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Lo sai che? Quali informazioni l’amministratore può chiedere al condomino?

Lo sai che? Pubblicato il 4 gennaio 2018

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> Lo sai che? Pubblicato il 4 gennaio 2018

Anagrafe condominiale: come funziona e quali dati deve contenere. Il diritto di accesso.

Con le nuove norme in materia di condominio introdotte nel 2012, l’amministratore è divenuto custode di un registro, la cosiddetta anagrafe condominiale, nel quale sono contenute le informazioni più importanti di coloro che vivono all’interno dei singoli appartamenti, siano essi proprietari, affittuari, comodatari, ecc. Il registro deve essere compilato a cura dello stesso amministratore di condominio, il quale è tenuto a chiedere le informazioni ai singoli condòmini e ad aggiornarle periodicamente in modo che, cambiando l’inquilino, i dati contenuti nell’anagrafe siano conformi alla nuova situazione di fatto. Ma quali informazioni l’amministratore può chiedere al condomino e fin dove si spinge il suo potere di esigere suddetti dati? Chi può accedere all’anagrafe condominiale e cosa rischia chi si rifiuta di fornire le proprie generalità? Di tanto ci occuperemo in questo articolo: parleremo in particolare di come funziona l’anagrafe condominiale, quali informazioni contiene e quali sono i rischi per la privacy dei singoli condomini.

Cos’è l’anagrafe condominiale

L’anagrafe condominiale è, in buona sostanza, un registro dove sono contenuti i dati di tutti i condomini e di coloro che vivono in affitto o a qualsiasi altro titolo. Quindi anche un soggetto che ha ottenuto in prestito l’immobile, dal padre, perché vi possa vivere per qualche anno in attesa di acquistare una propria casa, deve fornire i propri dati ai fini di una corretta tenuta del registro.

La tenuta e l’aggiornamento dell’anagrafe condominiale è uno dei doveri dell’amministratore di condomini volto a garantire una corretta ed agevole gestione delle sue incombenze (si pensi alla convocazione di assemblea o alla richiesta dei contributi condominiali con la necessità di individuare gli estremi e la residenza dei soggetti passivi).

Quali informazioni deve contenere l’anagrafe condominiale?

A regolare l’anagrafe condominiale è il codice civile [1] in base al quale l’amministratore è tenuto a inserire nell’anagrafe condominiale i seguenti dati:

  • le generalità (nome, cognome, codice fiscale, residenza o domicilio) di chi vive nell’appartamento: questi potrebbe essere, ad esempio, il proprietario dell’immobile, l’affittuario, l’usufruttuario, l’ex moglie che ha ottenuto dal giudice il diritto di abitare la casa coniugale, la moglie rimasta vedova alla morte del titolare dell’appartamento, il comodatario (ossia colui che ha avuto in prestito, a titolo gratuito, l’uso dell’abitazione), ecc.
  • dati catastali di ciascuna unità immobiliare
  • ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio.

Che succede se variano i dati dell’inquilino?

Se cambia il soggetto che vive nell’appartamento (ad esempio a seguito di vendita, di decesso del proprietario e relativa successione degli eredi, nuovo contratto di affitto, ecc.), il nuovo inquilino deve comunicare all’amministratore la variazione dei dati. Lo deve fare obbligatoriamente in forma scritta entro sessanta giorni.

Che succede se il condomino si rifiuta di fornire i dati?

Potrebbe succedere che il proprietario dell’appartamento, l’affittuario o chiunque altro vi vive dentro si rifiuti di fornire all’amministratore le suddette informazioni o sia in ritardo nel fornirle o le fornisca in modo incompleto. In tal caso, spetta all’amministratore sollecitare tale adempimento con una lettera raccomandata. In caso di perdurante inadempimento, dopo 30 giorni, l’amministratore deve procurarsi da sé i suddetti dati, ad esempio ricorrendo a un’agenzia investigativa, incaricando un visurista o facendo le comunicazioni alle forze dell’ordine o al Comune, addebitandone il costo ai responsabili.

Dove si trova il registro dell’anagrafe condominiale?

La legge [2] impone all’amministratore, sia quando accetta l’incarico che ad ogni successivo eventuale rinnovo dell’incarico, di comunicare il locale dove è conservato, tra gli altri, anche l’anagrafe condominiale e i giorni e le ore in cui ogni condomino, previa richiesta all’amministratore, può prenderne gratuitamente visione ed anche estrarne copia, sottoscritta dall’amministratore, previo rimborso della spesa.

I singoli condomini possono prendere visione dell’anagrafe?

Se gliene viene fatta richiesta, l’amministratore non può negare al condomino di prendere visione o di estrarre copie dell’anagrafe condominiale. Qualora questi dovesse rifiutarsi, si potrebbe decidere di revocare l’amministratore per giusta causa; inoltre il condomino interessato potrebbe agire, in via d’urgenza, davanti al giudice affinché ordini all’amministratore l’esibizione del registro.

Quali garanzie per la privacy dei condomini?

Per evitare abusi e utilizzi impropri dei dati così raccolti, il codice della privacy [3] stabilisce che l’amministratore può trattare solo le informazioni personali, pertinenti e necessarie alla attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni e dei singoli partecipanti della collettività condominiale.

Quali informazioni può chiedere l’amministratore ai condomini?

Veniamo ora al quesito di partenza, ossia quali sono le informazioni e i dati che l’amministratore può pretendere dai singoli condomini.

Innanzitutto, come abbiamo detto in apertura, si tratta delle generalità di chi vive nell’appartamento ossia: nome, cognome, codice fiscale, residenza o domicilio. Si tratta di tutte le informazioni che consentono di identificare e contattare i singoli partecipanti al condominio – siano essi proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari.

In secondo luogo l’amministratore ha il diritto di conoscere i dati catastali dell’appartamento: la sezione urbana, il foglio, la particella, il subalterno e il Comune.

Se l’appartamento è in affitto, all’amministratore spetta avere una copia del contratto di locazione registrato, che gli va obbligatoriamente fornita entro 60 giorni dalla suddetta registrazione [4]. Padrone di casa o inquilino non possono esimersi da questo dovere.

In caso di contratto di affitto in nero non spetta però all’amministratore denunciare il fatto all’Agenzia delle Entrate. Tuttavia è ben possibile – e ne hanno tutto il potere – che il Comune o l’Agenzia delle Entrate chiedano all’amministratore di prendere visione dell’anagrafe condominiale o di ricevere le informazioni relative ad eventuali titolarità di immobili ai fini del contrasto dell’evasione fiscale [5].

Al di là però del contratto di locazione scritto, il condòmino non deve fornire prove documentali delle informazioni rese all’amministratore per la tenuta del registro di anagrafe condominiale [6]. L’amministratore non può quindi chiedere, ad esempio, in caso di vendita dell’appartamento, copia del rogito notarile in cui sono riportati i dati dell’immobile, né eventuali concessioni amministrative per lavori interni di ristrutturazione (anche perché non rientrerebbe tra i suoi compiti, salvo vi sia pericolo per la stabilità dell’edificio) [7].

Secondo quanto chiarito dal Garante della Privacy [8], in caso di compravendita è possibile, per esempio, consegnare all’amministratore la dichiarazione di avvenuta stipula di un contratto di compravendita rilasciata dal notaio rogante purché provvista di tutte le indicazioni utili per l’amministratore. Tale alternativa «ha pari valore in termini di autenticità e certezza rispetto alla trasmissione della copia autentica dell’atto che determina il trasferimento da parte dell’interessato».

note

[1] Art. 1130 cod. civ.

[2] Art. 1129, comma 2, del cod. civ.

[3] Art. 11 d.lgs. 196/2003.

[4] Art. 1 co. 59 legge n. 208/2016 che ha modificato l’art. 13 della legge n. 431/1998.

[5] Art. 3 co. 2, d.lgs. n. 23 del 2011 (Disposizioni in materia di federalismo fiscale municipale, e successive modifiche e integrazioni): «Per assicurare il contrasto dell’evasione fiscale nel settore delle locazioni abitative e l’attuazione di quanto disposto dai commi 8 e 9 (Norme relative alla verifica dell’esistenza di contratti di locazione non registrati e relative conseguenze) sono attribuite ai comuni, in relazione ai contratti di locazione, funzioni di monitoraggio anche previo utilizzo di quanto previsto dall’articolo 1130, primo comma, numero 6, del codice civile in materia di registro di anagrafe condominiale e conseguenti annotazioni delle locazioni esistenti in ambito di edifici condominiali».

[6] Garante della Privacy, newsletter n. 387 del 23 aprile 2014.

[7] Difatti, per quanto riguarda poi le informazioni relative alle “condizioni di sicurezza”, con l’entrata in vigore del “Decreto Destinazione Italia” i condòmini non dovranno più fornire alcuna informazione sulla propria unità immobiliare, perché i dati da raccogliere riguardano solo le parti comuni dell’edificio.

[8] Garante Privacy, newsletter n. 434 del 30 ottobre 2017.


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