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Lo sai che? Informativa privacy: quando è obbligatoria

Lo sai che? Pubblicato il 1 settembre 2017

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> Lo sai che? Pubblicato il 1 settembre 2017

Cos’è l’informativa privacy e quando è obbligatoria.

Chi effettua operazioni di trattamento di dati personali deve far conoscere agli interessati le caratteristiche essenziali dei trattamenti effettuati. L’informativa deve essere resa per i dati raccolti presso l’interessato e per quelli reperiti presso terzi [1].

Cosa è l’informativa privacy?

L’informativa, da rendersi con chiarezza e senza inutili formalità, anche in modo sintetico e colloquiale, contiene i seguenti elementi:

  • finalità e modalità del trattamento;
  • natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere;
  • soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza;
  • diritti riconosciuti all’interessato dall’articolo 7 del Codice;
  • estremi identificativi del titolare e, se designato, del responsabile del trattamento.
  • Se taluno di questi elementi è già noto all’interessato, non è necessario farlo presente nuovamente.

Quando l’informativa privacy è obbligatoria?

In caso di dati raccolti presso l’interessato, l’informativa deve essere resa, anche in forma orale, prima delle operazioni del trattamento. Nel rapporto con fornitori, clienti, dipendenti e collaboratori non è necessario ripeterla in occasione di ogni contatto: è sufficiente fornirla con una formula generale una tantum, all’inizio delle operazioni di trattamento (che potranno anche protrarsi nel tempo).

L’informativa deve essere resa anche nel caso in cui i dati personali sono raccolti presso terzi; in tal caso, deve essere fornita al momento della registrazione dei dati o, se è prevista la comunicazione a terzi da parte del titolare, non oltre la prima comunicazione. Vanno indicate anche le categorie dei dati trattati.

Informativa privacy in forma semplificata

È possibile fornire l’informativa anche oralmente, in modo sintetico e colloquiale, senza includere elementi già noti all’interessato. Si può utilizzare anche uno spazio all’interno dell’ordinario materiale cartaceo e della corrispondenza.

Inoltre la disciplina del codice della privacy prevede margini ulteriori di semplificazione, tenendo conto delle circostanze concrete da rappresentare al Garante, formulando apposita istanza, anche tramite associazioni di categoria.

Quando l’informativa privacy non è obbligatoria?

In relazione ai dati raccolti presso terzi, tenuto conto delle circostanze concrete, si può omettere di fornire l’informativa se i dati sono trattati:

  • in base ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;
  • ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria.

Inoltre, è prevista la possibilità di esonero totale o parziale dall’obbligo di fornire l’informativa nei casi in cui renderla, a giudizio del Garante −cui può essere inviata apposita istanza−, risulti impossibile o manifestamente sproporzionato rispetto al diritto fatto valere.

note

[1] Art. 13 Codice in materia di protezione dei dati personali.


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