Come avvisare il datore di lavoro in caso di malattia?

In quali modi e con quali tempistiche deve essere comunicata l’assenza per malattia al datore di lavoro?

Quando ci si ammala e si deve mancare dal lavoro, per informare dell’assenza non è sufficiente l’invio telematico del certificato medico all’Inps, che deve avvenire entro due giorni dal verificarsi della patologia, ma è anche necessario avvertire subito il datore di lavoro dell’assenza.

Il termine entro cui avvisare il datore di lavoro in caso di malattia è differente a seconda del contratto collettivo applicato, posto che la comunicazione debba avvenire il prima possibile, per dar modo al titolare e al personale dell’azienda di organizzarsi per tempo.

Vediamo allora con quali tempi, e con modalità si deve avvisare il datore di lavoro in caso di malattia.

Entro quando inviare la comunicazione di malattia

Innanzitutto, bisogna sapere che è il contratto collettivo applicato a stabilire quanto tempo si ha per avvisare il datore di lavoro dell’assenza per malattia.

In particolare si deve avvertire:

• prima dell’inizio del turno di lavoro, per le aziende che applicano i seguenti contratti collettivi: Telecomunicazioni, Terziario e Commercio, Turismo, Gomma/Plastica, Carta, Tessile/Abbigliamento/Confezioni, Grafica /Editoria, Alimentare;
• entro 2 ore dall’inizio del turno lavorativo, per le aziende che applicano il CCNL Autotrasporto;
• entro 4 ore dall’inizio del turno lavorativo, per le aziende che applicano i seguenti CCNL: Autotrasporto (relativamente al personale viaggiante e soggetto a turni continui avvicendati), Legno/Arredamento, Chimica, Calzature;
• entro il 1° giorno di assenza, per le aziende che applicano il CCNL Metalmeccanica.

Tutti i contratti, in ogni caso, prevedono che il lavoratore non è soggetto all’obbligo di comunicazione nelle ipotesi di giustificato e comprovato impedimento.

Come si deve inviare la comunicazione di malattia

Per comunicare la malattia al datore di lavoro bisogna rispettare le modalità indicate dal proprio contratto collettivo. L’importante, comunque, è adottare tutti gli accorgimenti possibili perché la comunicazione giunga tempestivamente all’azienda, nonché accertarsi che arrivi a chi di dovere: l’ideale è dunque una telefonata, anche se è possibile comunicare tramite messaggio, fax o email.

Come si deve comunicare il protocollo del certificato medico

Una volta avvertita l’azienda dell’assenza, se non si è già provveduto ci si deve recare dal proprio medico curante (o, se questi non è disponibile, dalla guardia medica o da una diversa struttura o un differente professionista, purché convenzionati col servizio sanitario nazionale), entro due giorni dal verificarsi della malattia. Il medico provvede, a seguito della visita, a inviare all’Inps il certificato medico telematico con la diagnosi e la prognosi (cioè i giorni di malattia assegnati).

Si deve poi fornire, se gli accordi lo prevedono, il numero di protocollo di trasmissione del certificato medico al datore di lavoro, che può così verificare all’interno del sito dell’Inps la prognosi stabilita.

A seconda delle disposizioni del contratto collettivo applicato, o degli accordi individuali, la comunicazione del protocollo del certificato medico di malattia può avvenire telefonicamente, tramite email, messaggio o fax.

Mancata comunicazione di assenza per malattia

Se la comunicazione di assenza non è inviata nei termini prescritti dal contratto collettivo, o è inviata in ritardo, è necessario che il lavoratore giustifichi l’inadempimento, pena l’applicazione di una sanzione disciplinare.

La sanzione disciplinare può essere inflitta anche se il lavoratore ha comunque inviato il certificato medico giustificativo dell’assenza nei termini [1]. Difatti, la segnalazione dell’assenza prima dell’inizio del turno lavorativo è imposta per tutelare la corretta esecuzione dell’attività: si tratta di un interesse del datore di lavoro (e degli utenti dell’azienda o dell’ente) differente da quello della verifica dell’effettività della malattia.

Per evitare conseguenze, è allora necessario provare l’esistenza di un giustificato impedimento all’invio della comunicazione.

Come giustificare la mancata comunicazione dell’assenza per malattia

Le situazioni che consentono di giustificare il mancato avvertimento del datore di lavoro, in caso di assenza per malattia, sono molto più ristrette rispetto a quelle che consentono di giustificare l’assenza alla visita fiscale. Un conto, difatti, è risultare assenti dalla propria abitazione in un determinato arco di tempo, un conto è risultare totalmente impossibilitati ad effettuare una comunicazione, anche con una semplice telefonata o un messaggio.

Di conseguenza, risulta sicuramente giustificata la mancata comunicazione dovuta a casi di forza maggiore: un incidente, un grave malore, o comunque una malattia o un infortunio che comporti immediati accertamenti o il ricovero. In questo caso, è ovviamente il personale sanitario ad attestare la gravità della situazione.

In assenza di casi di forza maggiore, non è semplice dimostrare di non aver potuto effettuare comunicazioni telefoniche: questo sarebbe possibile solo nel caso in cui il lavoratore dimostri di non avere utenze telefoniche “fisse” attive e di aver esaurito il credito sul cellulare. Questa giustificazione, però, non regge se il lavoratore coabita con qualcuno, oppure se si considera il fatto che quasi tutte le compagnie telefoniche prevedono la possibilità di effettuare una chiamata con addebito al destinatario o di ottenere un credito per le emergenze.

Peraltro, non è detto che l’assenza di credito giustifichi il lavoratore dalla sua dimenticanza, in quanto è sua precisa responsabilità mettere in atto tutti gli accorgimenti possibili per comunicare tempestivamente l’assenza all’azienda.

Risulta piuttosto difficile anche dimostrare che la mancata comunicazione è dovuta a un improvviso allontanamento dalla propria abitazione, ad esempio perché ci si è recati in farmacia, o dal proprio medico, dimenticando il telefono cellulare. Questa, difatti, potrebbe essere comunque considerata una negligenza del dipendente, sebbene il recarsi dal proprio medico o in farmacia sia considerata, quando indifferibile, una causa di giustificazione per l’assenza alla visita fiscale: le due situazioni sono trattate in modo differente, in quanto l’invio di una comunicazione è un obbligo più immediato e semplice da adempiere rispetto alla reperibilità all’interno di un’ampia fascia oraria.

Deve essere, comunque, valutata diversamente, ai fini della sanzione disciplinare, la comunicazione inviata con un leggero ritardo, rispetto a quella inoltrata con forte ritardo o, naturalmente, non inoltrata.

Quali conseguenze per la mancata comunicazione dell’assenza per malattia?

La mancata comunicazione di assenza per malattia dà luogo, come anticipato, a una sanzione disciplinare; se non è prevista specificamente dal contratto collettivo applicato, l’applicazione della sanzione deve rispondere alle seguenti caratteristiche:

• rispettare i generali criteri di correttezza e buona fede [2], che vietano reazioni sleali e pretestuose;
• essere proporzionata con i comportamenti posti in essere dal dipendente [3].

La valutazione della proporzionalità delle sanzioni applicate è demandata al giudice, nel caso in cui sorga un contenzioso in merito.