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Assemblea societaria: riunione in videoconferenza

11 ottobre 2017


Assemblea societaria: riunione in videoconferenza

> Diritto e Fisco Pubblicato il 11 ottobre 2017



Anche se lo statuto della società non lo prevede espressamente è sempre possibile la riunione a distanza tramite Skype o altri mezzi di videoconferenza o audioconferenza.

Quando i soci di una società si trovano in città diverse o anche nello stesso posto, non è sempre facile incontrarsi per dar vita alle assemblee. Il traffico cittadino e i tempi stretti con cui gli impegni quotidiani devono incastrarsi rendono più difficile trovare un luogo e un giorno per la riunione. Consapevole di ciò e per evitare l’assenteismo (e le difficoltà a deliberare), il codice civile è stato riformato nel 2003 e ora consente la riunione in videoconferrenza. La norma [1], in particolare, stabilisce che «lo statuto può consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica. Chi esprime il voto per corrispondenza o in via elettronica si considera intervenuto all’assemblea».

La riforma non ha fatto altro che legittimare una prassi che già si era venuta consolidando, riconosciuta come lecita da alcuni tribunali, ma spesso fonte di contestazioni. È venuto allo stesso tempo meno uno dei principi cardine del diritto societario e, cioè, il principio in base il quale il diritto di voto deve essere espresso dai soci necessariamente in assemblea, con la presenza fisica. Skype e qualsiasi altra forma di videoconferenza a distanza diventa così legittima sia per discutere che esprimere il proprio voto. Ma procediamo con ordine e vediamo come funziona la riunione in videoconferenza di una assemblea societaria.

Per quali società vale il voto in videoconferenza

Si ritiene che la norma che consente la riunione della assemblea societaria tramite videoconferenza possa essere applicata a tutte le società di capitali e, quindi, alle Srl, Spa e Sapa [2].

Con quali strumenti deve avvenire la videoconferenza?

La norma non specifica con quali strumenti debba avvenire la conferenza a distanza: si può trattare di qualsiasi strumento audio e/o video. Ad esempio, sarebbe legittima la riunione con uno o più soci che vi assistono in diretta telefonica o con una connessione tramite computer. Insomma, si può trattare di audio-conferenza o video-conferenza. L’importante è che il mezzo utilizzato consenta al presidente dell’assemblea di accertare l’identità e la legittimazione degli intervenuti virtualmente e constatare i risultati della votazione. Inoltre bisogna fare in modo che l’assemblea sia percepita in modo adeguato dai partecipanti a distanza i quali dovranno partecipare alla discussione e votazione in modo simultaneo.

Come deve essere l’avviso di convocazione dell’assemblea?

È comunque necessario che l’avviso di convocazione della riunione indichi i luoghi collegati a cura della società.

In che luogo si considera avvenuta la riunione dell’assemblea?

La riunione si ritiene svolta nel luogo ove è presente il presidente dell’assemblea.

A quali condizioni è possibile la riunione societaria in videoconferenza?

La norma del codice civile subordina la riunione in videoconferenza alla previsione dello Statuto della società. Secondo tuttavia i notai del Triveneto, in una massima di recente divulgata  [3], l’assemblea si può svolgere con i partecipanti collegati in audio-conferenza o video-conferenza anche se non previsto dallo statuto (si pensi al caso di tutte le società costituite prima della riforma che, per forza di cose, non aveva inserito tale possibilità nel proprio atto di nascita). Quando il Codice civile afferma che «lo statuto può consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione», ciò non significa che il collegamento dei partecipanti si può effettuare solo quando lo statuto lo consente, ma va interpretato nel senso che lo statuto può regolamentare in vario modo lo svolgimento delle assemblee in audio-video conferenza.

Del resto, come abbiamo anticipato in apertura, già prima della riforma del 2003  si riteneva possibile un intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, con possibilità di discutere e di votare consapevolmente e simultaneamente sugli argomenti all’ordine del giorno a condizione che ciò consentisse al socio l’esercizio di tutte le prerogative riconosciutegli nell’ipotesi di intervento fisico ai lavori assembleari, e quindi garantendogli una partecipazione effettiva, la possibilità di percepire le opinioni altrui, di esprimere le proprie, di richiedere, se del caso, chiarimenti sugli argomenti posti all’ordine del giorno e di votare in modo consapevole sulle materie oggetto di deliberazione. Proprio perciò la previsione dello statuto non è vincolante ed è quindi sempre possibile la riunione a distanza.

La frase contenta nel codice civile secondo cui «lo statuto può consentire» deve quindi essere interpretata nel senso che lo statuto «può disciplinare» le forme di intervento mediante mezzi di telecomunicazione (ad esempio prescrivendo le modalità di convocazione dell’assemblea, le modalità di comunicazione, le modalità di intervento e di voto) e non nel senso che, in assenza di clausola statutaria, sono vietate la “partecipazione virtuale” all’assemblea.


Massima dei Notai del triveneto n. H.B.29

Assemblea societaria: riunione in videoconferenza

H.B. 39 – (INTERVENTO IN ASSEMBLEA MEDIANTE MEZZI DI TELECOMUNICAZIONE IN RELAZIONE ALLE POSSIBILI DIVERSE CLAUSOLE STATUTARIE – 1° pubbl. 9/17 – motivato 9/17)

Nelle società per azioni “chiuse”, anche in assenza di una specifica previsione statutaria, deve ritenersi possibile l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che siano in concreto rispettati i principi del metodo collegiale.

Ove i mezzi di telecomunicazione siano previsti dall’avviso di convocazione, la società dovrà rispettare il principio di parità di trattamento dei soci.

Spetta al presidente dell’assemblea verificare il pieno rispetto del metodo collegiale, secondo principi di correttezza e di buona fede e, ove il collegamento sia predisposto dalla società, il rispetto della parità di trattamento dei soci. Resta salva la possibilità per lo statuto di disciplinare diversamente la materia, anche in deroga alle regole della collegialità, e fermo il diritto del socio di intervenire fisicamente in assemblea.

E’ sempre possibile, con il consenso unanime dei soci, derogare alla regola statutaria.

H.I. – SPA – Azioni e limiti alla loro circolazione

H.I. – SPA – AZIONI E LIMITI ALLA LORO CIRCOLAZIONE

H.I.19 – (LIMITI DI VALIDITÀ DELLE CLAUSOLE STATUTARIE CHE OBBLIGANO DETERMINATI SOCI A CEDERE LE PROPRIE AZIONI NEL CASO IN CUI ALTRI SOCI DECIDANO DI ALIENARE LE LORO – 1° pubbl. 9/06 – modif. 9/17 – motivato 9/17)

Qualora le clausole statutarie di drag-along (quelle cioè che attribuiscono a determinati soci il diritto di vendere unitamente alle loro azioni anche quelle dei restanti soci) non siano strutturate come un diritto di opzione call ma come l’attribuzione ai soci di maggioranza del diritto di porre termine all’investimento comune effettuato da tutti i soci, le stesse appaiono introducibili nello statuto con le maggioranze richieste per la sua modifica (cfr. Trib. Milano, sez. VIII, decr. 22 dicembre 2014).

Così strutturate, infatti, le clausole di drag-along non attribuiscono ai soci di maggioranza un diritto nuovo e individuale non previsto dall’ordinamento, ma si limitano a prevedere una particolare modalità di liquidazione di tutti i soci (la vendita diretta della società anziché del suo contenuto) all’esito dell’esercizio di un diritto tipico già codificato: quello di deliberare a maggioranza in qualsiasi momento lo scioglimento anticipato della società, cioè il disinvestimento collettivo.

All’esito di una delibera di scioglimento anticipato, infatti, i soci che non condividono tale decisione sono comunque costretti a subirla, vedendo mutati i loro diritti partecipativi nel diritto alla liquidazione secondo le regole eventualmente predeterminate nell’atto costitutivo o nello statuto ai sensi dell’art. 2487, comma 1, c.c..

Affinché una clausola di drag-along abbia le caratteristiche di una disposizione statutaria che, per quanto atipica, si limiti a contemplare una particolare modalità di liquidazione dei soci all’esito di una decisione di disinvestimento collettivo senza attribuire alcun diritto di opzione call, la stessa deve necessariamente prevedere:

a) la cessione contestuale di tutte le azioni;

b) che sia garantito ad ogni socio il diritto ad essere liquidato con una somma non inferiore a quella che si determinerebbe all’esito della liquidazione formale della società (dunque con una somma almeno pari a quella determinata ai sensi dell’art. 2437 ter c.c.);

c) che sia garantita la parità di trattamento tra soci.

Qualora la clausola di drag-along non abbia tali caratteristiche, la stessa potrà essere inserita nello statuto soltanto con il consenso di tutti i soci.

H.I. – SPA – Azioni e limiti alla loro circolazione

H.I.27 – (USUFRUTTO SULLE AZIONI – DIRITTO AGLI UTILI E ALLA DISTRIBUZIONE DI RISERVE – 1° pubbl. 9/17 – motivato 9/17)

L’art. 2352 c.c. disciplina soltanto l’attribuzione dei diritti amministrativi nel caso di usufrutto sulle azioni disinteressandosi di quelli economici.

Stante tale carenza si deve ritenere che all’usufruttuario di azioni spettino i diritti economici previsti dalla disciplina generale, cioè il diritto a percepire i frutti civili di cui all’art. 984 c.c..

Nel caso delle azioni societarie, hanno natura di frutti civili gli utili di esercizio di cui sia deliberata la distribuzione. Gli utili destinati a riserva non spettano dunque all’usufruttuario, in quanto la decisione di non distribuirli equivale ad una loro “capitalizzazione”, con definitiva apprensione al patrimonio della società delle somme accantonate. L’eventuale delibera di distribuzione di riserve, siano esse da utili o di capitale, equivale ad una attribuzione di somme che rappresentano un capitale e non al pagamento di un frutto civile, per cui il diritto alla loro riscossione spetta al socio nudo proprietario, il quale, ai sensi dell’art. 1000 c.c., dovrà esercitarlo in concorso con l’usufruttuario e sulle somme riscosse si trasferirà l’usufrutto.

Tale regola trova applicazione anche nell’ipotesi di distribuzione di riserve in natura.

I.I. – SRL – PARTECIPAZIONI E LIMITI AL LORO TRASFERIMENTO – DIRITTI PARTICOLARI

EX ART. 2468, COMMA 3, C.C.

I.I.25 – (LIMITI DI VALIDITÀ DELLE CLAUSOLE STATUTARIE CHE OBBLIGANO DETERMINATI SOCI A CEDERE LE PROPRIE PARTECIPAZIONI NEL CASO IN CUI ALTRI SOCI DECIDANO DI ALIENARE LE LORO – 1° pubbl. 9/06 – modif. 9/17 – motivato 9/17)

Qualora le clausole statutarie di drag-along (quelle cioè che attribuiscono a determinati soci il diritto di vendere unitamente alle loro partecipazioni anche quelle dei restanti soci) non siano strutturate come un diritto di opzione call ma come l’attribuzione ai soci di maggioranza del diritto di porre termine all’investimento comune effettuato da tutti i soci, le stesse appaiono introducibili nello statuto con le maggioranze richieste per la sua modifica (cfr. Trib. Milano, sez. VIII, decr. 22 dicembre 2014).

Così strutturate, infatti, le clausole di drag-along non attribuiscono ai soci di maggioranza un diritto nuovo e individuale non previsto dall’ordinamento, ma si limitano a prevedere una particolare modalità di liquidazione di tutti i soci (la vendita diretta della società anziché del suo contenuto) all’esito dell’esercizio di un diritto tipico già codificato: quello di deliberare a maggioranza in qualsiasi momento lo scioglimento anticipato della società, cioè il disinvestimento collettivo.

All’esito di una delibera di scioglimento anticipato, infatti, i soci che non condividono tale decisione sono comunque costretti a subirla, vedendo mutati i loro diritti partecipativi nel diritto alla liquidazione secondo le regole eventualmente predeterminate nell’atto costitutivo o nello statuto ai sensi dell’art. 2487, comma 1, c.c..

Affinché una clausola di drag-along abbia le caratteristiche di una disposizione statutaria che, per quanto atipica, si limiti a contemplare una particolare modalità di liquidazione dei soci all’esito di una decisione di disinvestimento collettivo senza attribuire alcun diritto di opzione call, la stessa deve necessariamente prevedere:

a) la cessione contestuale di tutte le partecipazioni;

b) che sia garantito ad ogni socio il diritto ad essere liquidato con una somma non inferiore a quella che si determinerebbe all’esito della liquidazione formale della società (dunque con una somma almeno pari a quella determinata ai sensi dell’art. 2473 c.c.);

c) che sia garantita la parità di trattamento tra soci.

Qualora la clausola di drag-along non abbia tali caratteristiche, la stessa potrà essere inserita nello statuto soltanto con il consenso di tutti i soci.

I.I.32 – (USUFRUTTO SULLE PARTECIPAZIONI – DIRITTO AGLI UTILI E ALLA DISTRIBUZIONE DI RISERVE – 1° pubbl. 9/17 – motivato 9/17)L’art. 2352 c.c., richiamato per le srl dall’art. 2471 bis c.c., disciplina soltanto l’attribuzione dei diritti amministrativi nel caso di usufrutto sulle partecipazioni sociali, disinteressandosi di quelli economici. Stante tale carenza si deve ritenere che all’usufruttuario di partecipazioni spettino i diritti economici previsti dalla disciplina generale, cioè il diritto a percepire i frutti civili di cui all’art. 984 c.c..

Nel caso delle partecipazioni societarie, hanno natura di frutti civili gli utili di esercizio di cui sia deliberata la distribuzione.

Gli utili destinati a riserva non spettano dunque all’usufruttuario, in quanto la decisione di non distribuirli equivale ad una loro “capitalizzazione”, con definitiva apprensione al patrimonio della società delle somme accantonate. L’eventuale delibera di distribuzione di riserve, siano esse da utili o di capitale, equivale ad una attribuzione di somme che rappresentano un capitale e non al pagamento di un frutto civile, per cui il diritto alla loro riscossione spetta al socio nudo proprietario, il quale, ai sensi dell’art. 1000 c.c., dovrà esercitarlo in concorso con l’usufruttuario e sulle somme riscosse si trasferirà l’usufrutto.

Tale regola trova applicazione anche nell’ipotesi di distribuzione di riserve in natura.

I.I.33 – (LEGITTIMITA’ DELL’ATTRIBUZIONE DI DIRITTI PARTICOLARI A SOCI INDIVIDUATI NELL’ATTO COSTITUTIVO IN MANIERA DETERMINABILE E/O DINAMICA – 1° pubbl. 9/17 – motivato 9/17)

I nominativi degli eventuali singoli soci cui sono attribuiti diritti particolari ai sensi dell’art. 2468, comma 3, c.c. non devono necessariamente essere determinati nell’atto costitutivo ma possono in esso essere anche semplicemente determinabili (secondo la regola generale dettata dall’art. 1346 c.c.).

Per rispettare la disposizione di legge è cioè sufficiente che l’atto costitutivo detti tutti gli elementi per individuare in maniera certa e oggettiva i soci ai quali sono attribuiti i diritti particolari.

Deve pertanto ammettersi che tale individuazione possa essere anche dinamica, cioè riferirsi indistintamente a tutte quelle persone che succedendosi nel tempo nella qualità di soci abbiano determinati requisiti.

A quanto sopra consegue che deve ritenersi legittimo che l’atto costitutivo preveda l’attribuzione di diritti particolari a quello o quei soci che siano “designati” da altri soci o gruppi di soci, anche prescindendo da un contestuale trasferimento di partecipazioni.

I soci cui può essere attribuita la facoltà di designare i soci titolari dei diritti particolari possono essere determinati nell’atto costitutivo sia nominativamente sia attraverso la loro appartenenza ad un gruppo omogeneo, ad esempio: – membri di una medesima famiglia;

– costituenti una determinata percentuale del capitale sociale;

– aventi determinate caratteristiche personali (quali l’anzianità o il possesso di qualifiche professionali).

Con clausole di questo tipo è possibile soddisfare l’interesse meritevole di tutela, spesso ricorrente nella pratica, di attribuire particolari diritti in funzione di interessi portati da raggruppamenti di soci piuttosto che da singoli, rendendo al contempo stabile l’attribuzione nonostante i componenti dei raggruppamenti possono mutare nel tempo per la fisiologica dinamica della composizione della compagine sociale.

Nel formulare tali clausole è peraltro opportuno disciplinare anche le modalità formali con cui deve essere operata la “designazione” e se la stessa possa essere eventualmente revocata.

I.I.34 – (I DIRITTI PARTICOLARI INTESI COME DIRITTI “DIVERSI” – 1° pubbl. 9/17 – motivato 9/17)

Si ritiene possibile prevedere un diritto particolare ex art. 2468, co. 3, c.c. che non comporti necessariamente un

vantaggio o un privilegio per il socio che ne è titolare.

Esso può quindi consistere in un “diritto diverso”, nel significato di “regola diversa” da quella derivante dal contratto sociale secondo il modello legale.

note

[1] Art. 2370 cod. civ.

[2]  Consiglio Notarile di Milano con la massima n. 14 del 10 marzo 2004

[3]  Notai del Triveneto massima n. H.B.29.

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