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Una firma fatta al computer ha valore?

21 Gennaio 2018


Una firma fatta al computer ha valore?

> Diritto e Fisco Pubblicato il 21 Gennaio 2018



Ha effetti legali un documento su cui è stata posta una firma scannerizzata al computer e poi stampata o spedita con email?

 Nell’era degli scanner e dei documenti digitali, dei software di digitalizzazione e di fotoritocco, anche la firma fa parte di quegli elementi che stanno tentando di sfuggire definitivamente alla carta e alla penna, trasformandosi in bit. Succede, ad esempio, negli atti della pubblica amministrazione, che raramente presentano la firma a penna del pubblico ufficiale; succede con i documenti aziendali (circolari e ordini di servizio vengono spediti ai vari reparti con una firma scansionata al computer); succede infine con le stesse lettere e le raccomandate dei privati, specie (e necessariamente) quando spedite telematicamente. Ma che valore ha una firma fatta al computer? Se, al posto del tradizionale segno grafico, fatto a penna sull’originale del foglio, dovessimo trovare uno scarabocchio digitalizzato con lo scanner o, addirittura, solo il nome e il cognome dell’autore con con caratteri stampati al computer, il documento avrebbe ugualmente valore legale? In verità la soluzione non è univoca e dipende dal settore nel quale ci si trova. In questo articolo cercheremo di spiegare, appunto, se una firma stampata al computer ha effetti oppure è da considerare nulla. Ma procediamo con ordine.

Quante volte abbiamo visto una multa, un documento o un altro certificato amministrativo dove, al posto della firma degli agenti accentratori o del pubblico ufficiale c’era solo l’indicazione del relativo nome e cognome, tutt’al più accompagnati dal numero di matricola. In questo caso siamo in presenza della cosiddetta «firma a stampa». È la legge stessa che, per semplificare e snellire le procedure burocratiche, consente a numerosi atti della P.A. di essere sottoscritti senza l’impiego di una penna e dell’inchiostro, ma solo con l’indicazione del nominativo per esteso dell’ufficiale che ha redatto il documento. Per la validità dell’atto è sufficiente che sia certa la riconducibilità dell’atto stesso ad un organo persona fisica, indipendentemente dal tipo di segno grafico apposto. Il che può essere garantito anche con un timbro o con la carta prestampata proveniente dall’ufficio in questione. Del resto è lo stesso codice dell’amministrazione digitale a consentire all’amministrazione di fornire l’originale dei propri documenti tramite mezzi informatici. Dunque, quella che un tempo poteva essere considerata una copia, oggi è l’originale stesso, anche senza la presenza della firma.

Lo stesso discorso è stato affrontato anche con le cartelle esattoriali: in questo caso è stata la stessa Cassazione a dire che la sottoscrizione del responsabile del procedimento non è necessaria per la validità dell’atto stesso essendo sufficiente solo l’indicazione del suo nome e cognome.

La soluzione al problema è diversa per quanto riguarda i privati. Per questi, invece, le ipotesi sono due: l’atto stampato al computer viene firmato manualmente, poi scannerizzato e inviato per email; oppure la firma viene digitalizzata, apposta (con un procedimento di sovrimpressione) sul documento elettronico che poi, a sua volta, viene stampato su carta (sicché la copia stampata presentarà una firma del tutto identica all’originale, ma ottenuta tramite riproduzione elettronica). Analizziamo le due ipotesi separatamente.

Firma scannerizzata e poi apposta su un file word o pdf e spedita con email

In questo caso, se si utilizza un’email semplice, non è tanto la firma a non essere valida quanto la stessa forma di comunicazione del documento. Salvo isolate sentenze che riconoscono all’email valore di prova laddove vi sia prova del ricevimento (prova che non può essere l’ulteriore email con la ricevuta di consegna generata dal sistema), essa non viene considerata un mezzo di comunicazione che garantisce la certezza del mittente. Sicché, per poter dar valore al documento sarà necessario utilizzare la Pec (ossia la posta elettronica certificata) o effettuare una firma digitale al documento informatico. In tal caso, sebbene la firma a mano sia stata scannerizzata al computer, l’autenticità dello stesso viene garantita da questi altri due sistemi informatici (la pec o la firma digitale).

Firma scannerizzata, apposta su un file word o pdf e poi stampata

Spesso succede che l’amministratore di condominio, dovendo inviare decine di raccomandate con la convocazione dell’assemblea, non firmi i documenti ma digitalizzi la propria firma e la apponga sul file word, prima della stampa e dell’imbustamento. Lo stesso succede tutte le volte in cui un documento deve essere riprodotto numerose volte e consegnato a più persone. In tale ipotesi la firma non ha alcun valore legale. La firma, per consentire la riconducibilità del documento al suo autore deve essere autografa, ossia fatta di pugno dallo stesso. Dunque una firma scannerizzata al computer e poi stampata non ha alcun effetto per la legge e si può considerare inesistente. Un contratto firmato in questo modo sarebbe nullo o meglio inesistente.


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3 Commenti

  1. “Dunque una firma scannerizzata al computer e poi stampata non ha alcun effetto per la legge e si può considerare inesistente. Un contratto firmato in questo modo sarebbe nullo o meglio inesistente.” Lo stesso dicasi per gli Attestati di Frequenza ai corsi della sicurezza prodotti con quella modalità. Di fatto sono privi della firma, uno degli elementi minimi richiesti dai vari accordi stato-regioni

  2. La convocazione è una sola, idem il verbale dell’assemblea ed entrambi rimangono agli atti dell’amministratore. Ciò che viene inviato ai condomini sono ovviamente delle copie. Lo stesso fax, previsto come mezzo di invio dal C.C., nel momento in cui lo si utilizza effettua una scansione della firma. Pertanto il destinatiario non riceve l’originale ma una copia. Una copia con la firma scannerizzata e poi stampata, ed è tutt’altro che inesistente.
    Inoltre, chi può dire se sia stato faxato il documento in originale o una sua fotocopia? Chi può dire se il pdf derivi dalla scansione dell’orginale o da quella di una copia o magari sia stato generato da un file word sul quale è stata apposta la scansione della firma? E in quest’ultima ipotesi, se così fosse, la convocazione sarebbe nulla?

    1. Il codice civile stabilisce che l’avviso di convocazione dell’assemblea debba essere inoltrato con lettera raccomandata, posta elettronica certificata (Pec), fax o con foglio consegnato a mano e controfirmato per accettazione in copia. Come evidente si tratta di strumenti che consentono di avere la prova dell’avvenuta ricezione dell’invito, proprio per salvaguardarsi da eventuali contestazioni di mancata convocazione da parte del condomino. Eccezionalmente, dice la Corte di appello di Brescia, anche la convocazione fatta tramite email ordinaria – e non con Pec – può essere valida: ciò succede quando è stato lo stesso condomino ad aver espressamente chiesto all’amministratore di ricevere tutte le comunicazioni ufficiali e non sul proprio indirizzo di posta elettronica non certificato. Dunque, è valida, a richiesta del condomino interessato, la spedizione per mail dell’avviso di convocazione dell’assemblea condominiale. Si legge in un passaggio della sentenza in commento: «è corretto ritenere che unico strumento equipollente alla raccomandata indicata dalla disposizione di legge è la comunicazione Pec, posto che solo con tale modalità perviene al notificante un messaggio di accettazione e consegna dell’avviso, tuttavia nel caso in esame è stato lo stesso condomino Al. ad aver richiesto la comunicazione attraverso un mezzo “informale” quale la email, non avendo egli indicato un indirizzo Pec bensì l’indirizzo, mail. Ne consegue che l’invio della mail per come dimostrato dal condominio appellato ha rispettato le forme indicate dal condomino».

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