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L’autocertificazione o dichiarazione sostitutiva: come si scrive

2 Novembre 2015 | Autore:


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Dichiarazioni sostitutive di certificazioni e dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà: tipologie e differenze, l’autenticazione.

Tra tutti gli strumenti di semplificazione della documentazione amministrativa, quelle di maggiore diffusione, utilizzo ed efficacia sono sicuramente le dichiarazioni sostitutive, generalmente conosciute come autocertificazioni.

Con tale termine si intende un insieme di istituti introdotti e disciplinati dalle norme sulla documentazione amministrativa, che consentono al cittadino di sostituire un atto amministrativo di certezza con una propria dichiarazione.

Attualmente sono consentite:

– le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e

– le dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà

Tipologie e differenze: profili introduttivi

Tutte le «autocertificazioni» hanno, come comune denominatore, la caratteristica di mettere in circolazione informazioni dotate della qualità giuridica della certezza, nonché quella di migliorare i rapporti tra amministrazioni e cittadini semplificando gli adempimenti relativi alla documentazione amministrativa. Si tratta, invero, dello strumento principale per migliorare «in maniera significativa il rapporto tra P.A. e cittadini, consentendosi a questi ultimi di poter evitare l’allegazione di un atto amministrativo di certezza ogni qual volta si propone una domanda ai pubblici uffici potendosi dichiarare di proprio pugno la sussistenza dei requisiti necessari» (CARINGELLA – GIANNINI – DE VITO).

Tuttavia, anche nell’ambito delle autocertificazioni è presente una distinzione simile a quella tra certificazioni proprie ed improprie: infatti, da un lato vi sono le dichiarazioni sostitutive di certificazioni, dall’altro le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà. Esse differiscono tra di loro non tanto per la funzione o per la forma, ma soprattutto per il contenuto.

La dichiarazione sostitutiva di certificazione è il documento sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione dei certificati (art. 1, comma 1, lett. g) del Testo Unico);

la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà è, invece, il documento, sottoscritto dall’interessato, concernente stati, qualità personali e fatti, che siano a diretta conoscenza di questi (art. 1, comma 1, lett. h)).

Dunque, nel primo caso vengono partecipate a terzi informazioni che corrispondono, totalmente o parzialmente, al contenuto di altri atti preesistenti, trascritti in pubblici registri, albi o elenchi; nel secondo caso vengono partecipate a terzi informazioni concernenti stati, qualità personali e fatti, che si reputano certi, purché siano a diretta conoscenza dl soggetto che redige e sottoscrive la medesima dichiarazione.

Le autocertificazioni, infine, sono accomunate dal fatto che esse hanno la medesima validità temporale degli atti che sostituiscono (art. 18 D.P.R. 445/2000).

Giurisprudenza

La giurisprudenza ha osservato: «(…) che nelle dichiarazioni sostitutive, il collegamento esistente tra il profilo dell’efficacia amministrativa dell’attestazione proveniente dal cittadino e quello della responsabilità penale del dichiarante si presenta come assolutamente inscindibile, giacché l’impegno consapevolmente assunto dal privato a “dire il vero” costituisce l’architrave che regge l’intera costruzione giuridica degli specifici istituti di semplificazione: è evidente infatti che, in questa parte, il sistema amministrativo collasserebbe laddove l’ordinamento non presidiasse il rispetto di tale “patto” di reciproca e leale collaborazione tra cittadini e p.a. con adeguate sanzioni (anche di natura penale)» (C.d.S., sez. V, 4-5-2006, n. 2477).

 

 

Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni (art. 46 D.P.R. 445/2000)

Si tratta delle dichiarazioni, anche contestuali all’istanza, sottoscritte dallo stesso interessato, delle informazioni indicate nello stesso art. 46 e, quindi, sostitutive delle normali certificazioni inerenti i seguenti dati:

—      data e il luogo di nascita;

—      residenza;

—      cittadinanza;

—      godimento dei diritti civili e politici;

—      stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;

—      stato di famiglia;

—      esistenza in vita;

—      nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;

—      iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;

—      appartenenza a ordini professionali;

—      titolo di studio, esami sostenuti;

—      qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;

—      situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;

—      assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto;

—      possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria;

—      stato di disoccupazione;

—      qualità di pensionato e categoria di pensione;

—      qualità di studente;

—      qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;

—      iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;

—      tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;

—      di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;

—      di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;

—      di non essere l’ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le sanzioni amministrative di cui al D.Lgs. 8-6-2001, n. 231;

—      qualità di vivenza a carico;

—      tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile;

—      di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

 

Le dichiarazioni sostitutive degli atti di notorietà (art. 47 D.P.R. 445/2000)

Esse riguardano, invece, altri stati, qualità personali o fatti, non rientranti nell’elencazione di cui all’art. 46, che siano comunque a diretta conoscenza dell’interessato.

Inoltre, le stesse possono riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti, di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza.

Si ricorda che l’atto di notorietà (o atto notorio) è quell’atto pubblico con cui viene resa una dichiarazione, in presenza di più testimoni o di altri deponenti, con riferimento ad uno o più fatti giuridici notoriamente conosciuti da tali persone (o anche altre persone).

Si tratta, pertanto, di un atto avente valore di prova legale circa la dichiarazione e su quanto fatto o dichiarato davanti al funzionario pubblico o al privato esercente una funzione pubblica (come il notaio) che la riceve.

Non ha, quindi, valore legale circa i contenuti delle dichiarazioni, ma solo con riguardo alla loro notorietà.

La relativa dichiarazione deve essere resa e sottoscritta dall’interessato, ai sensi dell’art. 38 D.P.R. 445/2000 e, cioè, in presenza del dipendente addetto, ovvero presentata unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore.

Salvo il caso in cui la legge preveda espressamente che la denuncia all’Autorità di Polizia Giudiziaria sia presupposto necessario per attivare il procedimento amministrativo di rilascio del duplicato di documenti di riconoscimento o comunque attestanti stati e qualità personali dell’interessato, lo smarrimento dei documenti medesimi debba essere comprovato da chi ne richiede il duplicato mediante dichiarazione sostitutiva.

Ipotesi particolari di autocertificazione: cittadini extra UE e cittadini italiani residenti all’estero

In merito al contenuto delle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, esso può essere ridotto solo nelle ipotesi di dichiarazioni rilasciate da cittadini non appartenenti all’Unione europea soggiornanti regolarmente in Italia (art. 3 D.P.R. 445/200).

Ai fini di salvaguardare l’esigenza della certezza pubblica, tale forma di autocertificazione è ammessa a condizione che:

  1. le loro dichiarazioni riguardino stati, fatti e qualità personali accertabili e/o certificabili da soggetti pubblici italiani;
  2. siano presentate nell’ambito di materie per cui esiste una convenzione internazionale tra l’Italia ed il loro Paese di origine.

Per i cittadini italiani ed europei, il requisito per l’integrale applicazione delle disposizioni in materia di autocertificazione è quello della cittadinanza e non quello della residenza. Pertanto, anche ai cittadini italiani ed europei residenti all’estero si applicano le norme previste per i cittadini residenti nei Paesi di cui hanno la cittadinanza. Dunque, costoro non devono fare autenticare la sottoscrizione della dichiarazione sostitutiva di autocertificazione presso i Consolati, ma possono sottoscriverla autonomamente e spedirla tramite posta o fax alle amministrazioni italiane cui devono entrare in rapporto (Bombardelli).

 

Come si redige e presenta la dichiarazione sostitutiva

Generalità

La disciplina relativa alle modalità di redazione e presentazione delle dichiarazioni sostitutive è contenuta negli stessi artt. 46 e 47 del D.P.R. 445/2000.

In particolare, l’art. 46 del citato decreto, per le dichiarazioni sostitutive di certificati, prevede che per la presentazione della dichiarazione sia sufficiente la semplice sottoscrizione dell’interessato; invece, per le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, dal combinato degli artt. 21, 38 e 47 del D.P.R. 445/2000 discende che tutte le dichiarazioni rivolte alla pubblica amministrazione o ai concessionari di pubblici servizi, possono essere corredate di sottoscrizione non autenticata, a condizione che la dichiarazione venga sottoscritta in presenza del dipendente addetto o venga trasmessa unitamente alla fotocopia di un documento di identità.

L’inserimento della copia fotostatica del documento di identità nel fascicolo rappresenta un essenziale requisito di validità, suscettibile di identificare il dichiarante (anche ai fini di cui all’art. 76 D.P.R. 445/2000) (così, ex multis, T.A.R. Campania, Napoli, 17-3-2014, n. 1562; T.A.R. Calabria, Reggio Calabria, 16-1-2015, n. 62).

Fondamentale è, dunque, la sottoscrizione dell’interessato, al punto che la giurisprudenza ritiene la sua assenza vizio non sanabile, tale da invalidare la dichiarazione presentata (cfr. ex multi, Cass., sent. n. 28684/2013; C.d.S., sez. VI, 10-5-2013, n. 2548).

La sottoscrizione può essere apposta in modo autografo nel caso in cui la dichiarazione venga disposta su modulo cartaceo o inviata via fax.

Qualora, invece, la dichiarazione venga predisposta ed inviata mediante strumenti informatici, l’art. 38, comma 2 del D.P.R. 445/2000, richiamandosi all’art. 65 del Codice dell’amministrazione digitale, D.Lgs. 82/2005, prevede che la sottoscrizione possa avvenire mediante apposizione della firma digitale o attraverso identificazione del sottoscrittore da parte del sistema informatico mediante l’uso della carta di identità elettronica.

 

Casi particolari di sottoscrizione

In merito alla sottoscrizione, il Testo Unico sulla documentazione disciplina delle specifiche ipotesi. In particolare:

1)- se il soggetto dichiarante non sa firmare, in quanto analfabeta, o non può firmare, in quanto impossibilitato fisicamente a sottoscrivere, le dichiarazioni sostitutive possono essere rese davanti al pubblico ufficiale competente, il quale, previo accertamento dell’identità del dichiarante, attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall’interessato, impedito a sottoscrivere (art. 4 D.P.R. 445/2000);

 

2)- se il soggetto dichiarante è sottoposto a potestà dei genitori, tutela o curatela, le dichiarazioni sostitutive vengono sottoscritte rispettivamente dal genitore, dal tutore o dall’interessato stesso con l’assistenza del curatore (art. 5 D.P.R. 445/2000).

È bene precisare che la procedura prevista dall’art. 4, comma 2, D.P.R. 445/2000 ha carattere di eccezionalità e serve a fronteggiare casi di impedimento temporaneo a cui occorre far fronte urgentemente, in quanto per i casi di impedimento permanente è possibile ricorrere ad altri strumenti che meglio garantiscono l’interessato (es. interdizione o inabilitazione).

 

Il soggetto preposto a ricevere la dichiarazione

Altra rilevante questione è quella relativa all’individuazione del dipendente addetto, davanti cui va apposta la sottoscrizione ai sensi dell’art. 38, comma 3, D.P.R. 445/2000. Con l’espressione «dipendente addetto», il predetto articolo vuole indicare il soggetto atto a ricevere la documentazione che, a seconda dei casi, può essere l’impiegato di sportello o, in alternativa, l’impiegato che istruisce la pratica.

Non è necessaria un’attribuzione specifica a ricevere la sottoscrizione, ma, dal punto di vista operativo, solitamente viene assegnato una volta per tutte il compito di ricevere la documentazione da parte dei cittadini. In ogni caso, in assenza di indicazioni che possano permettere l’individuazione del funzionario incaricato, sempre competente a ricevere la documentazione è il responsabile del procedimento e, in caso di sua mancanza, il dirigente dell’unità organizzativa competente.

Comunque, regola generale è quella secondo cui nel caso la sottoscrizione fosse apposta davanti ad un soggetto diverso da quello competente a ricevere la documentazione, è opportuno che questi annoti sulla dichiarazione il fatto che la sottoscrizione sia stata apposta in sua presenza. Tuttavia, va precisato che questa modalità di comprovare l’autenticità della sottoscrizione non ha alcuna utilità pratica e che per il cittadino che non sottoscrive la dichiarazione in presenza del dipendente addetto a riceverla è molto più semplice utilizzare l’altra modalità indicata dall’art. 38 D.P.R. 445/2000 e allegare alla stessa la fotocopia del proprio documento di identità o di riconoscimento equipollente al primo (Bombardelli).

È bene precisare che mentre per le dichiarazioni sostitutive di certificazione viene meno l’obbligo di autenticazione della sottoscrizione, per le dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà non accade lo stesso, perché viene solo eliminato l’obbligo di garantire l’autenticità della sottoscrizione attraverso l’istituto della autentica amministrativa ex art. 21 D.P.R. 445/2000 che viene sostituita da altri adempimenti (sottoscrizione in presenza di dipendente addetto o fotocopia documento di identità).

 

L’importanza della modulistica

Al fine di agevolare il cittadino nell’utilizzo dello strumento della dichiarazione sostitutiva, l’articolo 48, ai commi 2 e 3, del Testo Unico ribadisce che gli uffici pubblici sono tenuti a predisporre appositi moduli, nonché ad adeguare fac-simile di domanda, che devono contenere le formule delle dichiarazioni necessarie. Si tratta di un fondamentale adempimento, cui sono chiamate le amministrazioni; è ovvio, infatti, che l’uso di una modulistica ben strutturata è fondamentale per una piena attuazione del principio di semplificazione, in un duplice senso:

– innanzitutto, consente l’impiego dell’autocertificazione anche a coloro che non sono a conoscenza delle relative norme e, quindi, della possibilità di avvalersi di tale strumento;

– in secondo luogo, razionalizza l’eventuale attività di controllo, consentendo quindi di snellire anche i successivi adempimenti di competenza dell’amministrazione procedente e di quella certificante.

Nei modelli deve essere apposto anche il richiamo alle sanzioni penali previste in caso di falsa dichiarazione, nonché l’informativa per la privacy, richiesta dal D.Lgs. 196/2003 (il cui inserimento era in precedenza previsto come facoltativo).

In particolare, le sanzioni (penali e non) previste per le dichiarazioni non veritiere devono essere specificate, non essendo sufficiente il generico rinvio a quanto previsto dal codice penale.

In ogni caso, qualora i moduli non siano disponibili, è senz’altro consentito l’uso di un qualsiasi foglio di carta.

A quanto previsto in proposito dal D.P.R. 445/2000 fa eco il disposto di cui all’art. 35 D.Lgs. 33/2013, cd. Testo Unico per la trasparenza nelle pubbliche amministrazioni.

Esso, invero, nell’ambito degli obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti amministrativi e ai controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l’acquisizione d’ufficio dei dati, da un lato stabilisce la pubblicazione delle informazioni per i procedimenti ad istanza di parte, degli atti e dei documenti da allegare all’istanza e della modulistica necessaria, compresi i fac-simile per le autocertificazioni, anche se la produzione a corredo dell’istanza è prevista da norme di legge, regolamenti o atti pubblicati nella Gazzetta Ufficiale, nonché gli uffici ai quali rivolgersi per informazioni, gli orari e le modalità di accesso con indicazione degli indirizzi, dei recapiti telefonici e delle caselle di posta elettronica istituzionale, a cui presentare le istanze; dall’altro lato, prevede che le pubbliche amministrazioni non possono richiedere l’uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati.

In caso di omessa pubblicazione, i relativi procedimenti possono essere avviati anche in assenza dei suddetti moduli o formulari, e l’amministrazione non può respingere l’istanza adducendo il mancato utilizzo dei moduli o formulari o la mancata produzione di tali atti o documenti, invitando l’istante a integrare la documentazione in un termine congruo.

L’autenticazione amministrativa

L’autenticazione della firma è un atto amministrativo, redatto in calce alla dichiarazione sostitutiva, con cui il pubblico ufficiale attesta che la sottoscrizione appartiene effettivamente al dichiarante ed è stata apposta da quest’ultimo in sua presenza, previo accertamento della relativa identità.

I soggetti competenti ad autenticare le sottoscrizioni sono: il notaio, il cancelliere, il segretario comunale, il dipendente addetto a ricevere la documentazione o il dipendente incaricato dal Sindaco.

L’autenticazione deve essere apposta di seguito alla sottoscrizione e in essa occorre indicare le modalità di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e qualifica rivestita, nonché apposizione della propria firma e timbro dell’ufficio. L’assenza di uno dei sopra elencati elementi, ad esclusione della firma, viene ritenuta dalla giurisprudenza amministrativa una irregolarità non sanabile.

Il Testo Unico sulla documentazione amministrativa, in merito alle modalità di presentazione delle dichiarazioni sostitutive, ha eliminato l’autenticazione amministrativa della sottoscrizione, prevista, invece, dalla precedente normativa.

Essa continua ad essere prevista come istituto dall’art. 21, comma 2 del D.P.R. 445/2000, il quale ne limita l’utilizzo:

1- quando le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà sono presentate a soggetti diversi dalla pubblica amministrazione o da concessionari di pubblici servizi, ovvero i privati, nonché tutti gli altri soggetti che abbiano accettato l’autocertificazione senza essere espressamente menzionati nel Testo Unico;

2- in ipotesi di deleghe equiparate a istanze rivolte alle pubbliche amministrazioni o ai concessionari di pubblici servizi al fine di riscossione di benefici pubblici economici.

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