La prova del deposito telematico col Pct
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29 Ott 2016
 
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La prova del deposito telematico col Pct

Pct, processo civile telematico: le notifiche a mezzo posta elettronica certificata (Pec): le regole e la dimostrazione della regolarità della spedizione, consegna e ricevimento dell’email con il deposito degli atti di causa.

 

Come fare a dimostrare la regolarità di una notifica con il Pct? Un problema non da poco, in un processo ormai quasi del tutto telematico. Ricordiamo, infatti, che col discusso d.l. n. 83/2015, conv. in l. n. 132/2015 è in vigore la facoltatività in tutti i tribunali e corti di appello del deposito telematico degli atti introduttivi.

 

La regola generale, presupponendo che per “regola” si intenda un processo interamente telematico, è data dal deposito anch’esso telematico degli atti di causa; cioè col deposito nel fascicolo elettronico della copia dell’atto notificato, della ricevuta di accettazione e dalla ricevuta di avvenuta consegna completa del messaggio pec, così come dettato dal combinato disposto dell’art. 3bis, comma 3 della l. n. 53/1994 e dell’art. 19bis, comma 5 delle specifiche tecniche del 16 aprile 2014. In particolare, quest’ultimo detta le specifiche tecniche previste dall’art. 34, comma 1 del D.M. 21 febbraio 2011, n. 44, recante regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione.

 

L’art. 19bis del Provvedimento del Responsabile DGSIA 16 aprile 2014, rubricato “Notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati”, al comma 5, sancisce testualmente: “La trasmissione in via telematica all’ufficio giudiziario delle ricevute previste dall’articolo 3bis, comma 3 della legge 21 gennaio 1994, n. 53, nonché della copia dell’atto notificato ai sensi dell’articolo 9, comma 1 della medesima legge, è effettuata inserendo l’atto notificato all’interno della busta telematica di cui all’art. 14 e, come allegati, la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna relativa ad ogni destinatario della notificazione; i dati identificativi relativi alle ricevute sono inseriti nel file DatiAtto.xml di cui all’articolo 12, comma 1, lettera e”.

Ciò, naturalmente, solo se esiste un fascicolo telematico del procedimento.

 

Quando invece non esiste un fascicolo telematico, (allo stato giudice di pace e Corte di Cassazione) l’art. 9, comma 1bis della l. n. 53/1994, introdotto dalla l. n. 228/2012, dispone che “… l’avvocato estrae copia su supporto analogico del messaggio di posta elettronica certificata, dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna e ne attesta la conformità ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi dell’art. 23 , comma 1 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82”.

 

L’avvocato notificatore, pertanto, potrà stampare su carta l’intero messaggio pec relativo alla notifica, con i suoi allegati e con le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna, ed attestare la conformità di tale copia ai documenti informatici originali.

 

 

 

Si pensi al caso più semplice dato dal processo innanzi al giudice di pace in cui non è ammesso il deposito telematico degli atti oppure al procedimento ordinario di cognizione in tribunale introdotto facoltativamente in modalità cartacea, in cui solo con la successiva formazione del fascicolo informatico è possibile provvedere al deposito. In tale seconda ipotesi, infatti, ad una prima fase costituita dalla iscrizione a ruolo in cui la prova della notifica dovrà essere fornita cartaceamente, seguirà la formazione di un fascicolo telematico nel quale l’avvocato dovrà allegare le prove della notifica mediante produzione di files in formato .eml.

 

Trattasi, come è facile intuire, di due modalità talmente diverse da obbligarci ad una riflessione.

Il deposito telematico degli atti notificati è un procedimento che potremmo definire “autosufficiente” nel senso che la produzione dei medesimi file di posta certificata oggetto della notifica consente al giudice di verificare, senza l’uso di presunzioni o finzioni giuridiche, la correttezza della notifica.

In concreto, al fine di fornire la prova della notificazione, quindi, l’avvocato dovrà procedere alla produzione dei suddetti file, dopo averli salvati nel formato proposto dal client di posta utilizzato o dalla webmail e cioè in formato “.eml” o “.msg” (i file non devono mai essere salvati in formato .txt, perché tale formato comporta la perdita delle proprietà del file e ciò non consentirebbe di fornire la prova della ricezione della pec); dovrà quindi servirsi del software utilizzato per il deposito telematico e provvedere all’inoltro nel fascicolo digitale. Vale a dire che l’avvocato dovrà depositare le ricevute di accettazione e quella di avvenuta consegna come allegati ad un “atto principale” costituito dall’atto stesso notificato estratto dalla ricevuta di avvenuta consegna (così come disposto testualmente dall’art. 19 del Provvedimento del 16-4-2014) laddove si proceda ad una iscrizione a ruolo oppure una nota di deposito se in corso di causa.

 

In tali ipotesi, le ricevute vanno necessariamente allegate come files con estensione “.eml” o “.msg” (quest’ultimo formato tipico solo di Ms Outlook), mentre nel file DatiAtto.xml il software redattore andrà ad inserire i “dati relativi alle ricevute”, vale a dire l’indirizzo pec del destinatario, il relativo codice fiscale e l’indicazione dell’elenco pubblico da cui l’indirizzo stesso è stato estratto (come nelle procedure esecutive).

 

Nel caso in cui l’avvocato invece utilizzi un “client” di posta, e cioè un software in grado di gestire la posta in locale, le operazioni saranno semplificate dal fatto che generalmente il client ha un comando idoneo al salvataggio come nella figura che segue il software Mozilla Thunderbird.

Dovrà cioè avere cura di selezionare il messaggio interessato, in questo caso quello di consegna (cosiddetto R.A.C.) e salvarlo nel formato summenzionato.

 

Stessa operazione per ciò che attiene il messaggio di consegna. Procedura analoga a quella di cui si è parlato in riferimento a Webmail si può seguire facendo ricorso a  Microsoft Outlook, Mail per Mac e Windows Mail: si comprende, alla luce di quanto esposto finora, che il suo utilizzo è meno intuitivo e immediato rispetto a Thunderbird. Si fa presente, per quanto riguarda gli allegati da inviare con pec, che Microsoft Outlook, dalla versione 2010 e nelle successive, ha un limite fissato a 20 Mb: un limite inferiore, quindi, a quello di 30 mb consentito dalle regole tecniche. Si può ovviare a tale inconveniente modificando il registro Ms Windows: soluzione questa, però, che si consiglia solo a utenti esperti.

 

L’avvocato dovrà ora procedere al deposito telematico di tali files. In particolare nell’ambito del processo esecutivo, trattandosi di processo obbligatoriamente telematico, il deposito andrà fatto esclusivamente con modalità telematiche.

 

Occupiamoci sommariamente del deposito della prova della notifica in un processo ordinario di cognizione.

Tale modalità, che rappresenta ancora l’ipotesi più comune, viene realizzata mediante l’uso del software denominato “redattore” utilizzato per i depositi telematici. Da tempo ai più comuni redattori sono stati aggiunti tra gli allegati specifici la “ricevuta di accettazione (pec)” e la “ricevuta di avvenuta consegna (pec)”. Come anticipato, si tratta di una tipologia di allegato (dtd: document type definition), a cui si deve, per forza di cose, fare ricorso: tali ricevute, infatti, non possono essere stampate e scansionate, poi, in pdf. Occorre procedere, dunque, salvandoli nel formato .eml o .msg; successivamente, al fine di completare il contenuto del DatiAtto.xml, li si allegherà attraverso le apposite voci.

 

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Un ringraziamento all’avv. Roberto Arcella ed al dr. Stefano Baldoni per gli spunti tratti dal VADEMECUM PER IL DEPOSITO TELEMATICO DEGLI ATTI NOTIFICATI AI SENSI DELL’ART. 3 BIS l. 53/1994” – Maggiori info su https://avvocatotelematico.wordpress.com


 


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