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Come apporre la data certa ad un documento

24 ottobre 2017 | Autore:


> Diritto e Fisco Pubblicato il 24 ottobre 2017



Può essere molto utile dotare un documento della data certa: vediamo come fare.

A volte è utile apporre una data certa ad un documento: la data certa, infatti, quando il documento non è un atto pubblico consente di poterlo utilizzare contro i terzi , cioè contro coloro che sono diversi dagli autori del documento [1].

La data è certa quando non c’è dubbio che il giorno, l’ora e l’anno in cui il documento è stato formato sono quelli che risultano dal testo, senza possibilità alcuna di dubbio od errore. Vediamo quali sono i metodi per apporre la data certa ad un documento.

Data certa grazie al notaio: autenticazione della firma o deposito

Il primo metodo per attribuire la data certa al proprio documento è quello di recarsi dal notaio e chiedere allo stesso l’autenticazione delle firme. Il notaio farà firmare i soggetti che hanno redatto il documento di fronte a lui e sulla parte finale della scrittura; a quel punto, il notaio sulla scrittura stessa redigerà la certificazione di autenticità delle firme, apponendo il proprio timbro, la propria firma e la data. In questo modo si sarà certi che il documento è stato formato proprio in quella data.

Altro modo per dotare il documento di data certa servendosi del notaio è quello  che consiste nel deposito del documento presso lo studio del notaio stesso: il notaio, infatti, redigerà un verbale in cui da atto del deposito del documento presso di sé, e nel verbale vi sarà anche la data del deposito. In questo caso, la data certa del documento è la data che risulta dal verbale di deposito.

Metodi meno costosi per attribuire data certa al documento

Tuttavia, il notaio che autentica le firme o riceve il deposito e quindi concede certezza alla data del documento svolge una prestazione professionale che ha un costo, a volte anche molto elevato.

Così, ci sono altri metodi per attribuire la data certa ad un documento.

Innanzitutto, è possibile che le parti che hanno redatto il documento utilizzino il servizio postale: infatti, una volta formato il documento, è possibile spedirlo reciprocamente per raccomandata con il sistema del piego chiuso senza busta. In sostanza, il documento di cui si vuole rendere certa la data viene piegato in tre parti, spillato ai lati e condotto alla Posta: l’ufficiale postale incollerà sul frontespizio del documento il bollo adesivo tipico delle spedizioni raccomandate. Sul bollo adesivo campeggeranno il codice a barre, dal quale è ricavabile la data, e anche la stampigliatura della data stessa. In questo modo, il bollo adesivo – in quanto proveniente da un soggetto pubblico e diverso da quelli che hanno formato l’atto – renderà certa la data del documento. Se una sola delle parti è interessata ad attribuire data certa al documento, può spedirlo al proprio indirizzo utilizzando sempre il sistema del piego chiuso senza busta (cioè del documento ripiegato su sé stesso e spedito per raccomandata).

È poi possibile inviare il documento la cui data si vuole rendere certa tramite pec: la ricevuta di accettazione e di consegna rilasciata dal sistema informatico di posta elettronica certificata renderà certa la data. Meglio ancora se, in questi casi, il documento è firmato digitalmente. Le ricevute di consegna ed accettazione rilasciate dal sistema dovranno essere conservate sia in forma cartacea (dunque andranno stampate) che informatica.

È infatti un buon metodo per rendere certa la data di un documento firmarlo digitalmente: in questi casi, infatti, con la firma digitale si appone alla scrittura una marca temporale che rende certa la data.

Data certa del documento registrato

Un ulteriore metodo per rendere certa la data di un documento è quello di registrarlo presso l’Agenzia delle Entrate. In questi casi, infatti, l’Agenzia timbra il documento facendo risultare gli estremi della registrazione, ivi compresa la data che, essendo apposta da un soggetto pubblico e terzo rispetto alle parti, è sicuramente una data certa.

Il costo della registrazione si corrisponde in misura fissa, ed è pari ad euro 200.

note

[1] Art. 2704 cod. civ.

Autore immagine: Pixabay


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