Come capire se la casella Pec è piena

Se la casella di posta certificata  è piena si rischia di non poter inviare o ricevere notifiche importanti e dal valore legale. Come rendersene conto?

Non è una semplice casella di posta elettronica che possiamo utilizzare per inviare i più svariati messaggi a chiunque. La casella di posta Pec è molto di più. È qualcosa che esula dall’informalità di un normale account e serve nei casi in cui dobbiamo invece inviare email formali, ufficiali e che abbiano valore legale. Proprio per questo non possiamo permetterci il lusso di collezionare email in posta in arrivo, posta inviata e bozze. Se lo facciamo, arriverà sicuramente un momento in cui non avremo (o il nostro ipotetico destinatario non avrà) più spazio disponibile per inviare o ricevere nuove email. Rischiamo quindi di mandare all’aria scadenze (ad esempio in caso di concorsi pubblici) e messaggi dall’importante valore legale che dobbiamo inviare o ricevere. Allora come facciamo a capire se la casella Pec è piena? Come possiamo intervenire? Vediamo in dettaglio le risposte.

Cos’è la casella Pec?

Appurato che non è una normale casella di posta elettronica alla stregua di Gmail e Yahoo, la Pec (posta elettronica certificata) è un vero e proprio sistema di posta che consente di inviare email di valore assolutamente legale [1]. La trasmissione dei messaggi via posta Pec è riconosciuta dalla legge, attraverso un meccanismo di firma digitale. Il valore che ha è a tutti gli effetti quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Anzi, immaginiamo il meccanismo di invio Pec proprio come se fosse una lettera da spedire con raccomandata A/R. Solo che, invece di andare negli uffici della posta, la posta viene a casa nostra e si intrufola nel nostro Pc.

Gli uffici della posta si trasformano nel gestore del servizio con cui decidiamo di aprire la nostra casella di posta certificata, la busta di trasporto diventa il contenitore del nostro messaggio via email e il destinatario non riceve la raccomandata tramite il postino che bussa alla porta, ma direttamente sul suo indirizzo di posta Pec.

Facciamo un esempio: dobbiamo partecipare a un Concorso pubblico per infermieri. Ci viene espressamente detto che la domanda va spedita via Pec all’indirizzo concorsoinfermieri@pec.it entro il 5 marzo 2018. Ecco che dovremmo raggruppare insieme tutti gli allegati richiesti e compilati e inviarli entro quella data all’indirizzo email indicato. La notifica non mente sulla data, nel senso che, una volta inviata la nostra domanda via pec e il destinatario (l’ente che ha indetto il concorso) l’avrà ricevuta, a noi verrà inviata dal gestore del servizio una notifica di ricevimento. Teniamocela stretta, perché quella è la prova che abbiamo rispettato modi e tempi di invio.

Che valore ha l’invio di una Pec?

A questo punto forse abbiamo già capito come l’invio di una Pec abbia a tutti gli effetti valore legale. La consegna o mancata consegna vengono certificate da una notifica, con data e giorno di spedizione, che garantisce a tutti gli effetti il mittente da eventuali contestazioni. La ricevuta è la prova legale della spedizione del messaggio con eventuali allegati contenuti. Ecco perché in caso di contestazione, potrà sempre essere opposta a terzi (cioè a chi dice che non ha ricevuto nulla da parte vostra).

Detto ciò, ecco perché l’utilizzo della Pec è ormai un dato di fatto in ambienti e per motivi ufficiali. Pensiamo alle aziende, alle pubbliche amministrazioni, ai liberi professionisti e tutti coloro che hanno bisogno o sono obbligati per legge a dotarsi di un ufficio postale digitale come la casella di posta Pec.

Come funziona la Pec?

Ma come funziona esattamente questo ciclo di spedizione digitale? In parole semplici e immediate, esattamente come una raccomandata da spedire, quando devi inviare una Pec, avrai davanti al Pc, una volta effettuato l’accesso al tuo account di posta, una busta di trasporto (il tuo messaggio con gli allegati) su cui viene applicata la famosa firma digitale (che ha lo stesso valore del timbro postale). Tu lo invii all’indirizzo email. Un sistema di gestione controlla la sua validità e lo recapita al destinatario. Appena questo lo riceve, a te (che sei il mittente) viene recapitata una notifica o ricevuta di consegna. In pratica riceverai la prova del fatto che quel destinatario ha ricevuto il messaggio e l’ha accettato. La ricevuta di consegna  e di accettazione sono estremamente importanti. Conservale, perché ogni volta che qualcuno ti dirà di non aver ricevuto il tuo messaggio, tu gliele potrai sventolare in faccia (oltre che utilizzarle di fronte alla legge in caso di contestazioni).

Chi può aprire una casella Pec?

C’è qualcuno che può aprire una casella di posta Pec e qualcuno che deve farlo per legge.

La possiamo aprire tutti, se abbiamo bisogno di inviare email che abbiano valore legale. La devono invece aprire obbligatoriamente:

• le aziende
• i professionisti
• le partite iva e ditte individuali
• i professionisti iscritti agli Ordini
• le pubbliche amministrazioni

Quanto spazio può avere una Pec?

La Pec non è inesauribile. Ha uno spazio massimo consentito di accantonamento e riempimento e prevede inoltre una dimensione massima per le email inviate (le buste di trasporto).

Diciamo che, per quanto riguarda lo spazio massimo disponibile su disco, nessun gestore può scendere solo 1 gigabyte. Da questo standard minimo, ogni gestore di servizio Pec imposta poi un suo limite massimo.

Per quanto riguarda la dimensione massima della busta di trasporto invece (della propria email, allegati compresi), la dimensione non può superare i 30 megabyte. Ciò significa che non potete inviare messaggi che superino questa soglia. Se proprio non potete farne a meno, potete al massimo spezzettarli in più email.

Come capire se la casella Pec è piena?

Proprio come la nostra posta elettronica ordinaria, anche la Pec (abbiamo visto) ha un limite di spazio consentito. Accumulando messaggi, spesso con pesanti allegati (sia in posta inviata sia in uscita) si fa presto a esaurire questo spazio. Il risultato che si ha è quello di una casella Pec piena, quindi di non poter più inviare o ricevere messaggi. I messaggi in arrivo vengono quindi rifiutati e persi nell’etere, perché il disco non ha più spazio.

Pensiamo ad esempio a quanto poco ci mettano gli avvocati o gli altri professionisti a riempire questa casella! Anche perché solitamente si tende a conservare tutto nel proprio account, per averlo come prova legale.

Come ci accorgiamo esattamente che una casella di posta Pec è piena?

Innanzitutto, a spazio esaurito, il nostro gestore di posta rifiuta il messaggio e l’email quindi non arriva al destinatario. In pratica, la busta di trasporto viene persa e al mittente (colui che l’ha inviata) torna indietro un’email di notifica sulla mancata consegna della busta: il classico mailbox full. Da questa notifica capiamo che la casella di posta del destinatario è piena.

Per quanto riguarda la nostra casella di posta Pec invece, capiamo che è piena perché, solitamente, ci arriva un messaggio di avviso dello spazio in esaurimento. Sta a noi quindi l’onere di liberare lo spazio, cancellando i messaggi più pesanti e tutto quello che possiamo (chiaramente dopo aver messo al sicuro le notifiche di consegna e di accettazione).

Casella Pec piena: che fare?

È tutto perduto se ci rendiamo conto di aver oberato la casella Pec fino a bloccarla o se il nostro destinatario (a cui dovevamo inviare quell’importante email entro il tal giorno ed entro la tal ora) ha la casella Pec piena?

Tranquilli, a tutto c’è una soluzione.

• È sufficiente liberare spazio, cancellando i messaggi pensanti.
• Ricordiamoci però di salvare le ricevute di consegna e accettazione che abbiamo incamerato
• Possiamo scaricare su Pc (su client) tutti i messaggi Pec inviati e ricevuti
• Possiamo inoltre eseguire degli Upgrade, cioè possiamo acquistare maggiore spazio dal nostro gestore di servizio. Pagando, infatti, lo spazio disponibile su disco aumenterà magicamente.

Pec non ricevuta dal destinatario: come posso contestare?

Se la casella Pec del destinatario è piena

Mettiamo il caso che devi partecipare a un concorso e spedire la domanda via pec entro il 3 marzo. Prepari tutto e sei pronto a inviare l’email al’indirizzo indicato. Solo che poco dopo il tuo invio ti arriva la notifica che il tuo messaggio di posta Pec non è stato recapitato al destinatario. Mail box full: casella Pec piena. Per l’ente che ha indetto il concorso sei fuori dai giochi perché non ha ricevuto la tua domanda entro il tempo stabilito.

Cosa succede in questo caso? Recentemente una sentenza della Cassazione [2], si è occupata di un caso di questo tipo, riferito però alla professione dell’avvocato. La Corte in pratica ha stabilito che se la casella Pec dell’avvocato è piena, perché lui non si è preoccupato di svuotarla e liberare giga, allora la comunicazione o notifica in cancelleria, qualora il messaggio Pec non sia stato consegnato al destinatario, è comunque valida. Questo perché la mancata consegna è colpa del destinatario, che non si è occupato di verificare lo spazio residuo di posta Pec.

Per legge [3] infatti chi possiede una casella di posta Pec, né è totalmente responsabile. È tenuto a tenerla sempre in funzione, preoccupandosi di evitare che questa si saturi e che respinga i messaggi Pec inviati da terzi.

Per questa ragione, il mittente è esente da responsabilità e per lui si considera comunque valida la notifica di mancata consegna, qualora l’email non venga recapitata al destinatario a causa della casella Pec piena.

Se la casella del destinatario non è piena

Nel momento in cui spedisci una Pec e questa giunge al destinatario, ti basta sfoggiare la ricevuta di consegna, per contestare la sua affermazione di non averla ricevuta. Questa notifica certifica ufficialmente (con tanto di firma elettronica del provider) che tu hai mandato quell’email, lo hai fatto in quella data e in quell’ora. Conserva tutto in formato elettronico, perché quella sarà l’unica prova.