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Notifica della multa con pec: quali regole

4 marzo 2018 | Autore:


> Diritto e Fisco Pubblicato il 4 marzo 2018



Come funziona la notifica tramite pec dei verbali di multa per violazione al codice della strada?

A seguito di una recente riforma [1], la notifica dei verbali di accertamento delle violazioni del codice della strada può (o, in determinati casi, deve) avvenire tramite posta elettronica certificata. Una circolare del Ministero dell’Interno [2] ha definito le regole di notifica delle multe a mezzo pec, chiarendo quando è ammessa, come funziona e quali sono i requisiti di validità.

Multe: quali atti possono essere notificati con pec?

Possono essere notificati via pec solo i verbali di contestazione redatti a seguito dell’accertamento di violazioni del codice della strada (comprese quelle relative al cronotachigrafo), con esclusione, pertanto, dei verbali relativi alle sanzioni amministrative previste da altre norme.

Possono essere notificate via pec le sanzioni amministrative accessorie, qualora siano parte integrante del verbale di contestazione e vengano trasmesse unitamente allo stesso.

Tutti i verbali di contestazione relativi a sanzioni amministrative, le ordinanze di ingiunzione dell’autorità amministrativa ed ogni altra comunicazione relativa a qualsiasi procedimento amministrativo deve essere notificata in forma elettronica, secondo le regole del Codice dell’Amministrazione digitale.

Multe: quando la notifica deve avvenire tramite pec

La notificazione dei verbali di contestazione delle violazioni del codice della strada è divenuta un obbligo in presenza di determinati presupposti.

La notificazione a mezzo pec è diventata, infatti, obbligatoria nel caso in cui l’autore della violazione, il proprietario o altro obbligato in solido:

  • abbiano fornito un valido indirizzo Pec in occasione dell’attività di accertamento della violazione;
  • sono soggetti obbligati a dotarsi di un domicilio digitale (Pubbliche Amministrazioni, Gestori di Pubblici Servizi, professionisti tenuti all’iscrizione in albi ed elenchi e i soggetti tenuti all’iscrizione nel registro delle imprese, i cui domicili digitali possono essere ricercati in pubblici elenchi per notificazioni e comunicazioni).

Verifica indirizzo pec destinatario

I pubblici elenchi, nei quali possono essere ricercati i domicili digitali nel caso in cui manchi la comunicazione da parte dell’interessato, sono:

  • all’Indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti (Ini-Pec);
  • all’Indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi (IPA);
  • all’Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche e degli altri enti di diritto privato, non tenuti all’iscrizione in albi professionali o nel registro delle imprese;
  • al registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal Ministero della giustizia.

Gli indirizzi pec presenti in tali elenchi, al fine di favorire lo scambio di informazioni e documenti con la pubblica amministrazione in formato elettronico, sono consultabili tramite appositi siti web senza necessità di autenticazione e senza oneri per la consultazione.

Pertanto, nel caso in cui il proprietario o altro obbligato in solido del veicolo siano una pubblica amministrazione o un gestore di pubblico servizio, persona giuridica o una persona fisica della quale si abbia certezza che si tratti di professionista iscritto all’albo, l’ufficio da cui dipende l’organo accertatore o che ha redatto il verbale di contestazione, qualora l’indirizzo Pec non sia stato precedentemente comunicato, avrà l’onere di ricercarlo all’interno di tali Indici, inserendo i dati identificativi del titolare.

La consultazione degli elenchi ufficiali sarà, inoltre, utile per verificare la correttezza formale dell’indirizzo eventualmente già comunicato dall’interessato. Solo nel caso in cui non sia possibile risalire ad un valido indirizzo pec tramite tale indice, la notifica sarà effettuata in via ordinaria, con oneri a carico del destinatario.

Multe: se il destinatario non ha un indirizzo pec

Qualora l’indirizzo Pec non sia stato fornito in occasione dell’attività di accertamento, in attesa della formazione del pubblico elenco dei domicili digitali delle persone fisiche e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi professionali o nel registro delle imprese, nel quale ricercare un valido indirizzo PEC, le notifiche dei verbali di contestazione a tali soggetti seguiranno la procedura ordinaria.

Multa tramite pec: modalità di invio

In presenza di un valido indirizzo di posta elettronica certificata, l’ufficio da cui dipende l’organo accertatore ha l’obbligo di effettuare la notifica del verbale di contestazione della violazione, e delle eventuali sanzioni accessorie connesse, in forma elettronica.

A tal fine, l’organo di polizia che ha accertato la violazione, oltre ai consueti dati del trasgressore e, se diverso, dell’obbligato in solido, utili alla verbalizzazione, dovrà acquisire anche l’indirizzo pec (o altro domicilio digitale) di entrambi.

Per reperire i dati dell’obbligato in solido non presente al momento dell’accertamento della violazione, sarà sufficiente effettuare un’interrogazione dei dati dei veicoli presenti all’interno del PRA, dove, oltre agli elementi necessari alla notifica, dovrà essere reperito anche il codice fiscale del soggetto al quale dovrà essere notificato il verbale. Tale dato è particolarmente utile per ricercare il domicilio digitale all’interno dei citati elenchi in quanto, in mancanza, il sistema, per poter fornire un risultato certo, richiede la compilazione di più campi con informazioni che sono difficilmente reperibili.

Messaggio pec contenente multa: come deve essere

Il messaggio di posta elettronica certificata contenente il verbale di contestazione della violazione del Codice della Strada ed ogni altro eventuale verbale ad esso collegato deve riportare nell’oggetto la dicitura “atto amministrativo relativo ad una sanzione amministrativa prevista dal codice della strada“. Ragioni di opportunità suggeriscono di indicare, di seguito a tale dicitura, anche il numero e la data del verbale di contestazione.

Al messaggio devono essere allegati:

– copia per immagine su supporto informatico di documento analogico del verbale di contestazione, ovvero un duplicato o copia informatica di documento informatico del verbale di contestazione;

– una relata di notifica su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale, in cui devono essere riportate informazioni relative a:

  • ufficio che ha provveduto alla spedizione dell’atto,
  • responsabile del procedimento di notificazione e, se diverso dal primo, di chi ha curato la redazione dell’atto notificato,
  • esercizio del diritto di accesso;
  • deve, inoltre, essere riportato l’indirizzo di posta elettronica certificata a cui è diretta la notificazione e l’indicazione dell’elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto ovvero le modalità con le quali è stato comunicato dal destinatario;

– ogni altra comunicazione o informazione utile al destinatario per esercitare il proprio diritto alla difesa o ogni altro diritto o interesse tutelato.

Multa: formato dell’atto notificato con pec

Il documento informatico deve essere formato secondo le regole dettate dal codice dell’Amministrazione digitale e deve essere munito di attestazione di conformità all’originale a seconda del tipo di atto.

Se il verbale di multa è cartaceo

Se il verbale di contestazione e gli atti ad esso collegati nascono in modalità analogica, cioè sono stati redatti, in originale, dall’accertatore su un supporto cartaceo, alla pec deve essere allegata una copia per immagine su supporto informatico degli stessi.

Tale copia deve essere prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto.

Nel documento informatico così creato deve essere inserita l’attestazione di conformità all’originale. La medesima attestazione, in alternativa, può essere inserita su un documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine.

Il documento informatico deve essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

Se il verbale di multa è digitale

Se il verbale di contestazione e gli atti ad esso collegati vengono prodotti direttamente fin dall’origine in formato elettronico, alla pec deve essere allegato un duplicato o una copia informatica di esso.

Il duplicato, essendo prodotto con processi e strumenti che garantiscono che il documento contenga la stessa sequenza di bit dell’originale, non necessita di attestazione di conformità.

La copia informatica, deve essere prodotta attraverso l’utilizzo di uno dei formati idonei (formati aperti come ad es. PDF, PDF/A, TIFF, etc.), mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia alle informazioni del documento informatico di origine, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo.

Analogamente al caso precedente del verbale realizzato con strumenti analogici, sulla copia così formata deve essere apposta l’attestazione di conformità che può essere inserita nel medesimo documento informatico contenente la copia, ovvero prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia o estratto informatico.

Anche il documento informatico così prodotto deve essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

Multa: termini per la notifica tramite pec

Il verbale di multa deve essere notificato entro novanta giorni dall’accertamento.

Il verbale di contestazione si considera spedito, per gli organi di polizia stradale, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione, e notificato al destinatario nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna completa del messaggio pec.

La ricevuta di avvenuta consegna, generata dal gestore di posta elettronica certificata utilizzato dal destinatario, fa in ogni caso piena prova dell’avvenuta notificazione del contenuto del messaggio ad essa allegato, a prescindere dalla circostanza che il destinatario abbia effettivamente letto il contenuto del messaggio ed i suoi allegati.

Dalla data in cui viene generata la predetta ricevuta, perciò, anche per il destinatario, decorrono i termini per l’effettuazione del pagamento o per il ricorso ad eventuali rimedi amministrativi o giurisdizionali.

Multa: se la notifica tramite pec è impossibile 

Qualora la notificazione mediante pec non sia possibile per causa imputabile al destinatario, il soggetto notificante estrae copia su supporto analogico del messaggio di posta elettronica certificata, dei suoi allegati, della ricevuta di accettazione e dell’avviso di mancata consegna,  qualsiasi altra documentazione di avviso di mancata consegna, ne attesta la conformità ai documenti informatici da cui sono tratti ed effettua la notifica nei modi e nel rispetto delle forme e dei termini del codice della strada, con oneri a carico del destinatario.

Qualora la notificazione mediante pec non sia possibile per qualsiasi altra causa, la procedura di notificazione avviene con modalità tradizionale, con oneri a carico del destinatario.

note

[1] Decreto interministeriale 18 dicembre 2017 recante la “Disciplina delle procedure per la notificazione dei verbali di accertamento delle violazioni del codice della strada, tramite posta elettronica certificata”.

[2] Minisero dell’Interno, circolare  n. 300/A/1500/18/127/9 del 20.02.2018.

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