L’esperto | Articoli

Istanze, copie, autentica di firma e redazione di atti pubblici

3 novembre 2015 | Autore:


> L’esperto Pubblicato il 3 novembre 2015



La semplificazione delle istanze, le copie di documenti e la redazione di atti pubblici nel D.P.R. 445/2000

 

Istanze e dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione

La semplificazione della documentazione amministrativa parte proprio dalle istanze.

Principali disposizioni in materia sono state dettate dalla L. 127/1997, che hanno cominciato con l’abolizione della autentica delle sottoscrizioni.

Il D.P.R. 445/2000, che raccoglie gran parte delle previsioni in materia di istanze contenute nella L. 127/1997, precisa che per istanza non deve intendersi esclusivamente la domanda rivolta dall’interessato all’amministrazione pubblica per ottenere l’emanazione di un provvedimento, ma, più genericamente, qualsiasi atto che dia inizio ad un procedimento ad iniziativa di parte, anche se non configurabile in senso stretto come domanda rivolta alla pubblica amministrazione.

Il Capo III del T.U. documentazione si apre proprio con la sezione dedicata alle istanze e alle dichiarazioni da presentare alle amministrazioni: l’art. 38 (riformulato dal D.Lgs. 235/2010, di modifica del Codice dell’amministrazione digitale, D.Lgs. 82/2005), che inaugura detta parte del T.U. 445/2000, esordisce proprio affermando che tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica (comma 1).

Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica, ivi comprese le domande per la partecipazione a selezioni e concorsi per l’assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, o per l’iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti presso le pubbliche amministrazioni, sono valide se effettuate secondo quanto previsto dal Codice dell’amministrazione digitale (comma 2).

Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall’interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento viene inserita nel fascicolo. La copia dell’istanza sottoscritta dall’interessato e la copia del documento di identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui all’articolo 15, comma 2 della legge 15-3-1997, n. 59 (comma 3).

Il potere di rappresentanza per la formazione e la presentazione di istanze, progetti, dichiarazioni e altre attestazioni nonché per il ritiro di atti e documenti presso le pubbliche amministrazioni e i gestori o esercenti di pubblici servizi può essere validamente conferito ad altro soggetto con le modalità citate (comma 3bis).

Si ricordi, infine, che la sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per l’assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad autenticazione (art. 39).

Giurisprudenza

«L’efficacia probatoria che l’art. 38 D.P.R. 445/2000 annette alle dichiarazioni sostitutive nei rapporti fra cittadino e pubblica amministrazione sempre subordinata alla sussistenza della sottoscrizione originale del dichiarante, anche nel caso in cui venga prodotta la copia fotostatica della sua carta di identitò. La produzione della copia della carta di identità, infatti, costituisce una modalità di autenticazione della firma alternativa alla attestazione del pubblico ufficiale relativa alla identità del suo autore, ma non vale in alcun modo a garantire la conformità all’originale della copia fotostatica della dichiarazione» (Cfr. T.A.R. Lombardia Milano, sez. I, 7-3-2012, n. 728).

 

La presentazione di copie di documenti

Al fine di ridurre gli oneri correlati alla presentazione dei documenti in originale e le conseguenti difficoltà in ipotesi di più procedimenti tra loro distinti, il D.P.R. 445/2000 ammette la possibilità di copie autentiche e ne semplifica le modalità di redazione.

L’art. 18 del Testo Unico prevede, infatti che l’autentica di copia possa essere ottenuta con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell’atto o documento e che la copia così formata possa essere validamente prodotta in luogo dell’originale. Il comma 2 dello stesso articolo precisa che l’autentica di copia consiste nell’attestazione di conformità con l’originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato. La condizione primaria da osservare per l’utilizzo della copia autentica è che questa venga prodotta dietro esibizione dell’originale, non potendosi estrarre la copia autentica di un documento da un’altra copia, ancorché autenticata, di esso.

Quali soggetti sono competenti ad autenticare le copie dei documenti?

Competenti ad autenticare le copie di documenti sono: il pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l’originale o al quale deve essere prodotto il documento, nonché il notaio, il cancelliere, il segretario comunale o altro funzionario incaricato dal Sindaco. Possono, poi, autenticare copie di documenti, con effetti limitati ai procedimenti di loro competenza, il responsabile del procedimento o qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell’originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l’amministrazione procedente.

Ciò che invece consente di non presentare la copia autentica del documento è la procedura introdotta dall’art. 19 D.P.R. 445/2000, il quale prevede che con una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà dell’interessato possa essere attestata anche la conformità con l’originale della copia di una atto o di un documento conservato o rilasciato da una P.A., della copia di una pubblicazione, della copia di titoli di studio o di servizio e della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati. La copia autentica dei suddetti documenti può, dunque, essere ora sostituita con la copia semplice delle stesse pubblicazioni, accompagnata dalla dichiarazione dell’interessato relativa alla conoscenza del fatto che la copia corrisponde all’originale.

 

La redazione di atti pubblici

Il Testo Unico dedica spazio anche alla modalità di redazione di atti e di documenti pubblici. In particolare, tutti gli atti pubblici e le certificazioni sono redatti con qualunque mezzo idoneo, atto a garantirne la conservazione nel tempo (art. 7 D.P.R. 445/2000).

Gli articoli da 30 a 33 del D.P.R. 445/2000 sono a loro volta dedicati alla legalizzazione di sottoscrizioni. Si tratta di un istituto finalizzato ad attestare la qualità legale del pubblico funzionario che ha apposto la firma sugli atti e/o certificati; inoltre, essa ha la funzione di attestare l’autenticità della firma stessa come appartenente a quel funzionario o a quel pubblico ufficiale, in quanto apposta in presenza del funzionario legalizzante. Con la legalizzazione di firma ci si propone, dunque, di attribuire maggiore solennità all’atto pubblico.

Quali atti non sono soggetti a legalizzazione?

La risposta è fornita dall’art. 31 D.P.R. 445/2000, ai sensi del quale, fatta eccezione per quanto previsto negli articoli 32 e 33 (firme di capi di scuole parificate o legalmente riconosciute nonché firme di atti da e per l’estero), non sono soggette a legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o pubblici ufficiali su atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi rilasciati.

Il funzionario o pubblico ufficiale deve indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell’ufficio.

In ogni caso si tratta di un istituto destinato a scomparire a vantaggio della più ampia diffusione della firma digitale dei documenti informatici.

Autenticazione di sottoscrizione, legalizzazione di firma e legalizzazione di fotografia

L’art. 1, comma 1, lett. i), D.P.R. 445/2000 definisce l’autenticazione di sottoscrizione come l’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive; l’art. 1, comma 1, lett. l) dello stesso provvedimento definisce, invece, la legalizzazione di firma come l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa.

La finalità della legalizzazione di firma corrisponde, dunque, solo in parte ed in un contesto soggettivo più limitato, a quello dell’autenticazione della firma (Bombardelli).

Istituto diverso è, poi, la legalizzazione di fotografie, ossia l’attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che un’immagine fotografica corrisponde alla persona dell’interessato. La finalità di questo istituto è molto diversa dalla legalizzazione di firma in quanto mentre quest’ultima implica l’autentica di firma, la legalizzazione di fotografia serve solo ad attestare il collegamento tra immagine riprodotta nella foto e la persona cui si riferiscono le generalità riportate nel modulo utilizzato nella procedura di legalizzazione (Cfr. l’art. 34 D.P.R. 445/2000).

Elementi-di-Legislazione


Per avere il pdf inserisci qui la tua email. Se non sei già iscritto, riceverai la nostra newsletter:

Informativa sulla privacy
DOWNLOAD

Lascia un commento

Usa il form per discutere sul tema. Per richiedere una consulenza vai all’apposito modulo.

 



NEWSLETTER

Iscriviti per rimanere sempre informato e aggiornato.

CERCA CODICI ANNOTATI