10 consigli per raddoppiare la produttività nel lavoro
Editoriali
15 Ago 2016
 
L'autore
Noemi Secci
 


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10 consigli per raddoppiare la produttività nel lavoro

Il decalogo per ottimizzare l’organizzazione del proprio lavoro ed aumentare la produttività ritagliando anche degli spazi per sé stessi.

 

Lavorare in proprio offre sicuramente una notevole libertà di organizzazione rispetto a chi lavora come dipendente ed è vincolato ai ritmi dell’azienda: tuttavia, anche i lavoratori autonomi hanno delle precise scadenze ed il doversi organizzare da sé, spesso, si rivela un’arma a doppio taglio.

Spesso, difatti, ci si ritrova con un mucchio di scadenze accumulate, con i relativi adempimenti da smaltire all’ultimo secondo e si finisce per lavorare sino a tarda notte, senza un attimo di respiro; altre volte ci si ritrova impantanati in una fase di lavoro che sembra senza via d’uscita, altre volte ancora si butta un’intera mattinata a rispondere alle mail…Insomma, “perdere la bussola”, quando si lavora da soli, è molto facile: esistono, però, dei semplici suggerimenti da seguire per essere più produttivi, sfruttando al massimo il tempo a disposizione e ritagliando anche dei momenti per sé.

 

 

1- Darsi delle priorità e non accettare qualsiasi incarico

Chi accetta più lavori di quelli che potrebbe verosimilmente riuscire a svolgere finisce per non portarli a termine o per portarli a termine a metà: in questo modo, restano insoddisfatti i clienti e i committenti, per un incarico svolto con un impegno insufficiente, ma è insoddisfatto anche il lavoratore che, pur avendo impegnato il 100% del proprio tempo, non ottiene il riconoscimento sperato ( e molto probabilmente dovrà ritornare sul lavoro svolto male per correggerlo).

Meglio, allora, scegliere, tra più proposte, quelle più remunerative o più importanti per la nostra carriera, anche in un’ottica di continuità dei rapporti con determinati clienti o committenti: per esempio, è consigliabile, tra un cliente affezionato che ci ha affidato diversi incarichi ed un cliente sconosciuto, scegliere chi ha già riposto fiducia in noi tante volte.

 

 

2- Delegare

Se ti dispiace dire di no o non riesci a farlo, delega i compiti ad altre persone: avere una squadra, per quanto piccola, è fondamentale perché è impossibile fare tutto da soli. Certamente, si deve mettere in conto, almeno i primi tempi, di dover “perdere tempo” ad istruire chi collabora con noi: bisogna mettere questo tempo in conto, però, non come vera e propria perdita, ma come investimento.

La regola vale anche per i compiti familiari: nonostante tu lavori da casa, stai comunque lavorando e non puoi occuparti di tutte le faccende domestiche o dell’accompagnamento dei figli a scuola o allo sport. Dividi questi compiti con i familiari meno impegnati di te.

 

 

3- Darsi scadenze e orari precisi

Per ottimizzare la produttività, è opportuno che ti dia non solo delle scadenze precise, ma anche degli orari: ad esempio, “entro le ore 10 terminare la consulenza x”; in questo modo avrai una migliore resa e motivazione data dalla scadenza imminente e non perderai tempo dilungandoti in aspetti inutili.

 

 

4- Ritagliarsi degli spazi per il tempo libero

È importante che tu riesca a darti degli orari precisi anche per il tempo da trascorrere in famiglia o per te stesso, per allenarti o per i tuoi hobbies (ad esempio dalle 16 alle 17 nuoto); in questo modo eviterai di dilungarti all’infinito e di trovarti a fine serata col lavoro accumulato perché gli impegni familiari e personali hanno preso il sopravvento, ma sarai riuscito, nel contempo, a “staccare la spina” dedicandoti alle tue attività preferite.

 

 

5- Non restare impantanati

Quando ti ritrovi impantanato nel lavoro, in una fase che non porta a nulla, passa immediatamente a un altro incarico il cui svolgimento era già pianificato: così eviterai di perder tempo e, staccando la spina e smettendo di fissare i pensieri sempre sugli stessi punti, molto probabilmente troverai la soluzione mentre stai facendo altro.

 

 

6- Evitare le distrazioni

Per svolgere i vari incarichi, isolati il più possibile ed evita le distrazioni: ad esempio, se ti sei dato un orario (devo aver terminato l’articolo entro le ore 10) rinvia la visualizzazione delle mail e qualsiasi altra attività a lavoro terminato.

 

 

7- Limitare il controllo delle mail

Proprio in merito alle mail, è opportuno darsi non più di 4 scadenze alla giornata per il controllo ed evitare, dunque, di leggerle e rispondere ogni 5 minuti; segui gli alert (cioè gli avvisi che ti informano dell’arrivo di una nuova comunicazione), se li hai attivati, solo quando indispensabile (ad esempio se aspetti un messaggio davvero urgente).

 

 

8- Evitare di trattenersi al telefono

Rispondere al telefono è importante: tuttavia, se non si tratta di un cliente o committente fondamentale e la telefonata arriva mentre sei intento al lavoro, è meglio dire che sei o in riunione o in compagnia di clienti e farti richiamare in un orario più comodo. Se sai già che chi ti telefona è una persona che ti fa solo perdere tempo, chiedigli di scrivere una mail, spiega che hai poco tempo e che tenterai di rispondergli più avanti, appena sarai più libero (se è solo un perditempo a cui non è possibile vendere alcun servizio, demorderà dopo qualche rinvio). Se si tratta di una persona che maschera una vera e propria richiesta di servizi con una semplice richiesta informazioni, spiegagli che ciò che ti sta domandando è una prestazione che deve essere retribuita: se è interessato, pagherà per ciò che richiede, altrimenti non si farà più sentire. Tu, in ogni caso, non avrai sprecato il tuo prezioso tempo.

 

 

9- Prendersi una pausa totale durante le fasi negative

Se si sta attraversando un momento totalmente negativo, meglio ritagliarsi un periodo di totale libertà, essendo ben consci che, finita la pausa, ci si dovrà impegnate il doppio.

Tuttavia, nei casi in cui le proprie facoltà sono al limite, anche un solo giorno di pausa fa miracoli e offre, successivamente, una maggiore produttività.

 

 

10- Evitare le persone e i pensieri negativi

Se, infine, ti ritrovi impantanato nella cosiddetta “fase lagna”, o pessimistica (fase solitamente indotta dal frequentare determinati “personaggi negativi”, ossia da persone che riescono a farti vedere il lato negativo di ogni aspetto della tua vita), in cui ti senti sottostimato, sottopagato, sfruttato e ti vedi nel futuro senza prospettive e in un angolo della strada, pensa:

 

– a tutti i successi e i traguardi ottenuti sino a oggi: guarda, cioè, il bicchiere mezzo pieno;

– ai sacrifici fatti per arrivare sin qui e al fatto che in un passato non troppo remoto ti trovavi sicuramente in una situazione peggiore (ad esempio, pensa ai lavori e ai sacrifici fatti da giovane, durante gli anni degli studi);

– al fatto che hai già affrontato situazioni negative nella vita e sei riuscito a superarle: se si dovessero ripresentare, riuscirai a rimboccarti le maniche e a superarle di nuovo, ma è inutile fasciarsi la testa prima del tempo pensando che qualcosa di terribile possa capitarti. Si tratta di pensieri inutili e dannosi, che ti condizionano negativamente. Affronta un problema alla volta e vivi il presente.


 


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