La notifica in proprio degli avvocati
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28 Ott 2016
 
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La notifica in proprio degli avvocati

PCT, processo civile telematico, chi può notificare, la notifica in proprio a mezzo posta elettronica certificata (Pec).

 

Rivoluzione epocale nel sistema delle notifiche civili (e non solo) è stata rappresentata dalla promulgazione della legge 21 gennaio 1994, n. che autorizza gli avvocati alla notifica in proprio a mezzo del servizio postale o direttamente mediante consegna a mano ad altro avvocato senza intermediazione dell’Ufficiale Giudiziario. La riforma ha avuto compimento con l’introduzione dell’art. 3bis ad opera dell’art. 16quater, comma1, lett. d) del D.L. 179/2012, conv. in L. 221/2012, come inserito dall’art. 1, comma 19, n. 2 della L. 228/2012, che ha di fatto sopperito alle attuali difficoltà di digitalizzazione delle notifiche a mezzo UNEP con la possibilità per l’avvocato di effettuare in proprio una notifica con l’uso della Posta Elettronica Certificata.

 

La legge prevede la tenuta di uno speciale Registro Cronologico che deve avere le caratteristiche stabilite dal D.M. 27-5-1994; il Registro può anche essere costituito da moduli continui uso computer e dovrà essere numerato e vidimato in ogni mezzo foglio dal Presidente dell’Ordine o da un Consigliere delegato.

Su tale Registro (non necessario per le notifiche a mezzo Posta Elettronica Certificata) vanno annotate giornalmente le notifiche effettuate In particolare, oltre al numero d’ordine progressivo, sul Registro occorre sempre annotare:

 

— il cognome e nome (o la ragione sociale) del cliente;

— la natura dell’atto notificato (citazione, precetto, ecc.);

— l’Ufficio Giudiziario avanti il quale si procede;

— il cognome, il nome (o la ragione sociale) e l’indirizzo del destinatario della notifica.

 

Il numero del cronologico è uguale in caso di notifica di uno stesso atto a più parti.

 

La notifica (tradizionale o “cartacea”) effettuata in proprio dall’avvocato si compone di due modalità:

  • la Notificazione a Mezzo Posta
  • quella diretta a mani di altro avvocato

 

Per la notificazione a mezzo posta occorre annotare sul Registro:

— il numero della raccomandata;

— l’Ufficio Postale al quale il plico è stato consegnato;

— la data di consegna all’Ufficio Postale;

— la data in cui il plico è stato consegnato al destinatario ovvero, in caso di mancata consegna, la data in cui il plico è stato depositato presso l’Ufficio Postale (dal quale decorrono i dieci giorni perché la notifica possa considerarsi formalmente avvenuta);

— l’ammontare delle spese postali.

 

Per la notificazione a mani occorre annotare sul Registro:

— il luogo, la data e l’ora in cui l’atto viene consegnato al destinatario;

— la sottoscrizione da parte del destinatario;

— le generalità e la qualità della persona (se diversa dal destinatario) cui l’atto è stato consegnato.

 

Si precisa che la notificazione a mani può avvenire solo personalmente a cura dell’avvocato notificante presso il procuratore domiciliatario che sia iscritto nello stesso Albo del notificante.

 

In tal caso occorre:

— far preventivamente vidimare e datare l’atto (originale e copia) dal Consiglio dell’Ordine;

— accedere allo studio del procuratore domiciliatario indicato nell’Albo, muniti del cronologico;

— consegnare l’atto al procuratore domiciliatario o, in sua assenza, a persona dello studio (collaboratore, segretaria, collega, con esclusione del portiere, vicino, ecc.);

— far firmare dal procuratore domiciliatario l’originale e la copia dell’atto nonché l’apposito spazio del registro cronologico (se la consegna avviene a mani di persona diversa dal domiciliatario, oltre alle firme vanno specificate le generalità e la qualifica del consegnatario).

 

In caso di rifiuto a ricevere l’atto non si ritiene applicabile il 2° comma dell’art.138 c.p.c., in quanto la relativa attestazione è riservata all’Ufficiale Giudiziario.

Tuttavia il comportamento dell’avvocato che rifiuta la ricezione di un atto notificato nelle sue mani, configura

una grave ipotesi di illecito disciplinare.

 

Per la notificazione di un atto di impugnazione o di opposizione occorre annotare sul Registro:

— la data in cui è stata depositata in cancelleria la copia dell’atto notificato;

— l’Ufficio giudiziario che ha emanato l’atto impugnato od opposto;

— la natura e gli estremi dell’atto impugnato od opposto.

 

Occorre infatti ricordare che quando oggetto di notificazione è un atto di impugnazione o di opposizione, dovendosi procedere all’annotazione sull’originale della avvenuta notifica (ai sensi degli artt. 645 c.p.c. e 123 disp. att. c.p.c.), copia dell’atto notificato deve essere consegnata al Cancelliere del Giudice che ha pronunciato il provvedimento. Anche l’invio tramite raccomandata è ritenuto sufficiente.

 

L’omissione del deposito prescritto dall’art. 123 disp. att. c.p.c., posto a carico del difensore notificante dall’art. 9 della L. 21-1-1994, n. 53, non produce la nullità della notifica, ai sensi dell’art. 11 della stessa legge.

 

 

Requisiti necessari alle notifiche in proprio

Distinguiamo tra i requisiti necessari alle notifiche tradizionali con quelli che sono previsti per le notifiche a mezzo posta elettronica certificata.

 

La presenza di tali requisiti e quindi la possibilità di notificare in proprio rende l’avvocato notificatore pubblico ufficiale con le prerogative in tema di attestazioni fidefacienti che ne derivano ma anche con le sanzioni anche penali connesse. In tal senso è chiaro l’art. 6 della legge in oggetto secondo cui “L’avvocato, che compila la relazione di cui all’articolo 3 o le annotazioni di cui all’articolo 5, è considerato pubblico ufficiale ad ogni effetto. Il compimento di irregolarità o abusi nell’esercizio delle facoltà previste dalla presente legge costituisce grave illecito disciplinare, indipendentemente dalla responsabilità prevista da altre norme”.

 

Vanno quindi esaminati i TIPI di atti notificabili in proprio secondo la legge 53/1994:

— gli atti in materia civile ed amministrativa;

— gli atti stragiudiziali.

 

La legge prevede la facoltà di notificare praticamente tutti gli atti ad esclusione di quelli in cui è necessaria la partecipazione dell’Ufficiale Giudiziario e si pensi ai pignoramenti presso terzi od agli atti di avviso di sfratto.

In teoria non si potrebbe notificare neppure le intimazioni a testi ma il divieto è superabile stante la nuova formulazione dell’art 250 c.p.c. che consente la forma della raccomandata a/r per le intimazioni a teste.

 

Non vi sono espressi divieti per la notifica di un atto ai sensi dell’art. 143 c.p.c. che si concretizzasse mediante consegna di piego raccomandato all’Albo Pretorio del Comune dell’ultimo domicilio di residenza del notificando, e ciò in ossequio al principio “ubi lex voluit dixit, ubi noluit tacuit”, ma sul punto la dottrina non è concorde e non vi sono, attualmente, pronunce giurisprudenziali.

Quindi possono esser notificati in proprio quasi tutti gli atti processuali, gli atti civili di esercizio di diritti sostanziali, quali la messa in mora, la diffida, la disdetta, l’opzione e gli atti amministrativi di diffida o di messa in mora per provocare il silenzio assenso o il silenzio rifiuto.

Si ritiene ormai pacifico che possano essere notificati in proprio anche gli atti d’introduzione del giudizio arbitrale, indipendentemente dalla natura dell’arbitrato (ovviamente dall’avvocato munito di procura).

 

Per l’avvocato che notifica personalmente per mezzo del servizio postale non esistono i limiti di competenza territoriale cui è soggetto invece l’Ufficiale Giudiziario (vedi però appresso i limiti territoriali per la notifica diretta). La Suprema Corte ha avuto modo di precisare che “Il nuovo tipo di notificazione degli atti civili, amministrativi e stragiudiziali delineato dalla L. n. 53 del 1994 (che si affianca alle forme tradizionali di notificazione) si basa sull’eliminazione del coinvolgimento della figura dell’ufficiale giudiziario, in quanto il difensore è stato trasformato in organo del relativo procedimento notificatorio.

Ne consegue che – a differenza di quanto avviene per l’ufficiale giudiziario, per il quale, in quanto inserito nell’organico giudiziario, vige il principio fondamentale della competenza territoriale – nei confronti dell’avvocato non può configurarsi alcuna questione di competenza territoriale, non incontrando egli alcun limite territoriale alla sua potestà notificatoria” (Cassazione civile, sez. lav., 19 febbraio 2000, n. 1938. In tal senso anche Consiglio Stato, sez. V, 28 settembre 2005, n. 5185).

 

Dal dato letterale ne consegue che non sono notificabili in proprio gli atti del procedimento penale e tributario; particolare è il divieto di quest’ultimo caso in quanto il ricorso introduttivo in materia tributaria viene usualmente spedito a mezzo raccomandata a/r e pertanto il divieto della notifica o della Posta Certificata (come si vedrà in seguito) non trova motivi specifici di cittadinanza se non il mero dato letterale.

 

Una menzione merita infine il momento di perfezionamento della notifica. Il principio enunciato dalla Corte costituzionale nella sentenza n. 477 del 2002, in base al quale la notificazione si perfeziona, per il notificante, alla data di consegna dell’atto all’ufficiale

giudiziario, si applica anche alla notificazione cui proceda “tout court” il difensore, in forza di autorizzazione rilasciatagli dal Consiglio dell’Ordine di appartenenza ai sensi della L. n. 53 del 1994. In tal senso anche Cassazione civile, sez. III , 13 novembre 2009, n. 24041(conf. Cassazione civile, sez. I, 30 luglio 2009, n. 17748).

Tale principio è stato fatto proprio dalla nuova formulazione dell’art. 149, III comma, c.p.c.

 

 

Chi può notificare a mezzo posta?

Ha la facoltà di notificare un avvocato che:

— sia iscritto all’albo;

— sia stato preventivamente autorizzato dal proprio Consiglio dell’Ordine;

— sia munito d’apposito registro cronologico (non necessario nelle notifiche a mezzo PEC);

— sia munito di procura alle liti, rilasciata nelle forme di cui all’art. 83 c.p.c.

 

Il tenore letterale della norma esclude dunque che il praticante possa notificare in proprio.

 

L’autorizzazione deve essere richiesta e data dal Consiglio dell’Ordine competente in relazione all’iscrizione, essa è personale e – quindi – non può essere rilasciata indistintamente in favore delle associazioni professionali.

 

L’autorizzazione è unica e vale solo per le notifiche in proprio cartacee. L’art. 46, comma 1, lett. a) del D.L. n. 90 del 24 giugno 2014, convertito con modificazioni dalla legge 11 agosto 2014 n. 114, modificando l’art. 1 della L. 53/1994, ha infatti eliminato il pre-requisito dell’autorizzazione del COA di appartenenza per poter effettuare notifiche in proprio a mezzo PEC. Viene anche abolito l’obbligo di indicare nella relata di notifica telematica l’autorizzazione del COA di appartenenza.

 

La legge prevede che l’autorizzazione possa essere concessa solo se l’avvocato non ha procedimenti disciplinari in corso e non ha riportato la sanzione disciplinare della sospensione dall’esercizio professionale o altra più grave sanzione (cancellazione o radiazione). Quindi chi ha riportato la sanzione della cancellazione e venisse reiscritto non può essere autorizzato a notificare in proprio.

Parimenti, chi cambiasse Ordine di appartenenza dovrebbe ripetere la richiesta al nuovo Consiglio dell’Ordine.

 

 

Giurisprudenza

Va segnalato un interessante quanto restrittivo cambio di orientamento da parte della Suprema Corte in ordine alle sanzioni per notifica in assenza del requisito di cui al punto primo: l’essere iscritto all’albo.

Fino a qualche tempo fa l’attività di notificazione svolta dagli avvocati, ai sensi della legge n. 53 del 1994, in mancanza dei requisiti prescritti dalla legge stessa (nella specie, quello relativo alla previa autorizzazione del consiglio dell’ordine), andava considerata nulla e non inesistente. Ne conseguiva che tale nullità, quand’anche riscontrata, veniva sanata dalla rituale e tempestiva costituzione dell’intimato e, quindi, dall’accertato raggiungimento dello scopo della notificazione stessa. (Cassazione civile, Sez. V, 5 agosto 2004, n. 15081; Cassazione civile, sez. III, 22 giugno 2001, n. 8592; Cassazione civile Sez. Un., 1° dicembre 2000, n. 1242).

Di recente però la Corte di Cassazione, sez. III Civile, con sentenza 8 luglio – 10 ottobre 2014, n. 21414, ha affermato il principio secondo cui la notifica eseguita in proprio dall’Avvocato mero domiciliatario è inesistente e non semplicemente nulla: “Il procuratore che sia semplice domiciliatario è infatti abilitato alla sola ricezione, per conto del difensore, delle notificazioni e comunicazioni degli atti del processo e non anche al compimento di atti di impulso processuale (quale, nella specie, la notifica del controricorso); pertanto, poiché – a norma dell’art. 1 della legge 21 gennaio 1994, n. 53 – solo l’avvocato munito di procura alle liti può eseguire direttamente le notifiche, la notifica eseguita dal procuratore semplice domiciliatario è da ritenere inesistente anziché nulla, con conseguente impossibilità di applicare l’istituto della sanatoria per raggiungimento dello scopo, prevista dall’art. 156 c.p.c. per i soli casi di nullità (Cass. 357/2011).

Nel caso in esame, non essendo state eseguite le attività di notificazione dal difensore ma dal domiciliatario neppure a tanto delegato, il suindicato principio non può che trovare piena applicazione“.

 

 

Notifica in proprio a mezzo posta elettronica certificata

La forma più usata di notifica mediante l’uso della Posta certificata, stante la mancata attuazione dell’art. 149bis c.p.c., è pertanto quella derivante dalla legge 21-1-1994, n. 53 recante “Facoltà di notificazioni di atti civili, amministrativi e stragiudiziali per gli avvocati e procuratori legali”, espressamente modificata dalla legge 228/2012, che, inserendo l’art. 16quater al D.L. 179/2012, conv. in L. 221/2012, ha introdotto l’art. 3bis; questa norma disciplina le notificazioni con modalità telematica a mezzo posta elettronica certificata.

 

Il D.M. 44/2011 disciplina (art. 18, da ultimo modificato dal D.M. 48/2013) le notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati, mentre il provvedimento 16-4-2014 ha introdotto le nuove regole tecniche nell’art 19bis che è rubricato “Notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati – art. 18 del regolamento”.

 

Il D.P.C.M. del 13-11-2014, in vigore dal giorno 11 febbraio 2015, ha poi dettato le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23bis, 23ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e sembrava aver posto un punto conclusivo alle discussioni in merito alle modalità di attestazione di conformità dei documenti scansionati con i loro originali ai fini della notifica PEC.

In particolare, gli articoli 4 (Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici) e 6 (Copie e estratti informatici di documenti informatici) disponevano nuove tecniche e regole per la connessa attestazione di conformità (che vedremo più avanti), applicabili anche alle notifiche degli avvocati tramite PEC ex L. 53/1994, ai poteri di autentica dei difensori e quindi all’art. 52 del D.L. 90/2014, convertito con modifiche dalla L.114/2014.

 

Il 5 agosto 2015 anche il Senato, dopo la Camera, ha rinnovato la fiducia al Governo, approvando definitivamente il D.D.L. n. 2021di conversione in L. 6 agosto 2015, n. 132, con modificazioni, del D.L. 27 giugno 2015, n. 83, che ancora una volta ha messo mano al D.L. 179/2012, convertito in L. 221/2012 e persino all’art. 3bis della L. 53/1994.

 

Alla luce di tali disposizioni è possibile elaborare uno schema per orientarsi nel sistema “digitale” ed informatico.

Per iniziare però è opportuno ricordare i requisiti soggettivi ed oggettivi anche e soprattutto in rapporto a quanto previsto dalla medesima legge per ciò che attiene le notifiche a mezzo Posta ordinaria cartacea,

 

È bene subito ricordare che per le notifiche a mezzo PEC non è richiesto e, quindi, non è necessario il registro cronologico previsto dall’art. 8 della L. 53/1994.

In particolare poi è necessario possedere:

— l’autorizzazione del Consiglio dell’Ordine presso il quale l’avvocato è iscritto;

— un indirizzo di PEC risultante dal REGINDE;

— la procura alle liti sottoscritta dal cliente;

— l’indirizzo di PEC del destinatario;

— un dispositivo di firma digitale.

 

In definitiva il “sistema” delle notifiche in proprio effettuate dagli avvocati, tradizionali o a mezzo PEC può riassumersi come nello schema che segue.

 

Le notifiche ai sensi della L. 53/1994

  1. Dirette agli avvocati domiciliatari
  2. A mezzo posta o Pec

 

 

Requisiti:

1 ) iscrizione all’albo;

2) registro cronologico (eccetto notifiche PEC);

3) procura alle liti.

 

 

Conseguenze:

  • inesistenza (punto 1);
  • nullità sanabile (punti 2 e 3).

 

 

Si possono notificare:

  • atti civili;
  • atti amministrativi;
  • atti stragiudiziali.

 

 

Non si possono notificare:

  • atti civili propri dell’Ufficiale Giudiziario;
  • atti dei procedimenti penali.

 

Sussistendo tali prerequisiti, sia nelle notifiche cartacee che in via telematica è possibile procedere. In particolare, esaminiamo le fasi della procedura che attiene alle notifiche telematiche.

 

 

A] Individuazione dell’atto da notificare

Il primo passo da compiere è quello di individuare l’atto da notificare: occorre distinguere tra documento informatico  (creato con strumenti informatici) oppure analogico  (cartaceo).

 

Nell’ipotesi di documento informatico  si può distinguere tra:

  1. a) originali informatici cioè creati con un software di elaborazione testi (word processor) e successivamente salvato o esportato in formato PDF. Al file PDF ottenuto si dovrà apporre la firma digitale.

Non è ammessa la scansione di immagini (art. 19bis, comma 1 del provvedimento 16-4-2014);

 

  1. b) duplicati informatici estratti dal fascicolo telematico oppure

 

  1. c) copie informatiche estratte dal fascicolo secondo cioè l’art 16bis, comma 9 bis del D.. 179/2012, conv. in L. 221/2012, con l’attestazione di conformità di cui al novellato art 16undecies del D.L. 179/2012, conv. in L. 221/2012, come modificato dal D.L. 83/2015, conv. in L. 132/2015.

 

Nell’ipotesi di documento analogico (cartaceo),  lo stesso va sottoposto a scansione e salvato in formato PDF (art. 1, lett. i-ter, e art. 22 del CAD; art. 19bis, comma 2 del provvedimento 16-4-2014) divenendo copia informatica di documento analogico; trattandosi di copia per immagine su supporto informatico, nella relata di notifica deve essere inserita l’asseverazione di conformità della copia telematica all’originale cartaceo (art. 18, comma 4 del D.M. 44/2011 e successive modifiche). Ottenuto il file in formato PDF, si appone la firma digitale. L’art. 3bis delle L. 53/1994 nella sua formulazione ante D.L. 83/2015 infatti prevedeva “Quando l’atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l’avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell’atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità all’originale a norma dell’articolo 22, comma 2 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. La notifica si esegue mediante allegazione dell’atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata ”.

 

Con la conversione in L. 132/2015, il Legislatore ha voluto omaggiare gli addetti ai lavori di una nuova “chicca” prevedendo invece “Quando l’atto da notificarsi

non consiste in un documento informatico, l’avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell’atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità con le modalità previste dall’art. 16undecies del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221.

La notifica si esegue mediante allegazione dell’atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata”. Con tale modifica in sostanza ha rimandato ad un provvedimento emanato a distanza di sei mesi l’integrazione delle regole tecniche di cui al D.P.C.M. 13-11-2014 che verranno esaminate nei seguenti capitoli III e IV. In estrema sintesi, possono dunque essere oggetto

di notifica gli elementi contenuti nella tabella che segue.

 

A: Originali informatici creati dal notificante

Documenti informatici creati ex art. 20 del CAD mediante conversione di documento di testo in PDF (citazioni, precetti ecc.).

 

B: Duplicati informatici estratti dal fascicolo

Ex art. 23bis, comma 1 del CAD, quindi originali informatici che nel PCT troviamo sotto forma di file firmati digitalmente dall’autore.

 

C: Copie informatiche estratte dal fascicolo

Ex art 23bis comma 2 del CAD, conformi in tutto ai duplicati ma privi della firma originale

dell’autore.

 

D: Copie informatiche per immagine di originali

analogici (scansioni)

Scansione operata dal notificante di un originale cartaceo (sentenze cartacee, decreti ingiuntivi ecc.).

 

 

B] Redazione della relazione di notificazione

Dopo l’individuazione dell’atto da notificare va predisposta la relazione di notificazione. La relazione di notificazione va redatta su documento informatico separato, ossia un file indipendente che contiene unicamente il testo della relazione di notificazione con indicazioni prescritte dalla legge (art. 3bis della L. 53/1994).

 

In particolare, il documento della relazione di notificazione deve contenere le seguenti informazioni:

1) nome, cognome, codice fiscale dell’avvocato notificante;

2) gli estremi del provvedimento autorizzativo del consiglio dell’ordine nel cui albo è iscritto ( lettera soppressa dal D.L. 90/2014, conv. in L. 114/2014);

3) nome, cognome o denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;

4) nome, cognome o denominazione e ragione sociale del destinatario;

5) l’indirizzo di posta elettronica certificata cui l’atto viene notificato;

6) l’indicazione dell’elenco (pubblico) da cui l’indirizzo è stato estratto;

7) l’attestazione di conformità della copia informatica anche per immagine col suo originale ai sensi dell’art 16undecies del D.L. 179/2012, conv. In L.221/2012 (se necessaria);

8) per  le notificazioni effettuate in corso di procedimento, anche l’indicazione dell’ufficio giudiziario,

sezione, numero ed anno di ruolo.

 

Il documento (file) così predisposto dovrà essere firmato digitalmente dall’avvocato in formato PDF e allegato al messaggio di PEC unitamente agli altri documenti (atto da notificare e procura). Si riporta di seguito uno schema di relazione di notificazione propedeutica all’esecuzione in uso presso la Commissione Informatica del Consiglio dell’Ordine Avvocati di Napoli con attestazione di conformità.

 

RELATA DI NOTIFICA

Ai sensi dell’art. 3bis della L. 53/1994 Io sottoscritto Avv. Tizio (C.F. …), ai sensi e per l’effetto dell’art. 3bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53 e successive modifiche, nella mia qualità di difensore e procuratore di Caio (C.F. …) in virtù di procura alle liti a me conferita dal medesimo Caio.

 

HO NOTIFICATO

unitamente alla presente relazione, firmata digitalmente, con messaggio di posta certificata dall’indirizzo mittente tizio@legalmail.it iscritto nel Registro Generale degli Indirizzi Elettronici, i seguenti documenti:

  • Copia informatica per immagine del decreto ingiuntivo provvisoriamente esecutivo n. 345/2015 Tribunale Napoli su supporto cartaceo;
  • Atto di precetto a: Società Alfa, in pers. l.r.pt. C.F. … all’indirizzo PEC alfa@legalmail.it estratto dal Registro INI-PEC.

 

ATTESTO

Infine ai sensi e per l’effetto dell’art 16undecies del D.L. 179/2012, conv. in L. 221/2012, che la copia notificata di detto decreto ingiuntivo n. 345/2015 Tribunale di … (nome file scansione.pdf ) è conforme all’originale cartaceo da cui è tratta.

Napoli lì… Avv. Tizio

 

In tal ultimo caso, ovvero quando l’atto  non sia ab origine un documento informatico (pdf nativo sottoscritto digitalmente) o un duplicato informatico e, inoltre, nel caso in cui venga notificata una procura estratta da un originale cartaceo e quindi sia costituita da un pdf – immagine sottoscritto digitalmente, oppure quando l’atto e/o il provvedimento siano stati “scaricati” dal PdA, vanno aggiunte le attestazioni di conformità di cui alla recentissime regole tecniche e che saranno trattate nel successivo capitolo 3.

 

 

C] Predisposizione ed allegazione della procura alle liti

Unitamente alla predisposizione della relazione di notificazione va predisposta la procura alle liti se è richiesta; tale precisazione è doverosa nel caso di fase esecutiva in cui la procura generalmente resta quella conferita per il giudizio introduttivo. Naturalmente la procura sarà necessaria nel caso di sostituzione del procuratore costituito o comunque quando il mandato già conferito non prevedesse la fase esecutiva.

 

La procura ha rappresentato immediatamente un “problema” da risolvere per il Legislatore che intendeva lasciare per quanto possibile inalterata la modalità di apposizione della procura a margine dell’atto.

 

La prima soluzione ideata consisteva nella trasformazione, mediante scansione, della procura cartacea in un file “immagine” da “incollare” all’interno dell’atto.

Tale soluzione non era percorribile.

Infatti la stessa prima di tutto era ed è in contrasto con le regole tecniche o più propriamente con le specifiche tecniche – le quali prevedono che l’atto del processo sia predisposto in formato .pdf testuale (art. 12 del Provvedimento 16 aprile 2014 del Responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della Giustizia ovverosia le specifiche tecniche, richiamato dall’art. 12 del D.M. 44/2011 le cosiddette regole tecniche), mentre l’immagine della procura non lo è.

 

In secondo luogo la procura così predisposta non consentiva all’avvocato di attestare, come anche previsto dall’art. 22 del CAD, la conformità del file immagine estratto dalla procura originale cartacea.

Infatti prima delle specifiche tecniche del 16 aprile 2014 che hanno introdotto il formato di forma PADES, l’unico formato di firma consentito era il CAdES (Cryptographic Message Syntax Advanced Electronic Signature, riconoscibile per l’estensione attribuita al file sottoscritto digitalmente: “.p7m”), che produce, come già detto una “busta crittografica cioè “avvolgeva” tutto il documento in un formato diverso rispetto a quello di provenienza.

È evidente dunque l’impossibilità di apporre la firma CAdES in un luogo piuttosto che in un altro del documento digitale e quindi, per ciò che ci interessa, nemmeno in corrispondenza dell’attestazione di conformità al corrispondente documento cartaceo dell’immagine della procura “incollata” internamente all’atto. L’altra modalità pensata era quella di redigere la procura internamente all’atto, mediante un programma di videoscrittura, e quindi convertire il file in formato .pdf. Ma anche in questo caso ci si imbatteva nello stesso problema, sebbene sotto una diversa prospettiva. La firma del mandante sarebbe potuta ovviamente essere solo digitale. Ma, per i medesimi motivi di cui sopra, la firma in formato CAdES avrebbe riguardato l’intero documento (che, come abbiamo visto, sarebbe stato “imbustato”), e quindi non sarebbe stata posizionabile nello specifico luogo dell’atto dov’è collocata la procura.

 

Un altro problema che si era posto con l’introduzione del processo civile telematico riguardava il fatto che la procura rilasciata su un documento digitale, o reso digitale, non poteva tecnicamente essere congiunta materialmente all’atto di riferimento, come previsto dal testo dell’art. 83 c.p.c., dopo la novella del 1997 (art. 83, come modificato dall’art. 1 della L. 27-5-1997, n. 141: “La procura si considera apposta in calce anche se rilasciata su foglio separato che sia però congiunto materialmente all’atto cui si riferisce”).

 

Questa lacuna veniva però colmata dal legislatore nel 2009 che riprendeva la giurisprudenza ormai consolidata sul punto, la quale, in sintesi, parificava la congiunzione effettuata materialmente all’atto a quella realizzata mediante strumenti informatici, che nel caso di specie sono costituiti dalla cosiddetta busta telematica (contenente l’atto principale e i suoi allegati, tra i quali la procura, come disciplinata dalle specifiche tecniche) che viene depositata telematicamente (art. 83, come modificato dall’art. 45, 9° comma della L. 18-6-2009, n. 69: “…, o su documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all’atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia. Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica”).

 

Con tale soluzione si è quindi pervenuti alla attuale modalità di deposito (e quindi anche di notifica al fine di successivo deposito) della procura. Infatti, anche nel caso della procura si potrà avere:

  1. a) un documento analogico (cartaceo);
  2. b) un documento informatico.

 

Nell’ipotesi di  documento analogico, il metodo che è stato utilizzato finora, e che si seguirà ancora quando la procura è sottoscritta di pugno, è quello di predisporre la procura mediante un programma di videoscrittura, stampare il documento e farlo sottoscrivere di pugno dal mandante. La firma di quest’ultimo deve essere certificata dall’avvocato mediante l’opposizione, sotto la sottoscrizione del mandante, della firma di pugno da parte dell’avvocato stesso.

 

Il documento cartaceo così predisposto deve quindi essere scansionato per essere trasformato in un file digitale, che l’avvocato sottoscrive digitalmente per autenticare la conformità della copia informatica rispetto al relativo documento cartaceo.

 

Il caso di  documento informatico è nato dalla crescente digitalizzazione in tutti i settori dell’economica,

sì da rappresentare una ipotesi non peregrina quella del cliente dotato di firma digitale al pari dell’avvocato. In tal caso il documento sarà stato redatto con un software di elaborazione testi (word processor) e successivamente salvato o esportato in formato PDF. Il file PDF ottenuto dovrà essere firmato digitalmente dal cliente in possesso di dispositivo idoneo, dunque non sembrerebbe necessaria la cosiddetta “firma per autentica dell’avvocato” in quanto la firma digitale del cliente ha per definizione (cfr. AGID – Agenda per l’Italia Digitale) caratteristiche di:

  • autenticità: la firma digitale garantisce l’identità del sottoscrittore;
  • integrità: la firma digitale assicura che il documento non sia stato modificato dopo la sottoscrizione;
  • non ripudio: la firma digitale attribuisce piena validità legale al documento, pertanto il documento non può essere ripudiato dal sottoscrittore.

 

L’avvocato dovrebbe dunque solo verificare con il proprio dispositivo di firma le caratteristiche e la validità della firma del cliente senza controfirmare alcunché “per autentica” dato che l’autentica è verificabile con apposito software ed inoltre l’art.83 c.p.c., così come modificato dall’art 45 lett. b) della L. 69/2012, richiede la trasmissione della copia “autenticata” del documento informatico ottenuto dalla scansione di quello cartaceo ma  nulla dice dell’autentica della procura ottenuta con firma digitale avanzata. Unico dubbio sembra riguardare la  materiale presenza o meno del cliente presso lo studio dell’avvocato all’atto della firma. Infatti l’art. 25 del CAD dispone: “L’autenticazione della firma elettronica, anche mediante l’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell’attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell’eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l’ordinamento giuridico”. Dalla locuzione usata sembrerebbe dunque necessaria la presenza del cliente presso lo studio dell’avvocato, il che però vanificherebbe tutti i progressi in termini di snellimento delle procedure che la firma digitale sembrava introdurre impedendo, ad esempio, che l’avvocato possa raccogliere un mandato inviato via mail dal cliente. L’art 25 menzionato però sembrerebbe riferirsi alla autentica apposta  unicamente da notaio o pubblico ufficiale e non dall’avvocato che svolge tale funzione in via limitata e con espresso riferimento all’autentica di firma nella procura. A parere di chi scrive non includere l’avvocato tra i “pubblici ufficiali” di cui all’art. 25 del CAD non solo rappresenta una soluzione più legata al dato testuale, in quanto i casi di attribuzione al legale delle funzioni di pubblici ufficiali sono  limitati e  tassativi, ma parrebbe anche l’interpretazione forse meno prudente, che però consentirebbe di raggiungere gli obiettivi di celerità e snellimento del processo cui mira il Legislatore, consentendo quindi al sottoscrittore di poter inviare la procura firmata digitalmente con qualsiasi mezzo senza che l’avvocato debba essere necessariamente presente alla firma; ciò sarebbe confermato dalla nozione di documento sottoscritto con firma elettronica avanzata di cui all’art 21, comma 2 del CAD: “Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 20, comma 3, che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile. L’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria”.

 

 

D] L’invio del messaggio di Posta Elettronica Certificata

Completate le fasi precedenti, è necessario preparare il messaggio di PEC con il quale trasmettere al destinatario l’atto da notificare e gli altri allegati (procura e relazione di notificazione) verificando che la ricevuta impostata sia quella “completa”. Nel campo “A” si inserisce l’indirizzo di PEC del destinatario estratto dagli elenchi pubblici (RegIndE, INIPEC, PPAA, CAMERA DI COMMERCIO). Nel campo oggetto si inserisce il testo “Notificazione ai sensi

della legge n. 53 del 1994”. Il messaggio non deve avere contenuto (non si scrive nulla), ma la presenza di eventuali note non è condizione di validità della notifica. A questo punto si allegano i documenti e precisamente l’atto da notificare, la relazione di notificazione e la procura alle liti. Quindi, si invia il messaggio di PEC.

 

Nello schema che segue si è cercato in estrema sintesi di tipizzare le notifiche in base al formato del documento allegato così come visto in precedenza, e seguendo il medesimo ordine di catalogazione dei files.

 

notifica

 

Notifica

  1. Originale informatico (precetti, citazioni ecc) – pdf nativo (RT art. 18 comma 1 – ST)
  2. Duplicati
  3. Copie estratte dal fascicolo informatico (art. 16bis, comma 9bis del D.L. 179/2012, conv. in L. 221/2012)
  4. Scansioni (art. 22 del CAD. e art. 3bis della L. 53/1994)

 

Non richiedono attestazioni di conformità

Attesto la conformità (art. 3bis della L. 53/1994 e 16undecies del D.L. 179/2012, conv. in L. 221/2012, modif. dal D.L. 83/2015, conv. in L. 132/2015)

 

RELATA (firmata digitalmente)

Preparo il messaggio di pec con relata e documento

 

NOTIFICO

In seguito all’invio, il mittente riceverà, se tutto è andato a buon fine, le ricevute di accettazione e di consegna.

L’art. 3bis, comma 3 della legge 53/1994 stabilisce diversi momenti per il perfezionamento della notificazione e precisamente:

  1. a) per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione (art. 6, comma 1del D.P.R. 68/2005);
  2. b) per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna (art. 6, comma 2 del D.P.R. 68/2005) che l’art. 18 del D.M. 44/2011 individua come completa ai sensi dell’art 6, comma 4 del D.P.R. 68/2005).

 

Nell’ipotesi in cui le notifiche non andassero a buon fine l’avvocato notificante riceverà un messaggio di anomalia secondo quanto previsto dal D.P.R. 68/2005 e ciò impedisce il perfezionarsi della notifica con la modalità telematica.

 

Nelle ipotesi di notifica di atti di opposizione a decreto ingiuntivo o di atti di impugnazione l’avvocato sarà anche tenuto, ai sensi rispettivamente degli articoli 645 c.p.c. e 123 disp. att. c.p.c., a dare comunicazione alla Cancelleria competente con le modalità che saranno di volta in volta indicate, posto che non è previsto allo stato un sistema per questi adempimenti.

 

Ultima notazione riguarda l’orario di notifica della PEC di cui all’art 16septies del D.L. 179/2012, conv. in L. 221/2012, introdotto dall’art 45bis del D.L. 90/2014, conv. in L. 114/2014, la disposizione dell’art. 147 c.p.c. si applica anche alle notifiche in proprio ex L. 53/1994 eseguite dagli avvocati tramite PEC con la conseguenza che, quando la ricevuta di consegna giunge dopo le ore 21, la notifica si considera perfezionata alle ore 7.00 del giorno successivo.

 

processo-civile-telematico

 


 


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