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Come capire se una casella di posta elettronica è piena


> Diritto e Fisco Pubblicato il 18 febbraio 2018



Oggi si comunica molto via e-mail: con i colleghi, con gli amici, con il capo. Come renderci conto del limite massimo di messaggi raggiunto?

Siamo nel nuovo millennio, quello in cui ormai anche i nostri nonni si sono arresi alla tecnologia. Anche loro stanno imparando o conoscono a menadito come gestire le chat di whatsapp, come fare una foto e inviarla con lo smartphone, come farsi un profilo facebook e come inviare e ricevere email. Inutile dirlo, internet ha stravolto e rivoluzionato il modo di comunicare. E se prima erano considerate più uno strumento da ufficio, oggi siamo bombardati e bombardiamo di email chiunque: il capo, i colleghi, gli amici, la famiglia, il fidanzato o la fidanzata. Qualsiasi cosa vogliamo dire e condividere (un articolo letto, un’offerta di lavoro, una comunicazione al capo) può essere facilmente diffusa nell’etere via email. Ecco perché capita spesso che la nostra casella di posta elettronica strabordi di messaggi e ad un certo punto si blocchi. Perché? Semplice, abbiamo superato il limite e terminato lo spazio disponibile. Vediamo allora come capire se una casella di posta elettronica è piena.

Casella di posta elettronica: quanto spazio disponibile?

A tutto c’è un limite. Non solo alla pazienza delle persone, anche allo spazio utilizzabile con il proprio account di posta elettronica. Non possiamo inviare o ricevere email all’infinito, come se non ci fosse un domani. Ad un certo punto riceviamo un messaggio che ci avverte che abbiamo superato lo spazio consentito. Ma come capire quanto ne abbiamo a disposizione?

I servizi di posta elettronica sono tanti: Gmail, Outlook, Alice (Tim), Virgilio, Mail.com, Yahoo, ecc. Ognuno mette a disposizione di noi utenti un certo spazio utilizzabile che non possiamo superare. Solitamente questo spazio viene indicato in percentuale: dallo 0 al 100%. Facciamo alcuni esempi.

Abbiamo scelto di creare il nostro account di posta elettronica con il famoso Gmail. Lo spazio disponibile con questo servizio di posta è di 15 gigabyte. Questa è la memoria massima consentita. Man mano che depositiamo email, spam, ecc, questa percentuale cresce. L’indicatore in percentuale è posizionato nella pagina iniziale, in basso a sinistra. La frase che leggeremo andando a controllare sarà ad esempio: “5,8 GB (38%) di 15 GB utilizzati”.

Abbiamo invece optato per un altro servizio di posta: Alice (diventato ora Tim mail. Resta invariato il nostro accesso con Alice, ma ci rimanderà direttamente al nuovo portale Tim). Lo spazio disponibile per archiviare messaggi di entrata e uscita è di 3 GB. Anche in questo caso, la memoria consentita è espressa in percentuale. Questa percentuale è visualizzabile nella pagina che si apre una volta effettuato il login. Sotto alla finestrella rettangolare blu, che indica il numero di messaggi presenti nella casella, c’è anche la percentuale utilizzata. La frase che leggeremo sarà: “1974 messaggi da leggere. 56 per cento di spazio occupato”.

E così via per tutti gli altri servizi di posta esistenti. Ognuno ci offre una certa dimensione di spazio utilizzabile e questa viene espressa in percentuale.

Come capire quando la casella di posta elettronica è piena?

Diciamoci la verità, quanti di noi accumulano in modo seriale email, senza preoccuparsi di cancellare almeno i messaggi vecchi di anni, quelli più inutili, quelli con gli allegati più pesanti. Spremiamo la nostra casella email come una spugna, impregnandola sino all’orlo. Fino al punto in cui ci avviciniamo al fatidico 100 per cento di spazio disponibile utilizzato.

Ma come capire se la nostra casella di posta elettronica è piena e ha raggiunto il suo limite?

  • Il primo campanello d’allarme dovrebbe essere proprio quella percentuale di spazio utilizzato che si avvicina al 100 per cento. Solitamente quando si oltrepassa l’80 per cento si viene avvisati con una email che si stanno per raggiungere i GB consentiti. Teniamola d’occhio.
  • Il secondo campanello che ci deve far capire che abbiamo la casella di posta piena zeppa è il blocco della stessa. Quando abbiamo raggiunto il limite ogni operazione si blocca: non possiamo né inviare messaggi né riceverli.

Come capire invece se la casella di posta elettronica del destinatario è piena?

Lo capiamo perché schiacciamo il tasto invio per spedire l’email, ma dopo poco ci arriva in casella un messaggio di posta con tante frasi strane in inglese. Parola d’ordine di questo messaggio è “Undeliverable oppure Not delivered” (tradotto in italiano: non consegnabile o non recapitato).

Proprio come quando una lettera spedita ci torna indietro per posta, così un messaggio via email ci può tornare indietro, senza che il destinatario l’abbia ricevuto. E non solo perché abbiamo sbagliato a inserire il giusto indirizzo email, ma anche perché potremmo (o il destinatoario potrebbe) avere la casella di posta elettronica piena.

Questo è un tipico esempio di messaggio che possiamo trovare nella pagina di posta in arrivo del nostro account email, quando il destinatario (la persona a cui vogliamo inviare l’email) ha la casella piena):

“Oggetto: Undeliverable: [oggetto del messaggio] Data: Sat, 12 jan 2018 16:40:14 +0000Mittente: [indirizzo del destinatario] A: [indirizzo mittente] Delivery has failed to these recipients or groups:
[
indirizzo del destinatarioThe recipient’s mailbox is full and can’t accept messages now. Please try resending your message later, or contact the recipient directly”.

Oppure questo:

“Failed to deliver to “indirizzo email mittente”
LOCAL module(account) reports:
account is full (quota exceeded)”

In pratica, noi cerchiamo di inviare un messaggio di posta, ma questo non viene consegnato al destinatario. Anzi, ci torna indietro un messaggio che ci avvisa che il recipiente della persona destinataria potrebbe aver raggiunto il limite, ed essere quindi piena.

Come liberare spazio nella casella di posta elettronica?

A conti fatti possiamo essere noi le vittime di una casella di posta elettronica piena oppure lo possono essere i destinatari delle nostre email. In ogni caso entrambi (mittente e destinatario) sono coinvolti nel disagio che ne deriva, perché sia i messaggi inviati sia quelli ricevuti vengono bloccati, quando un account email ha raggiunto lo spazio limite consentito dal gestore del servizio.

Vediamo allora come liberare un po’ di spazio per mettere in condizioni una casella di posta di rimettersi in funzione. Il rischio infatti è quello di perderci per strada importanti email di lavoro. Ecco qualche consiglio utile:

  • Eliminare definitivamente i messaggi molto vecchi o inutili
  • Eliminare i messaggi che contengono allegati molto pesanti (foto, video, cartelle zip, ecc)
  • Eliminare le email presenti nella cartella spam
  • Eliminare molte newsletter che riceviamo e lasciamo depositare come fondi di caffè
  • Non salvare tutte le email che inviamo (e che vengono salvate in posta inviata) se non è utile conservarne una copia
  • Quante email non inviate! Ricordiamoci di svuotare la cartella delle bozze
  • Quando utilizziamo client di posta elettronica (Outlook, Windows live mail, ecc) in modalità Pop3 (cioè scaricando tutti i messaggi di posta sul nostro pc), possiamo impostarlo in modo da non lasciare una copia dei messaggi sul server. I doppioni sono inutili.
  • Nel caso di Gmail, ad esempio, possiamo addirittura aumentare lo spazio disponibile, portandolo dal gratuito 15 GB a 100 GB e anche a 1 Terabyte (a pagamento). Basta andare nella nostra homepage, cliccare in fondo a sinistra (dove sono riportate la percentuale utilizzata e quella disponibile) sul tasto “gestisci”. Qui è possibile fare l’upgrade e aumentare lo spazio, pagando per questo servizio.
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