunata assembleare di prima convocazione, con conseguente annullabilità dell’intero deliberato assembleare;
2) violazione dell’art. 1123 c.c. con riferimento al punto numero uno dell’ordine del giorno che ha approvato il consuntivo per l’esercizio di gestione 2012/2013 avendole addebitato spese personali per complessivi Euro 5.071,84, con conseguente nullità in parte qua della delibera stante il fatto che assemblea aveva esercitato un potere che non le spettava;
3) eccesso di potere con riferimento al punto numero sette dell’ordine del giorno che aveva deliberato di proseguire la vertenza legale intercorrente con la condomina A.M.L. in merito alla pratica ““Piccola Nursery”, “, con conseguente annullabilità in parte qua della delibera stante il fatto che la volontà
dei condomini si era formata su informazioni errate e non aderenti al dato reale. Si è costituito il Condominio di Via Silvio Pellico n. 1 in Cesano Boscone contestando in fatto e diritto delle avverse pretese ed instando per il rigetto delle domande attoree. Per ciò che interessa in questa sede il Condominio di Via Silvio Pellico n. 1 in Cesano Boscone ha replicato:
1) quanto alla asserita violazione degli artt. 1136 c.c. e 66 delle disposizioni di attuazioni al c.c. per il fatto che, a detta della difesa di parte attrice, l’avviso di convocazione dell’assemblea del Condominio di Via Silvio Pellico n. 1 in Cesano Boscone fissata in prima convocazione per il 22 febbraio 2014, le sarebbe stato comunicato soltanto in data 18 febbraio 2014 senza il rispetto del termine minimo di cinque giorni previsto dalla legge, che le convocazioni assembleari destinate ai condomini erano già disponibili per tutti in data 16 febbraio 2014, non potendo inficiare il deliberato assembleare il fatto che la L. avesse provveduto a ritirare il proprio plico soltanto due giorni dopo quando oramai il termine di cinque giorni era spirato;
2) quanto all’addebito delle spese personali per complessivi Euro 5.071,84 a carico della condomina A.M.L., che l’assemblea dei condomini, con successiva deliberazione datata 27 marzo 2015 (per reperire la delibera vedi il doc. n. 1 fascicolo parte convenuta), aveva provveduto a modificare il consuntivo per l’esercizio di gestione 2013/2014 avendo stornato i relativi importi a carico dell’intera collettività condominiale con esclusione della condomina L.;
3) quanto infine alla questione dell’asserito eccesso di potere con riferimento al punto numero sette dell’ordine del giorno che aveva deliberato di far proseguire al Condominio la vertenza legale intercorrente con la condomina A.M.L. in merito alla pratica “Piccola Nursery”, che tale profilo di doglianza era del tutto sfornito di fondamento alcuno posto che tra la condomina A.M.L. ed il Condominio di Via Silvio Pellico n. 1 in Cesano Boscone era pendente un giudizio di merito avente ad oggetto l’accertamento della proprietà dell’unità immobiliare denominata “Piccola Nursery” per il quale non era stato trovato alcun accordo tra le parti di causa.
Questi i fatti di causa, il Tribunale ritiene di accogliere l’impugnazione azionata dalla parte attrice A.M.L. per i motivi di seguito indicati.
A.M.L. ha riferito di avere avuto in consegna dal custode l’avviso di convocazione assembleare per le date del 22/24 febbraio 2014 indicate rispettivamente per la prima e per la seconda convocazione soltanto in data 18 febbraio 2014 in violazione del combinato disposto degli artt. 1136 c.c. e 66 delle disposizioni di attuazioni al c.c. che richiedono che l’avviso di convocazione dell’assemblea debba essere comunicato al condomino, a pena di invalidità dell’intero deliberato, almeno cinque giorni prima rispetto alla data dall’adunata assembleare di prima convocazione: di contro il Condominio convenuto ha genericamente replicato che le convocazioni assembleari destinate ai condomini erano già disponibili in data 16 febbraio 2014 senza però avere dato la prova della suddetta circostanza; stante la natura di atto recettizio dell’avviso di convocazione assembleare e la mancata prova del fatto che la condomina L. abbia ricevuto l’avviso di convocazione dell’assemblea del Condominio di Via Silvio Pellico n. 1 in Cesano Boscone fissata in prima convocazione in data 22 febbraio 2014 in tempo utile, vale a dire almeno cinque giorni prima come richiesto dalla legge, consegue la declaratoria di annullabilità dell’intero deliberato assembleare assunto in data 24 febbraio 2014 per violazione di legge.
Tale conclusione esime il Giudice dal vagliare gli ulteriori profili di doglianza di parte attrice; ciononostante si ritiene utile spendere qualche considerazione in merito alle ulteriori doglianze di parte attrice ed asserire che:
1) quanto all’impugnazione per eccesso di potere del punto numero sette dell’ordine del giorno del deliberato assembleare assunto in data 24 febbraio 2014 nella misura in cui i condomini avevano deciso di far proseguire al Condominio la vertenza legale intercorrente con l’attrice A.M.L. in merito alla pratica ““Piccola Nursery”, “, non sussiste alcun eccesso di potere atteso che tra la condomina A.M.L. ed il Condominio di Via Silvio Pellico n. 1 in Cesano Boscone risultava essere pendente un giudizio di merito avente ad oggetto l’accertamento della proprietà dell’unità immobiliare denominata “Piccola Nursery” per il quale non era stato al momento trovato alcun accordo tra le parti di causa (vedi il doc. n. 6 fascicolo parte convenuta): legittima pertanto si palesava la decisione dei condomini di voler proseguire il contenzioso stante l’assenza di alcun intento conciliativo tra i contendenti;
2) fondata al contrario si palesa la doglianza di nullità del deliberato assembleare assunto in data 24 febbraio 2014 nella misura in cui ha approvato il consuntivo per l’esercizio di gestione 2012/2013 avendo addebitato alla condomina L. spese personali per complessivi Euro 5.071,84: ad avviso di chi scrive l’assemblea ha in parte qua esercitato un potere che non le spettava ex art. 1135 c.c., non rientrando tra le prerogative assembleari quelle di addossare ai condomini fantomatiche spese di natura personale posto che l’assemblea non è dotata di autodichiare non può farsi giustizia da sé.
Le spese di lite seguono la soccombenza e vanno addossate al Condomino convenuto nella misura di cui al dispositivo in quanto parte soccombente.

P.Q.M.

Il Tribunale di Milano, XIII Sezione Civile, definitivamente pronunciando nella causa fra le parti di cui in epigrafe, ogni altra istanza, domanda ed eccezione disattesa, così provvede:
1) In accoglimento dell’impugnazione spiegata dall’attrice A.M.L., annulla la delibera assunta dall’assemblea ordinaria e straordinaria del Condominio di Via Silvio Pellico n. 1 in Cesano Boscone in data 24 febbraio 2014;
2) Condanna il Condominio di Via Silvio Pellico n. 1 in Cesano Boscone al pagamento delle spese di lite sostenute da A.M.L., spese liquidate in Euro 150,00 per anticipazioni ed Euro 2.500,00 per compenso di avvocato, oltre rimborso forfettario spese generali 15,00 %, IVA e CPA come per legge.

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