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Come funziona una gara telematica

12 maggio 2017 | Autore:


> Tech Pubblicato il 12 maggio 2017



Tramite una piattaforma è possibile partecipare ad un appalto pubblico in modo più sicuro e veloce grazie a Pec, firma digitale e marcatura temporanea.

Una gara telematica consiste nella gestione di bandi o gare d’appalto attraverso uno strumento informatico o telematico. E’ proprio questo la differenza tra come funziona una gara telematica e come funziona una normale gara d’appalto: viene utilizzata una piattaforma online di e-procurement (cioè di approvvigionamento elettronico) e si ricorre anche a strumenti digitali come la firma digitale e la Pec.

La gestione degli appalti pubblici è regolata dal Codice dei Contratti [1] introdotto nel 2016, che introduce l’obbligo di utilizzare dei mezzi telematici per comunicazioni ed offerte di gara [2]. L’uso delle modalità tradizionali resta limitato a pochi casi e dev’essere chiaramente motivato.

I vantaggi della gara telematica

Quali sono i vantaggi della gara telematica? Si tratta di un sistema più veloce e sicuro rispetto ad una gara tradizionale che prevede l’invio cartaceo di documenti e offerte. Sono previsti dei protocolli digitali di sicurezza che garantiscono maggiore riservatezza ed un margine molto ridotto di errori. Nello specifico, i vantaggi della gara telematica sono:

  • la digitalizzazione di tutti i documenti di gara, con conseguente riduzione dei tempi di pubblicazione e dei costi delle procedure ad evidenza pubblica;
  • la riduzione dei tempi della procedura e delle sedute di gara;
  • la segretezza della documentazione trasmessa;
  • l’utilizzo della Pec per le comunicazioni imposte dal Codice dei contratti pubblici;
  • la tracciabilità di tutte le operazioni svolte dalla Commissione di gara;
  • la trasparenza delle comunicazioni attraverso l’attribuzione di un codice identificativo;
  • la possibilità di accentrare tutti gli acquisti presso un’unica Centrale di Committenza;
  • la conoscenza in tempo reale del costo sostenuto dall’Amministrazione per l’acquisto di beni e servizi.

Come funziona una gara telematica: le 4 fasi

Quindi, come funziona una gara telematica? Il processo si articola in 4 fasi: il caricamento della documentazione, quello dell’offerta tecnica e/o economica, la chiusura della busta telematica e l’invio via Pec e la seduta vera e propria della gara telematica con la pubblicazione delle graduatorie.

Nella prima fase, viene caricata nella piattaforma la documentazione amministrativa. Si prepara, nel frattempo, l’offerta tecnica e/o economica che dovrà riportare la firma digitale ed una marcatura temporale.

La seconda e la terza fase avvengono nel momento in cui è stato sbloccato il sistema di caricamento delle offerte. Una volta caricata l’offerta tecnica e/o economica, il sistema la verifica automaticamente, controllando la validità del certificato e della marcatura temporale. Quindi, viene effettuato il calcolo hash, cioè l’offerta viene crittografata per garantire maggiore sicurezza. Questo calcolo hash, insieme al riepilogo della documentazione allegata, viene successivamente inviato via Pec per confermare la partecipazione alla gara telematica. La conferma ufficiale verrà stampata. Scaduto il termine ultimo per la presentazione delle offerte, ci sarà la seduta di gara e la formulazione delle graduatorie.
Qualsiasi scambio di informazioni tra offerente e appaltante è certificato da stretti protocolli di sicurezza e veicolato da Pec. In questo modo, ci saranno maggiori garanzie di  trasparenza e di tracciabilità delle date di presentazione.

Il sistema informatico di analisi delle offerte fornisce, oltretutto, una prova forense della originalità impedisce che un file venga contraffatto, grazie anche alla firma digitale e alla marcatura temporale, che garantisce la data certa di firma.

Tutta la documentazione prodotta nel corso della gara viene raccolta in un fascicolo elettronico unico che garantisce la facilità di consultazione, revisione ed accesso alle informazioni sulla gara telematica. Ma nessuno degli addetti che gestiscono la gara può accedere ai documenti di chi partecipa fino al momento in cui inizia la seduta della gara.

Altro elemento importante per capire come funziona una gara telematica è quello del software. L’operatore economico che intende partecipare ad un appalto pubblico utilizzando i sistemi informatici deve munirsi di un apposito software di e-procurement per poter seguire tutte le procedure. Sul mercato ce ne sono diversi a prezzi non proibitivi.

Con questo software o piattaforma, chi vuole partecipare ad una gara telematica può:

  • visualizzare il bando di gara e tutti i dati e documenti relativi o riceve la lettera di invito tramite piattaforma e Pec;
  • inserisce nel sistema i documenti richiesti per partecipare, firmati digitalmente;
  • ricevere conferma anche via Pec dell’avvenuta trasmissione dei documenti, con un report dettagliato dei file inviati.

Chi, invece, ha indetto la gara d’appalto può:

  • selezionare il tipo di gara (procedura aperta, ristretta, negoziata, con modalità di aggiudicazione a massimo ribasso o all’offerta economicamente più vantaggiosa);
  • indire il bando inserendo attraverso procedure guidate i dati e i documenti da allegare;
  • pubblicare la gara e/o trasmettere gli inviti;
  • rilanciare, se previsto, delle offerte.

E’ possibile essere aggiornati sulle gare telematiche anche attraverso un’app dedicata che permette di ricevere delle informazioni sulle procedure, di avere le ultime notizie o notifiche o di accedere alla propria piattaforma per dialogare con l’amministrazione o con l’ente appaltante.

note

[1] Dlgs. n. 50/2016.

[2] Artt. 40 e 50 Dlgs. n. 50/2016.

Autore immagine: 123rf.com

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