Diritto e Fisco | Articoli

Verbale della riunione di condominio: cosa deve indicare?

21 giugno 2017


Verbale della riunione di condominio: cosa deve indicare?

> Diritto e Fisco Pubblicato il 21 giugno 2017



La redazione del vebale dell’assemblea di condominio non deve limitarsi solo alle questioni oggetto di votazione, ma anche a quelle che sono state discusse.

Qualsiasi argomento trattato durante la riunione di condominio va riportato nel verbale dell’assemblea. Vi rientrano quindi non solo le questioni che hanno formato oggetto di votazione, ma anche i punti all’ordine del giorno che sono stati semplicemente discussi. Questo per consentire, anche successivamente all’assemblea stessa, il controllo da parte dei condomini, in particolar modo a quelli assenti. A dirlo è una interessante sentenza del Tribunale di Ivrea [1] che ricalca il costante pensiero della Cassazione [2]. Ma procediamo con ordine e vediamo cosa deve indicare il verbale della riunione di condominio.

Il verbale della riunione deve indicare tutte le attività compiute dall’assemblea

La redazione del verbale costituisce un momento necessario costituendo un documento che ufficialmente dimostra e attesta lo svolgimento delle attività assembleari.

La verbalizzazione deve avvenire sempre, e cioè anche quando l’assemblea non si è regolarmente costituita o non ha deliberato.

La mancata redazione del verbale comporta l’impugnabilità della delibera [2].

La redazione del verbale dell’assemblea condominiale rappresenta uno degli obblighi di forma che devono essere osservati al pari della altre formalità richieste dal procedimento quali l’avviso di convocazione, l’ordine del giorno, la costituzione, discussione e votazione. In caso di mancato rispetto di tale obbligo la delibera – poiché non conforme alla legge – può essere impugnata tanto dai condomini assenti quanto da quelli presenti.

Ciò implica che, una volta convocata l’assemblea, occorre dare conto, tramite verbalizzazione, di tutte le attività compiute anche di quelle che non si sono perfezionate e non sono state adottate deliberazioni perché non si è proceduto alla votazione o perché non si è formata una maggioranza sufficiente. Il verbale della riunione di condominio deve essere il più specifico e completo possibile allo scopo di permettere a tutti i condomini, compresi quelli dissenzienti e assenti, di controllare lo svolgimento del procedimento e di assumere le opportune iniziative, ivi compresa la possibilità di presentare un ricorso al giudice.

Il verbale deve indicare anche le discussioni non oggetto di votazione

Il verbale dell’assemblea condominiale, dunque, rappresenta una prova presuntiva dei fatti che afferma essersi in essa verificati: in altre parole, tutto ciò che in esso è riportato si presume avvenuto e tutto ciò che non vi trova posto si presume non avvenuto. Se il condomino sospetta che il verbale non riproduce fedelmente il fatto storico dell’assemblea ed è carente di qualche elemento essenziale oppure “dice di più” di quanto effettivamente avvenuto, può impugnare la delibera assembleare, contestando la rispondenza a verità di quanto riferito nel relativo verbale, ma è tenuto a provare le proprie contestazioni.

Cosa deve contenere il verbale della riunione di condominio?

  • Il verbale della riunione di condomino deve riportare gli elementi necessari ad evidenziare il regolare svolgimento dell’assemblea e in particolare:
  • il luogo, la data e l’ora di apertura dell’assemblea;
  • l’ordine del giorno;
  • l’elenco nominativo dei partecipanti, specificando se presenti personalmente o per delega e il valore millesimale di ciascun rappresentato;
  • la nomina del presidente e del segretario;
  • l’esposizione della discussione su ciascun argomento;
  • la votazione, con indicazione dei nomi dei votanti favorevoli e di quelli contrari e delle rispettive quote di partecipazione;
  • ulteriori eventi rilevanti durante lo svolgimento dell’assemblea, quali l’allontanamento di un condomino dalla riunione;
  • l’ora e la dichiarazione di chiusura dell’assemblea;
  • la sottoscrizione del presidente e del segretario.

Verbale di assemblea e indicazione dei condomini

Il verbale della riunione di condominio deve anche indicare in modo analitico i nomi di tutti i partecipanti all’assemblea, con l’indicazione nominativa di ciascuno e la rispettiva quota millesimale. Secondo però la Cassazione [3] la mancata indicazione del totale dei partecipanti non incide, però, sulla validità del verbale.

Infine, in caso di votazione, il verbale deve indicare chi sono i condomini favorevoli (assenzienti), contrari (dissenzienti e assenti) nonché il valore delle rispettive quote, onde consentire il controllo del rispetto delle maggioranze assembleari richieste dalla legge.

note

[1] Trib. Ivrea, sent. n. 73/2017 del 28.01.2017.

[2] Cass. sent. n. 5014/1999.

[3] Cass. sent. n. 24132/2009.

Autore immagine: Pixabay.com

Cassazione sentenza n. 5014/1999

Nel condominio negli edifici, poiché la redazione del verbale dell’assemblea costituisce una delle prescrizioni di forma che devono essere osservate al pari delle altre formalità richieste dal procedimento collegiale (avviso di convocazione, ordine del giorno, costituzione, discussione, votazione, ecc.) e la cui inosservanza importa l’impugnabilità della delibera, in quanto non presa in conformità alla legge (art. 1137 cod. civ.), una volta che l’assemblea sia stata convocata, occorre dare conto, tramite la verbalizzazione, di tutte le attività compiute, anche se le stesse non si sono perfezionate e non siano state adottate deliberazioni, allo scopo di permettere a tutti i condomini, compresi quelli dissenzienti ed assenti, di controllare lo svolgimento del procedimento collegiale e di assumere le opportune iniziative. (Nella specie un condomino aveva chiesto l’accertamento dell’obbligo del condominio di rilasciargli la copia del verbale di un’assemblea e il convenuto aveva opposto il mancato svolgimento dell’assemblea in questione; la S.C., sulla base del riportato principio, ha annullato la sentenza impugnata, che aveva rigettato la domanda enunciando la tesi che quando l’assemblea non perviene ad alcuna delibera sia insussistente l’obbligo di verbalizzazione e manchi l’interesse del condomino al rilascio di una copia del verbale).

Svolgimento del processo

Con citazione 21 dicembre 1990, Bruno Tempesta convenne, davanti al Tribunale di Roma, il Condominio dell’edificio di via Piero Aloisi 29, Roma, in persona dell’amministratore in carica. Domandò al collegio: a) di dichiarare l’obbligo del Condominio convenuto di rilasciargli la copia del verbale dell’assemblea straordinaria in data 5/6 giugno 1990, tenuta in sua assenza, nonché la copia della documentazione (preventivi e perizie) relativa ai lavori urgenti ed alla ripartizione delle spese, di cui all’ordine del giorno; domandò, altresì, b) di condannare il Condominio a rilasciargli le copie dei documenti suddetti.

Il Condominio si costituì; rispose che l’assemblea indicata dalla controparte non si era mai tenuta; chiese il rigetto delle pretese avverse e la condanna dell’attore ai sensi dell’art. 96 cod. proc. Civ. per lite temeraria.

Il Tribunale di Roma, con sentenza 4 maggio – 16 luglio 1994, respinse la domanda proposta dall’attore e quella riconvenzionale avanzata dal condominio e condannò l’attore alla rifusione delle spese.

Giudicando sull’impugnazione proposta da Bruno Tempesta, in contraddittorio con il Condominio, la Corte d’Appello di Roma, con sentenza 19 marzo – 3 aprile 1996, rigettò l’appello e condannò l’appellante alla rifusione delle ulteriori spese processuali.

Ricorre per cassazione con cinque motivi Bruno Tempesta; resiste con controricorso il Condominio di via Piero Aloisi 29, Roma, in persona dell’amministratore in carica.

Motivi della decisione

1.1 Non può essere accolto il primo motivo di ricorso, con il quale Bruno Tempesta deduce violazione e falsa applicazione degli artt. 83 e 166 cod. proc. civ. per difetto di valida procura e mancato deposito dell’originale; omessa, insufficiente e contraddittoria motivazione in relazione all’art. 360 n. 5 cod. proc. civ.

Sostiene il ricorrente che, essendo stata la procura generale alle liti rilasciata dall’amministratore uscente e, comunque, da un amministratore non autorizzato al rilascio di tale atto, essa non poteva spiegare la sua efficacia nel giudizio di primo grado, né nei gradi successivi.

Aggiunge che, all’atto della costituzione, il condominio non aveva prodotto l’originale della procura, ma soltanto un anno dopo la costituzione nel giudizio di secondo grado aveva prodotto una copia autenticata, in violazione del disposto dell’art. 166 cod. proc. civ..

1.2 Per la verità, non è fondata la questione circa la ammissibilità del rilascio della procura da parte di un amministratore uscente, in quanto risulta dagli atti (pag 5 della sentenza), che al momento del rilascio della procura l’amministratore era ancora in carica.

Del pari infondata è la questione concernente il tempo di produzione della procura, posto che l’originale, di cui si faceva menzione nella comparsa di risposta, risulta essere stato tempestivamente esibito (pag. 4 della sentenza).

Per contro, è inammissibile la censura concernente il rilascio di una procura generale da parte dell’amministratore del condominio trattandosi di questione nuova, prospettata per la prima volta in sede di legittimità, che richiede nuovi accertamenti ed apprezzamenti.

Invero, nel giudizio di cassazione, a parte le questioni rilevabili d’ufficio, non è consentita la proposizione di doglianze che, modificando la precedente impostazione difensiva, pongono a fondamento delle domande e delle eccezioni titoli diversi da quelli fatti valere nel giudizio di merito (Cass. Sez. II, 30 marzo 1995, n. 3810; Cass. Sez. II, 4 giugno 1994, n. 5442). In altre parole, nel giudizio di legittimità non è ammessa la deduzione di motivi, i quali introducano temi diversi da quelli fatti valere nel giudizio di merito, posto che il controllo di legittimità non si estende alla risoluzione di nuove questioni di diritto o di fatto non trattate in precedenza, quando esse richiedano nuovi accertamenti o apprezzamenti, che sono preclusi alla Corte di Cassazione (Cass. Sez. Lav. 12 febbraio 1993, n. 1772; Cass. Sez. II, 4 settembre 1991, n. 9358).

2.1 Deve essere accolto, invece, il secondo motivo di ricorso, con il quale il ricorrente deduce violazione e falsa applicazione degli artt. 1136 e 1137 cod. civ.; omessa, insufficiente e contraddittoria motivazione in relazione all’art. 360 nn. 3 e 5 cod. proc. civ.

Erroneamente la sentenza ha ritenuto inesistente l’obbligo di verbalizzazione quando l’assemblea non perviene ad alcuna delibera e ne ha dedotto l’inesistenza dell’obbligo di comunicazione e la carenza dell’interesse processuale e sostanziale al riguardo, in quanto la mancata verbalizzazione rende prive di giuridico effetto nei confronti del condominio assente le delibere eventualmente adottate. La mancata risposta sull’esito dell’assemblea, invece, impediva un ricorso di merito all’autorità giudiziaria.

2.2 Il metodo collegiale raffigura un procedimento, che si sviluppa attraverso fasi distinte, configurate dallo svolgimento di diverse attività (la comunicazione dell’avviso di convocazione con l’ordine del giorno, la costituzione, la discussione, la votazione, la verbalizzazione), tutte necessarie ai fini della validità dell’atto finale consistente nella delibera. In quanto riguarda la formazione della cosiddetta volontà unitaria ascritta a più persone, a garanzia della sua corretta formazione nei confronti di tutti i partecipanti, compresi coloro i quali sono rimasti in minoranza o che non sono intervenuti all’assemblea, la validità dell’atto finale esige la puntuale esecuzione di tutte le diverse fasi contemplate dal procedimento collegiale.

La redazione del verbale costituisce una delle prescrizioni di forma, che debbono essere osservate dall’assemblea, e che si pone sullo stesso piano delle altre formalità richieste dal procedimento ricordate sopra (avviso di convocazione, ordine del giorno, costituzione, discussione, votazione etc.) e la cui inosservanza importa le medesime conseguenze: vale a dire, la impugnabilità della delibera, in quanto presa non in conformità alla legge (art. 1137 cod. civ.). La redazione del verbale raffigura, dunque, un momento necessario dello svolgimento del procedimento collegiale, perché il verbale costituisce il documento, che ufficialmente dimostra lo svolgimento delle attività prescritte. Dalla verbalizzazione risulta se l’assemblea sia stata o no ritualmente convocata, ovverosia se tutti i condomini siano stati o no avvisati; se a tutti i partecipanti sia stato o no comunicato l’ordine del giorno; se la costituzione sia stata considerata regolare o irregolare, per la presenza o il difetto delle maggioranze personali o reali prescritte; se vi sia stata o no discussione e, infine, e la proposta posta ai voti sia stata approvata o respinta e con quali maggioranze.

Posto che la redazione del verbale raffigura un momento necessario del procedimento collegiale; che la mancata o la irregolare redazione raffigura uno dei vizi di forma, che legittima la impugnazione: tutto ciò considerato, segue che alla verbalizzazione deve procedersi sempre, anche quando l’assemblea non si è regolarmente costituita o non ha deliberato.

Non può non essere positiva la risposta alla domanda se il verbale debba essere redatto anche quando l’assemblea non delibera. Anche in questo caso, invero, sussiste la necessità di dare conto delle attività afferenti alla vita del collegio e di consentire il controllo di ogni fase procedimentale. Appunto per permettere a tutti i condomini, compresi quelli dissenzienti ed assenti, di controllare lo svolgimento dell’attività collegiale e di assumere le opportune iniziative, una volta che l’assemblea è stata convocata, si rende necessario documentare tutte le attività che si sono svolte nella riunione, comprese quelle che non si sono perfezionate. Invero, i condomini – come hanno interesse ad impugnare una delibera approvata a conclusione di un procedimento viziato – potrebbero avere interesse a denunziare ed a far accertare la irregolarità della interruzione di un procedimento, che invece era valido e che doveva portarsi a compimento.

La stessa esigenza di trasparenza della organizzazione condominiale sta alla base dell’obbligo dell’amministratore di mettere a disposizione dei condomini i documenti concernenti l’amministrazione.

Pronunziando su un caso consimile, la Suprema Corte ha affermato che ciascun comproprietario ha il potere di richiedere e di ottenere dall’amministratore del condominio l’esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo (e non soltanto in sede di rendiconto annuale o di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea) e senza specificare le ragioni della richiesta (finalizzata a prendere visione o estrarre copia dei documenti), purché l’esercizio di tale facoltà non risulti di ostacolo all’attività di amministrazione, non sia contraria ai principi di correttezza, e non si risolva in un onere economico per il condominio (dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti) (Cass., Sez. II, 26 agosto 1998, n. 8460)-

2.3 All’accoglimento del secondo motivo fa seguito la cassazione della sentenza impugnata e l’assorbimento dei motivi successivi, trattandosi di questioni superate dalla statuizione degli obblighi di verbalizzazione a carico dell’assemblea e di comunicazione a carico dell’amministratore.

(Risulta assorbito il terzo motivo di ricorso, con il quale si deduce violazione degli artt. 1130 n. 2, 1175, 1176 n. 2 cod. civ.; omessa, insufficiente motivazione su punti decisivi della controversia, ai sensi dell’art. 360 nn. 3 e 5 cod. proc. civ., perché la sentenza ha erroneamente valutato il silenzio dell’amministratore in termini di difetto di correttezza formale e non di omissione di obbligo giuridico; è altresì assorbito il quarto, con il quale si deduce insufficiente motivazione su punti decisivi della controversia dibattuti dalle parti, in relazione all’art. 360 n. 5 cod. proc. civ., perché nell’esercizio del potere di interpretazione e di qualificazione della domanda, la Corte d’Appello non avrebbe tenuto conto del contenuto sostanziale della pretesa, desumibili dalla situazione dedotta in causa e dalle precisazioni nel corso del giudizio; risulta assorbito anche il quinto motivo di ricorso; con il quale si deduce violazione e falsa applicazione dell’art. 1136 cod. civ.; insufficiente e contraddittoria motivazione, in relazione all’art. 360 nn. 3 e 5 cod. proc. civ., perché erroneamente la Corte non avrebbe ammesso la prova che l’assemblea si era svolta).

2.4 Cassata la sentenza impugnata, la causa deve essere rimessa ad altra sezione della Corte d’Appello di Roma, la quale deciderà anche sulle spese del giudizio di legittimità attenendosi ai seguenti principi di diritto: poiché la redazione del verbale costituisce una delle prescrizioni di forma, che debbono essere osservate dall’assemblea al pari delle altre formalità richieste dal procedimento collegiale (avviso di convocazione, ordine del giorno, costituzione, discussione, votazione etc.) e la cui inosservanza importa la impugnabilità della delibera, in quanto presa non in conformità alla legge (art. 1137 cod. civ.), una volta che l’assemblea è stata convocata occorre dare conto, tramite la verbalizzazione, di tutte le attività compiute – anche se non si sono perfezionate .- per permettere a tutti i condomini, compresi quelli dissenzienti ed assenti, di controllare lo svolgimento del procedimento collegiale e di assumere le opportune iniziative. Allo stesso tempo, ciascun comproprietario ha il potere di richiedere e di ottenere dall’amministratore del condominio l’esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo e senza specificare le ragioni ella richiesta purché l’esercizio di tale facoltà non risulti di ostacolo all’attività di amministrazione, non sia contraria ai principi di correttezza, e non si risolva in un onere economico per il condominio.

P.Q.M.

La Corte:

rigetta il primo motivo di ricorso; accoglie il secondo e dichiara assorbiti gli altri; cassa la sentenza impugnata in relazione al motivo accolto e rinvia la causa, anche per le spese del giudizio di legittimità, ad altra sezione della Corte d’Appello di Roma.

Per avere il pdf inserisci qui la tua email. Se non sei già iscritto, riceverai la nostra newsletter:

Informativa sulla privacy
DOWNLOAD

ARTICOLI CORRELATI

Lascia un commento

Usa il form per discutere sul tema. Per richiedere una consulenza vai all’apposito modulo.

 



NEWSLETTER

Iscriviti per rimanere sempre informato e aggiornato.

CERCA CODICI ANNOTATI