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Lo sai che? Conti e bilanci del condominio: controllo e spese

Lo sai che? Pubblicato il 7 marzo 2018

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> Lo sai che? Pubblicato il 7 marzo 2018

Spese per fotocopie e per il lavoro dell’amministratore: cosa stabilisce la legge, a quanto ammontano i costi e chi li deve pagare.

Hai chiesto all’amministratore di farti vedere conti e bilanci del condominio per poterli controllare e verificare che la ripartizione delle spese sia stata fatta correttamente. L’amministratore ti ha così invitato a recarti presso il suo studio per visionare ed eventualmente estrarre copia delle “carte” che ti servono. Poiché però la lista era folta e la fotocopiatrice occupata per altre esigenze di studio, ti ha invitato a ripassare un’altra volta per il ritiro delle copie alle quali avrebbe provveduto lui stesso nei giorni seguenti. Quando però ti ha consegnato ciò che gli hai richiesto, ti ha anche presentato un conto spese piuttosto salato: si tratta del costo delle fotocopie e della manodopera per una mattinata di lavoro, ti ha detto. A te è sembrata un’esagerazione e non hai voluto pagare: sia perché l’importo era sproporzionato rispetto a quello che avresti pagato in una normale copisteria, sia perché non sei tenuto a retribuire l’amministratore per un compito che gli è proprio, sia perché, a tuo avviso, la spesa va imputata al condominio e non a te che stai facendo un lavoro per il bene di tutti, ossia il controllo della gestione. Chi dei due ha ragione? Il controllo dei conti e bilanci del condomìnio è a spese del condòmino o va ripartito secondo millesimi tra i vari proprietari degli appartamenti? E l’amministratore ha diritto ad essere ricompensato per il lavoro svolto su richiesta del singolo? Su questi punti è intervenuta una recente sentenza della Cassazione [1]. Ecco cosa hanno detto i giudici supremi in proposito al controllo e alle spese dei conti e bilanci del condominio.

Chi ha diritto a controllare conti e bilanci del condominio?

Ogni condomino ha diritto a prendere visione dei bilanci, delle fatture, dei registri, dei verbali e di ogni altra documentazione del condominio. Lo può fare previa richiesta (preferibilmente scritta) all’amministratore il quale è custode – e quindi garante – di tutte le “carte” del condominio. L’amministratore può limitare l’accesso alla documentazione a specifici giorni e ore della settimana. Per questa attività non è dovuto alcun compenso, essendo completamente gratuita. La copia della documentazione deve essere firmata dall’amministratore (leggi anche Come controllare conti e bilanci del condominio). L’amministratore non può negare l’esercizio di tale diritto al singolo condomino, né renderglielo troppo gravoso o posticiparlo troppo nel tempo.

Tanto è scritto nel codice civile [2] ove si stabilisce che, all’atto della nomina, «l’amministratore comunica i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, il locale ove si trovano i registri, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all’amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata».

L’amministratore può consentire l’accesso all’archivio direttamente all’interessato, consentendogli di fare le fotocopie (se però la documentazione viene portata fuori dallo studio, l’amministratore ne è responsabile per lo smarrimento o la distruzione) oppure può provvedervi in prima persona.

Il condomino ha anche diritto a prendere visione degli estratti del conto corrente condominiale e della lista di tutti i bonifici e pagamenti. Se l’amministratore non ottempera a tale richiesta, l’interessato può presentare la domanda alla banca, dimostrando però di aver prima diffidato l’amministratore.

Se l’amministratore non consente la visione della documentazione condominiale al proprietario, questi può agire in tribunale, con un ricorso d’urgenza, affinché il giudice gli ordini l’esibizione delle carte.

Registri dell’anagrafe condominiale e di nomina e revoca dell’amministratore

“Interessato” alla consultazione ed alle copie dovrebbe ritenersi, tenuto conto anche della legge sulla privacy, è solo il soggetto iscritto alla suddetta specifica anagrafe (condòmini; titolari di diritti di godimento reali e personali e quindi, per i diritti personali, conduttore, assegnatario e comodatario).

Registro dei verbali 

Può prenderne visione chiunque vanta il diritto di partecipare all’assemblea: condomini, eventuale curatore fallimentare o custode giudiziario e (per quanto di competenza) usufruttuario, abitatore, usuario e conduttore.

Registro di contabilità, riepilogo finanziario (rendiconto) e nota esplicativa 

La legittimazione spetta ai condòmini (ed ovviamente ai soggetti equiparabili, cioè titolari di diritti reali parziari). Il conduttore, il comodatario e l’assegnatario (che hanno solo diritti personali) devono rivolgersi al proprietario di casa per avere contezza del bilancio e della ripartizione delle spese.

Documenti giustificativi di spesa 

Legittimati, oltre ai condòmini, sono anche i titolari di diritti di godimento senza specificazione (quindi diritti reali e personali).

Conto corrente condominiale 

La consultazione e la copia della rendicontazione sono consentite solo ai condòmini (e quindi agli altri titolari di diritti reali, ad essi equiparabili). La richiesta va fatta all’amministratore. Se l’amministratore non provvede, l’interessato può rivolgersi direttamente alla banca.

Sito Internet 

La delibera assembleare, presa con la maggioranza degli intervenuti ed almeno 500 millesimi, può decidere l’apertura di un sito internet del condominio indicando i documenti da inserirvi per la consultazione e la copia digitale da parte degli “aventi diritto”. Si presume che i documenti del sito saranno principalmente i verbali (che contengono anche le delibere), il regolamento di condominio, i dati contabili (che evidenziano anche le morosità dei condòmini) e l’anagrafe condominiale. Non potrà esservi il conto corrente, perché non si tratta di un documento condominiale ma della banca. La categoria degli “aventi diritto” risulta più ampia di quella dei condòmini e quindi ricomprende anche inquilini e altri titolari di diritti.

Chi deve pagare i costi delle fotocopie

I costi delle fotocopie dei documenti contabili sono a carico del condòmino interessato che ne ha fatto richiesta. È escluso quindi che la spesa debba essere ripartita tra tutti i condomini; ciò vale anche quando il controllo viene finalizzato all’interesse collettivo degli altri proprietari. Nulla esclude, ovviamente, che il condomino che abbia speso una cifra considerevole per fotocopie possa richiedere all’assemblea il rimborso e questa accordarglielo (sebbene si tratti di una facoltà e non di un obbligo).

È dovuto un compenso all’amministratore per le fotocopie?

L’amministratore non può chiedere al condomino interessato ad estrarre copia della documentazione un compenso ulteriore per la propria attività svolta in suo favore. Difatti il codice civile specifica che le fotocopie sono gratuite, fatto solo salvo il rimborso delle spese. La norma assegna ad «ogni interessato» il diritto di prendere gratuitamente visione dei registri condominiali e di ottenerne copia, firmata dall’amministratore, previo rimborso della spesa.

L’attività di fotocopie eventualmente svolta dall’amministratore non può «costituire ragione di ulteriore compenso in favore dell’amministratore, trattandosi comunque di attività connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti istituzionali, e perciò da ritenersi compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell’incarico per tutta l’attività amministrativa di durata annuale».

A quanto può ammontare il costo delle fotocopie

Da quanto sopra si evince che il rimborso della spesa, che può essere richiesto al condomino, non può superare i costi vivi della fotocopia in sé, senza alcun ulteriore “balzello”. Chiaramente non si dovrà tenere conto solo della carta utilizzata, ma anche dell’energia elettrica e del toner consumato per le operazioni. Non potendosi fare un conteggio all’unghia della spesa sostenuta dall’amministratore, bisognerà basarsi su un criterio di massima. Ma fino a quanto può arrivare il rimborso dei costi delle copie? La legge non determina l’ammontare del rimborso. Di certo un’abnorme richiesta potrebbe, di fatto, pregiudicare l’esercizio del diritto. La Cassazione a riguardo ha fornito un criterio di massima: fermo restando che non spetta alla magistratura stabilire quale sia l’importo più congruo per le fotocopie. Tuttavia il giudice può intervenire solo nel caso in cui vi sia un eccesso di potere che possa arrecare grave pregiudizio alla cosa comune ed ai servizi che ne costituiscono parte integrante». La misura del rimborso non potrà che essere quella predeterminata dall’amministratore nel preventivo analitico, che abbia ricevuto l’approvazione sovrana dell’assemblea; tuttavia la spesa non può essere talmente sproporzionata da costituire un deterrente all’esercizio del diritto.

note

[1] Cass. sent. n. 4686 del 28.02.2018.

[2] Art. 1129 cod. civ.


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