Diritto e Fisco | Editoriale

Come firmare un documento PDF

31 Marzo 2018 | Autore:


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Come si firma un file pdf? Cosa sono la firma elettronica e la firma digitale? Cos’è la firma PAdeS? E la firma CAdeS?

Nell’era digitale, i contratti non si stipulano più con una semplice stretta di mano o con la sottoscrizione di una scrittura privata, ma premendo un bottone o facendo un click con il mouse del computer. Tra le tante conseguenze derivanti dagli enormi sviluppi della tecnologia v’è anche quello riguardante la firma degli atti. Non più inchiostro e penna, ma dispositivi informatici che, proprio come il classico segno grafico apposto di proprio pugno, testimoniano l’autenticità della firma e, quindi, la provenienza dell’atto. Parliamo, ovviamente, della firma elettronica e, soprattutto, della firma digitale, strumenti previsti dalla legge che consentono di firmare documenti informatici, quindi non cartacei. Approfondiamo l’argomento e vediamo cos’è una firma elettronica e come firmare un documento PDF.

Firma elettronica: cos’è?

Prima di vedere come firmare un documento PDF, dobbiamo capire cosa sia la firma elettronica.

Per firma elettronica si intende l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica. Ne sono un esempio il pin delle carte magnetiche, come per esempio il Bancomat, o le credenziali di accesso web, come il nome utente e la password.

Nello specifico, il codice dell’amministrazione digitale [1] prevede quattro tipologie diverse di firma elettronica:

  1. firma elettronica semplice: non ha un valore legale vero e proprio, in quanto non prevede l’uso di strumenti capaci di garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti firmati. Spetta al giudice valutare, di caso in caso, l’autenticità di un documento firmato tramite questo tipo di firma;
  2. firma elettronica avanzata: è una firma elettronica generata con mezzi che consentono di dimostrare l’integrità del documento, sui quali il firmatario ha un controllo diretto ed esclusivo. Ha valore legale certo, eccetto che nei contratti immobiliari;
  3. firma elettronica qualificata: un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato rilasciato da un certificatore accreditato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.
  4. firma digitale: è una firma elettronica avanzata che prevede l’utilizzo di sistemi di crittografia in cui una coppia di chiavi (una pubblica e una privata) viene usata per verificare l’integrità e l’originalità dei documenti firmati. Ha pieno valore legale.

Firme elettroniche: quali sono le differenze?

Detto che esistono differenti tipologie di firma elettronica, vediamo quali sono le principali differenze tra di esse.

Nell’ordinamento giuridico italiano, il termine firma digitale sta a indicare un tipo di firma elettronica qualificata alla quale si attribuisce una particolare efficacia probatoria, tale da potersi equiparare, sul piano sostanziale, alla firma autografa, cioè a quella apposta di proprio pugno.

In altre parole, nella grande famiglia delle firme elettroniche c’è quella della firma elettronica qualificata, alla quale appartiene proprio la firma digitale. Quest’ultima, quindi, è pur sempre una firma elettronica, solamente che si caratterizza per la particolare affidabilità e per il valore legale che alla stessa è riconosciuto.

Come appena detto, la firma digitale è quindi solo un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche (chiave privata, inserita nel dispositivo di firma sicuro, e chiave pubblica, inserita nel certificato), correlate tra loro.

La firma elettronica qualificata ha in più della firma elettronica avanzata l’utilizzo di un dispositivo di firma sicuro e di un certificato qualificato rilasciato da un certificatore autorizzato.

Secondo la legge, il documento informatico firmato elettronicamente è, sul piano probatorio, liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.

Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, fa piena prova come una normale scrittura privata. L’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria [2].

La legge ha però riservato alla sola firma elettronica qualificata la possibilità di sottoscrizione di alcuni atti; in particolare:

  • contratti che, in relazione a beni immobili, ne trasferiscano la proprietà, costituiscano, modifichino o trasferiscano l’usufrutto, il diritto di superficie, il diritto del concedente o dell’enfiteuta, la comunione su tali diritti, le servitù prediali, il diritto di uso, il diritto di abitazione, atti di rinuncia dei diritti precedenti, contratti di affrancazione del fondo enfiteutico, contratti di anticresi, contratti di locazione per una durata superiore a nove anni;
  • contratti di società o di assicurazione con i quali si conferisce il godimento di beni immobili o di altri diritti reali immobiliari per un tempo eccedente i nove anni o per un tempo determinato;
  • gli atti che costituiscono rendite perpetue o vitalizie, salve le disposizioni relative alle rendite di Stato;
  • gli atti di divisione di beni immobili e di altri diritti reali immobiliari;
  • le transazioni che hanno per oggetto controversie relative ai diritti di cui sopra.

Firma digitale: cos’è?

La firma digitale è l’equivalente informatico di una tradizionale firma autografa apposta su carta e ha le seguenti caratteristiche:

  • autenticità, nel senso che la firma digitale garantisce l’identità del sottoscrittore;
  • integrità, poiché assicura che il documento non sia stato modificato dopo la sottoscrizione;
  • validità legale, in quanto la firma digitale attribuisce piena validità legale al documento firmato.

Secondo il codice dell’amministrazione digitale, la firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata.

È possibile firmare digitalmente  qualsiasi documento elettronico, come ad esempio fatture, comunicazioni alle pubbliche amministrazioni (si pensi alla sottoscrizione dei contratti pubblici d’appalto), visure camerali, contratti, atti giudiziari, ecc.

La firma digitale è costituita da un dispositivo (smart card o chiavetta usb) che contiene un certificato digitale di sottoscrizione, tramite il quale il titolare può firmare digitalmente i propri documenti.

Firma digitale: cosa sono i certificatori?

Abbiamo detto che la firma digitale può essere ricondotta soltanto ad una persona ben precisa. La titolarità della firma digitale è garantita dai cosiddetti certificatori, soggetti con particolari requisiti di onorabilità che garantiscono affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria.

In particolare, i certificatori hanno il compito di tenere i registri delle chiavi pubbliche, al fine di verificare la titolarità del firmatario di un documento elettronico. Fra le caratteristiche per svolgere l’attività di certificatore di firma elettronica vi è quella per cui occorre essere una società con capitale sociale non inferiore a quello richiesto per svolgere l’attività bancaria.

L’acquisizione di una coppia di chiavi per i soggetti privati è a pagamento, attraverso la sottoscrizione di un contratto con il certificatore accreditato. La firma digitale così ottenuta ha una validità di tre anni, scaduti i quali deve essere rinnovata.

È fondamentale che il rilascio della firma digitale avvenga previa identificazione certa del firmatario da parte del certificatore perché sia certa l’associazione che il certificato effettua tra chiave pubblica e dati anagrafici del titolare della firma.

Documento PDF: cos’è?

Chiarito cosa sia una firma elettronica e, soprattutto, una firma digitale, passiamo ora all’oggetto della firma, cioè il documento PDF. Di cosa si tratta?

Il PDF (Portable Document Format) è un formato di file usato per presentare e scambiare documenti in modo affidabile, indipendentemente dal software, dall’hardware o dal sistema operativo. Il formato PDF è diventato celebre in tutto il mondo, tanto da essere diventato uno standard e un punto di riferimento per il mondo informatico.

I file PDF possono contenere collegamenti e pulsanti, campi modulo, audio e video. Ciò però che qui interessa è che possono essere firmati elettronicamente e sono facili da visualizzare con apposito software gratuito (Acrobat Reader).

Caratteristica fondamentale del documento PDF, inoltre, è la sua immodificabilità: requisito fondamentale che lo rende sicuro e affidabile. Il PDF, infatti, è un formato statico studiato appositamente per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici.

Documento PDF: cosa occorre?

Secondo la legge, l’apposizione della firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.

Per firmare digitalmente un documento è necessario avere:

  • smart card o dispositivo usb con certificato digitale di sottoscrizione rilasciato da un certificatore accreditato;
  • lettore di smart card;
  • software di firma digitale, generalmente dato al momento dell’acquisto della firma digitale, oppure scaricabile gratuitamente da internet dal sito del certificatore.

Documento PDF: come firmare elettronicamente?

Abbiamo detto, finora, cos’è una firma digitale, qual è la differenza con le altre firme elettroniche, cosa serve per apporre una firma digitale e cos’è un documento PDF. Passiamo ora alla fase pratica.

Per firmare elettronicamente un documento PDF bisogna aprire il software di firma digitale del certificatore, caricare il file interessato e cliccare sul pulsante “firma documento”. Nella finestra che si apre, verrà richiesto la password o il pin del dispositivo (smart card o pennetta usb) che contiene il certificato di firma digitale.

Il sistema dà la possibilità selezionare il tipo di file che si intende ottenere: a seguito dell’apposizione della firma, infatti, il file caricato si “trasformerà” in altro di estensione diversa. Più precisamente:

  • formato p7m, contenente il documento originale e i files della firma digitale (firma CAdeS).
  • PDF, disponibile solo per i files in formato PDF, consente di ottenere un file pdf con la firma digitale inclusa (firma PAdeS, per la quale si veda il paragrafo successivo).
  • xml, che crea un file in formato p7m.

L’operazione è semplicissima e richiede pochi secondi.

Documento PDF: cos’è la firma PAdeS?

Il documento PDF è divenuto talmente importante da essere il destinatario di un’apposita sottoscrizione digitale: parliamo della firma PAdeS. Che cos’è?

Si tratta di una sottoscrizione digitale che può essere apposta soltanto su documento PDF. L’apposizione di una firma PAdES su un file formato PDF (.pdf) genera un nuovo file la cui estensione è ancora PDF.

La firma CAdES è, invece, una sottoscrizione digitale che può essere apposta su qualsiasi tipo di file, comunque generato (Microsoft Word, OpenOffice Writer, semplici file di testo, ecc.), ossia fogli di calcolo (Microsoft Excel, ecc.), file immagine (jpeg, gif, ecc.), PDF, ecc.

L’apposizione di una firma CAdES su un qualsiasi file genera un nuovo file contenente quello originale che si presenta con la nuova estensione .p7m.

La firma PAdES è indubbiamente più semplice da gestire e visualizzare in quanto è sufficiente avere il software gratuito Acrobat Reader; la firma CAdES, al contrario, può essere decifrata solo usando particolari programmi.

Questa maggiore versatilità della PAdES ha indotto il legislatore a consentirne l’utilizzo in alternativa alla CAdES, per la formazione dei documenti informatici da depositare nell’ambito del processo civile telematico (PCT). Addirittura, nel Processo Amministrativo Telematico (PAT), la PAdeS è l’unica ammessa.

Documento PDF: come inserire la firma con Acrobat?

Con le versioni più recenti di Acrobat Reader, cioè del software di lettura del documento PDF, è possibile firmare il file anche senza avere a disposizione un dispositivo di firma digitale. Bisogna però subito premettere che la firma elettronica qualificata (e, nello specifico, quella digitale) ha una validità legale precisa, validità che non possiede il meccanismo che andremo ora a descrivere.

Questo tipo di firma, pertanto, può essere inserita solamente quando al documento non deve essere dato un valore legale o non deve essere prodotto in giudizio. In buona sostanza, serve soltanto a far capire che si è presa visione del documento, che lo si è approvato in via ufficiosa.

Per inserire una firma nel documento PDF bisogna seguire questi semplici passaggi:

  • aprire il documento PDF con Acrobat Reader;
  • cliccare sul pulsante Strumenti;
  • nella finestra successiva, cliccare su apri sotto la voce Compila e Firma;
  • selezionare Firma nella parte alta del documento;
  • selezionare il simbolo + accanto alla voce Aggiungi firma.

Ora è possibile scegliere tra tre modalità per firmare il documento PDF:

  • digita: serve per scrivere nome e cognome che verrà poi riportato in corsivo;
  • disegna: col mouse è possibile apporre la firma come se si avesse una penna;
  • immagine: è possibile inserire un’immagine della firma prelevandola dal proprio computer.

Infine, bisogna cliccare sul tasto applica e trascinare la casella di testo dove si vuole apporre la firma.

note

[1] D. lgs. n. 82/2005 del 07.03.2005 (codice dell’amministrazione digitale).

[2] Art. 21 codice dell’amministrazione digitale.

Autore immagine: Pixabay.com


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