Attestazione di conformità della procura alle liti col Pct
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12 Nov 2016
 
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Attestazione di conformità della procura alle liti col Pct

Processo civile telematico: come attestare la conformità della procura rilasciata all’avvocato nell’invio telematico degli atti processuali.

 

La procura alle liti attribuisce al difensore il potere di compiere e ricevere, nell’interesse della parte stessa, tutti gli atti del processo che dalla legge non sono ad essa espressamente riservati.

 

Le modalità con cui viene conferita la procura alle liti è disciplinata dall’art. 83 c.p.c.  In particolare, tale articolo prevede che la procura speciale può essere conferita in due modi:

 

a) con atto pubblico o scrittura privata autenticata;

b) con procura in calce o a margine dell’atto.

 

Nel caso della scrittura privata autenticata o atto pubblico, è necessario l’intervento di un notaio o altro pubblico ufficiale competente.

Orbene, in tali ipotesi ove la scrittura privata sia sottoscritta digitalmente dal mandante, troveranno applicazione le regole previste dall’art. 25 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, che disciplina appunto l’autentica della firma digitale da parte del pubblico ufficiale.

 

L’art. 25, comma 2 del D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 stabilisce infatti che “L’autenticazione della firma elettronica, anche mediante l’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell’attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell’eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l’ordinamento giuridico”.

 

Quando, invece, la procura è apposta all’interno dell’atto, cioè a margine o in calce, l’autografia della sottoscrizione della parte deve essere certificata dal difensore.

 

Fin da subito, pertanto, corre mettere conto che mentre il notaio o il pubblico ufficiale effettuano un’autentica della firma, l’avvocato si limita ad effettuare una certificazione, ovvero ad identificare il mandante, controllare la riferibilità della firma a quest’ultimo, ed all’eventuale accertamento dei poteri rappresentativi di chi ha conferito la procura.

Pertanto, ai fini della validità della procura, per un avvocato, è importante dimostrare che la stessa è stata validamente conferita, prima della costituzione in giudizio, e che questa sia riferibile all’atto per cui si procede.

 

Quando la procura viene apposta a margine dell’atto, non sembrano esserci dubbi sulla riferibilità dell’atto, mentre quando questa è rilasciata in calce, vanno osservate alcune regole.

L’art. 83 c.p.c. a tal proposito, stabilisce che “La procura si considera apposta in calce anche se rilasciata su foglio separato che sia però congiunto materialmente all’atto cui si riferisce, o su documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all’atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia” .

 

Con riferimento agli strumenti informatici, non vi è dubbio, che la PEC, sia essa utilizzata per notificare un atto, sia essa utilizzata per un deposito telematico, consente di poter assolvere a tale funzione.

Ed infatti, nel caso in cui, all’interno della PEC, siano inseriti, come allegati, l’atto processuale e la procura alle liti, non vi è dubbio che tale procura debba essere considerata apposta in calce.

In tal senso, però, è preferibile che:

 

1) l’atto indichi che la procura alle liti è apposta in calce;

2) la procura contenga elementi specifici (come ad esempio il tipo di giudizio per cui è stata conferita), in modo da poterla collegare a quello specifico atto cui si riferisce.

 

La struttura informatica della PEC e la osservanza di tali semplici regole consentono di poter dimostrare il collegamento tra la procura e l’atto processuale cui fa riferimento.

Insomma, quando si allega la procura alle liti, all’interno della PEC, sia per notificare che per depositare telematicamente, non vi saranno problemi.

 

Una piccola chiosa, merita la procura a margine. Ed invero, con la diffusione del processo civile telematico ed il conseguente utilizzo di documenti originariamente informatici, la procura a margine verrà gradualmente abbandonata, proprio per le difficoltà tecniche, che si riscontrano nell’ inserirla all’interno di un documento informatico.

Ad oggi, infatti, il metodo che viene utilizzato maggiormente, è quello del rilascio cartaceo della procura alle liti allegata in calce agli atti processuali.

La procedura consiste nel predisporre la procura alle liti, mediante un programma di videoscrittura, cui fa seguito la successiva stampa del documento, e la sottoscrizione di pugno della procura da parte del proprio cliente.

Anche il difensore procede a certificare la sottoscrizione del mandante, firmando di proprio pugno. Il documento cartaceo così predisposto viene quindi scansionato per essere trasformato in un file digitale, che l’avvocato sottoscrive digitalmente per autenticare la conformità della copia informatica rispetto al documento cartaceo da cui è tratto.

 

L’art. 83 c.p.c. stabilisce infatti che “Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica”.

 

Corre mettere conto che, in questo caso, la semplice apposizione della firma digitale, sulla copia informatica per immagine della procura, avrà l’effetto di attestare la conformità della copia per immagine della procura alle liti all’originale cartaceo da cui è estratto.

Ed infatti, poiché in tali ipotesi il difensore riveste il ruolo di pubblico ufficiale, viene utilizzato il termine “autentica”.

Pertanto, è doveroso precisare che con il termine “autentica” non si fa riferimento alla certificazione della sottoscrizione del mandante, che avviene per iscritto con firma grafica da parte del difensore, bensì alla procedura di autenticazione della conformità del file informatico (copia per immagine della procura alle liti) all’originale cartaceo.

 

Nulla vieta, però, che, in virtù della crescente digitalizzazione, privati o legali rappresentanti di società siano dotati di dispositivi di firma digitale e pertanto vogliano rilasciare la procura alle liti mediante apposizione di firma digitale sulla procura creata su documento digitale nativo, ovvero su un file pdf testuale che contenga la procura.

 

In questi casi, sorge il dubbio se l’avvocato debba sottoscrivere, o meno, con propria firma digitale, la procura firmata digitalmente come dimostrazione della certificazione richiesta dalla legge.

Tale attività di certificazione, ad opera del difensore, sembrerebbe infatti inutile e ridondante, atteso che la firma digitale è costituita da un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato.

 

Per rilasciare il certificato, il certificatore deve, tra l’altro, identificare con certezza il soggetto a cui lo rilascia (art. 32, comma 3 del CAD) e tenere le informazioni relative al certificato qualificato dal momento della sua emissione almeno per venti anni.

 

Non vi è dubbio che tali requisiti sono il presupposto perché un documento sottoscritto con firma digitale abbia l’efficacia prevista dall’articolo 2702 c.c. (art. 21, comma 2 del CAD).

 

Ne consegue che, essendo la firma digitale già certificata da un soggetto accreditato, la stessa non avrebbe bisogno di un’ulteriore certificazione da parte dell’avvocato.

Ed infatti, chiunque potrebbe effettuare dei controlli, e rilevare i suddetti dati, tramite un comune software di firma digitale.

Tuttavia l’avvocato deve poter dimostrare di aver verificato i poteri rappresentativi del mandante, la paternità della firma digitale, la corrispondenza tra il nominativo del mandante e la titolarità del certificato di firma digitale, nonché se il certificato di firma è valido, anche perché, se lo stesso è revocato, scaduto o sospeso, le conseguenze equivalgono ad una mancata sottoscrizione (art. 21, comma 3 del CAD).

 

In tal senso, la prova che l’avvocato abbia compiuto tale preventiva certificazione può essere data solo dalla apposizione della propria firma digitale.

Insomma, anche nel caso in cui la procura venga rilasciata con firma digitale, è preferibile che il difensore apponga la sua firma digitale sulla procura.

 

A questo punto, per completezza espositiva, è preferibile che, ove la procura venga firmata dal cliente in formato PAdES, l’avvocato proceda ad aggiungere la propria firma nel medesimo formato PAdES, mentre, ove la procura venga firmata dal cliente in formato CAdES, l’avvocato procederà ad apporre una controfirma in formato CAdES.

 

Alla luce di quanto finora esposto, pertanto, non vi è dubbio che la procura alle liti va sempre allegata e riferita all’atto processuale cui attiene.

 

Sempre con riferimento alla procura alle liti, va detto altresì che l’art. 125 c.p.c. consente il rilascio della procura alle liti, anche successivamente alla notificazione dell’atto, purché anteriormente alla costituzione in giudizio.

 

Tale regola, però, subisce una eccezione, quando si procede alla notifica a mezzo PEC. Ed infatti, l’art. 1 della legge n. 53 del 1994 subordina la possibilità della notifica in proprio (anche a mezzo PEC) al rilascio di una valida procura.

 

Ne consegue che per dimostrare la esistenza del rilascio di una procura, in data antecedente alla notifica a mezzo PEC, le soluzioni sono le seguenti:

 

a) la procura è già depositata in atti;

b) sulla copia informatica della procura della liti è stata apposta una marca temporale;

c) si procede alla notifica dell’atto contestualmente alla procura. In questo ultimo caso, infatti, l’utilizzo di posta elettronica certificata, ai sensi dell’art. 48 del CAD, fornisce il requisito richiesto dalla legge, atteso che la data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono sempre opponibili ai terzi.

 

Insomma non vi è dubbio che, quando non è possibile dimostrare la preesistenza di una procura, è opportuno allegare la procura alle liti al messaggio di posta elettronica certificata, utilizzato per notificare a mezzo PEC.

 

A questo proposito, viene da chiedersi, nel caso in cui la procura alle liti sia stata conferita su supporto cartaceo, se risulti o meno necessaria una attestazione di conformità. Ed infatti, l’attestazione di conformità apposta con la semplice firma digitale del difensore, in base al tenore letterale dell’art. 83 c.p.c., fa esclusivo riferimento ad una precisa fase processuale, ovvero la costituzione dell’avvocato mediante trasmissione della copia informatica per immagine della procura alle liti.

 

L’art. 83 c.p.c. stabilisce testualmente che “… il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale…”.

 

Il Legislatore, in tutti i casi in cui ha riconosciuto al difensore (o altri soggetti) il ruolo di pubblico ufficiale, consentendogli di effettuare attestazioni di conformità, ha limitato tale potere all’assolvimento di specifiche finalità, come nel caso del deposito di copia conforme del titolo esecutivo, dell’atto di pignoramento, della nota di trascrizione e così via.

Pertanto, alla luce di tali restrizioni e stando al tenore strettamente letterale della norma, questa particolare forma di attestazione parrebbe valida solo ed esclusivamente per la costituzione in giudizio.

Ne consegue che, ove la parte intenda notificare telematicamente anche la procura alle liti ovvero la copia informatica per immagine della stessa, dovranno rispettarsi le modalità di attestazione previste dall’articolo 16undecies del D.L. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla L.17 dicembre 2012, n. 221. La procura alle liti, dunque, quale copia informatica per immagine destinata alla notifica, dovrà rispettare le regole fissate dall’art. 19ter del provvedimento del 16 aprile 2014.

 

In tal senso, pertanto, la relata di notifica dovrà contenere la attestazione di conformità della copia informatica per immagine della procura alle liti, indicando altresì il nome del file che la contiene ed una sintetica descrizione della stessa.

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