Come firmare un contratto o una scrittura privata
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3 Nov 2016
 
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Redazione
 


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Come firmare un contratto o una scrittura privata

Tutti i mezzi e le modalità con cui va firmato a penna un contratto o una scrittura privata; la firma digitale e la firma del file pdf.

 

Firmare un contratto può sembrare un’operazione di estrema banalità, eppure anche questa sfaccettatura del diritto può presentare insidie che, se non chiarite per tempo, danno luogo a facili contestazioni e all’impugnazione della scrittura privata. Peraltro le regole sulla firma valgono non solo per i contratti in senso stretto (quelli, cioè, con cui due o più parti regolano i propri interessi economici), ma qualsiasi altra dichiarazione unilaterale (ad esempio una quietanza di pagamento, l’ammissione di un debito, un testamento, ecc.).

Ecco quindi questa breve guida su come firmare un contratto: analizzeremo i metodi per apporre la sottoscrizione su una scrittura, le regole imposte dal diritto e quelle, invece, dalla prudenza.

 

 

Dove si mette la firma in un contratto?

Il primo aspetto da considerare è l’esatto punto ove firmare il contratto. Viene d’istinto firmare all’ultima pagina e, questo, è sicuramente corretto. Ma potrebbe non essere sufficiente. È infatti necessario inserire la firma proprio alla fine del testo, ossia sul rigo immediatamente successivo a quello ove si trova l’ultima parola del contratto. In altre parole è bene non lasciare troppo spazio tra le fine della scrittura e la firma, onde impedire che una eventuale controparte in malafede possa, successivamente alla nostra sottoscrizione, inserire ulteriore testo a nostra insaputa, facendoci così inconsapevolmente approvare anche delle condizioni non volute.

 

 

Firma a penna o a matita?

La legge non dice se il contratto debba essere firmato a penna o a matita. L’importante è che il segno sia durevole. Se la firma dovesse essere cancellata dal tempo, il contratto non verrebbe meno e non sarebbe di certo nullo, ma perderemmo la prova circa l’esistenza dello stesso. Ricordiamo infatti che la gran parte dei contratti può essere anche verbale e non richiede la forma scritta (la quale è invece obbligatoria per i contratti più importanti come la compravendita di immobili, la donazione di non modico valore, i contratti con la banca, ecc.); in tali casi, l’accordo può essere dimostrato anche con testimoni o con i comportamenti tenuti dalle parti (che, ad esempio, abbiano iniziato ad eseguire le prestazioni del contratto). Tuttavia la scrittura è necessaria per «fissare nel tempo» determinati assetti degli interessi (condizioni, termini, esclusioni di responsabilità, rinnovo, ecc.) che, altrimenti, difficilmente potrebbero essere provati con i testimoni.

Indubbiamente, la matita presenta un elemento di maggiore “volatilità” rispetto alla penna. È preferibile, dunque, quest’ultimo strumento.

 

 

Benna blu, rossa o nera?

Anche in questo caso la legge non dispone alcunché. Di norma, gli atti amministrativi e le dichiarazioni rilasciate a pubblico ufficiale vanno firmate con penna blu o nera poiché l’inchiostro scuro garantisce maggiore tenuta nel tempo. La medesima considerazione possiamo farla con un contratto “privato”: l’inchiostro rosso viene via prima e, quindi, è sconsigliato. Questo però non vuol dire che se firmiamo un contratto con la penna rossa l’accordo è nullo.

 

 

Firmare su tutti i fogli o solo su uno?

Di norma il contratto viene firmato sull’ultima facciata (scritta) dell’ultima pagina. Quando il contratto è costituito da più fogli, questi devono essere congiunti tra loro attraverso qualsiasi sistema (un tempo, prima delle spillatrici, venivano cuciti a mano o incollati).

È valido il contratto costituito da più pagine di cui solo l’ultimo foglio è firmato. L’importante è che non vi siano dubbi, sul piano logico-lessicale, circa l’unicità del documento: in altre parole è necessario che, tra l’ultima parola di una pagina e la prima della pagina successiva, vi sia consequenzialità logica e grammaticale, di modo da garantire, senza ombra di dubbio, che il secondo foglio sia successivo al primo. Ciò consente di escludere che nessuna delle parti abbia alterato il documento inserendo altre pagine o sottraendone alcune. Proprio per evitare dubbi di questo tipo si è soliti firmare tutte le pagine (il che escluderebbe a priori che un malintenzionato possa inserire nel contratto un foglio ulteriore, non presente sulla nostra copia); sui vari fogli non è necessaria la sottoscrizione completa con nome e cognome, ma è sufficiente il solo cognome o una sigla. In alternativa si possono apporre i cosiddetti «timbri di congiunzione»: si tratta di un timbro qualsiasi (con qualsivoglia scritta o grafica, anche quello con l’indicazione della data) che viene apposto a cavallo tra le due pagine, all’apertura dei fogli tra loro spillati, in modo da far ricadere una parte del timbro sul lembo della pagina sinistra e un’altra parte sul lembo della pagina di destra.

 

 

Firmare con la sinistra (o con la destra per i mancini)

In molti si saranno chiesti quale sia la sorte di un contratto firmato con la mano sbagliata. «Se firmo con la sinistra, il contratto può essere annullato?», una domanda balenata a più di una persona incerta sull’opportunità di obbligarsi o meno. La risposta al quesito parte dalla premessa che abbiamo fatto sopra: il più delle volte, la scrittura privata non è condizione di validità e di esistenza del contratto; per cui lo stesso può essere anche concluso oralmente. La firma serve solo come garanzia di provenienza della scrittura, fermo restando che l’esistenza di un contratto non firmato o firmato con una mano sbagliata può essere sempre provata con altri metodi (ulteriori rispetto al documento scritto).

Di norma, chi contesta la firma, assumendo che non sia la propria, deve farlo davanti al giudice. La controparte, che intenda valersi del documento, dovrà aprire un giudizio apposito, il cosiddetto procedimento di verificazione della firma apposta sulla scrittura privata: attraverso l’ausilio di un esperto calligrafico si dovrà tentare di dimostrare che la sottoscrizione, seppur effettuata con la “mano sbagliata”, appartiene al soggetto in questione. Cosa tutt’altro che difficile per un periti in gamba, grazie alle moderne tecniche.

 

 

La data è necessaria?

Il contratto è valido anche senza la data, la quale – secondo la giurisprudenza – può essere dimostrata in qualsiasi modo, anche con testimoni o altri elementi interni o esterni al testo (si pensi una raccomandata che contiene il timbro postale oppure l’indicazione, all’interno della scrittura privata, di alcuni fatti di cui si conosce con precisione la collocazione temporale).

Se le parti firmano in giorni diversi, l’atto diventa efficace dal giorno dell’ultima firma.

Non si possono postdatare o antidatare le firme.

 

 

Il luogo è necessario?

Come la data, anche il luogo in cui avviene la firma non è necessario per la validità del contratto, anche se è consigliabile apporlo per dimostrare la località ove è stato siglato il contratto (utile ai fini dell’individuazione, in determinati casi, del giudice competente in caso di lite tra le parti).

 

 

La firma sulla fotocopia

È legittimo firmare una fotocopia del contratto. È del resto quello che succede con le svariate stampe, fatte dal computer, di un medesimo testo, da considerarsi tutte “copie” dell’unico originale costituito invece dal file. L’essenziale è che la firma sia in originale. In pratica, bisogna apporre la sottoscrizione a penna su una delle tante copie: in questo modo la “copia” diventa “originale”. Una fotocopia del contratto ove anche la firma sia fotocopiata potrebbe essere facilmente smontata dall’avversario, in quanto – per il nostro codice – le riproduzioni meccaniche (tali sono le fotocopie) hanno valore solo se non contestate dalla controparte. Facile, altrimenti, sarebbe eseguire fotomontaggi per impegnare un soggetto ad accordi mai voluti.

 

 

La firma con la croce

Per giurisprudenza della Cassazione non è possibile firmare con una croce salvo per quando a stabilirlo sia la legge [1]: è, ad esempio, il caso dei ciechi.

 

 

Si può delegare un altro a firmare per proprio conto?

È sempre consentito conferire una procura a un soggetto terzo affinché firmi per conto di un’altra persona. Ma attenzione: il contratto deve indicare che a firmare è il procuratore e vanno indicati gli estremi della procura (la quale dovrà essere materialmente allegata al contratto).

Invece è illegittima la delega conferita al terzo di firmare il contratto simulando la grafia del delegante e, quindi, riportando il nome e cognome di quest’ultimo [2]. Qui, in realtà, è necessaria una precisazione: la mancata genuinità della firma è una contestazione che può sollevare solo colui al quale è riconducibile la firma e non la controparte. In altre parole, se Tizio sottoscrive per conto di Caio un contratto con Sempronio, a contestare la firma non originale può essere solo Caio e non Sempronio. Dunque, in teoria, la firma su delega, per quanto illegittima, se non contrasta col volere del soggetto rappresentato non potrà essere mai contestata.

 

 

È valida la firma in stampatello

Secondo la giurisprudenza è legittimo apporre una firma in stampatello [3], atteso che a rilevare è piuttosto la grafia e la riconducibilità del segno al suo autore.

 

 

È valido firmare con uno pseudonimo o con una sigla?

In generale, la sottoscrizione deve riuscire a identificare, con ragionevole certezza (e senza dover ricorrere a indagini tecniche successive) la persona che l’ha apposta. Per cui si può firmare con un nome e cognome non corrispondenti a quelli che risultano dai registri di stato civile, ma sostanzialmente idonei a indicare la persona del sottoscrittore [4].

Per la stessa ragione è considerata valida la firma abbreviata o la semplice sigla [5].

 

 

Posso firmare con una Posta elettronica certificata (Pec)?

A differenza della firma digitale, la Posta elettronica certificata (Pec) non costituisce una forma di sottoscrizione, tuttavia è prova certa della provenienza del testo e della data di invio. Quindi, per dare efficacia a un accordo contrattuale, le parti possono anche scambiarsi reciprocamente due Pec ove, in ciascuna di esse, viene integralmente riportato (nel corpo del messaggio e non come file allegato) il contenuto del contratto (il contenuto deve essere lo stesso, senza alcuna minima variazione), con la specifica dichiarazione (anch’essa contenuta nel corpo della email) che detto testo si considera conosciuto, leggo e approvato.

 

 

Come firmare con la firma digitale?

Le parti possono scambiarsi anche un testo in formato .pdf sottoscritto con la firma digitale. A tal fine, devono essere munite del dispositivo elettronico che serve, appunto, a firmare digitalmente il file elettronico. La firma digitale ha la validità di una normale firma a penna.

 

La firma del Pdf fatta con i software gratuiti scaricabili su internet non ha valore legale e non è equiparabile alla firma digitale.

 

Per firmare digitalmente un documento è necessario avere una semplice dotazione hardware e software:

  • smart card o dispositivo USB con certificato digitale di sottoscrizione rilasciato da un Certificatore accreditato (vedi elenco sul sito DigitPA). Il sistema camerale rilascia esclusivamente certificati qualificati emessi da Certificatore accreditato;
  • lettore di smart card (acquistabile anche presso la Camera di commercio);
  • software di firma digitale. I software gratuiti più utilizzati sono Dike, scaricabile dal sito https://www.firma.infocert.it oppure File Protector, scaricabile dal sito www.card.infocamere.it.

 

Se il firmatario è dotato di Token USB non deve installare il lettore e il software di firma.

 

Il documento informatico da firmare digitalmente deve essere redatto in un formato statico (es. PDF/A).
In pratica non deve contenere al suo interno “macroistruzioni” o “codici eseguibili” che possano modificare  i fatti, gli atti o i dati in esso rappresentati.

Ad esempio, i documenti nei formati più diffusi come .doc (Word), .xls (Excel), .odt, .ods (Open Office), non sono idonei per essere firmati digitalmente in quanto sono modificabili anche dopo la sottoscrizione. Pertanto, tutti i documenti redatti in formato diverso dallo standard PDF/A devono essere convertiti.

Al contrario va bene il formato .pdf. Quindi ciò che bisogna fare è:

  • creare il file originale in word o altro programma di videoscrittura;
  • poi convertirlo in .pdf;
  • poi apporre la firma digitale.

[1] Art. 4, l. 18/1975.

[2] C. App. Roma sent. del 5.04.1962.

[3] Cass. sent. n. 2682/1956.

[4] Cass. sent. n. 1567/1972; Cass. sent. n. 3513/1956.

[5] Cass. sent. n. 230/1964.

 

Autore immagine: 123rf com

 


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