Rimborso spese: come e quando chiederlo
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27 Nov 2016
 
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Rimborso spese: come e quando chiederlo

Come fatturare le spese sostenute nell’attività professionale e non: come e quando si può richiedere la restituzione dei soldi per spese vive.

 

Ogni volta che eseguiamo una prestazione per conto di un cliente è nostro diritto richiedere – se il contratto lo prevede espressamente – oltre al corrispettivo vero e proprio, anche il rimborso di tutte le cosiddette spese vive sostenute per procurare al cliente medesimo la sua prestazione. Nel rimborso spese finiscono quindi tutti quegli esborsi che il fornitore del bene o il prestatore dell’opera sostiene non nel proprio interesse, ma per quello del cliente.

Si pensi al pedaggio autostradale, alla benzina per una trasferta, al costo di un hotel, al corrispettivo dovuto a un fornitore per un particolare materiale o a un collaboratore. Ma procediamo con ordine.

 

 

Quando si possono fatturare le spese vive?

Per poter chiedere il rimborso spese in fattura è necessario che sussistano tre importanti condizioni.

 

Inerenza

Innanzitutto le spese vive devono essere strettamente inerenti alla prestazione erogata al cliente: si pensi all’hotel e al biglietto del treno pagato dal professionista per recarsi in un luogo diverso da quello della propria residenza, per partecipare a una riunione con i propri clienti; non è fatturabile, invece, il biglietto del teatro che quella stessa sera, il professionista abbia acquistato per intrattenersi in una città che non conosce.

 

Documentazione

Le spese vive devono essere documentate per iscritto con un documento che abbia pieno valore fiscale (una ricevuta, uno scontrino, una fattura). Non è quindi sufficiente un’autodichiarazione di chi ha sostenuto l’esborso, né il cliente è tenuto a rimborsare spese che trovino indicazione in un foglio privo di valore fiscale.

È diritto del cliente chiedere in ogni momento copia delle ricevute che attestano il sostenimento della spesa; chi intende fatturare le spese vive è quindi obbligato a conservare la documentazione per un obbligo di trasparenza verso il proprio cliente.

 

Attualità

Non è possibile chiedere il rimborso di spese future. Le spese devono essere state già sostenute. Per cui, chi intende chiedere un anticipo su spese che sosterrà in futuro deve necessariamente portare in fattura tale importo come «imponibile» e applicare, su di esso, anche le imposte.

 

 

Posso chiedere il rimborso spese se il contratto non lo prevede?

In un corretto rapporto tra cliente e prestatore d’opera, la fattura può prevedere il rimborso spese solo se il contratto, inizialmente firmato tra questi soggetti, lo prevede espressamente. Diversamente, il prezzo della prestazione si deve considerare comprensivo di ogni spesa che il fornitore sosterrà.

Ma poiché molti contratti avvengono oralmente, è facile cadere in equivoci. In tali casi, bisogna ricorrere agli usi e consuetudini della tipologia del commercio nel quale ci si riferisce. Ad esempio, se abbiamo chiesto delle stampe per dei dépliant pubblicitari e abbiamo concordato, con l’agenzia grafica, un prezzo totale per la fornitura, quest’ultima non potrà poi addebitarci anche i costi della carta utilizzata per le stampe. Diverso è il caso dei professionisti, per i quali spesso è impossibile determinare in anticipo il costo delle spese vive che andranno a sostenere (si pensi all’avvocato che potrebbe dover richiedere più volte la notifica di un atto giudiziario se il convenuto è irreperibile): in tal caso, il rimborso spese è dovuto anche se non specificato inizialmente nel corrispettivo.

 

 

È possibile chiedere il rimborso delle spese di benzina, ristorante e hotel?

Tra le spese vive che si possono portare in fattura ci sono, a seconda del tipo di attività e della fascia di appartenenza, le spese carburante secondo tariffa ACI con limite giornaliero previsto, le spese eventuali di trasferta, comprensive del costo del soggiorno inclusa la ristorazione, documentabile con eventuale fattura o scontrino fiscale, da richiedere al gestore dell’attività.

 

 

Come si fattura il rimborso spese

La fattura deve indicare analiticamente tutte le voci di spese vive sostenute; non si può limitare a indicare il totale, ma deve specificare i singoli importi.

 

Ad esempio, è corretta la fattura che indichi:

– costo fotocopie: € 30,00

– costo albergo per trasferta: € 80,00

– costo biglietto treno per trasferta: € 40,00.

Non è corretta invece la fattura che indichi:

– spese vive (cancelleria e trasferte): € 150,00.

 

Sul rimborso spese, inoltre, non vanno calcolate le tasse. Le spese vive, infatti, sono una voce «Iva esente».

Ecco quindi due esempi di come fatturare le spese vive e chiedere il rimborso spese.

 

 

Se il cliente non ha partita Iva

Voce
Misura
Importo
a) Spese vive (esenti se documentate: ad es. bolli, notifiche, richiesta certificati)
  30 €
b) Corrispettivo imponibile
  100 €
c) Iva
22% su b)
22 €
TOTALE
a) + b) + c)
152 €

 

 

Se il cliente ha partita Iva

Voce
Misura
Importo
a) Spese vive (esenti se documentate: ad es. bolli, notifiche, richiesta certificati)
  30 €
b) Corrispettivo imponibile
  100 €
c) Iva
22% su b)
22 €
d) Ritenuta acconto 20%
A detrarre: 20% su b)
20 €
TOTALE
a) + b) + c) – d)
132 €

Autore immagine. 123rf com

 


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