Diritto e Fisco | Editoriale

Software che monitora il lavoratore: è legale?

4 aprile 2018 | Autore:


> Diritto e Fisco Pubblicato il 4 aprile 2018



I programmi che controllano a distanza l’attività svolta dal dipendente sono leciti?

Non solo i dipendenti dei call center, ma quasi tutti coloro che svolgono il proprio lavoro in ufficio o a distanza, tramite pc e dispositivi simili, sono monitorati costantemente: ci sono software che, ad esempio, cronometrano ogni momento di pausa e le tempistiche di lavorazione delle pratiche, software che tracciano ogni pagina web visitata, altri ancora che rilevano quali programmi o servizi sono stati utilizzati per svolgere un determinato compito. Ma il software che monitora il lavoratore è legale?

Controllo a distanza del lavoratore

A seguito della modifica dello Statuto dei lavoratori [1] ad opera del Jobs Act, sembrerebbe che qualsiasi strumento di lavoro utilizzato dal dipendente per svolgere la propria attività sia pienamente lecito, anche se consente al datore di lavoro di controllare e monitorare tutto ciò che fa. Questo, in quanto la nuova normativa distingue tra due tipologie di controlli a distanza nei confronti del personale:

  • la prima tipologia comprende gli strumenti adibiti esclusivamente al controllo a distanza dei lavoratori, come gli impianti audiovisivi: per installare questi dispositivi è necessario un accordo sindacale, o, in mancanza, l’autorizzazione dell’Itl (Ispettorato territoriale del lavoro); peraltro, l’installazione di queste apparecchiature è possibile solo per esigenze di sicurezza, organizzative, produttive e di tutela del patrimonio aziendale;
  • nessuna autorizzazione è, invece, necessaria, per la seconda tipologia di controlli, ossia quelli che sono effettuati tramite gli strumenti di lavoro; quando un determinato dispositivo (computer, tablet, cellulare…) serve al dipendente per svolgere le sue mansioni o un determinato incarico, non c’è alcuna necessità, secondo la nuova normativa, di richiedere autorizzazioni preventive per adoperarlo: questo fatto, però, espone l’utilizzo degli strumenti suscettibili di monitorare l’attività ad abusi nei confronti del lavoratore.

Resta in ogni caso, in capo al lavoratore, la tutela stabilita dal Codice della privacy [2]: il dipendente può, infatti, agire contro il datore di lavoro per gli abusi effettuati nel monitoraggio, ma solo dopo che questi ha violato la sua riservatezza.

Software che monitora il dipendente: quando deve essere autorizzato?

Fortunatamente, in questo scenario apparentemente povero di tutele per i dipendenti controllati tramite pc e dispositivi simili, è intervenuto un nuovo provvedimento del Garante della privacy [3].

Secondo il Garante, in particolare, i software che non servono soltanto ad agevolare la gestione delle pratiche dei lavoratori, ma che li monitorano, memorizzando i dati personali riferibili all’attività dei singoli dipendenti ed estraendo report relativi al servizio svolto, devono essere preventivamente autorizzati. L’autorizzazione è necessaria, ad esempio, per i gestionali utilizzati nei call center, quando estraggono report giornalieri sulla durata e la causale delle chiamate, sul numero di telefonate ricevute e su altre informazioni collegate.

L’autorizzazione è necessaria anche quando i dati non hanno un’associazione immediata col nominativo del dipendente, ma sono comunque abbinabili al codice operatore, oppure possono essere incrociati consultando informazioni conservate in sistemi separati.

In questi casi, il Garante della privacy ha escluso che si tratti di sistemi assimilabili agli strumenti utilizzati dal lavoratore per svolgere la sua prestazione, dunque non soggetti ad autorizzazione secondo lo Statuto dei lavoratori [1]. Il software che monitora il lavoratore è invece uno strumento di controllo a distanza, che come tale deve essere assoggettato all’apposita procedura di autorizzazione.

Inoltre, questi sistemi violano il Codice della privacy [2], se ai dipendenti non è fornita un’informativa completa e dettagliata circa le effettive modalità e finalità delle operazioni di trattamento rese possibili dall’applicativo

Informativa privacy obbligatoria per il lavoratore

Per quanto riguarda la tutela prevista dal Codice della privacy, la normativa stabilisce che le informazioni raccolte mediante gli strumenti di lavoro siano utilizzabili, a patto che sia fornita al dipendente un’informativa adeguata.

L’informativa, in particolare, deve indicare:

  • le modalità d’uso dei dispositivi;
  • le modalità di effettuazione dei controlli;
  • le specifiche che garantiscono il rispetto della normativa sulla riservatezza.

Di conseguenza, in caso di una violazione da parte dell’azienda nel fornire l’informativa al lavoratore, i dati raccolti mediante le apparecchiature non sarebbero utilizzabili a nessun fine, nemmeno disciplinare.

Controlli sull’uso di internet e della posta elettronica

Resta in piedi, oltre alla tutela operata dal codice privacy, anche il provvedimento del Garante sul controllo nell’utilizzo di internet e della posta elettronica [4]: questa disposizione raccomanda ai datori di lavoro di informare in modo chiaro il personale sulle modalità di navigazione sul web e sull’utilizzo delle email, e sulla possibilità di effettuare verifiche in merito.

Il Garante, poi, vieta la lettura automatica delle mail ed il controllo sistematico delle pagine web visitate, raccomandando, invece, di adoperare un sistema che prevenga il rischio di utilizzi impropri dei dispositivi, ad esempio bloccando la navigazione in siti non correlati all’attività lavorativa, e rendendo disponibili indirizzi mail condivisi tra più lavoratori.

È possibile procedere a dei controlli solo nel caso in cui queste modalità di utilizzo non siano sufficienti a prevenire gli abusi da parte dei dipendenti, ma in maniera graduale, coinvolgendo prima reparti e gruppi di lavoro, e soltanto in ultimo provvedendo a effettuare delle verifiche individuali. La conservazione sistematica di tutte le comunicazioni elettroniche scambiate dai dipendenti attraverso gli account aziendali, «anche in vista di possibili contenziosi, per l’intera durata del rapporto di lavoro e successivamente all’interruzione dello stesso», non risulta conforme ai principi di liceità, necessità e proporzionalità del trattamento dei dati.

note

[1] Art.4, L. 300/1970.

[2] D.lgs. 196/2003.

[3] Garante Privacy, provv. 139/2018.

[4] Provv. Garante Privacy n.13/2007.

Per avere il pdf inserisci qui la tua email. Se non sei già iscritto, riceverai la nostra newsletter:

Informativa sulla privacy
DOWNLOAD

ARTICOLI CORRELATI

Lascia un commento

Usa il form per discutere sul tema. Per richiedere una consulenza vai all’apposito modulo.

 



NEWSLETTER

Iscriviti per rimanere sempre informato e aggiornato.

CERCA CODICI ANNOTATI