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Come rimborsare le spese di trasferta?

15 giugno 2018


Come rimborsare le spese di trasferta?

> Business Pubblicato il 15 giugno 2018



Ecco i parametri per calcolare il rimborso chilometrico, gli oneri fiscali e la relativa tassazione

Spesso le piccole e medie imprese, non potendosi permettere un’automobile o un altro mezzo aziendale, utilizzano il più comodo strumento del rimborso spese. In questi casi il lavoratore utilizza la propria auto per fini lavorativi, percependo un’indennità a copertura dei costi di cui si fa carico. Non si tratta, naturalmente, del solo costo del carburante.  Il datore di lavoro, infatti, deve corrispondergli una indennità giornaliera non imponibile e detraibile. Questa indennità altro non è che un rimborso chilometrico che tiene conto, sulla base di apposite tabelle Aci, del carburante consumato dal veicolo e del suo naturale logorio a causa della trasferta.

Vediamo come calcolare il rimborso.

Come si calcola il rimborso?

Un primo calcolo si effettua prendendo come riferimento le tabella Aci pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale annualmente. I dati del 2018, in vigore dal 1° gennaio 2018, sono estratti direttamente dalla Gazzetta Ufficiale del 29 dicembre 2017 [1] riguardante le tabelle nazionali dei costi chilometrici di esercizio di autovetture e motocicli per il 2018. Per consultare le tabelle Aci 2018 e sapere qual è il rimborso spettante per le trasferte di lavoro, consulta il seguente link: Tabelle Aci 2018.

Inoltre, registrandosi sul sito Aci, poi, è possibile usufruire di un apposito servizio di calcolo per le differenti tipologie di vetture.

Le tabelle distinguono due tipologie di costi:

  • a) costi proporzionali all’utilizzo: dipendono direttamente dall’utilizzo del mezzo. Rientrano in questa tipologia di costi il rifornimento di carburante, la manutenzione del veicolo, il costo dei pneumatici ed eventuali riparazioni;
  • b) costi non proporzionali all’utilizzo: sono costi svincolati dall’effettivo utilizzo del mezzo, come ad esempio l’assicurazione RCA e il bollo auto.

Facciamo un esempio

Un auto 1.0 da 125 cavalli ha, secondo le Tabelle Aci, un costo chilometrico annuale di 0,4649€.
costi proporzionali verranno calcolati moltiplicando tale valore per il numero di chilometri percorsi.
costi non proporzionali annuali sono invece pari a 2.092,03€, che verranno moltiplicati per il numero di giorni passati in trasferta in un anno (ad es. 20giorni/365)

Sommando le due tipologie di costo avremo il rimborso complessivo.

Come trattare fiscalmente questo tipo di rimborso?

Per trattare in maniera fiscalmente corretta il sistema dei rimborsi chilometrici bisogna fare riferimento al Testo Unico delle Imposte sui Redditi [2]. 

In linea di massima, il rimborso non viene tassato per quanto riguarda i costi proporzionali: in tal caso si tratta infatti di un indennizzo di spesa, non di una remunerazione per un servizio prestato. I costi non proporzionali  vengono invece considerati dall’Agenzia delle Entrate come un benefit, un beneficio accessorio, perciò vengono considerati come una fonte di reddito. 

Bisognerà pertanto trattare le due tipologie di costi separatamente.

Rimborsi chilometrici: destinazione della trasferta

Una differenza importante deve essere compiuta in base al luogo di destinazione della trasferta. Ed infatti, se la trasferta è da effettuarsi nell’ambito del territorio comunale o in un Comune che dista meno di 10km dal luogo abituale di lavoro, il rimborso al lavoratore costituirà una voce imponibile della busta paga (tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovati attraverso documenti provenienti dal vettore). Al contrario, i rimborsi chilometrici erogati per l’espletamento della prestazione lavorativa in un Comune diverso da quello in cui è situata la sede di lavoro sono esenti da imposizione.

Si può ottenere il rimborso per il tragitto casa/luogo di lavoro?

In busta paga può esser previsto un rimborso di questo titolo. Tuttavia bisogna tener presente che si tratta di un diverso regime di tassazione.

Dal lato dell’impresa: può dedurre tali rimborsi?

Se da un lato il rimborso non tassabile in busta paga è un vantaggio per il lavoratore perché non costituisce fonte di reddito ai fini delle imposte sul reddito, dall’altro lo è anche per l’azienda. Questa, infatti, può dedurre fiscalmente il rimborso chilometrico pagato al dipendente. Stanti le ricadute su datore di lavoro e lavoratore, dunque, il trattamento fiscale dei rimborsi chilometrici è affrontato sia dalle norme dedicate al reddito d’impresa, sia da quelle relative al reddito da lavoro dipendente.

Tuttavia, sul punto, è bene precisare che la differenza tra costi proporzionali e non proporzionali sopra effettuata si ripropone anche per l’impresa stessa. Il datore di lavoro, infatti, potrà infatti dedurre interamente costi proporzionali indennizzati al lavoratore nel caso in cui l’auto appartenga alla categoria dei 20 cavalli fiscali, nel caso di auto diesel; dei 17 cavalli fiscali, in caso di auto benzina.

Rimborsi chilometrici: l’impresa autorizzata all’autotrasporto merci

Un caso particolare è costituito dalle imprese autorizzate all’autotrasporto di merci. Queste, infatti, in luogo della deduzione, anche analitica, delle spese sostenute in relazione alle trasferte effettuate dal proprio dipendente fuori del territorio comunale, possono dedurre un importo pari a euro 59,65 al giorno, elevate a euro 95,80 per le trasferte all’estero, al netto delle spese di viaggio e di trasporto.

note

[1] G.U. n. 302 del 29.12.2017.

[2] Art. 51, comma 3 e 4 Tuir.

Autore immagine: Pixabay.com


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