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Lo sai che? Pubblicato il 3 settembre 2016

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Lo sai che? I registri di cancelleria non valgono come certificazioni

> Lo sai che? Pubblicato il 3 settembre 2016

Non hanno valore di prova privilegiata e non fanno pubblica fede i dati che risultano dai registri tenuti dalle cancellerie dei tribunali.

Benché custoditi in luogo chiuso e non accessibile al pubblico, benché redatti solo dai cancellieri autorizzati che sono pubblici ufficiali, i dati risultanti dai registri di cancelleria non hanno valore certificatorio e non possono valere come prova privilegiata in quanto privi del carattere di ufficialità. È questo il nuovo principio di diritto fissato dalla Cassazione con una recente sentenza [1], in netta contrapposizione con il precedente del 2007 [2].

La vicenda

Un avvocato, nel verificare su un registro di cancelleria la data di rinvio di un’udienza, non si era accorto che il giorno ivi indicato era stato erroneamente indicato dal cancelliere (per una semplice svista) rispetto a quello – invece corretto – riportato sul verbale di udienza. Pertanto, il difensore non aveva partecipato alla discussione della causa, facendo affidamento su quanto invece letto sul registro. In particolare, l’imputato era stato condannato in quanto il suo difensore aveva fatto affidamento sul registro di cancelleria delle udienze dibattimentali che riportava un data errata, posteriore a quella in cui la sentenza era stata pronunciata.

Nel chiedere una remissioni in termini, non trattandosi di errore determinato da propria colpa, l’avvocato si è visto respingere la richiesta. Ben avrebbe fatto il difensore – ammoniscono i giudici della Cassazione – a confidare solo su quanto riportato dal provvedimento del giudice.

Sempre meglio chiedere al cancelliere il fascicolo

L’espressa limitazione all’accessibilità ai registri di cancelleria al solo personale autorizzato, amministrativo o giudiziario, con esclusione del pubblico, delle parti e dei loro difensori, esclude l’ufficialità del registro mod. 16 e la ostensibilità a soggetti diversi dal personale di cancellaria e giudiziario. Pertanto l’errore di trascrizione operato dal cancelliere sul registro non ha alcun rilievo, “posto che – si legge nella sentenza – l’unico atto dotato di pubblica fede è costituito dal verbale di udienza, unico atto processuale liberamente accessibile dalla parte interessata, nel quale risulta riportata la corretta annotazione nella data del rinvio”.

Con l’avvento del processo civile telematico, le cose sono cambiate, almeno in parte. La consultazione avviene online e il provvedimento del giudice con cui questi dispone la data dell’udienza di rinvio (emesso con ordinanza resa fuori udienza) viene normalmente comunicato agli avvocati tramite posta elettronica certificata. Dunque, la verifica della corretta data avviene già attraverso l’unico documento ufficiale, ossia il verbale di udienza stesso. Il problema potrebbe porsi allora in tutti gli altri casi. Questo perché – come detto dalla Corte – i dati contenuti in un registro di cancelleria non hanno alcun valore per le parti e i loro difensori.

note

[1] Cass. sent. n. 35864/2016.

[2] Cass. sent. n. 35616/2007.

Corte di Cassazione, sez. III Penale, sentenza 31 maggio – 31 agosto 2016, n. 35864
Presidente Rosi – Relatore Scarcella

Ritenuto in fatto

1. Con sentenza emessa in data 4/11/2014, depositata in data 21/11/2014, il tribunale di SANTA MARIA CAPUA VETERE dichiarava P.L. colpevole del reato di cui all’art. 137, comma primo, d.lgs. n. 152 del 2006 perché, nella qualità descritta nell’imputazione, effettuava scarichi di acque reflue industriali provenienti dall’attività predetta senza autorizzazione.
2. Ha proposto ricorso P.L. , a mezzo di difensore fiduciario cassazionista, impugnando la sentenza predetta con cui deduce un unico motivo, di seguito enunciato nei limiti strettamente necessari per la motivazione ex art. 173 disp. att. cod. proc. pen..
2.1. Deduce, con tale unico motivo, il vizio di cui all’art. 606, lett. c), cod. proc. pen. per inosservanza degli artt. 178, lett. c) e 179, comma primo, cod. proc. pen..
In sintesi la censura investe la sentenza impugnata in quanto, sostiene il ricorrente, l’imputato, tratto a giudizio all’udienza del 16 maggio 2014, non era stato a tale udienza giudicato in quanto il processo non veniva celebrato per adesione dell’allora difensore di fiducia all’astensione proclamata dall’Avvocatura con conseguente sospensione del processo e rinvio ad altra data; il precedente difensore di fiducia, successivamente recatosi presso la cancelleria al fine di controllare la data del rinvio dell’udienza, venne invitato dal personale di cancelleria a verificare la data di rinvio nel registro di cancelleria delle udienze dibattimentali; su tale registro risultava che il processo era stato rinviato all’udienza del 24/11/2014 (viene allegata al ricorso copia del registro delle udienze dibattimentali); all’udienza il difensore di fiducia compariva ma appurava che nessun processo a carico dell’attuale ricorrente vi era all’udienza del 24/11/2014, come risultante dal ruolo del giudice di quel giorno e, chiedendo informazioni in cancelleria, apprendeva che il processo si era celebrato all’udienza del 4/11/2014, e concluso con la sentenza di condanna qui impugnata; vi sarebbe pertanto la nullità assoluta come sopra dedotta, atteso che il precedente difensore non era comparso per causa a lui non imputabile ma per un errore di trascrizione da parte della cancelleria che aveva annotato sul registro dell’udienza dibattimentale una data di rinvio di udienza diversa rispetto quella effettivamente tenuta; non vi sarebbe dubbio circa il carattere di ufficialità del registro essendo necessario che nei registri di cancelleria i dati contenuti siano annotati con completezza e precisione; tale caratteristica di ufficialità sarebbe confermata anche dall’articolo 2, comma terzo, del regolamento di esecuzione, cod. proc. pen..

Considerato in diritto

3. Il ricorso dev’essere rigettato perché infondato.
4. Ed invero, sulla questione della nullità ai sensi dell’articolo 178 del codice di procedura penale per la erroneità della data riportata nella registro modello 16 del Tribunale, va qui evidenziato quanto di recente sottolineato da una decisione di questa Corte (Corte di Cassazione, sez. V, sentenza n. 5043 dell’8 febbraio 2016, non massimata).
È opportuno infatti ricordare che in base alla legge 2/12/1991, n. 399, le modalità di tenuta dei registri previsti dai codici o da leggi speciali, comunque connessi all’espletamento delle attribuzioni e dei servizi svolti dagli uffici giudiziari, sono determinate con decreto del Ministro della Giustizia.
In esecuzione di detta legge sono stati emanati in data 27 marzo 2000 il decreto ministeriale n. 264 – che ha dettato norme sulla tenuta dei registri, prescrivendone la tenuta (di regola) in modo informatizzato, sul numero e tipo di registri che ciascun ufficio giudiziario deve tenere, e sulla raccolta dei provvedimenti nell’archivio digitale – nonché il D.M. 24 maggio 2001, che ha approvato le regole procedurali relative alla tenuta dei registri informatizzati. Anche dopo l’emanazione dei decreti previsti dalla legge n. 339/91 ha però conservato rilevanza, in materia penale, il D.M. 30 settembre 1989 – che aveva previsto i nuovi registri in materia penale, tra i quali il Mod. 16 “Registro generale” – poiché il D.M. n. 264 del 2000 ha individuato i nuovi registri solo per la materia civile.
5. Tanto premesso, al fine di rilevare come sia destituita di fondamento la tesi difensiva secondo cui quanto risultante dal registro mod. 16 assumerebbe crisma di “ufficialità”, è sufficiente richiamare il disposto dell’art. 2, comma terzo, del predetto D.M. 30/09/1989, n. 334 (Regolamento per l’esecuzione del codice di procedura penale), norma che espressamente prevede che “i registri sono tenuti in luogo non accessibile al pubblico e possono essere consultati solo dal personale autorizzato“. Proprio la espressa previsione normativa che limita l’accessibilità ai registri di cancelleria (ivi incluso quindi il mod. 16) al solo personale autorizzato (intendendo, ovviamente, la norma riferirsi al personale amministrativo o giudiziario, con esclusione del pubblico – ivi compresi parti e difensori – ciò che si desume dalla chiara indicazione normativa per la quale i registri devono essere tenuti in luogo “non accessibile al pubblico“) esclude l’ufficialità del registro mod. 16 e la ostensibilità del medesimo a soggetti diversi dal personale di cancelleria e giudiziario. Ne discende, pertanto, che l’errore di trascrizione operato dal cancelliere sul predetto Registro mod. 16 non ha alcun rilievo nel caso in esame, posto che – in assenza di omessa o tempestiva informazione da parte del sostituto di udienza al difensore di fiducia assente all’udienza medesima (arg. ex Sez. U, n. 8285 del 28/02/2006 – dep. 09/03/2006, Grassia, Rv. 232906) – l’unico atto dotato di pubblica fede è esclusivamente costituito dal verbale di udienza, unico atto processuale liberamente accessibile dalla parte interessata al processo, nel quale risulta riportata la corretta annotazione nella data del rinvio.
Sul punto, osserva il Collegio, non può condividersi l’opposta affermazione contenuta in un precedente di questa Corte secondo cui il registro utilizzato dalle cancellerie giudiziarie per l’annotazione del deposito delle minute delle sentenze, benché sia un registro sussidiario e quindi non obbligatorio, è atto pubblico fidefaciente e quindi ha valore di prova documentale (Sez. 2, n. 35616 del 13/07/2007 – dep. 27/09/2007, Acampora e altri, Rv. 237167). Ed infatti, l’argomentazione, contenuta nella motivazione della predetta sentenza (“….se ne può dedurre, non soltanto il carattere pubblico del registro stesso, ma anche il necessario contenuto di verità delle relative annotazioni, essendo esse destinate, appunto, ad attestare – per le importanti finalità di cui si è detto – i dati che il funzionario di cancelleria provvedeva ad aggiornare, dando atto delle circostanze che cadevano sotto la sua diretta percezione. Fra le quali, innanzi tutto, proprio il deposito delle minute delle sentenze….“) è contraddetta dalla espressa previsione dell’art. 2, comma terzo, citato che espressamente prevede che “i registri sono tenuti in luogo non accessibile al pubblico e possono essere consultati solo dal personale autorizzato“, escludendo invero la legge stessa la “pubblicità” dei registri e ribadendo la finalità meramente “interna” delle annotazioni riportate sui medesimi, desumibile dalla chiara indicazione della limitazione dell’accesso al solo “personale” autorizzato, espressione che ovviamente delimita la categoria dei soggetti autorizzabili ai soli appartenenti all’Amministrazione della Giustizia, ossia gli appartenenti ai ruoli del personale amministrativo e ai ruoli del personale di magistratura.
6. Non v’è dubbio, diversamente, che l’unico atto ostensibile e fidefaciente, invece, riportasse la data corretta del rinvio. Ed infatti questa Corte, attesa la natura processuale dell’eccezione, ha doverosamente operato un accesso agli atti processuali come consentitole (atteso che, in tema di impugnazioni, allorché sia dedotto, mediante ricorso per cassazione, un “error in procedendo” ai sensi dell’art. 606, comma 1, lett. c)- cod. proc. pen., la Corte di cassazione è giudice anche del fatto e, per risolvere la relativa questione, può accedere all’esame diretto degli atti processuali: per tutte, Sez. U, n. 42792 del 31/10/2001 – dep. 28/11/2001, Policastro e altri, Rv. 220092), rilevando come dal verbale di udienza emergesse chiaramente il rinvio al 4 novembre 2014.
Conclusivamente – pur rilevandosi l’assorbente inadempimento dell’obbligo di comunicare la data del rinvio, gravante sul difensore d’ufficio che sostituiva il difensore di fiducia all’udienza del 16/05/2014 per le ragioni dianzi evidenziate -, sarebbe stato in ogni caso onere del difensore fiduciario assente all’udienza accedere al fascicolo processuale, pretendendone l’esibizione – e non limitarsi invece ad accedere al Registro, pur se invitato inopinatamente a farlo dal personale di cancelleria, non essendo il difensore soggetto autorizzabile ex art. 2, comma terzo, D.M. n. 334 del 1989 – e verificare al suo interno la presenza del verbale di udienza in cui era annotata la data corretta del rinvio, non potendo invece attribuirsi valenza a quanto annotato sul Registro modello 16 in quanto, come anticipato, lo stesso costituisce un atto interno e non fidefaciente quanto per ciò che rileva in questa sede – alla data di rinvio dell’udienza in esso riportata.
7. Deve, pertanto, essere affermato il seguente principio di diritto:
I registri di cancelleria previsti dal D.M. n. 334 del 1989, poiché per espressa previsione di legge (art. 2, comma terzo) sono tenuti in luogo non accessibile al pubblico e possono essere consultati solo dal personale autorizzato, non rivestono per le parti ed i loro difensori carattere di ufficialità né possono essere considerati fidefacienti circa il loro contenuto, attesa la loro valenza meramente interna e l’assenza del carattere di pubblicità (Fattispecie relativa ad un’annotazione errata sul Registro mod. 16 circa la data di rinvio di un’udienza, invece correttamente indicata nel verbale di udienza, in cui la Corte ha escluso che potesse configurarsi la nullità ex art. 178, cod. proc. pen.)“.
8. Il ricorso dev’essere conclusivamente rigettato, seguendo la condanna del ricorrente al pagamento delle spese processuali.
Solo per completezza, rileva il Collegio, il termine di prescrizione del reato non è ancora decorso, atteso che, alla data di iniziale maturazione (25/10/2015) devono essere aggiunti 326 gg. di sospensione (dal 9/10/2013 al 12/03/2014 e dal 16/05 al 4/11/2014 per adesione del difensore all’astensione proclamata dalla categoria professionale di appartenenza), con conseguente nuova individuazione del termine di prescrizione massima alla data del 15/09/2016, successiva alla decisione di questa Corte.

P.Q.M.

La Corte rigetta il ricorso e condanna il ricorrente al pagamento delle spese processuali.

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