Diritto e Fisco | Editoriale

Rimborsi chilometrici

10 maggio 2018 | Autore:


> Diritto e Fisco Pubblicato il 10 maggio 2018



Ne abbiamo diritto quando per lavoro usiamo un nostro mezzo per svolgere una mansione affidataci: vediamo come si utilizzano e quando si possono chiedere

Non tutti lavoriamo chiusi in ufficio o in fabbriche da mattina a sera. Molti di noi svolgono professioni che richiedono frequenti spostamenti dalla sede di lavoro: per raggiungere luoghi di appuntamenti, trasportare materiali e prodotti, incontrare clienti, fornitori o qualunque altra esigenza aziendale. E non tutti hanno in dotazione auto aziendali per poterlo fare. Può capitare che per raggiungere un cliente o un qualsiasi altro appuntamento di lavoro dobbiamo utilizzare un nostro mezzo, ad esempio la nostra auto. In questo caso è più che giusto che l’azienda ci rimborsi per quei chilometri percorsi e per le spese affrontate. Vediamo in questo articolo cosa sono esattamente i rimborsi chilometrici e come funzionano.

Rimborsi chilometrici: cosa sono?

I rimborsi chilometrici sono a tutti gli effetti rimborsi dei costi sostenuti, percepiti dai dipendenti o collaboratori di un azienda nel momento in cui utilizzano la propria auto per effettuare spostamenti per fini aziendali. Il loro ammontare viene stabilito in base a tabelle Aci (Automobile club d’Italia). È il tipico caso di chi va in trasferta per conto dell’azienda e usa la propria automobile, perché magari si è fatta la scelta di non mettere a disposizione auto aziendali. Trasferte che possono avvenire all’interno del territorio comunale oppure fuori da esso. E non è un dettaglio, perché in base a quanti chilometri si percorrono (nel senso di fuori o dentro il Comune di lavoro) cambia il trattamento fiscale e reddituale dei rimborsi. Vediamo in dettaglio cosa dicono le normative in materia.

Rimborsi chilometrici: chi ne ha diritto?

Ogni volta che una persona interna a un’azienda percorre dei chilometri in trasferta con una propria auto, per raggiungere luoghi di appuntamento per conto dell’azienda stessa, ha diritto ai rimborsi chilometrici. In particolare:

  • dipendenti;
  • collaboratori;
  • soci.

Rimborsi chilometrici: quando se ne ha diritto?

Dipendenti e collaboratori hanno diritto a ottenere un rimborso chilometrico ogni volta che si mettono al volante della propria auto (se l’auto è di un familiare sarà sufficiente un contratto di comodato, in ogni caso è possibile anche noleggiarla ) per percorrere un tot di chilometri e raggiungere un luogo di incontro o di trasporto materiale, per conto dell’azienda. Queste indennità valgono sia per gli spostamenti interni al Comune in cui si lavora sia per gli spostamenti fuori dal Comune. Vanno però opportunamente documentati.

Rimborsi chilometrici: come documentarli?

I rimborsi chilometrici non vengono corrisposti sulla fiducia. Vanno documentati dal dipendente. Ma come? Per ottenerlo dovrai presentare in azienda un modulo di rimborso, conosciuto come nota spese. In questo documento, che sottoscriverai, dovrai inserire tutti i dati e le informazioni necessarie a provare l’esistenza e l’inerenza del viaggio effettuato con gli scopi aziendali. Alla nota spese aggiungerai poi la documentazione che prova l’ammontare dei costi sostenuti: fatture o scontrini. Ma non solo. Oltre a te, la tua azienda può provare che ti ha autorizzato ad effettuare quella determinata trasferta redigendo una lettera d’incarico: una sorta di autorizzazione preventiva (a meno che non si tratti di trasferte fuori dal Comune di appartenenza, per le quali non è necessaria l’autorizzazione, anche se è necessario che la liquidazione sia certificata sulla base della percorrenza, del tipo di veicolo e del costo chilometrico [1]).

Rimborsi chilometrici: come si calcolano?

Se ti stai chiedendo a quanto possono ammontare i rimborsi chilometrici, devi sapere che non sono a rimborso libero e arbitrario. Vengono stabiliti in base a tabelle Aci sui costi chilometrici. Queste tabelle si basano su un calcolo che prende il considerazione:

  • il tipo di strada percorsa dall’auto;
  • il modello dell’auto;

In questo modo è possibile calcolare i reali costi sostenuti dall’auto (o meglio dal dipendente alla sua guida) e quindi ottenere il rimborso. Le tariffe vengono aggiornate ogni anno e pubblicate sulla Gazzetta ufficiale, ben visibili da tutti. Queste tabelle suddividono i veicoli (auto e moto) in base a modello (Abarth, Alfa Romeo, Audi, Bmw, Citroen, ecc) e alimentazione. ad esempio:

  • auto a benzina;
  • auto a diesel;
  • auto a benzina-gpl, benzina-gpl, esclusivamente metano;
  • auto elettriche o ibride;
  • auto a benzina fuori produzione;

Sul portale web Aci, a cui possono accedere gli utenti registrati, è possibile quindi effettuare un calcolo dei rimborsi in base:

  • al valore dei costi chilometrici dei vari modelli di auto e moto;
  • al costo dei carburanti utilizzati.

Le tabelle Aci prevedono anche delle tipologie di costi detti “non proporzionali”, perché non sono legati al tipo di modello o alimentazione del veicolo, ma legati a costi come il bollo auto o l’assicurazione. Una volta documentati con opportune note spese poi i rimborsi chilometrici vengono in genere conguagliati a inizio anno, in base ai chilometri percorsi nell’arco dell’annualità precedente.

Rimborsi chilometrici: fanno reddito?

 Potrebbe interessarti sapere se i rimborsi o indennità chilometriche facciano reddito o meno, perché in base a questa informazione saprai se sono tassati o esentasse. La normativa in materia [2] specifica che le indennità corrisposte per le trasferte:

  • non concorrono a formare reddito se le spese sostenute per i viaggi vengono effettuate fuori dal territorio comunale. Non sono quindi tassate;
  • concorrono a formare reddito, invece, le spese sostenute per i viaggi all’interno del territorio comunale di lavoro. In questo caso vengono tassate.
  • Non fanno inoltre reddito [3] i rimborsi delle spese di viaggio sostenute da chi svolge attività sportiva dilettantistica, se le spese sono documentate e riguardano prestazioni effettuate al di fuori del territorio comunale in cui dimora l’atleta.

E c’è di più, sempre seguendo le tabelle Aci, [4]:

  • non formano reddito imponibile (quindi non sono tassati) i rimborsi chilometrici quando la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere la località di missione dalla propria residenza è inferiore rispetto alla distanza calcolata dalla sede di servizio e il rimborso chilometrico che ne viene fuori è di importo minore;
  • formano invece reddito imponibile (quindi vengono tassati) i rimborsi chilometri quando la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere la località di missione dalla propria residenza è più lunga rispetto alla distanza calcolata dalla sede di servizio, e il rimborso chilometrico risultante è di conseguenza di importo maggiore.

Rimborsi chilometrici: sono deducibili?

Le indennità chilometriche che concorrono a formare reddito possono essere portate in deduzione dal reddito imponibile. E questo vale sia per l’azienda per i dipendenti.

Rimborsi chilometrici deducibili da parte dell’azienda

L’azienda può sempre dedurre i rimborsi chilometrici per i costi delle trasferte dei dipendenti e collaboratori, effettuate all’interno del territorio comunale. Invece, se le trasferte vengono effettuate fuori dal territorio comunale di lavoro, la normativa fissa come ammontare deducibile il costo di percorrenza per autoveicoli con potenza massima:

  • se benzina, non superiore a 17 cavalli;
  • se diesel, non superiore a 20 cavalli [5].

Se c’è un’eccedenza tra costi effettivi e costi deducibili, questa viene invece ripresa a tassazione.

Rimborsi chilometrici deducibili da parte del dipendente

Il dipendente invece non porta in deduzione i rimborsi chilometrici per le spese di trasferta effettuate all’interno del territorio comunale di lavoro (perché questi non concorrono a formare reddito). Al contrario porterà in deduzione i costi per gli spostamenti effettuati fuori dal Comune di lavoro. Inoltre – come ha chiarito l’Agenzia delle entrate e abbiamo scritto sopra – se il dipendente per la sua trasferta, parte dalla sua residenza anziché dalla sede di lavoro, il rimborso eccedente per il tragitto residenza-missione, più lungo rispetto a quello sede lavorativa-missione, concorre alla formazione di reddito e sarà da considerarsi reddito imponibile.

note

[1] C.M. 326/E/97 del 23 dicembre 1997. [2] Art. 51 co.5 D.p.r n. 917/86 del 22 dicembre 1986 (Tuir). [3] Ag. Entr. Ris. n. 38/E dell’11 aprile 2014. [4] Ag. Entr. Ris. n.92/15 del 30 ottobre 2015. [5] Art. 95 D.p.r. n. 917/86 del 22 dicembre 1986 (Tuir). Autore immagine: Pixabay 

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