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Lo sai che? Impresa con Pec bloccata: cosa rischia?

Lo sai che? Pubblicato il 5 gennaio 2018

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> Lo sai che? Pubblicato il 5 gennaio 2018

Che succede se la posta elettronica certificata non funziona causa virus o è stata bloccata dal gestore? Le notifiche sono valide? Si rischiano delle sanzioni?

La Pec, posta elettronica certificata, è una sorta di raccomandata 2.0: le e-mail che arrivano nella casella della Pec hanno lo stesso valore legale, infatti, di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Così, come un cittadino deve controllare sempre di avere fuori dal cancelletto o nell’androne di casa una cassetta della posta per comunicazioni ufficiali (comprese quelle del Fisco), chi ha una Pec è tenuto a controllare in ogni momento non solo i messaggi in arrivo ma anche il fatto stesso che arrivino.

La Pec, peraltro, è obbligatoria per chi ha una ditta individuale, per chi è un professionista iscritto a uno degli albi regolamentati, per chi è imprenditore e ha una società (anche unipersonale).

Ma siccome la tecnologia ogni tanto gioca dei brutti scherzi, l’impresa con la Pec bloccata cosa rischia? Rischia di dover pagare una sanzione se ha ricevuto dei messaggi importanti sulla propria casella di posta elettronica certificata e non li ha controllati. Il motivo al mittente non interessa. È come se il postino lascia un avviso di raccomandata a casa e il destinatario non controlla mai la cassetta della posta o dice di aver perso la chiave e di non poterla aprire.

E se un virus ha intaccato e bloccato il computer o il dipendente addetto al controllo della Pec ha perso la password, l’impresa ha qualche responsabilità? Vediamo cosa rischia l’impresa con la Pec bloccata per questi o per altri motivi.

Che cosa può bloccare la Pec ad un’impresa

La Pec, cioè la posta elettronica certificata, non si blocca da sola: di solito interviene il gestore del servizio ad interrompere il flusso per diversi motivi:

  • perché l’utente cerca di entrare più volte con le credenziali sbagliate, ad esempio con una password non corretta. L’impresa troverà la Pec bloccata per motivi di sicurezza;
  • perché l’utente cerca di entrare nella Pec da un indirizzo ip troppo lontano. Il gestore può intervenire per la stessa ragione, cioè perché abbia il dubbio che chi vuole inserirsi in quella casella di posta dall’altra parte del mondo sia un intruso. Questo può verificarsi a volte quando si utilizza per la connessione una vpn che offusca il reale ip utilizzandone un altro che potrebbe risultare anche di un paese diverso dal nostro;
  • perché l’impresa non utilizza la Pec da diverso tempo, magari 5-6 mesi;
  • perché l’abbonamento alla Pec è scaduto e l’utente non l’ha più rinnovato, magari per una dimenticanza.

Poi, naturalmente, ci si mettono i virus.

In tutti questi casi, l’impresa con la Pec bloccata cosa rischia?

Pec: la responsabilità dell’impresa

Trattandosi, come dicevamo all’inizio, di uno strumento che serve a ricevere delle notifiche ufficiali con lo stesso valore legale di una raccomandata (compresa una cartella esattoriale) l’impresa è la sola responsabile di ciò che possa accadere alla sua Pec [1]. Pertanto, è obbligata a controllare che il sistema sia sempre attivo e funzionante, cioè che sia in grado di ricevere o di inviare dei messaggi in ogni momento. È l’esempio del postino che abbiamo citato prima: che ci sia o meno la cassetta della posta, la raccomandata si intenderà notificata nel momento in cui viene depositato un avviso di giacenza. Così, chi invia un documento, una multa o una cartella via Pec è come se lasciasse quell’avviso di giacenza e il documento si intende notificato.

Per non rischiare una sanzione, dunque, l’impresa deve non solo visualizzare regolarmente la Pec (l’ideale sarebbe almeno una volta al giorno) e fare attenzione alle credenziali o al rinnovo dell’abbonamento, per evitare che il sistema di blocchi, ma anche dotarsi di sistemi di sicurezza in grado di impedire un attacco informatico o un contagio di un qualsiasi virus: sarà l’azienda e solo l’azienda a rispondere di un’eventuale messaggio di posta elettronica certificata non visualizzato.

L’impresa rischia delle sanzioni anche quando si rende conto di avere la Pec bloccata ma prende del tempo per risolvere il problema.

Facciamo un esempio. L’Agenzia delle Entrate Riscossione mi manda una cartella esattoriale per un debito che ho con il Fisco. Io so di avere dei problemi con la Pec, ma non mi preoccupo di risolverlo subito, lo farò quando avrò più tempo, magari dopo una settimana. Il problema, però, è che per l’Ente di riscossione la notifica della cartella risulta il giorno in cui me l’ha inviata, non il giorno in cui avrò sbloccato la mia Pec ed avrò letto il messaggio. Ciò significa che il termine di 30 giorni per impugnare la cartella decorre da quando il messaggio è partito, non da quando è stato letto. Non potrò giustificarmi dicendo che avevo la Pec bloccata: la mancata lettura del messaggio è soltanto un problema mio. E se quei 30 giorni per impugnare la cartella fossero già passati, non mi resterebbe che pagare la relativa sanzione.

Come evitare che la Pec si blocchi

Visto che cosa rischia l’impresa con la Pec bloccata, come evitare che la posta elettronica certificata vada in tilt ed il sistema non consenta di visualizzare delle comunicazioni così importanti?

Oltre ad utilizzare il servizio in maniera regolare (dicevamo, appunto, che un controllo giornaliero sarebbe l’ideale), si può visualizzare ogni tanto nella home page il box che indica «Dati del tuo account», in cui è possibile trovare la percentuale di completamento dello spazio libero messo a disposizione dal gestore della Pec.

Qualora questo spazio dovesse essere prossimo al completamento, conviene:

  • salvare e archiviare tutte le e-mail di posta certificata più importati all’interno di un supporto fisso (ad esempio una chiavetta usb, un hard disk esterno o quello interno al pc, avendo cura anche di farne un backup);
  • procedere alla cancellazione dello spazio occupato, mediante svuotamento del cestino ed eliminazione delle email non più necessarie (ad esempio quelle inviate).

È importante anche dare uno sguardo regolarmente alla casella di posta indesiderata, la cosiddetta «spam». Se un messaggio finisse lì, è sempre responsabilità dell’impresa e non del sistema la sua mancata lettura.

Pec bloccata: cosa fare

In base ai motivi che abbiamo visto prima per cui una Pec si può bloccare, cosa può fare l’impresa per recuperare il servizio e non rischiare delle sanzioni per la mancata lettura di una comunicazione?

Pec: password smarrita

Se la password è stata smarrita o dimenticata, per resettarla e crearne un’altra basta recarsi sulla pagina web del servizio dove, oltre ai campi per inserire le credenziali di accesso, è anche presente un link per avviare la procedura di recupero della password. Sarà sufficiente quindi inserire il proprio indirizzo Pec e seguire le istruzioni.

Pec bloccata dall’esterno

Se, invece, la casella di posta elettronica certificata è stata bloccata, si deve contattare il centro di assistenza del gestore della Pec e informarlo del problema. Se, ad esempio, si ha la Pec con le Poste Italiane, si può inviare una email all’indirizzo servizio.clienti@posteitaliane.it o chiamare il numero verde 803.160. Con alcuni servizi è anche possibile aprire un ticket o avviare una chat online come nel caso di Legalmail.

Mancato rinnovo dell’abbonamento alla Pec

Questo problema presenta la soluzione più semplice: se l’abbonamento alla Pec è scaduto, basta rinnovarlo procedendo al pagamento del servizio attraverso le modalità previste dal proprio gestore.

note

[1] Cass. sent. n. 13917/2016 del 07.07.2016.


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