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Quando un documento è valido?

17 dicembre 2017


Quando un documento è valido?

> Diritto e Fisco Pubblicato il 17 dicembre 2017



Scrittura privata (autenticata e non) e atto pubblico: quando un documento ha valore legale e come fare affinché abbia effetti di legge.

Hai in corso una contestazione con una persona. A parole siete riusciti a trovare un’intesa per ricucire lo strappo ed evitare di ricorrere al giudice, ma ora è il momento di formalizzare il tutto in un documento. Nel cassetto hai trovato una vecchia ricevuta firmata dal rappresentante di una ditta in cui vengono elencati i lavori eseguiti, ma è priva di data. Tuo fratello è in possesso di un foglio di carta che sembra revocare il testamento di vostro padre. Un creditore ti presenta una fattura e rivendica un pagamento mai avvenuto. Esiste un contratto tra tua madre e il vicino di casa con cui questi regolano i loro confini ma ti chiedi che valore possa avere il documento anche nei tuoi confronti ora che hai ereditato la proprietà. In tutti questi casi è verosimile che tu ti stia chiedendo che valore ha un documento e, soprattutto, quando un documento è valido e quando ha effetti legali?

Chi si preoccupa di redigere un documento lo fa affinché questo possa avere effetti legali o, quantomeno, costituire una prova a proprio favore in caso di successive controversie. Come dicevano i latini, «lo scritto rimane, le parole volano». In questo, per fortuna, la legge – se non raramente e in ipotesi eccezionali – non impone vincoli di forma e lascia libere le parti di regolare i propri rapporti nei modi e con le forme (verbali o scritte) che preferiscono. Chiaramente, la carta ha un vantaggio rispetto alle parole: è duratura e immodificabile. Ecco perché si preferisce sempre fissare tutto “nero su bianco”: non perché sia la legge a richiederlo ma per avere una prova qualora ve ne dovesse essere bisogno. Ma quando un documento è valido? Di tanto ci occuperemo in questo articolo.

Leggi anche Come rendere legale un documento.

Come deve essere un documento per essere valido?

Come ti anticipavo, quando si decide di scrivere un documento per regolare i propri rapporti con altri soggetti lo si fa per propria scelta. Solo per specifici contratti la legge impone la forma scritta (ad esempio il compromesso di una casa e il successivo atto di vendita, il mutuo con la banca, il contratto di affitto).

Di conseguenza è anche libera la forma dello scritto: non devi per forza essere un avvocato, un commercialista o comunque un professionista esperto per scrivere un documento che abbia effetti legali. Le parole non devono rispettare formule prestabilite e possono assumere le più svariate costruzioni linguistiche, senza un contenuto prestabilito e predeterminato. L’importante è essere chiari e non dar adito a dubbi interpretativi.

Ha valore un documento firmato solo da una parte?

Altro punto molto importante: se il documento ha lo scopo di fissare i rapporti tra te e un’altra persona, deve essere firmato da entrambi. Per quanto banale sia, è bene specificarlo: se un documento presenta la sottoscrizione solo di una delle due parti, la sua efficacia è limitata solo a chi lo ha firmato e unicamente ai fatti a quest’ultimo sfavorevoli. Facciamo un esempio: Mario è in possesso di una carta in cui ammette di aver dato in prestito a Giovanni un proprio oggetto dietro però pagamento di un canone di noleggio; sul documento c’è solo la firma di Mario. Giovanni sostiene che il prestito era gratuito. Mario non potrà esigere il pagamento del canone non avendo prove, ma nello stesso tempo non potrà denunciare Giovanni sostenendo che gli ha rubato il predetto oggetto, avendo egli riconosciuto l’esistenza di un contratto di comodato.

Leggi anche Come firmare un contratto

Solo la fattura segue una regola speciale. Per quanto si tratti di un documento realizzato da un solo soggetto (il creditore), senza la partecipazione dell’altro (il debitore), essa – se depositata in tribunale – consente di ottenere un decreto ingiuntivo. L’emissione del decreto ingiuntivo avviene a semplice richiesta del creditore e senza bisogno che il debitore partecipi al procedimento. Quest’ultimo però dovrà ricevere il decreto ingiuntivo nei 60 giorni successivi e avrà la possibilità di opporsi, avviando una causa ordinaria nel corso della quale l’avversario dovrà dimostrare – questa volta non con la fattura – il proprio credito.

È necessario firmare tutti i fogli del documento?

Nel caso in cui il documento sia composto da più fogli, è possibile firmare solo una volta: in tal caso la firma andrà posta sull’ultima pagina sul margine desto o sinistro, purché dopo l’ultima parola del testo costituente il documento. Non è quindi necessario firmare tutte le pagine purché non vi siano dubbi, sul piano logico-lessicale, circa l’unicità del documento. Questo significa che tra l’ultima parola di una pagina e la prima della pagina successiva vi deve essere consequenzialità logica e grammaticale, di modo da garantire, senza ombra di dubbio, che il secondo foglio sia successivo al primo. Ciò consente di escludere che nessuna delle parti abbia alterato il documento inserendo altre pagine o sottraendone alcune. Se si vuole evitare ogni sorta di contestazione si possono adottare due diverse tecniche:

  • firmare ogni pagina
  • inserire dei timbri di congiunzione tra le pagine, ossia dei timbri a cavallo tra una pagina e l’altra di modo da dimostrare che l’una segue necessariamente l’altra in quanto i bordi del timbro coincidono.

È valida la fotocopia di un documento?

La legge stabilisce che il documento deve essere in originale per avere valore di prova; o meglio, si limita a dire che la fotocopia non ha valore documentale se contestata dalla controparte. Una copia tramite scannerizzazione al computer o realizzata da una fotocopiatrice può quindi essere facilmente messa in discussione. La Cassazione ha comunque chiarito che, per contestare una scrittura, non è sufficiente una generica dichiarazione ma bisogna motivare le ragioni per cui detta copia non è conforme all’originale.

È valido un documento senza data?

In linea teorica un documento senza data è valido ma, in presenza di una contestazione sul “momento” in cui esso è stato redatto si obbligherà il possessore a dimostrarne la collocazione temporale con altri mezzi. Insomma, il fatto che sul documento non vi sia la data non impedisce di dimostrare il giorno, il mese, l’anno e finanche l’ora di creazione con altri metodi. Pensa ad esempio a una lettera senza data, ma spedita con raccomandata: anche se il foglio di carta imbustato non contiene l’indicazione del giorno di creazione, a questo si può presuntivamente risalire attraverso il timbro postale.

È valido un documento senza l’indicazione del luogo?

Anche se il documento non contiene, alla fine, l’indicazione del luogo esso è ugualmente valido.

Il documento va firmato in tutte le facciate?

Anche se di solito si usa firmare un documento in tutte le pagine, questa formalità non è affatto necessaria. La si richiede solo quando un documento è formato da più fogli, per evitare che qualcuno possa in seguito aggiungere o sottrarre una pagina tra quelle spillate.

Che validità ha un documento?

Non tutti i documenti hanno la stessa “forza”: ci sono documenti più facilmente contestabili e altri invece che lo sono con maggiore difficoltà. Tutto dipende dal fatto se a scrivere il documento o ad autenticare le firme sia un pubblico ufficiale o meno. A riguardo quindi possiamo distinguere i documenti in due categorie:

  • scritture private: sono quei documenti scritti e firmati autonomamente dalle parti interessate, senza l’assistenza di nessun altro soggetto;
  • atti pubblici: sono quei documenti invece scritti da un pubblico ufficiale come un notaio, un funzionario del Comune, un carabiniere, un poliziotto, un dirigente dell’Agenzia delle Entrate, il preside di una scuola, un vigile o un controllore.

Per contestare una scrittura privata – sia la provenienza (ossia la propria firma), sia il contenuto – basta rilasciare una dichiarazione al giudice; in tal caso spetterà alla controparte, che vuol valersi della scrittura privata, dimostrarne l’autenticità e l’effettiva sottoscrizione.

Per contestare un atto pubblico, invece, non basta una semplice dichiarazione ma bisogna avviare un’apposita causa civile che va sotto il nome di «querela di falso». Quindi, a differenza dell’ipotesi precedente, in questo caso è chi vuol sconfessare il documento che deve sobbarcarsi l’onere della prova.

A metà tra le scritture private e gli atti pubblici ci sono le scritture private autenticate: in questo caso il pubblico ufficiale (ad es. il notaio) si limita solo a certificare la data della scrittura portata alla sua attenzione e l’identità dei soggetti che l’hanno firmata. Non si potrà quindi più porre in dubbio che il documento sia stato sottoscritto da un’altra persona o in un altro momento.

La registrazione di un documento all’Agenzia delle Entrate

Di solito si vuol dare ai documenti una «data certa» per renderli opponibili anche ai terzi, ossia a coloro che non lo hanno firmato. A tale scopo si procede alla registrazione all’Agenzia delle Entrate. Questo passaggio – obbligatorio solo per determinati documenti (ad esempio il contratto di affitto o il compromesso) – può essere sostituito anche con un timbro postale.

Che valore ha un documento trasmesso per email

Il documento trasmesso come allegato per email è una semplice riproduzione meccanica, anche se si tratta di una scannerizzazione contenente le firme in originale. Vale quindi quanto abbiamo già detto per le fotocopie.

Diverso sarebbe se il documento fosse stato compilato in modo elettronico e dotato di firma digitale. In alternativa le parti possono adottare un’altra forma per regolare i propri rapporti: scambiarsi delle Pec (email di posta elettronica certificata) che, a differenza dell’email tradizionale, fanno piena prova della loro provenienza, della data di invio/ricevimento, del loro contenuto.


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