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Come rendere legale un documento

22 gennaio 2017


Come rendere legale un documento

> Diritto e Fisco Pubblicato il 22 gennaio 2017



Sistemi e regole per dare effetti legali a un contratto, una scrittura privata o qualsiasi documento scritto.

Se vuoi formalizzare un accordo da concludere con un’altra persona o rendere valido, ai sensi di legge, un documento di cui sei già in possesso è necessario che tu conosca alcuni basilari concetti del diritto privato, i quali potranno tornarti utile per l’occasione: rendere legale un documento è un’operazione molto più facile di quanto tu possa credere e, forse, hai già fatto tutto ciò che c’era bisogno di fare e non lo sai, senza ricorrere ad avvocati, giudici o pubblici ufficiali.

Ma procediamo con ordine e vediamo quando e come dare effetti legali a un documento.

La libertà della forma

Partiamo da un principio: ogni fatto o ogni atto che avviene durante la quotidianità ha già, di per sé, rilievo per la legge. La legge, infatti, disciplina qualsiasi cosa succeda, senza bisogno – nella gran parte dei casi – che ciò rivesta forme particolari. È chiaro, però, che se il tuo problema è quello di dare validità a un documento, bisogna chiarire di quale tipo di documento si tratta. Tuttavia possiamo già rassicurarti nel dire che solo in pochi casi – che rivestono carattere di eccezioni – è necessario l’intervento di un notaio o la registrazione all’Agenzia delle Entrate. Con tutti gli altri documenti, è sufficiente la firma delle parti per dare allo scritto piena validità ed effetti giuridici.

Ecco perché la legge usa il termine scrittura privata: ogni documento, concordato e sottoscritto da due o più persone ha valore legale. Ci sono peraltro documenti che hanno effetti anche se scritti e firmati dal solo autore come, ad esempio, il testamento, l’ammissione del debito, una promessa di pagamento, un impegno a concludere un contratto, una promessa unilaterale, una donazione, ecc.

Le eccezioni che richiedono il notaio o la registrazione

Come dicevamo, solo in alcuni casi la legge impone particolari forme. Si tratta di tutti quegli atti che implicano particolari effetti nei confronti della collettività, o devono essere riportati nei pubblici registri o che non hanno valore se non avvengono davanti a un notaio o altro pubblico ufficiale. Tra questi ricordiamo:

  • l’acquisto di una casa, di un terreno o di altro immobile;
  • la donazione di una casa, di un terreno o di altro immobile;
  • la donazione di una consistente somma di denaro;
  • l’acquisto o la donazione di quote societarie;
  • la costituzione di una società;
  • la vendita di un’auto usata, ecc.

In altri (rari) casi la legge richiede obbligatoriamente la registrazione del documento perché questo possa avere effetti verso i terzi: il caso tipico è il contratto di affitto che, se non registrato, è come se non fosse mai stato stipulato.

Per tutti gli altri documenti le parti restano completamente libere di dare ad esso la forma che meglio ritengono.

Come dare validità legale a una scrittura

Detto ciò, si comprende che, per rendere legale un documento è sufficiente che questo possegga due requisiti:

  • sia scritto su un supporto durevole (la carta o un documento informatico munito di firma digitale);
  • sia firmato.

Gli autori della scrittura sono liberi di aggiungere ulteriori elementi per aumentare il livello di certezza del documento, anche al fine di cautelarsi da eventuali contestazioni dell’altro soggetto o di terzi. Chiaramente, più sono gli elementi inseriti nel documento, più aumentano le garanzie.

Qui di seguito daremo alcune indicazioni, parlando anche dell’eventuale opportunità di provvedere all’autentica delle firme.

La data

Contrariamente a quanto si crede, la data non è un elemento essenziale del documento, ma questa certo aiuta nel momento in cui è necessario attribuire un momento di inizio agli effetti della scrittura privata.

Se un documento non contiene l’indicazione della data questa può essere desunta da ulteriori elementi come, ad esempio, nel caso di una raccomandata, dal timbro postale o, addirittura, tramite testimoni.

Dall’altro lato, però, la data riportata sul documento può essere oggetto di contestazione; per cui, volendole dare un valore certo (cosiddetta «data certa»), è necessario procedere ad alcuni escamotage. Il sistema più sicuro – ma anche più costoso – è quello di procedere alla registrazione presso l’Agenzia delle Entrate. In tal caso si paga l’imposta di registro e il documento, che già ha di per sé valore legale, acquista anche certezza sotto l’aspetto temporale.

Un secondo metodo è la spedizione a sé stessi di una raccomandata a.r.; in tal caso, il timbro messo dal postino – che è pubblico ufficiale – attesterà in modo certo (al pari di un notaio) la data. Se anche non si tratta della data di creazione del documento, quantomeno essa certifica che la scrittura non può essere stata realizzata che prima dell’invio della raccomandata.

Un terzo sistema è quello di creare un documento tramite un file informatico come ad esempio un pdf e poi spedirlo, con firma elettronica, tramite una email di posta elettronica certificata (Pec). La Pec attribuisce data certa alla spedizione al pari di una raccomandata.

Si può anche decidere di andare da un notaio o da un dipendente del Comune a far autenticare le firme. L’autentica contiene infatti anche la data in cui essa viene eseguita, attestazione che, in quanto effettuata da un pubblico ufficiale, vale a fornire il documento di data certa.

Gli estremi delle parti

Per dare valore legale a un documento è necessario indicare quantomeno il nome e il cognome dei soggetti firmatari. Questo di per sé è sufficiente. Tuttavia, per evitare il rischio di omonimie, può essere opportuno riportare anche la residenza, la data e il luogo di nascita. In alternativa alla data e luogo di nascita si può indicare il codice fiscale (non obbligatorio).

Il luogo

Il luogo ove viene redatto un documento ha scarsa importanza, se non per delle questioni di carattere processuale (competenza del giudice a decidere un’eventuale controversia per l’esecuzione del contratto). Senza l’indicazione del luogo, comunque, il documento ha comunque valore legale.

Le firme

Sicuramente la firma è l’elemento cardine per dare valore legale a un documento. Senza di essa, lo scritto sarebbe carta straccia. È sufficiente la firma alla fine dell’ultima parola del documento, sull’ultima pagina. È opportuno – anche se non necessaria – la firma o la sigla anche sul margine delle altre pagine: essa serve ad attestare, nel caso di scrittura su più fogli, che non ne sono stati inseriti di ulteriori successivamente da una delle parti, a scopo fraudolento. Per la stessa ragione, sulla scrittura, sarà opportuno indicare il numero delle pagine di cui la stessa si compone.

È necessaria l’autentica delle firme per dar valore al documento?

L’autentica delle firme non serve per dare valore legale al documento, ma solo per renderlo più difficilmente contestabile. Infatti, contestare la firma di un documento – sostenendo che non è la propria – è molto più facile per una scrittura privata, che non per una scrittura privata autenticata da notaio o altro pubblico ufficiale. In particolare:

  • la firma non autenticata può essere contestata con una semplice dichiarazione: spetterà alla controparte dimostrare che la firma è effettivamente invece quella del soggetto;
  • la firma autenticata invece fa piena prova fino a querela di falso: in altri termini, chi intende contestarla non può limitarsi a una dichiarazione (sostenendo cioè che non è la propria), ma dovrà avviare una causa nella quale dovrà dimostrare (con prove a suo carico) che non si tratta della sua grafia.

A riguardo, leggi l’approfondimento sul valore della scrittura privata.

Gli articoli, le clausole e i numeri

Un documento non deve essere necessariamente strutturato ad articoli con i numeri. Si tratta solo di una tecnica usata dai professionisti al fine di rendere più chiara e intellegibile la lettura del documento il quale, però, ben potrebbe essere costituito da un unico corpo senza interruzioni.

Evitare gli spazi bianchi

Un suggerimento importante è quello di evitare spazi bianchi. Tutte le righe del documento devono essere scritte o, al massimo, contenere dei trattini di riempimento. Ciò per evitare possibili alterazioni o contestazioni in merito al contenuto dell’atto. Tuttavia, un documento su più fogli che scritto solo su una facciata del foglio ha ugualmente valore legale (sebbene più facilmente contestabile).

note

Autore immagine: 123rf com

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