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Gli istituti affini alla autocertificazione

3 novembre 2015 | Autore:


> L’esperto Pubblicato il 3 novembre 2015



La disciplina normativa riguardante la produzione di documenti alla pubblica amministrazione contempla altri due istituti affini a quello dell’autocertificazione.

L’OBBLIGO DI ACQUISIZIONE DIRETTA DI CERTIFICAZIONI

L’art. 18 della L. 241/1990, rubricato «Autocertificazione», impone, al comma 1, alle amministrazioni pubbliche l’adozione di misure organizzative in attuazione delle disposizioni delle norme concernenti la documentazione amministrativa. Detta adozione non si esplica necessariamente mediante norme: esse possono, infatti, consistere in istruzioni operative, attività di formazione ed ogni altra misura che appaia utile ed opportuna a questi fini, fino a comprendere l’adozione di specifici formulari o di una modulistica specializzata. Proprio in tale contesto opera l’acquisizione d’ufficio dei documenti che attestino atti, fatti, qualità e stati soggettivi che siano necessari all’istruttoria, principio che opera sia quando tali documenti siano in possesso della amministrazione procedente, sia quando siano detenuti istituzionalmente da altra pubblica amministrazione, con la conseguenza che l’amministrazione procedente non è mai legittimata a richiederne la produzione o l’esibizione agli interessati, ma unicamente, tutt’al più, gli elementi per la loro reperibilità e/o ricerca.

Analogamente alla documentazione, è previsto per la certificazione (comma 3), attribuendosi al responsabile del procedimento l’obbligo di accertare, sempre d’ufficio, i fatti, stati e qualità che la stessa amministrazione procedente, oppure ogni altra amministrazione pubblica, sia tenuta a certificare.

È di tutta evidenza che la «nuova» formulazione dell’art. 18 L. 241/1990 allinea la disciplina procedimentale a quella sulla documentazione amministrativa per quanto concerne le indicazioni per la ricerca dei documenti da parte degli uffici pubblici.

Si tratta di una previsione che rispecchia, a sua volta, in maniera perfetta quanto affermato dall’art. 1, comma 2, L. 241/1990, sui principi ispiratori del procedimento, tra cui qui occorre richiamare il divieto di aggravio del procedimento.

LA DOCUMENTAZIONE MEDIANTE SEMPLICE ESIBIZIONE

Anche questo istituto opera attraverso la sostituzione del certificato con un intervento diretto del cittadino nella produzione e nella circolazione delle certezze pubbliche.

Inizialmente, l’art. 6 della L. 15/1968 prevedeva una modalità piuttosto laboriosa per l’acquisizione di dati al procedimento; tale modalità è stata successivamente semplificata dall’art. 7 D.P.R. 403/1998, che ha disposto che l’acquisizione dei dati possa avvenire mediante la semplice acquisizione della fotocopia del documento in cui essi sono attestati ed ha riconosciuto, inoltre, la possibilità della trasmissione di tale fotocopia anche attraverso sistemi informatici e telematici.

Il D.P.R. 445/2000 ha ulteriormente potenziato questo strumento. L’art. 45 del provvedimento, infatti, prevede che i dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità, hanno lo stesso valore probatorio di quelli riportati nei corrispondenti certificati. Per rendere più semplice l’utilizzo di questo strumento, il T.U. prevede che l’acquisizione dei dati possa avvenire mediante la semplice acquisizione della fotocopia non autenticata del documento in cui essi sono attestati.

Per rendere, inoltre, l’uso di tale strumento più frequente lo stesso art. 45, comma 1, dispone per le pubbliche amministrazioni e per i gestori ed esercenti pubblici servizi il divieto di chiedere certificati per i dati contenuti nei documenti di riconoscimento che il cittadino è tenuto ad esibire loro per farsi identificare, salva la possibilità di procedere a controlli sui dati comprovati con l’esibizione documentale.

Inoltre, in tutti i casi in cui l’amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l’amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio e l’acquisizione del certificato non sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza (art. 43, comma 5, D.P.R. 445/2000).

Anticipiamo, in tal sede, che, ai sensi del novellato comma 2 dell’art. 74 D.P.R. 445/2000, costituiscono violazioni dei doveri d’ufficio:

– la richiesta e l’accettazione di certificati o di atti di notorietà;

– il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento;

– la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di nascita;

– il rilascio di certificati non conformi a quanto previsto dall’art. 40, comma 02, del medesimo T.U. documentazione (relativamente alla dicitura da apporre alla certificazione «Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi»).

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