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Lo sai che? Pubblicato il 8 gennaio 2017

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Lo sai che? Che differenza c’è tra la Pec e la raccomandata?

> Lo sai che? Pubblicato il 8 gennaio 2017

Devo inviare una comunicazione formale: mi conviene la posta elettronica certificata o la raccomandata a.r. tradizionale?

 

Da un punto di vista formale, la posta elettronica certificata ha lo stesso valore legale della raccomandata e, almeno sotto questo aspetto, non ci sono differenze: entrambi i sistemi di comunicazione offrono infatti la piena prova sia dell’invio che del ricevimento. A ben vedere, però, esistono delle rilevanti differenze tra la Pec e la raccomandata, differenze tutte a vantaggio dell’email certificata. Eccole qui di seguito elencate.

Innanzitutto la Pec, a differenza della raccomandata, non offre solo la piena prova dell’invio e del ricevimento della comunicazione, ma anche del suo contenuto, ossia del testo del messaggio: testo che viene certificato dal Gestore della casella di posta elettronica certificata. In questo modo, il mittente potrà dimostrare, in caso di eventuali contestazioni sollevate dal destinatario, anche la sostanza della comunicazione, il suo l’oggetto, cosa che, invece, nella raccomandata è più difficile.

L’unico limite della Pec è quello di non poter dimostrare anche il testo di eventuali allegati, se non la loro presenza (salvo che questi siano stati firmati con la firma elettronica). In altri termini, chi invia una Pec con una comunicazione allegata al suo interno – ad esempio, un file in formato .pdf – non è in grado di fornire la piena prova del contenuto di tale allegato, ma solo quella della sua spedizione. Per dribblare il problema è necessario fare un “copia e incolla” del testo dell’allegato inserendolo nel corpo della mail poiché in tal caso la Pec certificherà anche tale messaggio. Se poi l’allegato è indispensabile per via del suo aspetto formale (si pensi a una comunicazione con carta intestata) si può ben scrivere una formula di questo tipo: «Si riporta, qui di seguito, il testo del messaggio contenuto nel file allegato, di cui si chiede comunque l’apertura» e, subito dopo, si dovrà ricopiare, appunto, il testo dell’allegato.

Il secondo vantaggio della Pec rispetto alla raccomandata è la certificazione dell’integrità e immodificabilità del messaggio.

Queste caratteristiche sono assicurate dalla cosiddetta “busta di trasporto” che, secondo la definizione delle Regole tecniche è la busta creata dal gestore del mittente ed inviata al gestore del destinatario all’interno della quale sono inseriti il messaggio originale inviato dall’utente ed i relativi dati di certificazione. Essa è sottoscritta dal gestore con firma elettronica qualificata che garantisce la provenienza, l’integrità e l’autenticità del messaggio di posta elettronica certificata. La “busta” è consegnata, immodificata, nella casella di Pec di destinazione per permettere la verifica dei dati di certificazione da parte del ricevente.

Nel caso invece delle raccomandate, il destinatario potrebbe sostenere, ad esempio, che la comunicazione è arrivata con qualche foglio in meno che ne ha pregiudicato il senso e significato. È vero che la prova dell’incompletezza della raccomandata compete – secondo gli ultimi indirizzi della Cassazione – al destinatario, ma resta pur sempre un possibile espediente per invalidare la comunicazione.

La Pec, infine riesce a dimostrare non solo la data di spedizione e di consegna, ma anche l’ora; circostanza che, invece, la raccomandata non è in grado di fornire.

In ogni caso, per poter validamente spedire una Pec e ottenere la certificazione da parte del Gestore è necessario che tanto il mittente quanto il destinatario siano muniti di un indirizzo email di posta elettronica certificata. Diversamente l’invio potrebbe non funzionare o, comunque, se ugualmente spedito, non avere alcun valore di prova legale.

Tuttavia, in una eventuale causa, se la prova della spedizione della raccomandata è più semplice da realizzare, essendo sufficiente produrre il cartoncino con l’avviso di ricevimento debitamente compilato dal postino e sottoscritto dal destinatario, con la Pec le cose si complicano. È necessario infatti produrre la stampa dell’email in formato Pdf con firma digitale se si tratta di allegato, le ricevute di accettazione e consegna completa della Pec, il certificato di firma digitale del notificante, il certificato di firma del Gestore Pec.

Ecco che allora la conservazione delle ricevute di spedizione e consegna della Pec è essenziale per poterne dimostrare l’invio anche a distanza di molto tempo. Ecco alcuni suggerimenti utili:

Per i messaggi Pec inviati: conservare la “ricevuta di consegna completa” formata dal file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio).

Per i messaggi Pec ricevuti: conservare la busta di trasporto con il file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio).

Inoltre, quando si è in presenza di un documento allegato al messaggio Pec firmato digitalmente, per evitare che alla scadenza del certificato (che non ha durata superiore a tre anni) la sottoscrizione perda i requisiti legali e venga declassata, è opportuno portare in conservazione il messaggio Pec e i relativi allegati sottoscritti digitalmente, al fine di “allungare” la vita del menzionato certificato e di questi ultimi.

Non è corretta la conservazione delle Pec secondo le seguenti forme:

  • l’archiviazione semplice delle Pec nel proprio computer o server. In questo caso non è garantito il valore legale in quanto non si è in presenza di conservazione a norma;
  • la stampa su carta e l’archiviazione fisica del documento. La tradizionale conservazione della stampa del documento Pec non garantisce la conformità all’originale informatico.

note

Autore immagine: 123rf com

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