Data Certa Online: la validazione temporale con valore legale
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2 Set 2016
 
L'autore
Carlos Arija Garcia
 


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Data Certa Online: la validazione temporale con valore legale

Disponibile online su LetteraSenzaBusta il servizio Data Certa. Il portale lo offre in esclusiva dopo che Poste Italiane ha dismesso quello cartaceo.

 

Dal 1 aprile 2016, Poste Italiane ha dismesso il servizio di Data Certa presso i propri uffici. Un servizio tramite il quale veniva immediatamente annullato un francobollo con un timbro postale, apposto sul primo foglio di un documento di corpo unico o rilegato, allo scopo di evitare che venissero aggiunte o tolte delle pagine. Insomma, una procedura che sapeva di “vecchio” e che oggi non esiste più. Ma, a questo punto, come si può validare un documento informatico ed avere la certezza che non venga manomesso e che abbia, comunque, valore legale?

Sparito il servizio di Poste Italiane, l’alternativa si trova online. Viene offerta in esclusiva dal sito www.letterasenzabusta.com. Senza muoversi da casa ed in pochi minuti, singoli cittadini, aziende e professionisti possono apporre una validazione temporale certa a tutti i documenti di cui è necessario provare l’esistenza, come:

  • fatture o registro Iva di vendite ed acquisti;
  • inventari, libro giornale e libro unico del lavoro;
  • atti, contratti, ordini, dichiarazioni e testamenti;
  • documenti di valutazione dei rischi;
  • scritture private, contratti di trasporto o di prestiti tra familiari.

Tramite questo servizio, si può apporre data certa anche a documenti cartacei come scritture private, atti o contratti cartacei dopo averli scannerizzati con un semplice scanner e caricando il relativo file pdf sul portale LetteraSenzaBusta

 

 

Come funziona il servizio Data Certa per validare un documento

Con il servizio Data Certa è possibile validare temporalmente anche un solo documento informatico di un massimo di 50 pagine o di 25 MB senza dover sottoscrivere un abbonamento annuale, ma pagando solo per il singolo servizio. Inoltre, i pacchetti eventualmente acquistati non hanno alcuna scadenza.

I passi da fare per validare temporalmente un documento informatico, dopo essersi recati sul portale letterasenzabusta.com, sono questi:

  • caricare il pdf da validare tramite un upload sicuro (ad esempio con i protocolli https oppure ssl);
  • registrarsi gratuitamente al sito inserendo i dati richiesti;
  • effettuare il pagamento online del servizio, tramite PayPal o carta di credito;
  • scaricare e visualizzare il documento validato ai fini legali.

 

Il documento viene sottoposto ad alcuni processi informatici, in conformità alle regole tecniche disposte dalla legge [1].

 

Il pdf caricato viene messo in sicurezza grazie al timbro digitale SecurePaper, cioè un contrassegno elettronico rappresentato da un codice QR apposto sul certificato di data certa. Questo certificato è un foglio aggiuntivo creato dal software del portale che servirà come copertina del pdf originale. In questo modo, viene garantito che il documento non sia stato alterato, manomesso o falsificato.

Fatto questo, il software aggiunge al pdf già messo in sicurezza una marca temporale emessa da un certificatore accreditato presso la Time Stamping Authority (TSA). Questa marca conferisce un riferimento temporale certo, cioè, appunto, una “data certa” (e un’ora precisa) dell’esistenza del documento, legalmente valida ed opponibile a terzi.

 

Terzo passaggio, la conservazione sostitutiva eseguita da un conservatore accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Viene così garantita l’integrità del documento, la leggibilità e la reperibilità per 10 anni, inclusa la sua validità legale che acquisisce valore probatorio in giudizio [2]. Il documento può essere cercato e visualizzato 24 ore al giorno durante tutto l’anno nell’area riservata all’utente presso il portale letterasenzabusta.com.

Il risultato? Eccolo qua. Si tratta del primo documento informatico validato tramite il servizio Data Certa Online. Un pdf composto da 36 pagine in formato A4 compreso il Certificato di Data Certa.

 

 

Validare un documento informatico: garanzie e costi di Data Certa

Il portale LetteraSenzaBusta offre il servizio Data Certa per validare un documento informatico con quattro garanzie:

  • la non manomissione o falsificazione del documento grazie al contrassegno elettronico;
  • la certezza dell’esistenza del documento grazie all’associazione tra data e ora legalmente valide;
  • l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità nel tempo del documento;
  • la riservatezza, nel massimo rispetto della legge sulla privacy.

 

Quanto costa validare un documento informatico con Data Certa?

Il prezzo include il caricamento del file, la messa in sicurezza con il timbro digitale, la marca temporale, la generazione del certificato e la conservazione sostitutiva a norma di legge per 10 anni per ogni singolo documento, che varia a seconda del pacchetto scelto.

Validare un singolo documento costa 5 euro, per un pacchetto da 25 documenti si paga 99 euro, 159 euro per un pacchetto da 50 documenti e 249 euro per un pacchetto da 100 documenti.


[1] DPCM 22 febbraio 2013 e 13 novembre 2014.

[2] Art. 2704 cod. civ.

 

Autore immagine: Pixabay

 


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