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Lo sai che? Come si scrive un’istanza

Lo sai che? Pubblicato il 7 febbraio 2018

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> Lo sai che? Pubblicato il 7 febbraio 2018

Spedire o presentare una istanza alla Pubblica amministrazione: la consegna all’URP, la posta elettronica certifcata.

Spesso, nella vita di tutti i giorni, si ha la necessità di comunicare direttamente con un ente o un’organizzazione pubblica per effettuare una richiesta e non si sa bene come impostare la domanda. Il cittadino, nell’ottica moderna della totale collaborazione con l’Amministrazione pubblica, deve potere dialogare agevolmente con i propri interlocutori, ad esempio il Comune o altri uffici pubblici, in modo da ricevere risposte alle proprie domande e chiarimenti circa determinate situazioni di interesse. Chi si trova in questa situazione si domanda: come si scrive un’istanza?

Cos’è l’istanza?

L’istanza è lo strumento attraverso il quale comunicare o richiedere un qualcosa, al fine di ottenere un riscontro. Nonostante apparentemente possa sembrare impossibile scrivere un’istanza di proprio pugno, seguendo dei piccoli accorgimenti è veramente facile e consente di agire in autonomia, senza richiedere aiuto ad altri e, soprattutto, senza perdere tempo. Come si scrive un’istanza?

Urp – Ufficio Relazioni con il pubblico

Gli Enti più grandi ed organizzati dispongono dell’Urp, l’Ufficio Relazioni con il pubblico che rappresenta uno sportello attraverso il quale il cittadino riesce ad avere contatti con le Amministrazioni. L’Urp è finalizzato a garantire il diritto di accesso e di favorire la trasparenza dei rapporti. Le istanze presentate vengono protocollate, ossia viene attribuito un numero di ingresso, con relativa data, in modo da potere essere monitorate agevolmente. L’accesso è consentito sia come ufficio fisico, collocato all’interno dell’organo di riferimento, oppure online, attraverso apposito sito internet. Con la diffusione della Pec, ossia della posta elettronica certificata, molte istanze possono essere inviate anche in via telematica, con una consistente abbreviazione dei termini di riposta.

Come formulare un’istanza?

Non tutte le istanze sono uguali, alcune sono delle semplici richieste e non presentano particolari formalità, altre invece necessitano di essere scritte con una struttura specifica, ad esempio come nel caso del ricorso gerarchico. Il ricorso gerarchico è un atto amministrativo che viene proposto all’organo gerarchicamente superiore per vedere riconosciuto un diritto e viene effettuato quando un provvedimento di un determinato organo della pubblica Amministrazione comporta un danno e se ne chiede la rimozione.

Prima di scrivere è importante sapere, e capire, cosa si vuole ottenere, ossia avere le idee chiare. L’istanza infatti deve essere corretta ed incisiva, in modo da arrivare dritti al punto senza giri di parole. Inoltre, il linguaggio utilizzato deve essere lineare, in modo da essere facilmente compreso, senza alcuna difficoltà.

La struttura dell’istanza

La struttura dell’istanza deve essere molto semplice, composta da pochi elementi:

1- Indicazione del soggetto destinatario dell’istanza con relativo indirizzo. Ad esempio il Comune di residenza, l’ufficio tributi, il comando dei vigili urbani, una segreteria o ogni altro ufficio.

2- Informazioni di chi scrive. Nome, cognome, data di nascita, indirizzo, qualifica professionale (se necessaria);

3- Breve premessa dei fatti. Spiegazione preliminare utile per circostanziare la richiesta;

4- Richiesta. Ossia la domanda o il chiarimento;

5- Motivazioni a sostegno della domanda. Spiegare il perché o i perché della domanda;

6- Formula di chiusura e saluti.

7- Luogo, data e firma leggibile di chi invia l’istanza.

Come inoltrare un’istanza?

L’istanza può essere presentata seguendo tre canali di inoltro:

– consegna a mani all’Ufficio protocollo o all’Ufficio relazioni con il pubblico dell’Ente.

– spedizione mediante lettera raccomandata a/r.

– invio mediante posta elettronica certificata.

Quando si inoltra un’istanza è importante conservare una prova dell’invio. Se si provvede recandosi personalmente presso l’ufficio di riferimento, alla consegna viene rilasciato un biglietto che reca numero di protocollo e data di presentazione dell’atto; se invece si provvede ad una spedizione, la prova dell’invio è data dalla ricevuta postale; se l’invio avviene con posta elettronica certificata, Pec, la prova è data dalla mail di avvenuta consegna.

Esempio di istanza generica

Di seguito, un esempio generico di istanza, adattabile e modificabile per ogni necessità.

ISTANZA

Spett.le

Destinatario della domanda

(Comune – Ufficio – Segreteria Ecc.)

Via___________________, Cap, Città, Provincia

Il sottoscritto, Nome Cognome, nato a ___________, residente a __________, in via_________,

PREMESSO

(Elencare brevemente i fatti che portano alla richiesta o che spiegano meglio quello che si vuole richiedere)

Tutto ciò premesso

CHIEDE

(Esporre in maniera diretta quello che si intende chiedere)

Per i seguenti

MOTIVI

(Indicare le motivazioni a sostegno della domanda)

In attesa di riscontro, porgo distinti saluti.

Luogo, data                                                                                                                               Firma leggibile

note

Autore immagine: 123rf com


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