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Videosorveglianza: può inquadrare il dipendente?

20 febbraio 2018


Videosorveglianza: può inquadrare il dipendente?

> Diritto e Fisco Pubblicato il 20 febbraio 2018



Telecamere in azienda: fino a dove si possono spingere per non ledere la privacy dei dipendenti. La circolare di chiarimenti dell’Istituto Nazionale del Lavoro.

Che sia vietato, al datore di lavoro, installare telecamere di videosorveglianza sui luoghi di lavoro senza prima l’accordo coi sindacati è cosa nota a tutti. A stabilirlo è lo statuto dei lavoratori [1]. L’accordo coi sindacati o, in mancanza, con la Direzione nazionale del lavoro serve a verificare che l’impianto audiovisivo o qualsiasi altro strumento elettronico di controllo a distanza non si risolva in un mezzo indiretto per verificare la qualità o la quantità della prestazione resa dai dipendenti, ma sia rivolto a tutelare la sicurezza degli stessi dipendenti (si pensi alle telecamere in un ufficio postale o in una banca, per dissuadere eventuali ladri) o del patrimonio aziendale (si pensi a una telecamera puntata sugli scomparti di un supermercato per evitare il taccheggio). La presenza della telecamera, peraltro, deve essere resa nota al dipendente e ai terzi mediante un apposito cartello. Non sono lecite le «telecamera spia», ossia quelle nascoste. Infine la videosorveglianza deve rispettare la privacy dei lavoratori. Ma proprio qui sorge un problema: la videosorveglianza può inquadrare il dipendente in modo stabile e prolungato? Si pensi a una telecamera posta nell’atrio di una azienda dove è sempre presente il desk con la segretaria o l’ufficio di accettazione. Che succede in questi casi? La questione è stata affronta dall’INL, ossia l’Istituto Nazionale del Lavoro che, con una circolare pubblicata ieri [2], ha chiarito alcuni aspetti fondamentali per l’installazione e l’uso delle telecamere sul lavoro.

Quando l’uso delle telecamere sul lavoro è legittimo?

Come abbiamo già detto in Spiare con una telecamera i dipendenti è reato, l’uso della videosorveglianza in azienda è consentito solo per una delle tre seguenti finalità:

  • esigenze organizzative e produttive: si pensi alla necessità di riprendere un macchinario per verificare che questo funzioni correttamente e finisca un ciclo di produzione per iniziarne un altro; oppure a una telecamera posta sull’uscio del negozio per vedere se entrano clienti e riceverli;
  • tutela della sicurezza del lavoro: si pensi a una telecamera in un ufficio postale o in una banca per dissuadere i ladri dalla tentazione di fare una rapina
  • tutela del patrimonio aziendale: si pensi a una telecamera posta nei vari reparti del supermercato per evitare che qualche cliente – o qualche dipendente stesso – prelevi della merce senza pagarla.

L’installazione della telecamera può avvenire solo previa intesa con il sindacato aziendale o, in mancanza di accordo, con l’autorizzazione dell’Ispettorato nazionale del lavoro. La presenza del teleobiettivo deve essere comunicata ai dipendenti e ai terzi estranei con un apposito cartello. La videosorveglianza non può comunque mai ledere la privacy altrui (si pensi alla telecamera all’interno di un bagno).

Il datore di lavoro deve inoltre:

  • nominare un incaricato della gestione dei dati registrati dall’impianto di videosorveglianza in modo da tutelare la privacy di coloro che vengono ripresi;
  • conservare le immagini raccolte solo per un massimo di 24 ore dalla rilevazione (salvo speciali esigenze).

La Cassazione ha detto di recente [3] che se gli impianti di videosorveglianza, installati per garantire la sicurezza sul lavoro, non comportano alcun controllo a distanza dei dipendenti e, quindi, non ledono la loro privacy, per la loro attivazione non è neanche necessario il consenso dei sindacati. Ripetiamo le parole della Suprema Corte: «Non è soggetta alla disciplina dello Statuto dei diritti del lavoratore l’istallazione di impianti e apparecchiature di controllo posti a tutela del patrimonio aziendale dalle quali non derivi la possibilità di controllo a distanza dell’attività lavorativa, né risulti in alcun modo compromessa la dignità e la riservatezza dei lavoratori».

Inoltre, se la condotta del dipendente, involontariamente ripreso dalla telecamera di sicurezza, non riguardi strettamente la prestazione lavorativa e per di più sia illecita (si pensi a un lavoratore che ruba in magazzino), la ripresa è valida come prova e può scattare il licenziamento per giusta causa.

La telecamera puntata contro un dipendente

Che succede se uno dei dipendenti finisce costantemente inquadrato dalla telecamera e ogni suo movimento finisse ripreso? Secondo l’Ispettorato Nazionale del Lavoro, se sussistono le finalità che giustificano il controllo a distanza con la videosorveglianza (ad esempio, ragioni di sicurezza sul lavoro, tutela del patrimonio aziendale), l’obiettivo può anche inquadrare direttamente i lavoratori, senza che sia necessario introdurre limitazioni quali l’angolo di ripresa della telecamera o l’oscuramento del volto dell’operatore. Ciò in quanto lo stato dei luoghi e il posizionamento delle merci o degli impianti produttivi è spesso oggetto di continue modificazioni nel corso del tempo (si pensi ad esempio alla rotazione delle merci nelle strutture della grande distribuzione) e pertanto rendono scarsamente utile una analitica istruttoria basata su planimetrie che nel corso del breve periodo non sono assolutamente rappresentative del contesto lavorativo. Del resto, un provvedimento autorizzativo basato sulle esibizione di una documentazione che “fotografa” lo stato dei luoghi in un determinato momento storico rischierebbe di perdere efficacia nel momento stesso in cui tale “stato” venga modificato per varie esigenze, con la conseguente necessità di un aggiornamento periodico dello specifico provvedimento autorizzativo, pur in presenza delle medesime ragioni legittimanti l’installazione degli strumenti di controllo.

Inoltre, se le riprese sono coerenti con le ragioni che giustificano il controllo, si può evitare di specificare il posizionamento predeterminato delle telecamere e l’esatto numero degli impianti da installare, anche in considerazione del rilievo per cui l’ubicazione di merci e impianti produttivi è spesso oggetto di continue modificazioni in ambito aziendale.

Antifurto: vanno autorizzati?

L’autorizzazione all’impianto di controllo è imposta anche per gli antifurto che entrano in funzione solo quando in azienda non sono presenti lavoratori. Tuttavia, poiché essi non comportano alcuna forma di controllo dei dipendenti, possono essere autorizzati con maggiore celerità. Come lo stesso INL ha chiarito in passato [4] «Quanto alle modalità operative va tenuto presente che, qualora le videocamere o fotocamere si attivino esclusivamente con l’impianto di allarme inserito, non sussiste alcuna possibilità di controllo “preterintenzionale” sul personale e pertanto non vi sono motivi ostativi al rilascio del provvedimento. Conseguentemente, in relazione alla evidente esigenza di celerità nell’attivazione dei predetti impianti, si invitano codesti Uffici a rilasciare il provvedimento autorizzativo in tempi assolutamente rapidi stante l’inesistenza di qualunque valutazione istruttoria».

Diversa invece è l’ipotesi in cui la richiesta di installazione riguardi dispositivi operanti in presenza del personale aziendale; in tal caso è necessario se sussiste effettivamente la finalità della «tutela del patrimonio». In tal caso i controlli più invasivi sono legittimi solo in via residuale ossia a fronte della rilevazione di specifiche anomalie e comunque all’esito dell’esperimento di misure preventive meno limitative dei diritti dei lavoratori.

Del resto, anche secondo la Corte di Cassazione, la sussistenza dei presupposti legittimanti la tutela del patrimonio aziendale mediante le visite personali di controllo, va valutata in relazione ai mezzi tecnici e legali alternativi attuabili, all’intrinseca qualità delle cose da tutelare, alla possibilità per il datore di lavoro di prevenire ammanchi attraverso l’adozione di misure alternative [5].

Inoltre, tra gli elementi che devono essere tenuti presenti nella comparazione dei contrapposti interessi, non possono non rientrare anche quelli relativi all’intrinseco valore e alla agevole asportabilità dei beni del patrimonio aziendale.

Telecamere con immagini visibili dallo smartphone

La circolare si sofferma poi sui nuovi strumenti che consentono di verificare, in tempo reale, da un normale cellulare, il raggio di azione e le riprese delle telecamere. Ciò è legittimo – dice l’INL – solo in casi eccezionali debitamente motivati». Prosegue la circolare precisando che l’accesso alle immagini registrate va tracciato in modo che i relativi «log di accesso» siano conservati per un periodo non inferiore a sei mesi. Non è, invece, più posto come requisito l’uso di un sistema a «doppia chiave fisica e logica».

note

[1] Art. 4 Statuto dei lavoratori. «È vietato l’uso di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori.

Gli impianti e le apparecchiature di controllo che siano richiesti da esigenze organizzative e produttive ovvero dalla sicurezza del lavoro, ma dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, possono essere installati soltanto previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, oppure, in mancanza di queste, con la commissione interna. In difetto di accordo, su istanza del datore di lavoro, provvede l’Ispettorato del lavoro, dettando, ove occorra, le modalità per l’uso di tali impianti.

Per gli impianti e le apparecchiature esistenti, che rispondano alle caratteristiche di cui al secondo comma del presente articolo, in mancanza di accordo con le rappresentanze sindacali aziendali o con la commissione interna, l’Ispettorato del lavoro provvede entro un anno dall’entrata in vigore della presente legge, dettando all’occorrenza le prescrizioni per l’adeguamento e le modalità di uso degli impianti suddetti.

Contro i provvedimenti dell’Ispettorato del lavoro, di cui ai precedenti secondo e terzo comma, il datore di lavoro, le rappresentanze sindacali aziendali o, in mancanza di queste, la commissione interna, oppure i sindacati dei lavoratori di cui al successivo art. 19 possono ricorrere, entro 30 giorni dalla comunicazione del provvedimento, al Ministro per il lavoro e la previdenza sociale».

[2] Ispettorato Nazionale Lavoro, circolare n. 5/2018 del 19.02.2018.

[3] Cass. sent. n. 22662/16 dell’8.11.2016.

[4] Ispettorato del Lavoro Nota n. 299 del 28 novembre 2017

[5] Cass. sent. n. 84/5902

INL CIRCOLARI REGISTRAZIONE N. 5 DEL 19 FEBBRAIO 2018 CIRCOLARE N. 5/2018

Agli Ispettorati interregionali e territoriali del lavoro Al Comando Carabinieri per la Tutela del Lavoro

e, p.c.

Alla Provincia Autonoma di Trento Alla Provincia Autonoma di Bolzano

All’ Ispettorato regionale del Lavoro di Palermo

Oggetto: indicazioni operative sull’installazione e utilizzazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo ai sensi dell’art. 4 della legge n. 300/1970.

L’art. 23 del d.lgs. n. 151/2015 e il successivo art. 5, comma 2, del d.lgs. n. 185/2016 hanno modificato l’art. 4 della legge n. 300/1970 adeguando l’impianto normativo e le procedure preesistenti alle innovazioni tecnologiche nel frattempo intervenute. Lo scopo della norma, dunque, rimane quello di contemperare, da un lato, l’esigenza afferente all’organizzazione del lavoro e della produzione propria del datore di lavoro e, dall’altro, tutelare la dignità e la riservatezza dei lavoratori.

Con la presente circolare, condivisa con il Ministero del lavoro e delle politiche sociali, si forniscono indicazioni operative in ordine alle problematiche inerenti l’installazione e l’utilizzazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo.

Istruttoria delle istanze presentate

Una prima questione riguarda le modalità secondo cui effettuare l’istruttoria in ordine alle istanze presentate per il rilascio del provvedimento e, in particolare, la valutazione dei presupposti legittimanti il controllo a distanza dei lavoratori.

Va premesso che tale istruttoria non coinvolge normalmente aspetti tecnici particolari che debbano essere valutati da personale con la qualifica di “ispettore tecnico” e, pertanto, tale attività va demandata al personale ispettivo ordinario o amministrativo operante all’interno delle varie unità organizzative dell’Ufficio e, solo in casi assolutamente eccezionali comportanti valutazioni tecniche di particolare complessità, anche al personale ispettivo tecnico.

L’oggetto dell’attività valutativa, infatti, va concentrata sulla effettiva sussistenza delle ragioni legittimanti l’adozione del provvedimento, tenendo presente in particolare la specifica finalità per la quale viene richiesta la singola autorizzazione e cioè le ragioni organizzative e produttive, quelle di sicurezza sul lavoro e quelle di tutela del patrimonio aziendale.

Conseguentemente, le eventuali condizioni poste all’utilizzo delle varie strumentazioni utilizzate devono essere necessariamente correlate alla specifica finalità individuata nell’istanza senza, però, particolari ulteriori limitazioni di carattere tecnico che talvolta finiscono per vanificare l’efficacia dello stesso strumento di controllo. L’eventuale ripresa dei lavoratori, di norma, dovrebbe avvenire in via incidentale e con carattere di occasionalità ma nulla impedisce, se sussistono le ragioni giustificatrici del controllo (ad esempio tutela della “sicurezza del lavoro” o del “patrimonio aziendale”), di inquadrare direttamente l’operatore, senza introdurre condizioni quali, per esempio, “l’angolo di ripresa” della telecamera oppure “l’oscuramento del volto del lavoratore”.

Parimenti, sempre in tema di videosorveglianza, non appare fondamentale specificare il posizionamento predeterminato e l’esatto numero delle telecamere da installare fermo restando, comunque, che le riprese effettuate devono necessariamente essere coerenti e strettamente connesse con le ragioni legittimanti il controllo e dichiarate nell’istanza, ragioni la cui effettiva sussistenza va sempre verificata in sede di eventuale accertamento ispettivo. Ciò in quanto lo stato dei luoghi e il posizionamento delle merci o degli impianti produttivi è spesso oggetto di continue modificazioni nel corso del tempo (si pensi ad esempio alla rotazione delle merci nelle strutture della grande distribuzione) e pertanto rendono scarsamente utile una analitica istruttoria basata su planimetrie che nel corso del breve periodo non sono assolutamente rappresentative del contesto lavorativo.

Del resto, un provvedimento autorizzativo basato sulle esibizione di una documentazione che “fotografa” lo stato dei luoghi in un determinato momento storico rischierebbe di perdere efficacia nel momento stesso in cui tale “stato” venga modificato per varie esigenze, con la conseguente necessità di un aggiornamento periodico dello specifico provvedimento autorizzativo, pur in presenza delle medesime ragioni legittimanti l’installazione degli strumenti di controllo.

Da ultimo va precisato che il provvedimento autorizzativo viene rilasciato sulla base delle specifiche ragioni dichiarate dall’istante in sede di richiesta. L’attività di controllo, pertanto, è legittima se strettamente funzionale alla tutela dell’interesse dichiarato, interesse che non può essere modificato nel corso del tempo nemmeno se vengano invocate le altre ragioni legittimanti il controllo stesso ma non dichiarate nell’istanza di autorizzazione.

Gli eventuali controlli ispettivi successivi al rilascio del provvedimento autorizzativo, pertanto, dovranno innanzitutto verificare che le modalità di utilizzo degli strumenti di controllo siano assolutamente conformi e coerenti con le finalità dichiarate.

Tutela del patrimonio aziendale.

Fra le ragioni giustificatrici del controllo a distanza dei lavoratori l’elemento di novità introdotto dalla più recente normativa è rappresentato dalla tutela del patrimonio aziendale che in precedenza veniva considerato come unico criterio legittimante delle visite personali di controllo di cui all’art. 6 della stessa legge.

Tale presupposto necessita però di una attenta valutazione in quanto l’ampiezza della nozione di “patrimonio aziendale” rischia di non trovare una adeguata delimitazione e, conseguentemente, non fungere da “idoneo filtro” alla ammissibilità delle richieste di autorizzazione.

In primo luogo va chiarito che tale problematica non si pone per le richieste che riguardano dispositivi collegati ad impianti di antifurto che tutelano il patrimonio aziendale in quanto tali dispositivi, entrando in funzione soltanto quando in azienda non sono presenti lavoratori, non consentono alcuna forma di controllo incidentale degli stessi e pertanto possono essere autorizzati secondo le modalità di cui alla nota n. 299 del 28 novembre 2017.

Diversa invece è l’ipotesi in cui la richiesta di installazione riguardi dispositivi operanti in presenza del personale aziendale, in quanto in tal caso la generica motivazione di “tutela del patrimonio” va necessariamente declinata per non vanificare le finalità poste alla base della disciplina normativa.

In tali fattispecie, come ricorda il garante della privacy, i principi di legittimità e determinatezza del fine perseguito, nonché della sua proporzionalità, correttezza e non eccedenza, impongono una gradualità nell’ampiezza e tipologia del monitoraggio, che rende assolutamente residuali i controlli più invasivi, legittimandoli solo a fronte della rilevazione di specifiche anomalie e comunque all’esito dell’esperimento di misure preventive meno limitative dei diritti dei lavoratori.

Del resto, anche secondo la Corte di Cassazione, la sussistenza dei presupposti legittimanti la tutela del patrimonio aziendale mediante le visite personali di controllo, va valutata in relazione ai mezzi tecnici e legali alternativi attuabili, all’intrinseca qualità delle cose da tutelare, alla possibilità per il datore di lavoro di prevenire ammanchi attraverso l’adozione di misure alternative (Cass. sent. n. 84/5902).

Inoltre, tra gli elementi che devono essere tenuti presenti nella comparazione dei contrapposti interessi, non possono non rientrare anche quelli relativi all’intrinseco valore e alla agevole asportabilità dei beni costituendi il patrimonio aziendale.

I sistemi di videosorveglianza di più recente introduzione si basano su tecnologie digitali adatte all’elaborazione su PC e trasmissione su rete dati (tipo internet). Le nuove soluzioni video in tecnologia IP hanno rivoluzionato il concetto di videosorveglianza, rendendo possibili funzioni e scenari applicativi inimmaginabili fino a pochi anni fa.

I sistemi di videosorveglianza che utilizzano tale tecnologia sono caratterizzati dall’utilizzo di una rete IP, cablata oppure wireless, che consente il trasporto dei dati video e audio digitali da un computer all’altro attraverso internet; è anche possibile registrare, visualizzare e mantenere le informazioni video e audio in qualsiasi punto della rete opportunamente dimensionata. Inoltre è possibile installare impianti di videosorveglianza a circuito chiuso, collegati all’intranet aziendale o via internet a postazione remota.

A tal proposito si precisa che, ove sussistano le ragioni giustificatrici del provvedimento, è autorizzabile da postazione remota sia la visione delle immagini “in tempo reale” che registrate.

Tuttavia, l’accesso da postazione remota alle immagini “in tempo reale” deve essere autorizzato solo in casi eccezionali debitamente motivati.

L’accesso alle immagini registrate, sia da remoto che “in loco”, deve essere necessariamente tracciato anche tramite apposite funzionalità che consentano la conservazione dei “log di accesso” per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi; pertanto non va più posta più come condizione, nell’ambito del provvedimento autorizzativo, l’utilizzo del sistema della “doppia chiave fisica o logica”.

Quanto invece al “perimetro” spaziale di applicazione della disciplina in esame, l’orientamento giurisprudenziale tende ad identificare come luoghi soggetti alla normativa in questione anche quelli esterni dove venga svolta attività lavorativa in modo saltuario o occasionale (ad es. zone di carico e scarico merci). La Corte di Cassazione penale (sent. n. 1490/1986) afferma infatti che l’installazione di una telecamera diretta verso il luogo di lavoro dei propri dipendenti o su spazi dove essi hanno accesso anche occasionalmente, deve essere preventivamente autorizzata da uno specifico accordo con le organizzazioni sindacali ovvero da un provvedimento dell’Ispettorato del lavoro.

Sarebbero invece da escludere dall’applicazione della norma quelle zone esterne estranee alle pertinenze della ditta, come ad es. il suolo pubblico, anche se antistante alle zone di ingresso all’azienda, nelle quali non è prestata attività lavorativa.

Dati biometrici

L’utilizzo di dispositivi e tecnologie per la raccolta e il trattamento di dati biometrici sta andando incontro ad una crescente diffusione. Il Garante per la protezione dei dati personali ha emanato un Provvedimento generale prescrittivo in tema di biometria, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 280 del 2 dicembre 2014. Il Garante evidenzia, al punto 4.2, come “l’adozione di sistemi biometrici basati sull’elaborazione dell’impronta digitale o della topografia della mano può essere consentita per limitare l’accesso ad aree e locali ritenuti “sensibili” in cui è necessario assicurare elevati e specifici livelli di sicurezza oppure per consentire l’utilizzo di apparati e macchinari pericolosi ai soli soggetti qualificati e specificamente addetti alle attività”.

Ne consegue che il riconoscimento biometrico, installato sulle macchine con lo scopo di impedire l’utilizzo della macchina a soggetti non autorizzati, necessario per avviare il funzionamento della stessa, può essere considerato uno strumento indispensabile a “…rendere la prestazione lavorativa…” e pertanto si possa prescindere, ai sensi del comma 2 dell’art. 4 della L. n. 300/1970, sia dall’accordo con le rappresentanze sindacali sia dal procedimento amministrativo di carattere autorizzativo previsto dalla legge.

IL CAPO DELL’ISPETTORATO Paolo Pennesi


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