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Notifica cartelle: termini, compiuta giacenza e modalità

17 Giugno 2019 | Autore:


> Diritto e Fisco Pubblicato il 17 Giugno 2019



Cartelle Agenzia delle Entrate Riscossione: notifica tramite postino, a mano con il messo e via posta elettronica certificata (Pec): tempi di compiuta giacenza.

Le diverse interpretazioni dei giudici e lo sviluppo delle nuove tecnologie hanno cambiato tempi e modalità con cui vengono notificate le cartelle esattoriali prima di Equitalia, oggi dell’Agenzia delle Entrate Riscossione. Come sappiamo, infatti, alla posta, per così dire, tradizionale si è affiancata quella elettronica, ed in particolare quella certificata, cioè la Pec.

Cambiano i modi, dunque, ma non per questo la notifica è sempre corretta, anzi: qualche vizio è possibile trovarlo ancora, se si sa come guardare bene. Le modalità di notifica delle cartelle, il calcolo dei termini, la compiuta giacenza sono vizi di forma dietro ai quali si cela una sostanza importante che, per il contribuente, può significare il diritto a non pagare il debito con il Fisco.

Per poter raggiungere questo risultato dobbiamo sapere come avviene materialmente la notifica della cartella ed i termini entro cui la consegna dell’atto deve essere fatta, a pena – come dicevamo – di invalidità della cartella stessa.

Come può notificare una cartella l’Agenzia delle Entrate Riscossione?

Ci sono tre modi attraverso cui il contribuente debitore può ricevere una cartella di pagamento dell’Agenzia delle Entrate Riscossione:

  • a mezzo posta, tramite invio di raccomandata a.r. in busta chiusa con avviso di ricevimento, spedita direttamente dall’Agenzia delle Entrate Riscossione e consegnata, a casa del contribuente, dall’amico postino (più amico quando ci consegna un biglietto di auguri anziché una cartella o una multa, ma in fondo lui non c’entra). Si tratta di una modalità semplificata rispetto alla notifica effettuabile tramite raccomandata ordinaria secondo le regole del servizio postale ordinario e non quelle più specifiche previste per gli atti giudiziari. Pertanto, la busta e gli avvisi utilizzati sono di colore bianco;
  • consegna a mano tramite messo notificatore, che redige la relata di notifica in calce alla cartella cioè un’attestazione che essa è stata consegnata al destinatario;
  • a mezzo posta elettronica certificata (Pec) nel qual caso la ricezione si presume avvenuta nel momento in cui il messaggio è stato inoltrato nella casella di posta del destinatario ed il mittente riceve a conferma una apposita ricevuta di avvenuta consegna.

La notifica a mezzo posta

Dunque, come abbiamo appena visto, la cartella dell’Agenzia delle Entrate Riscossione può ancora arrivare nel modo più tradizionale, cioè tramite il postino. E’ soprattutto il caso dei privati, perchè le imprese (società o ditte individuali) ed i lavoratori autonomi, come i liberi professionisti, devono sempre disporre di una valida casella Pec e normalmente l’Agenzia Entrate Riscossione utilizza proprio quella per effettuare loro le notificazioni degli atti.

A questo punto, però, bisogna qualche domanda specifica per approfondire i vari casi che possono succedere quando la notifica viene effettuata attraverso la posta.

Sono legittime le notifiche con la posta privata?

La giurisprudenza fino a pochi anni fa era concorde sul fatto che le notifiche debbano avvenire sempre tramite Poste Italiane e non, quindi, tramite corrieri o servizi postali privati. Ora invece i giudici ritengono valida la notifica della posta privata, perchè dal 2017 vi è stata la liberalizzazione del servizio postale e non c’è più il monopolio di Poste Italiane.

Tutto questo a condizione però che l’Agenzia delle Entrate Riscossione abbia consegnato inizialmente il plico a Poste Italiane e che quest’ultima si sia a sua volta valsa del servizio privato per effettuare la consegna materiale.

In questo modo infatti – attraverso la distinta di spedizione fatta dagli Uffici ed accettata dalle Poste – è garantita la data di invio dell’atto, che ha un notevole valore giuridico, per quanto riguarda ad esempio il controllo sul rispetto dei termini di decadenza imposti all’Ufficio e che se superati renderebbero invalido l’atto.

Va tenuto presente che un conto è la spedizione ed un altro conto la ricezione. La prima deve avvenire entro determinati termini imposti dalla legge. Ogni cartella di pagamento, infatti, a seconda del tributo a cui si riferisce (Irpef, Iva, Imu, bollo auto, ecc.) ha dei precisi termini di decadenza. E’ necessario controllarli bene per accorgersi del loro superamento: questo consentire di ricorrere in modo da ottenere dal giudice l’annullamento dell’atto impositivo, con la conseguenza che non bisognerà più pagare nulla.

Inoltre occorre sapere che tutti gli operatori postali privati devono essere preventivamente autorizzati dallo Stato per poter notificare validamente atti giudiziari, cartelle e multe. I requisiti per il rilascio di questa pubblica licenza sono stabiliti con un apposito regolamento emanato ed entrato in vigore nel 2018. Se il servizio privato che ha notificato la cartella non rientra tra questi, la notifica sarà nulla.

Che succede se il postino non mi trova a casa?

I genitori che lavorano, i figli che sono a scuola, il postino che suona e non trova nessuno a casa anche semplicemente perchè il citofono è rotto o la persona in casa è distratta. Che succede? Se non è possibile consegnare la cartella perché il destinatario (come «l’utente da Lei chiamato») è momentaneamente irraggiungibile, cioè assente dal domicilio e non sono presenti familiari conviventi o altri soggetti legittimati a ricevere il plico, il postino lo deposita presso l’ufficio postale.

Nello stesso tempo, deve però inviare al destinatario una seconda raccomandata, in cui gli comunica di aver tentato invano la notifica e che l’originale può essere ritirato presso il citato ufficio. Questa seconda raccomandata, detta CAN, ossia comunicazione di avvenuta notifica, era stata abolita con la legge di bilancio del 2018 ma è stata poi reintrodotta dalla legge di bilancio 2019.

In sostanza essa ha un contenuto informativo ma è estremamente importante perchè consente all’effettivo destinatario di venire a conoscenza del fatto che gli era stata inoltrata una raccomandata che non gli era stata consegnata per la sua temporanea assenza dal luogo ove essa era stata recapitata.

Ma torniamo al momento in cui viene tentata per la prima volta la consegna della raccomandata. Nel dettaglio, se il postino non trova all’indirizzo indicato il destinatario per sua momentanea assenza, può consegnare il plico ad uno dei soggetti di seguito indicati e nel seguente ordine:

  • a persona di famiglia che conviva, anche temporaneamente, con il destinatario;
    a persona addetta alla casa (colf, domestica, badante, ecc);
    a persona al servizio del destinatario (collaboratore, dipendente, addetto alla reception, ecc.);
    se mancanti i precedenti, al portiere dello stabile o a persona che, vincolata da rapporto di lavoro continuativo, è comunque tenuta alla distribuzione della posta al destinatario.

Tuttavia, secondo la Cassazione, in tali ipotesi, il postino deve dare atto nell’avviso di ricevimento, di non aver trovato il destinatario, né familiari conviventi o altri addetti alla casa, né il portiere dello stabile.

A questo punto, cioè quando ha trovato uno dei soggetti che abbiamo indicato, l’agente postale deve fare sottoscrivere al consegnatario l’avviso di ricevimento della raccomandata (che costituisce prova dell’avvenuta notifica) con indicazione della sua qualità (se è fratello, figlio, genitore, cognato, portiere ecc.) e con l’aggiunta, se trattasi di familiare, dell’indicazione di convivente, anche se temporaneo.

Per poter ricevere validamente l’atto, occorre che queste persone accettino la consegna, abbiano più di 14 anni e non siano palesemente incapaci di intendere e volere (ad esempio manifestamente ubriache o in stato confusionale).

A questo punto, una volta consegnato l’atto, va data comunicazione dell’avvenuta consegna al destinatario tramite la seconda lettera raccomandata, la CAN di cui abbiamo parlato prima. La notifica si intende, comunque, perfezionata al momento della consegna del piego alla persona, anche se diversa dal destinatario, che lo ha ricevuto. Questo significa che sarà da questa data che inizieranno a decorrere i prescritti termini per effettuare il pagamento o per proporre il ricorso, ad esempio i 60 giorni previsti proprio con riguardo alle cartelle di Agenzia Entrate Riscossione.

Se dalla relata del postino la data non risulta o è incerta (ad esempio perchè la grafia è illegibile), questi termini decorreranno dalla data che risulta dal bollo apposto mediante timbro stampigliato sull’avviso dall’Ufficio postale che lo restituisce.

Se chi riceve la busta si rifiuta di firmare la ricevuta, il postino ne farà menzione nell’avviso di ricevimento, indicando le generalità di questo soggetto; la notifica si intenderà comunque perfezionata alla medesima data di consegna. Quindi, che si firmi o che non si firmi, non cambia nulla a effetti di data di notifica.

Che succede se rifiuto di ritirare la raccomandata dal postino?

Se il destinatario rifiuta il piego, la notifica si considera comunque effettuata. Anche in questo caso è inutile rifiutare: gli effetti giuridici si produrranno ugualmente.

L’agente postale dovrà fare menzione di questa circostanza sull’avviso di ricevimento che verrà restituito al mittente, insieme al plico, nel caso di rifiuto a riceverlo. In questo modo il destinatario dell’atto sarà ancor più danneggiato, in quanto a causa del suo rifiuto non potrà ricevere la consegna e quindi non potrà conoscere il contenuto dell’atto che gli era stato inviato.

Entro quanto tempo si può ritirare la cartella giacente all’ufficio postale?

Tanto il destinatario quanto un suo delegato – purché munito di copia di documento d’identità del primo e di una delega esplicita al ritiro dell’atto – potrà ritirarlo entro 30 giorni presso l’Ufficio postale dove il plico è stato depositato (questa informazione è contenuta nell’avviso lasciato dal postino che non ha trovato nessuno).

E se la cartella non viene ritirata entro 30 giorni?

Scatta quella che viene chiamata “compiuta giacenza”: in buona sostanza, l’atto si considera ugualmente conosciuto e notificato al contribuente anche se lui non lo ha ancora materialmente ritirato.

In questi casi, la notifica si considera effettuata non dopo 30 giorni, ma decorsi 10 giorni dall’invio della raccomandata di avviso o, se anteriore, alla data di ritiro del piego.

Facciamo un esempio: se ritiri la raccomandata il 29mo giorno di giacenza all’ufficio postale, troverai ancora il plico e lo potrai senz’altro ritirare, ma i termini per il ricorso decorrevano già dal decimo giorno. Avrai cioè “sprecato” 19 giorni utili.

E’ abbastanza difficile, quindi, “giostrare” per cercare di allungare i tempi di ritiro delle raccomandate e i conseguenti tempi per pagamenti o ricorsi. Il massimo che puoi ottenere è un risultato di 10 giorni in più se ritiri la raccomandata il 10° giorno dalla spedizione dell’avviso di giacenza perchè sarà proprio da quella data, come abbiamo visto, che decorrerà la compiuta giacenza (se invece la ritiri entro i primi 10 giorni, i termini inizieranno a ricorrere dalla data del ritiro stesso).

È sempre necessaria la relata di notifica?

Nel caso di notifica a mezzo posta, la relata non è necessaria; è invece necessaria per la notifica a mani.

In entrambi i casi, l’Agenzia delle Entrate Riscossione è tenuta per legge a conservare per cinque anni la matrice o la copia della cartella con l’originale della relata di notificazione o dell’avviso di ricevimento, a seconda della forma di notificazione prescelta: pertanto, se il contribuente chiede di prenderne visione – ad esempio in sede di ricorso tributario – l’Agente della riscossione sarà tenuto ad esibire l’originale e a consentirgli di estrarne copia. Si tratta infatti di un documento indispensabile a provare la consegna e non può essere “surrogato” da altri equipollenti, neppure dall’estratto di ruolo.

Posso chiedere ad Agenzia Entrate Riscossione di verificare se mi ha notificato una cartella o meno?

Qualora il contribuente venga a conoscenza, per vie traverse, della notifica di una cartella (per esempio dalla lettura di un estratto di ruolo), ha tutto il diritto di chiedere all’Agenzia delle Entrate Riscossione di visionare i documenti che comprovano tale notifica attraverso una istanza di accesso agli atti.

L’Ente riscossore deve riscontrare questa richiesta e produrre copia della cartella e l’originale della relata di notifica (se avvenuta a mani) o dell’avviso di ricevimento (se avvenuta per mezzo posta).

La notifica a mano

In questo caso, l’Agenzia delle Entrate Riscossione provvede alla notifica dei propri atti tramite i messi comunali o i messi appositamente autorizzati e regolarmente assunti dall’Ente di appartenza.

È inesistente la notifica delle cartelle di pagamento effettuata da soggetti diversi dai messi: ad esempio, vigili urbani, Carabinieri, militari della Guardia di Finanza, ecc.

Come avviene la notifica a mano?

Il messo, quando è possibile, procede alla notifica mediante consegna diretta dell’atto nelle mani dello stesso destinatario, redigendo la relata di notifica, in calce all’originale ed alla copia dell’atto notificato, in cui menziona la consegna del plico.

Il messo deve anche fare sottoscrivere al consegnatario la relata di notifica, indicando luogo, data ed ora dell’avvenuta consegna. La notifica si perfeziona nel momento della consegna.

Che succede se mi rifiuto di ricevere la notifica a mani?

Se il destinatario rifiuta di ricevere la copia, la notifica si considera comunque effettuata in mani proprie ed il messo ne darà atto nella relata. Valgono quindi le medesime regole che abbiamo visto prima nei casi di notifica attraverso il postino.

Che succede se il messo non mi trova a casa?

Se il messo non trova il destinatario presso la sua residenza o il suo domicilio, può comunque effettuare la notifica consegnando copia dell’atto a:

  • persona di famiglia (parente o anche affine purché convivente) o addetta alla casa, all’ufficio o all’azienda, purché non minore di 14 anni o non palesemente incapace;
    in mancanza dei soggetti di cui al punto precedente, al portiere dello stabile;
    in mancanza anche del portiere, ad un vicino che accetti di riceverlo (appunto, sempre che accetti di ricevere tale “patata bollente” che non è sua).

Nel caso di notifica nelle mani del portiere, il messo deve dare atto nella relata, oltre che dell’assenza del destinatario, delle vane ricerche delle altre persone preferenzialmente abilitate a ricevere l’atto.

Successivamente, il messo deve dare notizia al destinatario a mezzo di una seconda lettera raccomandata dell’avvenuta notifica dell’atto.

La notifica si intende perfezionata, per il destinatario, al momento della consegna dell’atto ad uno dei soggetti richiamati. Valgono le medesime regole della CAN che abbiamo visto prima.

Che succede se il messo non trova nessuno a casa?

Se invece il messo non trova né il destinatario, né familiari o persone addette alla casa, o se questi soggetti rifiutano di prendere in consegna l’atto (nel qual caso il rifiuto non è assimilabile all’avvenuta consegna) egli deve:

  • depositare la copia dell’atto presso la casa comunale;
  • affiggere avviso dell’avvenuto deposito in busta chiusa e sigillata alla porta dell’abitazione o dell’ufficio o dell’azienda del destinatario;
  • dare notizia al destinatario dell’avvenuto deposito tramite raccomandata.

Nella relata di notifica, deve specificare, a pena di nullità, la causa di impossibilità della consegna.
La notifica si perfeziona, per il destinatario, dal ricevimento della raccomandata informativa o, comunque, decorsi 10 giorni dalla spedizione della stessa.

Le regole sono analoghe, quindi, a quelle che abbiamo esaminato a proposito della compiuta giacenza delle raccomandate notificate attraverso il servizio postale.

Che succede se ho cambiato indirizzo?

Potrebbe avvenire che il destinatario dell’atto sia irreperibile, cioè che nel Comune di domicilio fiscale non risulti alcuna sua abitazione, ufficio o azienda. Succede, ad esempio, quando:

  • il contribuente risulta ancora residente in un determinato luogo ma si è trasferito in luogo sconosciuto, oppure al di fuori del territorio del Comune di domicilio fiscale;
  • il luogo di trasferimento è sconosciuto anche se a posteriori risulta essere nello stesso Comune di domicilio fiscale;
  • è sconosciuto il Comune di residenza del destinatario;
  • il contribuente ha mantenuto la residenza anagrafica nel Comune del domicilio fiscale ma spostato quella effettiva in altro Comune.

In questi casi il messo, dopo aver effettuato ricerche nel Comune dove è situato il domicilio fiscale del contribuente – per verificare che il trasferimento non si sia risolto in un mero mutamento di indirizzo compreso nello stesso ambito – notifica comunque l’atto con la seguente procedura:

  • deposita l’atto presso la casa comunale;
  • affigge avviso di deposito nell’albo comunale in busta chiusa e sigillata.

Non è dunque previsto, a differenza di quanto accade nel caso di impossibilità di consegna per irreperibilità relativa, che il messo invii l’avviso di notifica per raccomandata.

La notifica si intende perfezionata, per il destinatario, l’ottavo giorno successivo a quello di affissione dell’avviso nell’albo comunale. Attualmente, gli albi pretori sono pubblicati sui siti internet di ciascun Comune e questa modalità di comunicazione è valida per far decorrere i termini.

La notifica a mezzo Pec

Ed eccoci alle nuove tecnologie: anziché il rumore del citofono, il contribuente sentirà il «plin» del messaggio arrivato via posta elettronica certificata. Dovrà quindi imparare a collegarsi regolarmente alla sua casella e mantenerla attiva.

Come avviene la notifica tramite Pec

La notifica della cartella può essere eseguita a mezzo posta elettronica certificata (Pec), all’indirizzo del destinatario risultante dagli elenchi a tal fine previsti dalla legge. Tali elenchi sono consultabili dall’Agenzia delle Entrate Riscossione anche in via telematica.

Così come nella notifica per posta, quella per Pec può essere effettuata direttamente dall’Agente di riscossione senza che si debba rivolgere all’Ufficiale giudiziario o all’intermediazione di altri soggetti.

Cosa contiene la Pec?

La Pec deve contenere in allegato la cartella di pagamento in formato elettronico e non è necessaria alcuna forma di sottoscrizione fisica o digitale, né del messaggio né dell’allegato. Il problema però è controverso ed occorre scendere un pochino nel tecnico.

Di solito l’Agenzia Entrate Riscossione notifica le cartelle di pagamento in formato pdf che è privo di firma digitale, a differenza del formato “p7m” che la contiene ed è quindi a tutti gli effetti un documento informatico equiparato all’originale cartaceo.

Molti giudici tributari, investiti dei numerosi ricorsi presentati dai contribuenti, hanno deciso che la cartella notificata in pdf non sarebbe valida perchè equivarrebbe ad una fotocopia (la notifica di un atto in fotocopia anzichè in originale è pacificamente nulla). Il contribuente, cioè, non potrebbe garantirsi della sua autenticità, della conformità all’originale e della sua effettiva provenienza dall’Agente di riscossione.

La Cassazione però sembra orientarsi a ritenere che la cartella esattoriale notificata in pdf è valida e richiama in proposito sia l’immodificabilità del documento ricevuto sia il principio del raggiungimento dello scopo che rende la notifica valida quando comunque l’atto venga conosciuto dal destinatario.

La notifica si intende perfezionata per il ricevente alla data in cui il messaggio arriva nella casella di posta elettronica del ricevente, a prescindere dal giorno in cui il destinatario ne ha preso visione. Pertanto, se il contribuente non apre per parecchi giorni la sua casella di posta elettronica non potrà che prendersela con sé stesso se i termini per far ricorso sono, nel frattempo, decorsi.

La notifica per Pec è utilizzata nei confronti dei soggetti che ad oggi sono obbligati a munirsi di un indirizzo di posta elettronica certificata. Si tratta precisamente dei seguenti:

  • le imprese costituite in forma societaria, sia quelle di nuova costituzione che quelle già costituite in precedenza;
  • le amministrazioni pubbliche;
  • le imprese individuali che sono iscritte al registro imprese o hanno l’obbligo di iscriversi;
  • i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge.

I termini di notifica

La legge fissa dei termini massimi entro cui l’accertamento del Fisco deve essere avviato e la cartella di pagamento deve essere notificata. Questo si chiama termine di decadenza ed è diverso da quello di prescrizione che è il termine entro cui deve essere esercitato il diritto alla riscossione del credito tributario preteso attraverso la cartella.

Vi sono delle importanti differenze tra prescrizione e decadenza, ma per quello che qui conta entrambi questi termini partono dalla data in cui sorge l’obbligo tributario e considerano proprio il momento di notifica della cartella come momento finale, in modo da poter controllare se sono stati rispettati o no. La notifica infatti deve validamente compiersi entro le date stabilite dalla legge per ciascun tipo di tributo, altrimenti l’accertamento decade o il tributo diventa prescritto.

Per questo il modo in cui la notifica è stata effettuata e la data di perfezionamento della notifica sono elementi essenziali per stabilire se il tributo richiesto con la cartella sia ancora dovuto oppure no.

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Autore immagine: 123rf.com


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