Attestazione della conformità nel Pct, copia digitale
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12 Nov 2016
 
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Attestazione della conformità nel Pct, copia digitale

La distinzione tra la copia analogica e la copia informatica: l’articolo 16undecies del D.L. 179/2012, conv. in L. 221/2012, nel disciplinare le modalità di attestazione della conformità, distingue le ipotesi della copia analogica e della copia informatica.

 

L’articolo 16undecies del D.L. 179/2012, conv. in L. 221/2012 disciplina la modalità di attestazione della conformità della copia informatica.

La copia informatica si distingue in tre categorie:

 

a) la copia informatica di un documento analogico;

b) la copia informatica per immagine su supporto informatico di documento analogico;

c) la copia informatica di un documento informatico.

 

L’art. 1 del Codice dell’amministrazione digitale, alle lettere i-bis) i-ter) ed i-quater), fornisce le definizioni per ognuna di tali copie informatiche.

 

La copia informatica di documento analogico è definita come il documento informatico avente un contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto. Si pensi alla trascrizione integrale su documento informatico (ad esempio in un file word o pdf) di tutto quanto contenuto in un documento analogico come ad esempio un contratto di locazione cartaceo.

 

La copia per immagine su supporto informatico di documento analogico è definita, invece, come il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto.

Si pensi alla scansione di un documento cartaceo.

 

Appare evidente che la differenza tra i due tipi di copia consiste nel fatto che la copia per immagine (ovvero la scansione) oltre al contenuto avrà anche la forma identica al documento analogico da cui è tratta, mentre la copia informatica si limita ad avere solo il contenuto identico al documento analogico da cui è tratta.

 

È semplice presumere il principale, se non esclusivo, utilizzo della copia informatica per immagine, anche per la maggiore semplicità con cui viene effettuata una scansione rispetto alla trascrizione integrale di un testo.

 

In ogni caso, la copia informatica di documento analogico (art. 1, lett. i-bis) e la copia informatica per immagine di documento analogico (art. 1 lett. i-ter) hanno la medesima finalità, ovvero quella di trasportare su digitale, un documento originariamente cartaceo

copia-informatica

Fatta questa breve, ma necessaria distinzione, è opportuno chiarire cosa si intende per copia informatica.

Orbene, la copia informatica di documento informatico può qualificarsi come il documento informatico che ha un contenuto identico a quello del documento informatico da cui è tratto, ma con una diversa sequenza di valori binari.

 

I due file pur avendo il medesimo contenuto non hanno la stessa impronta informatica.

Pertanto, la copia informatica di un documento informatico ha il medesimo contenuto di un altro file (documento), anche se non ha la stessa sequenza di bit.

Si pensi ad un file salvato in un formato diverso da quello originale o sul quale siano state inserite mere annotazioni, oppure più semplicemente si pensi alla cd. copia informatica presente nel fascicolo informatico.

In quest’ultimo caso, ad esempio, il contenuto della copia informatica è lo stesso di quello del duplicato e dell’originale, anche se questi documenti informatici non hanno la stessa sequenza di bit.

Per essere ancora più pratici, immaginiamo un magistrato che deposita telematicamente un decreto ingiuntivo. Il sistema informatico, dal file originale depositato telematicamente dal magistrato, andrà a creare due file (copie), ovvero il duplicato informatico e la copia informatica.

Orbene sia il duplicato informatico che la copia informatica avranno lo stesso contenuto del file originario (decreto ingiuntivo) depositato dal magistrato.

La differenza sta nel fatto che mentre il duplicato informatico ha la stessa sequenza di bit (impronta informatica del file) del file originale, la copia informatica ha una diversa sequenza di bit.

Il duplicato informatico avrà il medesimo valore giuridico del documento informatico da cui è stato generato, mentre la copia informatica non avrà tale valore giuridico. Da qui la necessità per la copia informatica di effettuare l’attestazione di conformità.

 

Fatta questa breve premessa illustrativa sui diversi tipi di copia informatica possiamo dunque procedere ad esaminare le modalità di attestazione di conformità della copia informatica.

 

Il più volte citato art. 16undecies del D.L.179/2012, conv. in L. 221/2012, con riferimento alla attestazione di conformità della copia informatica, stabilisce che “Quando l’attestazione di conformità si riferisce ad una copia informatica, l’attestazione stessa è apposta nel medesimo documento informatico. Nel caso previsto dal comma 2, l’attestazione di conformità può alternativamente essere apposta su un documento informatico separato e l’individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia e contenente l’indicazione dei dati essenziali per individuare univocamente la copia a cui si riferisce; il predetto documento è allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale la copia stessa è depositata telematicamente. Se la copia informatica è destinata alla notifica, l’attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione”.

Anche in questo caso è agevole riscontrare l’esistenza di due modalità per effettuare l’attestazione.

attestazione-di-conformita

Il primo metodo per attestare la conformità di una copia informatica è quello di creare un unico e solo file, in cui ci sono la copia informatica e la attestazione di conformità.

Tale operazione (ottenere un unico file) può essere fatta inserendo la dichiarazione di conformità nel documento informatico per immagine, o aggiungendo un file contenente la dichiarazione di conformità nello stesso file generato dalla scansione oppure creando una casella di testo, contenente la dichiarazione di conformità, da inserire materialmente nel corpo della immagine scansionata, oppure scansionare in un unico atto sia il documento cartaceo che la dichiarazione di conformità.

 

Esistono diversi modi attraverso i quali ottenere un unico file, in cui siano compresi la copia per immagine e l’asseverazione di conformità.

Di seguito indichiamo quelli maggiormente utilizzati.

 

 

A] Casella di testo

Con tale metodo, è sufficiente inserire una casella di testo all’interno della copia informatica di cui si vuole attestare la conformità. La attestazione di conformità andrà redatta all’interno della casella di testo.

La casella di testo può essere inserita in qualunque punto della copia informatica, purché la stessa non copra il contenuto della copia informatica.

 

 

B] Editare la copia informatica

Un altro modo per inserire la attestazione di conformità è quello di editare la copia informatica ovvero la possibilità di poter scrivere sul documento informatico.

La possibilità di editare la copia informatica è subordinata al possesso ed all’utilizzo di determinati software nonché al tipo di copia informatica.

 

 

C] Aggiunta di file contenente la attestazione di conformità

In questo caso, bisogna anzitutto creare un file in cui inserire la attestazione di conformità.

Questo file, contente la attestazione di conformità, va dunque aggiunto o unito al file contenente la copia informatica. La procedura di unione o di fusione (cd. merge) di due file può essere eseguita con diversi software oppure con Anteprima per chi possiede un Mac.

 

 

D] Scansione di copia informatica e di attestazione di conformità

Questa procedura è limitata alle copie informatiche per immagine.

Per prima cosa, bisogna stampare la attestazione di conformità.

A questo punto, unitamente al documento analogico (cartaceo) di cui si deve attestare la conformità, si scansiona anche l’attestazione di conformità, in modo da ottenere anche in questo caso un unico file.

Tutte le procedure sopra esposte sono finalizzate ad ottenere un unico file.

L’operazione si può riassumere nel modo che segue:

 

Copia informatica + attestazione di conformità = unci file

 

Una volta ottenuto, questo unico file, comprensivo sia della copia informatica che dell’attestazione di conformità, non bisogna far altro che procedere ad apporre la firma digitale.

 

La firma digitale su tale file, oltre a garantire l’identità del sottoscrittore dell’attestazione di conformità, garantirà anche e soprattutto la integrità e la immodificabilità dell’unico file di cui sopra.

 

Unico file + Firma digitale = copia conforme della copia informatica

 

Il file unico, contenente la copia scansionata (ad esempio del titolo esecutivo) e la attestazione di conformità, firmato digitalmente, rappresenterà la copia conforme della copia informatica.

 

Il secondo metodo per attestare la conformità di una copia informatica è quella di realizzare la attestazione di conformità su di un documento separato.

L’individuazione della copia informatica cui si riferisce l’attestazione di conformità ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia.

 

Va subito rilevato che, nel caso in cui la copia informatica è destinata alla notifica, la attestazione di conformità va inserita nella relazione di notifica e dunque su un documento separato.

Ne consegue che quando si procede alla notifica di una copia informatica non è possibile scegliere tra le due modalità di attestazione, in quanto in tali casi dovranno seguirsi le regole inerenti l’attestazione di conformità su documento separato.

Ed infatti, il comma 3 dell’art. 16undecies del D.L. 179/12, conv. in L. 221/2012, introdotto con la legge 132/2015 di conversione del decreto legge 83/2015, stabilisce che “Nel caso previsto dal comma 2, l’attestazione di conformità può alternativamente essere apposta su un documento informatico separato e l’individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia e contenente l’indicazione dei dati essenziali per individuare univocamente la copia a cui si riferisce; il predetto documento è allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale la copia stessa è depositata telematicamente.

Se la copia informatica è destinata alla notifica, l’attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione.”

 

Purtroppo la pubblicazione delle specifiche tecniche contenenti i dati essenziali per individuare univocamente la copia informatica a cui si riferisce la attestazione non è avvenuta con molta solerzia.

Ed infatti, solo il 7 gennaio 2016, a distanza di oltre 4 mesi, dalla entrata in vigore del citato art. 16undecies, comma 3 del D.L. 179/2012, conv. in L. 221/2012, è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 4 del 7 gennaio 2016, il decreto 28 dicembre 2015 contenente le modifiche alle specifiche tecniche del PCT.

 

In tale provvedimento è contenuto l’art. 19ter, che è stato aggiunto alle specifiche tecniche del PCT del 16 aprile 2014.

 

È, dunque, l’art. 19ter del provvedimento del 16 aprile 2014 la norma che stabilisce ed indica le modalità con le quali si attesta la conformità di una copia informatica su un documento separato.

In particolare essa stabilisce che “Quando si deve procedere ad attestare la conformità di una copia informatica, anche per immagine, ai sensi del terzo comma dell’art. 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 212, l’attestazione è inserita in un documento informatico in formato PDF e contiene una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità nonché il relativo nome del file. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata secondo quanto previsto all’art. 12, comma 2”.

 

Dalla lettura al provvedimento emerge che i dati essenziali per individuare il documento informatico di cui si attesta la conformità su un documento separato sono essenzialmente due:

 

a) il nome del file che contiene la copia informatica;

b) sintetica descrizione del documento di cui si attesta la conformità.

 

Un esempio di attestazione di conformità su documento

separato, di un atto di precetto, potrebbe essere il seguente:

 

Si attesta che il file denominato “Attodiprecetto.pdf” contenente la copia informatica (o per immagine) dell’atto di precetto notificato il …………. nell’interesse del sig……………… è conforme all’originale da cui è stata estratta la copia informatica.

 

In tale attestazione non solo è indicato il nome del file che contiene la copia informatica ma vi è anche una sintetica descrizione del documento di cui si attesta la conformità.

 

Per essere ancora più pratici, immaginiamo di dover iscrivere a ruolo un atto di pignoramento presso terzi, in cui si è provveduto a notificare il titolo esecutivo per via cartacea, l’atto di precetto a mezzo PEC e l’atto di pignoramento presso terzi sempre per via cartacea. Come si vedrà successivamente, per iscrivere a ruolo un procedimento di espropriazione mobiliare presso terzi, bisogna depositare telematicamente, la copia conforme del titolo esecutivo, dell’atto di precetto e dell’atto di pignoramento presso terzi.

Orbene nel caso di specie, per depositare telematicamente tali documenti, dobbiamo creare una copia informatica, per ciascuno di tali atti.

 

Per gli atti originariamente su supporto cartaceo, ovvero il titolo esecutivo e l’atto di pignoramento presso terzi, avremo delle copie informatiche per immagine, atteso che il processo di scansione è quello che ci permette con maggiore semplicità e velocità di ottenere una copia informatica per immagine.

Dalla scansione di tali atti, otterremo dei file, che assunti in formato pdf, possiamo denominare come vogliamo, ma che nel nostro esempio, per comodità espositiva, denomineremo “sentezaesecutiva.pdf” ed “attopignoramentoterzi.pdf”.

 

Per l’atto originariamente informatico, ovvero l’atto di precetto notificato a mezzo PEC, avremo invece una copia informatica.

 

In realtà, con riferimento all’atto di precetto notificato a mezzo PEC, potremmo utilizzare anche il duplicato informatico dello stesso, senza necessità di effettuare alcuna attestazione di conformità, ma, ai fini del nostro esempio, decidiamo di utilizzare la copia informatica dell’atto di precetto.

Nel caso di specie, come copia informatica di documento informatico dell’atto di precetto può anche essere utilizzato il file dell’atto di precetto in formato pdf, privo della firma digitale oppure il file generato dal programma di videoscrittura utilizzato.

 

Ad esempio, ove si utilizzi Microsoft Word, il file “.doc” dell’atto di precetto (da cui poi si è ricavato l’atto di precetto notificato a mezzo PEC) è da considerarsi una copia informatica di documento informatico dell’atto di precetto. Ed infatti tale documento informatico avrà contenuto identico all’atto di precetto notificato, anche se con una diversa successione di valori binari.

 

Ovviamente, dovendo utilizzare tale copia informatica nel processo telematico, il file originariamente in formato “.doc” andrà trasformato nel formato “.pdf”, per rispettare appunto le specifiche richieste dall’art. 13 del Provvedimento del 16 aprile 2014.

Insomma, una volta ricavata la copia informatica dell’atto di precetto, denomineremo anche questa, per comodità espositiva, “attodiprecetto.pdf”.

 

A questo punto avremmo due copie informatiche per immagine ed una copia informatica di documento informatico.

Per attestare la conformità di tali copie informatiche su documento separato, si può utilizzare un unico documento informatico che fa riferimento a più copie informatiche, in quanto il comma 6 del citato art. 19ter stabilisce espressamente che “L’attestazione di conformità di cui ai commi precedenti può anche riferirsi a più documenti informatici”.

 

A titolo meramente esemplificativo la attestazione di conformità potrebbe avere un simile contenuto:

 

Io sottoscritto Avvocato………, codice fiscale……, ai sensi dell’art. 18 del D.L. 132/2014, conv. in L. 162/2014 e dell’art. 16 undecies del D.L. 179/2012, conv. in L. 221/2012, nella mia veste di difensore del sig……………… C.F……………. creditore procedente, attesto che:

a) il file denominato “sentenzaesecutiva.pdf”, contenente la copia informatica per immagine della Sentenza n………… del Tribunale di ………………..resa nel giudizio recante n. che consta di pag. n….

b) il file denominato “attodiprecetto.pdf”, contenente la copia informatica dell’atto di precetto notificato il ……………… nell’interesse del sig…………………. che consta di pag. n…..

c) il file denominato “attopignoramentoterzi.pdf”, contenente la copia informatica per immagine dell’atto di pignoramento presso terzi, notificato il ……………. nell’interesse del sig. …………………. che consta di pag. n….. allegati unitamente alla presente attestazione, all’interno della busta telematica che sarà inviata a mezzo posta elettronica certificata, ai fini del relativo deposito telematico in giudizio, sono copie conformi ai corrispondenti atti cartacei ed informatici da cui sono tratti.

Luogo……………  Dat……….

                                                                                                                        Avv………………

 

Come più volte detto, non esistono formule sacramentali da rispettare nella formulazione di una attestazione di conformità, e pertanto, la su esposta attestazione ben può essere personalizzata e modificata o migliorata. La attestazione di conformità, così redatta, va trasmessa in formato PDF e quindi firmata digitalmente.

 

La novità rispetto al passato, dunque, è la possibilità di poter individuare le copie informatiche di cui si attesta la conformità, attraverso la indicazione del nome del file ed una sintetica descrizione delle stesse.

 

Questi due soli elementi sono in grado di poter individuare la copia informatica di cui si attesta la conformità.

Vi è da fare però una precisazione.

Il documento che contiene l’attestazione di conformità, oltre che in formato “PDF”, va firmato dal soggetto che compie l’attestazione, con firma digitale o firma elettronica qualificata, ed inserito unitamente alle copie informatiche in un struttura informatica idonea a garantire l’immodificabilità del suo contenuto.

 

I due requisiti sono ritenuti sufficienti, solo se la copia informatica ed il documento informatico contenente la attestazione di conformità sono inseriti in una struttura informatica idonea a garantire l’immodificabilità del suo contenuto.

Ed infatti, sia per la trasmissione a mezzo PEC (ancorché finalizzata alla notifica), che per il deposito telematico, il documento informatico contenente la attestazione di conformità va sempre allegato alla PEC od inserito nella busta telematica.

 

Diversamente, quando non vi è una struttura informatica idonea a garantire l’immodificabilità del contenuto della copia informatica, oltre alla descrizione sintetica ed al nome del file, sono richiesti l’impronta informatica del file ed il riferimento temporale.

Si legge testualmente “In ogni altra ipotesi, l’attestazione di conformità è inserita in un documento informatico in formato PDF contenente i medesimi elementi di cui al primo comma (descrizione sintetica e nome del file), l’impronta del documento informatico di cui si sta attestando la conformità e il riferimento temporale di cui all’art. 4 comma 3 del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 13 novembre 2014. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata. L’impronta del documento può essere omessa in tutte le ipotesi in cui il documento informatico contenente l’attestazione di conformità è inserito, unitamente alla copia informatica del documento, in una struttura informatica idonea a garantire l’immodificabilità del suo contenuto” (art. 19ter, comma 5 del Provvedimento 16 aprile 2014).

 

Per le notifiche con modalità telematiche e per effettuare un deposito telematico, viene utilizzata una struttura informatica idonea a garantire l’immodificabilità del suo contenuto, ovvero la PEC. Ne consegue che in caso di notifiche a mezzo PEC, o di deposito telematico e, più in generale, di trasmissione a mezzo PEC, l’impronta informatica del file ed il riferimento temporale non sono richiesti, risultando sufficienti il nome del file e la sintetica descrizione dell’atto trasmesso.

 

L’impronta informatica del file ed il riferimento temporale andranno utilizzati solo in casi residuali come ad esempio quello in cui il difensore consegni al cliente le copie conformi degli atti processuali di un intero giudizio tramite email, CD Rom oppure su una chiavetta usb.

In tali ipotesi, la attestazione di conformità su documento separato dovrà contenere non solo il nome del file ed una sintetica descrizione dei singoli atti, ma anche l’impronta informatica del file ed il riferimento temporale.

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