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Lo sai che? Pubblicato il 8 gennaio 2017

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Lo sai che? Come dimostrare l’invio di una Pec

> Lo sai che? Pubblicato il 8 gennaio 2017

In causa bisogna procurarsi la prova della spedizione e dell’invio della posta elettronica certificata: ecco 10 semplici regole per un uso consapevole della Pec.

La posta elettronica certificata ha valore di piena prova al pari di una raccomandata a.r.: per cui, chi invia una Pec, ha la possibilità di dimostrare, con la stessa certezza che potrebbe garantirgli il timbro postale di Poste Italiane, sia la data di spedizione che quella di consegna del messaggio elettronico. Oltre a ciò può anche dimostrare il contenuto effettivo del messaggio Pec poiché tale certificazione è fornita dal Gestore del servizio. Tuttavia, in una eventuale causa con il destinatario, si può porre un problema: come dimostrare l’invio della Pec? In altre parole, quali documenti è necessario produrre, davanti al giudice, per dare la prova che il messaggio di posta elettronica certificata è stato correttamente inoltrato al destinatario?

È vero che chi spedisce la Pec riceve poi due messaggi – anch’essi tramite Pec – da parte del Gestore, con cui questi prima attesta la presa in consegna della busta e, dopo, certifica l’avvenuta spedizione (pertanto, se il destinatario non dovesse avere un indirizzo email valido, la seconda Pec conterrebbe un messaggio di errore). Ma, in giudizio, è sufficiente produrre le stampe di tali due Pec oppure è necessario allegare i file originali delle email?

La questione non è di poco conto se si considera che, in base al codice di procedura civile, le riproduzioni meccaniche – quali appunto i documenti realizzati dalla stampante del proprio computer – perdono la loro valenza di prove documentali se contestati dalla controparte.

Prima di dare però la risposta sono necessarie due precisazioni:

  • la Pec fornisce la piena prova del testo dell’email e non anche del contenuto di eventuali allegati (se non riportati integralmente nel corpo del messaggio stesso). Per gli allegati è quindi necessario procedere alla loro firma digitale;
  • la Pec ha valore legale solo se inviata a un indirizzo Pec. Se il destinatario non ha una Pec o la Pec non è più attiva, il Gestore non fornisce l’attestazione.

Come dimostrare la spedizione della Pec

Vediamo ora come dimostrare l’invio della Pec. Il Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Commercialisti fornisce le seguenti istruzioni: in giudizio, il professionista deve allegare, per dimostrare l’invio o il ricevimento di un documento tramite Pec

  • la stampa dell’atto notificato in formato Pdf con firma digitale, se si tratta di allegato,
  • le ricevute di accettazione e consegna completa della Pec,
  • il certificato di firma digitale del notificante,
  • il certificato di firma del gestore di Pec.

Quanto alle ricevute di accettazione e consegna completa della Pec si ritiene che esse possano essere prodotte, in un primo momento, anche con semplici stampe fatte dal computer. È vero che si tratta di riproduzioni meccaniche, quindi facilmente contestabili, ma la Cassazione ha più volte detto che la contestazione non può essere generica, ma va giustificata. In altre parole, non basta semplicemente dire che si tratta di una stampa fatta “in casa”, ma bisogna anche dire per quali ragioni questa risulta “falsificata”. In ogni caso, sulla certificazione di invio della Pec è contenuto il codice identificativo del messaggio; per cui, in caso di dubbi, il giudice potrà chiedere al Gestore di fornire il certificato in originale o in copia autentica.

La prassi corrente dei tribunali si sta orientando nel consentire la prova dell’invio delle Pec con la semplice stampa, fatta dal proprio computer, delle due email ricevute dal Gestore.

10 regole per l’invio e la conservazione della Pec

Il Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Commercialisti ha elaborato un vademecum sull’uso corretto della Posta elettronica certificata, scaricabile da questo link ed a cui si rinvia per ogni maggiore chiarimento. Al termine dell’opuscolo vengono indicate 10 semplici regole da tenere a mente per un utilizzo consapevole della Pec. Le vogliamo elencare qui di seguito:

1) accertarsi che la configurazione della ricevuta di avvenuta consegna preveda quella “completa”.

Il professionista che invia un messaggio via Pec deve accertarsi che la configurazione della ricevuta di avvenuta consegna preveda quella «completa», ossia formata dal file «postacert.eml», contenente il messaggio originale completo di testo ed eventuali allegati, e il file «daticert.xml» che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio). La scelta della ricevuta breve, formata dal file «daticert.xml» e da un estratto del messaggio originale, o di quella sintetica, formata solo dal file «daticert.xml», non è invece consigliata da parte del Cndcec.

2) ricordarsi che l’esito dell’invio del messaggio, positivo o negativo che sia, viene comunicato al mittente entro 24 ore;

3) verificare sempre che la propria casella di pec sia capiente. A tal fine è bene scaricare giornalmente i messaggi in arrivo, quelli nel cestino e nella casella “inviati”;

4) non eccedere i limiti dimensionali del messaggio e degli allegati, di solito pari a 30 megabytes complessivi. Si può verificare se il contratto con il proprio gestore prevede possibilità di estensione dello spazio, per chi è solito ricevere allegati pesanti, come ad esempio commercialisti, architetti e ingegneri;

5) non è consentito indicare al registro delle imprese indirizzi pec diversi da quello specifico, univocamente riferito alla società iscritta (per esempio: non è possibile comunicare un proprio indirizzo in qualità di commercialista di fiducia come domicilio digitale di un impresa; non è possibile altresì indicare lo stesso indirizzo in relazione a diverse società);

6) se la Pec contiene un allegato è necessario sottoscriverlo sempre con firma digitale, specie se si tratta di istanze e dichiarazioni presentate alla pubblica amministrazione. In generale, gli allegati che necessitano di firma, devono essere sottoscritti con firma digitale in quanto la Pec è esclusivamente una modalità di invio e non ha valore di sottoscrizione dei documenti;

7) allegare in giudizio, per dimostrare l’invio o il ricevimento di un documento tramite Pec:

  1. A) la stampa dell’atto notificato in formato pdf con firma digitale, se si tratta di allegato;
  2. B) le ricevute di accettazione e consegna completa della pec;
  3. C) il certificato di firma digitale del notificante;
  4. D) il certificato di firma del gestore di pec;

8) adottare sistemi di conservazione della Pec e degli allegati, evitando la semplice archiviazione dei file su pc e/o la stampa delle ricevute. In particolare:

  1. Per le pec inviate: conservare la “ricevuta di consegna completa” formata dal file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio);
  2. Per le pec ricevute: conservare la busta di trasporto con il file “postacert.eml” e il file “daticert.xml”;

9) ricordare che la conservazione a norma è necessaria per le pec con allegati sottoscritti con firma digitale: solo cosi è possibile mantenere il valore legale di scrittura privata degli allegati anche oltre l’eventuale scadenza del certificato di sottoscrizione (quest’ultimo, di norma, non ha durata superiore a tre anni);

10) comunicare tempestivamente eventuali variazioni dell’indirizzo pec all’ordine di appartenenza: tutte le pubbliche amministrazioni, comprese l’amministrazione finanziaria e l’autorità giudiziaria, eseguono le proprie notifiche all’indirizzo ini-pec del professionista.

note

Autore immagine: 123rf com

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