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Anagrafe condominiale: cos’è e come funziona

21 agosto 2018


Anagrafe condominiale: cos’è e come funziona

> Diritto e Fisco Pubblicato il 21 agosto 2018



L’anagrafe condominiale deve contenere i dati dei singoli condomini e dei relativi appartamenti.

Dal 2012 esiste l’anagrafe condominiale, un registro che deve essere compilato e custodito dall’amministratore di condominio e che deve contenere i dati più significativi degli appartamenti dello stabile e di coloro che vi vivono all’interno. Ai fini della tenuta e dell’aggiornamento dell’anagrafe condominiale, l’amministratore ha un ampio potere di richiedere le informazioni ai proprietari delle unità abitative o ai relativi inquilini. L’accesso e la consultazione dell’anagrafe condominiale è consentita a tutti i condomini, ma non ai terzi, salve le autorità amministrative (Comune, Agenzia delle Entrate) nell’ambito delle attività di contrasto all’evasione fiscale. Ma cos’è e come funziona l’anagrafe condominiale? Quali sono i dati che sono raccolti nel registro e cosa può esigere l’amministratore? Di tanto parleremo in questo articolo.

Cos’è l’anagrafe condominiale?

A regolare l’anagrafe condominiale è il codice civile. La disciplina è estremamente sintetica e contenuta in una sola norma [1]; essa stabilisce che l’amministratore deve predisporre e mantenere aggiornato il registro dell’anagrafe condominiale. Il registro deve riportare le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali (ad esempio gli usufruttuari) e di diritti personali di godimento (ad esempio inquilini e comodatari), comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare.

Per prassi, l’amministratore di condominio inoltra a ogni singolo condomino una scheda da restituire compilata, nella quale vengono richiesti i dati necessari (un modello di scheda è riportato a fine articolo).

Lo scopo dell’anagrafe condominiale è di consentire all’amministratore di svolgere più celermente i propri compiti, specie quando riguardano l’individuazione dei singoli condomini: si pensi al recapito dei solleciti di pagamento per il versamento delle quote condominiali o alle comunicazioni in ordine agli avvisi di convocazione dell’assemblea. Dunque, con la tenuta dell’anagrafe, l’amministratore non svolge alcuna funzione di controllo e di indagine, né ha il dovere di comunicare alle autorità eventuali illeciti sospetti (ad esempio un contratto di affitto non registrato, dei lavori interni privi di licenza edilizia, ecc.). Tanto è vero che l’amministratore è sì tenuto a chiedere i dati ai condomini, ma questi possono anche “autocertificarli” senza dover necessariamente produrre documenti che provino le loro affermazioni. Solo nel caso del contratto di affitto, una copia della registrazione va fornita all’amministratore. Di tanto parleremo a breve.

Quali dati deve contenere l’anagrafe condominiale?

L’anagrafe condominiale deve contenere le informazioni relative ai condomini e ai rispettivi appartamenti. In particolare, l’amministratore è tenuto a inserire nell’anagrafe condominiale i seguenti dati:

  • le generalità (nome, cognome, codice fiscale, residenza o domicilio) di chi vive nell’appartamento: questi potrebbe essere, ad esempio, il proprietario dell’immobile, l’affittuario, l’usufruttuario, l’ex moglie che ha ottenuto dal giudice il diritto di abitare la casa coniugale, la moglie rimasta vedova alla morte del titolare dell’appartamento, il comodatario (ossia colui che ha avuto in prestito, a titolo gratuito, l’uso dell’abitazione), ecc.;
  • dati catastali di ciascuna unità immobiliare: la sezione urbana, il foglio, la particella, il subalterno e il Comune;
  • ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio.

Leggi anche Quali informazioni l’amministratore può chiedere ai condomini?

I condomini devono comunicare, in forma scritta, ogni variazione dei dati all’amministratore entro sessanta giorni. Così, ad esempio, se viene venduto l’appartamento o viene dato in affitto a un’altra persona è necessario informarne l’amministratore.

L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, ha il dovere di chiedere agli inadempienti con lettera raccomandata le informazioni necessarie. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore deve acquisire diversamente le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili; a tal fine potrebbe incaricare un visurista per quanto attiene agli estremi catastali dell’appartamento o un’agenzia investigativa.

Il registro contiene inoltre i dati relativi alle condizioni di sicurezza dell’edificio, inseriti e aggiornati a cura dell’amministratore.

I dati che il sottosegretario Jacopo Morrone indica tra quelli che l’amministratore dovrà inserire nel registro dell’anagrafe condominiale (e che devono già essere tutti in suo possesso) sono quelli relativi a :

  • certificazione Vigili del Fuoco (se prevista), Cpi (Certificato Prevenzione Incendi), rinnovo Cpi, eventuale Scia, dopo la riforma;
  • certificato di conformità edilizia e agibilità;
  • libretto ascensore attestante il relativo collaudo con indicazione del numero di matricola;
  • impianto elevatore disabili e alle le verifiche periodiche dell’impianto ascensore;
  • marcature Ce in caso di presenza di giardino con altalene o altri giochi per bambini;
  • documentazione e adempimenti previsti dal Dlgs 81/08 nel caso di presenza portiere;
  • dichiarazione di conformità degli impianti condominiali elettrico citofonico, televisivo (se centralizzato), elettronico (videosorveglianza, sistema di anti-intrusione), idrico, antincendio, sanitario (allacciamento alla fogna), adduzione Gas (parte condominiale), riscaldamento e climatizzazione (se centralizzato), protezione dalle scariche atmosferiche;
  • documentazione degli impianti sotto pressione (riscaldamento centralizzato, autoclave) e dichiarazione Ce ai sensi della direttiva macchine relativa al cancello automatizzato;
  • documentazione di carattere chimico, fisico e batteriologico (in presenza di serbatoio, cisterna o tubazione comune per l’adduzione dell’acqua potabile e gli impianti di riscaldamento centralizzati e di climatizzazione centralizzati, nonché protocollo di controllo del rischio Legionellosi», documento che deve contenere una “valutazione del rischio” con l’obiettivo di identificare tutti i fattori di rischio del condominio e, in particolare, degli impianti idrici secondo il quanto previsto dalle linee guida del ministero della Salute;
  • presenza di macchine, impianti ed eventuali problemi strutturali;
  • eventuali interventi per la valutazione o la rimozione di amianto ed eventuali interventi di manutenzione straordinaria eseguiti dal condominio e soggetti al coordinamento per la sicurezza;
  • sicurezza statica dell’edificio come strutture portanti, suolo e sottosuolo (che dovrebbero essere già in suo possesso);
  • dotazioni del fabbricato e relativo certificato di agibilità (oggi unico documento unito all’abitabilità);
  • identificazione dell’edificio con i dati storici e urbanistici.

Diritto di accesso all’anagrafe condominiale

Ogni condomino ha il diritto di prendere visione dell’anagrafe condominiale. L’amministratore che neghi tale possibilità può essere revocato per giusta causa. Per ottenere l’immediata esibizione della documentazione, l’interessato può procedere contro di lui in tribunale, mediante un ricorso in via d’urgenza.

La legge [2] impone all’amministratore di comunicare il locale dove è conservato, tra gli altri, anche l’anagrafe condominiale e i giorni e le ore in cui ogni condomino, previa richiesta all’amministratore, può prenderne gratuitamente visione ed anche estrarne copia, sottoscritta dall’amministratore, previo rimborso della spesa.

Rispetto della privacy dei condomini

Secondo quanto disposto dalla legge sulla privacy [3], l’amministratore può trattare solo le informazioni personali, pertinenti e necessarie alla attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni e dei singoli partecipanti della collettività condominiale. Questo significa che, oltre a non poter comunicare a terzi che non siano condomini i dati del registro non può neanche utilizzarli per scopi non attinenti al condominio. Eccezionalmente può comunicare i dati al Comune o alle autorità amministrative che gliene facciano richieste nell’ambito di eventuali azioni di contrasto all’evasione fiscale (si pensi alla richiesta dell’Agenzia delle Entrate di informazioni circa eventuali inquilini presenti in un appartamento per il quale non è stato registrato alcun contratto di affitto) [4].

In caso di affitto quali informazioni può chiedere l’amministratore? 

Le recenti modifiche alla disciplina sulla registrazione del contratto di affitto [5] stabiliscono l’obbligo, per il proprietario dell’immobile, di registrare il contratto di locazione entro 30 giorni dalla firma a pena di nullità del contratto stesso (secondo il più recente orientamento della Cassazione, la registrazione tardiva sana la nullità). Di tale registrazione, il locatore deve dare comunicazione documentale, nei successivi 60 giorni, sia all’inquilino che all’amministratore di condominio. È solo questo il caso in cui l’amministratore di condominio ha diritto a ottenere copia dei documenti che riguardano la vita dell’appartamento.

Prove e documenti per l’anagrafe condominiale

Secondo quanto chiarito dal Garante della privacy [6], il condòmino non deve fornire prove documentali delle informazioni rese all’amministratore per la tenuta del registro di anagrafe condominiale. L’amministratore non può quindi chiedere, ad esempio, in caso di vendita dell’appartamento, copia del rogito notarile in cui sono riportati i dati dell’immobile, né eventuali concessioni amministrative per lavori interni di ristrutturazione (anche perché non rientrerebbe tra i suoi compiti, salvo vi sia pericolo per la stabilità dell’edificio) [7].


Modello di scheda da far compilare a ciascun condomino per la tenuta dell’anagrafe condominiale

REGISTRO ANAGRAFE CONDOMINIALE – SCHEDA RILEVAZIONE DATI

Il/la sottoscritto/a ……  nat …… a …… (____) il ……/……/……  Cod. Fisc. …… residente a …… in …… n. … telefono fisso ……, telefono cellulare ……, e-mail ……, posta elettronica certificata (Pec) ……;

in qualità di  proprietario/comproprietario di unità immobiliare facente parte del condominio sito nel Comune di …… (____)

consapevole delle sanzioni penali previste dall’art. 76 del DPR 28 dicembre 2000 n. 445, consapevole delle pene stabilite dagli artt. 483, 495 e 496 del codice penale per dichiarazioni mendaci e per false attestazioni, ed inoltre, ai sensi di quanto disposto dall’art. 4 delle Legge 4 gennaio 1968 n. 15 e successive modificazioni, sotto la mia personale responsabilità, dichiaro quanto segue:

Dati catastali e anagrafici

Interno …… l’unità immobiliare è sita al seguente indirizzo: …… n. …… Comune di ……

Dati catastali (Agenzia del Territorio):

Foglio …… Mapp. …… Sub. …… Piano …… Categoria ……

Destinazione: abitazione/ufficio/magazzino/box/altro.

Sez. A: Titolari di diritti reali sull’immobile:

Cognome e Nome

Codice Fiscale

Residenza o domicilio

Tel./E-mail

Sez. B: Titolari di diritto di godimento sull’immobile:

Cognome e Nome

Codice Fiscale

Residenza o domicilio

Tel./E-mail

Firma, data

note

[1] Art. 1130 cod. civ.

[2] Art. 1129, comma 2, del cod. civ.

[3] Art. 11 d.lgs. 196/2003.

[4] Art. 3 co. 2, d.lgs. n. 23 del 2011 (Disposizioni in materia di federalismo fiscale municipale, e successive modifiche e integrazioni): «Per assicurare il contrasto dell’evasione fiscale nel settore delle locazioni abitative e l’attuazione di quanto disposto dai commi 8 e 9 (Norme relative alla verifica dell’esistenza di contratti di locazione non registrati e relative conseguenze) sono attribuite ai comuni, in relazione ai contratti di locazione, funzioni di monitoraggio anche previo utilizzo di quanto previsto dall’articolo 1130, primo comma, numero 6, del codice civile in materia di registro di anagrafe condominiale e conseguenti annotazioni delle locazioni esistenti in ambito di edifici condominiali».

[5] Art. 1 co. 59 legge n. 208/2016 che ha modificato l’art. 13 della legge n. 431/1998.

[6] Garante della Privacy, newsletter n. 387 del 23 aprile 2014.

[7] Difatti, per quanto riguarda poi le informazioni relative alle “condizioni di sicurezza”, con l’entrata in vigore del “Decreto Destinazione Italia” i condòmini non dovranno più fornire alcuna informazione sulla propria unità immobiliare, perché i dati da raccogliere riguardano solo le parti comuni dell’edificio.

 

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