Tech Pubblicato il 13 gennaio 2017

Articolo di

Tech Rimuovere le informazioni personali dai documenti

> Tech Pubblicato il 13 gennaio 2017

Ecco come visualizzare e cancellare tutte le informazioni nascoste all’interno dei documenti di testo, dei fogli di lavoro e delle presentazioni create con Office.

Se quando creiamo un file con Word, Excel, Powerpoint e così via e vogliamo mantenere l’anonimato, dobbiamo rimuovere le informazioni personali dai documenti. I programmi come Microsoft Office memorizzano all’interno dei file alcuni metadati, un po’ come quelli presenti nelle foto.

Sappiamo, infatti, che in una foto sono salvate alcune informazioni nascoste come la macchina fotografica utilizzata, l’ora, le impostazioni di scatto e persino le coordinate GPS. A volte lasciare queste informazioni all’interno dei file può esporci a situazioni molto imbarazzanti.

Qualche tempo fa un alto dirigente di un’importante produttore di smartphone condivise sul web la foto di un loro nuovo prodotto scattata però con il telefonino di un importante concorrente. La cosa divenne nota proprio perché all’interno della foto erano memorizzati i metadati.

Le conseguenze con i documenti possono essere altrettanto importanti. I metadati presenti nei file potrebbero rivelare il membro della commissione che ha passato il testo degli esami a qualche raccomandato, il dipendente che rivelato informazioni segrete all’azienda concorrente e così via.

In un documento di testo creato con Word posso trovarsi ad esempio le seguenti informazioni:

  • Commenti, revisioni, versioni e annotazioni
  • Proprietà del documento e informazioni personali(come nome dell’autore, argomento e titolo)
  • Intestazioni, piè di pagina e filigrane
  • Testo nascosto
  • Proprietà del server dei documenti
  • Dati XML personalizzati

Prima di inviare a qualcuno un documento è quindi opportuno che controlliamo che non siano salvate anche informazioni che non vorremmo rendere pubbliche. Potrebbe essere utile ad esempio fare una copia del documento originale e cancellare da quest’ultima tutte le informazioni prima di inviarla.

Per visualizzare ed eventualmente modificare le informazioni contenute in un documento di Office basta che andiamo nel menu File e ci spostiamo nella scheda Informazioni. Clicchiamo quindi sulla voce Proprietà e poi selezioniamo Proprietà avanzate. La finestra che si apre ci permetterà di visualizzare e modificare tutte le informazioni nascoste nel documento.

Se invece vogliamo solo controllare le informazioni presenti, clicchiamo su Verifica documento e poi su Controlla documento. Dalla finestra che si apre selezioniamo il tipo di contenuto che vogliamo controllare e facciamo clic su Controlla.

La finestra successiva ci permette di visualizzare le informazioni trovate nel documento. Per cancellarle basterà cliccare sul pulsante Rimuovi tutto mostrato accanto al tipo di contenuto.

C’è anche la possibilità di cancellare i metadati in modo automatico da tutti i nostri file di office servendoci di un tool gratuito come Document Metadata Cleaner (www.pointstone.com/products/metadata-cleaner/). Questo piccolo programma permette di analizzare tutti i file contenuto all’interno di una cartella, ne mostra le informazioni nascoste e permette di rimuoverle velocemente. Document Metadata Cleaner funziona però solo con i file di Office salvati nei formati .doc, .xls e .ppt: non è quindi compatibile con quelli .docx, .xlsx e .pptx che sono i formati introdotti con le ultime versioni di Office.

Per avere il pdf inserisci qui la tua email. Se non sei già iscritto, riceverai la nostra newsletter.
Scarica L’articolo in PDF

ARTICOLI CORRELATI

Lascia un commento

Usa il form per discutere sul tema. Per richiedere una consulenza vai all’apposito modulo.

NEWSLETTER

Iscriviti per rimanere sempre informato e aggiornato.

I PROFESSIONISTI DEL NOSTRO NETWORK